Aby przenieść listę lub tabelę danych z programu Word do programu Excel, nie trzeba przenosić poszczególnych fragmentów danych do komórek arkusza kalkulacyjnego (arkusza kalkulacyjnego) programu Excel. Możesz po prostu poprawnie sformatować swój dokument w programie Word, a następnie cały dokument można zaimportować do programu Excel za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Krok
Metoda 1 z 2: Konwersja list
Krok 1. Zrozum, w jaki sposób dokument Word zostanie przekonwertowany
Aby zaimportować dokument do programu Excel, określone znaki są używane do określenia, jakie dane zostaną wprowadzone do komórek w arkuszu programu Excel. Wykonując kilka kroków formatowania przed importowaniem, możesz kontrolować wygląd arkusza i zminimalizować ilość ręcznego formatowania, które trzeba wykonać. Jest to szczególnie przydatne, jeśli importujesz długą listę z dokumentu programu Word do programu Excel.
Ta metoda działa najlepiej, gdy na liście znajduje się kilka wpisów, każdy o podobnym formacie (lista adresów, numerów telefonów, adresów e-mail itp.)
Krok 2. Upewnij się, że w dokumencie nie ma błędów formatowania
Przed rozpoczęciem procesu konwersji upewnij się, że każdy wpis jest sformatowany w ten sam sposób. Musisz poprawić wszelkie błędy interpunkcyjne lub zmienić niepasujące wpisy. Ma to na celu zapewnienie płynnego przebiegu procesu przesyłania danych.
Krok 3. Wyświetl znaki formatowania w dokumencie Word
Wyświetlając zwykle ukryte znaki formatu, możesz określić najlepszy sposób oddzielenia każdego wpisu. Znaki formatowania można wyświetlić, klikając przycisk Pokaż/Ukryj znaki akapitu na karcie Narzędzia główne lub naciskając klawisze Ctrl+⇧ Shift+*.
Większość list ma jeden znacznik akapitu na końcu każdego wiersza, na końcu wiersza lub w pustym wierszu między wpisami. Użyjesz tego znaku, aby wprowadzić wyróżniający charakter komórek w programie Excel
Krok 4. Zastąp znaki akapitu między wpisami, aby usunąć dodatkowe spacje
Excel użyje spacji między wpisami do zdefiniowania wierszy, ale należy je w tym momencie usunąć, aby ułatwić proces formatowania. Nie martw się, wkrótce dodasz go z powrotem. Ten krok działa najlepiej, jeśli masz jeden znacznik akapitu na końcu wpisu i jeden znak w przestrzeni między wpisami (dwie kolejne spacje).
- Naciśnij Ctrl+H, aby otworzyć okno Znajdź i zamień.
- Wpisz ^p ^p w polu Znajdź. To jest kod dla dwóch kolejnych znaków akapitu. Jeśli każdy wpis jest pojedynczym wierszem i nie ma między nimi pustych wierszy, użyj tylko jednego ^p.
- Wprowadź znak ogranicznika w polu Zamień. Upewnij się, że ten znak nie jest znakiem w dokumencie, takim jak ~.
- Kliknij opcję Zamień wszystko. Zauważysz, że te wpisy łączą się, ale zostaw to w spokoju, o ile znak ogranicznika znajduje się we właściwym miejscu (między każdym wpisem)
Krok 5. Oddziel każdy wpis w osobnych kolumnach
Teraz wpisy pojawiają się w osobnych wierszach. Musisz określić dane, które pojawią się w każdej kolumnie. Na przykład, jeśli każdy wpis w pierwszym wierszu jest nazwiskiem, w drugim wierszu adres, a w trzecim kraju i kodem pocztowym, wykonaj następujące czynności:
- Naciśnij Ctrl+H, aby otworzyć okno Znajdź i zamień.
- Usuń jeden ze znaków ^p w polu Znajdź.
- Zastąp znak w polu Zamień przecinkiem,.
- Kliknij opcję Zamień wszystko. Zastąpi to pozostałe symbole akapitu separatorem przecinków, który oddzieli każdy wiersz w kolumnę.
Krok 6. Zmień znak ogranicznika, aby zakończyć proces formatowania
Po wykonaniu dwóch powyższych kroków Znajdź i zamień lista nie będzie już wyglądać jak lista. Wszystkie będą w tym samym wierszu i będą miały przecinek między każdym elementem danych. Krok Znajdź i zamień zwróci dane z powrotem do formularza listy, ale nadal będą zawierały przecinki definiujące kolumny.
- Naciśnij Ctrl+H, aby otworzyć okno Znajdź i zamień.
- Wpisz ~ (lub dowolny znak wybrany na początku) w polu Znajdź.
- Wpisz ^p w polu Zamień.
- Kliknij opcję Zamień wszystko. Spowoduje to, że wszystkie wpisy z powrotem zostaną podzielone na grupy oddzielone przecinkami.
Krok 7. Zapisz plik jako zwykły plik tekstowy
Format wpisu jest kompletny i możesz zapisać ten dokument jako plik tekstowy. Dzieje się tak, aby program Excel mógł odczytywać i analizować dane, tak aby pojawiły się we właściwych kolumnach.
- Kliknij kartę Plik i wybierz Zapisz jako.
- Kliknij menu rozwijane Zapisz jako typ i wybierz Zwykły tekst.
- Nazwij plik, a następnie kliknij Zapisz.
- Jeśli pojawi się okno Konwersja plików, kliknij   OK;.
Krok 8. Otwórz plik w programie Excel
Ponieważ plik jest zapisany w postaci zwykłego tekstu, możesz go otworzyć w programie Excel.
- Kliknij kartę Plik i wybierz Otwórz.
- Kliknij menu rozwijane Wszystkie pliki programu Excel i wybierz opcję Pliki tekstowe.
- Kliknij Dalej > w oknie Kreatora importu tekstu.
- Wybierz przecinek na liście ograniczników. Możesz zobaczyć, jak wpisy zostaną rozdzielone w podglądzie na dole. Kliknij Dalej >.
- Wybierz format danych dla każdej kolumny, a następnie kliknij Zakończ.
Metoda 2 z 2: Przeliczanie tabel
Krok 1. Utwórz tabelę w programie Word, a następnie wprowadź do niej dane
W przypadku listy danych w programie Word możesz przekonwertować ją na format tabeli, a następnie skopiować tabelę do programu Excel. Jeśli Twoje dane są już w formacie tabeli, przejdź do następnego kroku.
- Zaznacz cały tekst do przekształcenia w tabelę.
- Kliknij kartę Wstaw, a następnie kliknij przycisk Tabela.
- Wybierz opcję Konwertuj tekst na tabelę.
- Wprowadź liczbę wierszy na wiersz danych w kolumnie Liczba kolumn. Jeśli między każdym wierszem danych znajdują się puste wiersze, dodaj jeden do sumy kolumny.
- Kliknij   OK;.
Krok 2. Sprawdź format tabeli
Word utworzy tabelę na podstawie Twoich ustawień. Sprawdź, czy tabela jest poprawna.
Krok 3. Kliknij mały przycisk +, który pojawia się w lewym górnym rogu tabeli
Ten przycisk pojawi się po najechaniu kursorem myszy na stół. Kliknięcie tego przycisku spowoduje zaznaczenie wszystkich danych w tabeli.
Krok 4. Naciśnij
Ctrl+C do kopiowania danych. Możesz także kliknąć przycisk Kopiuj na karcie Strona główna.
Krok 5. Otwórz Excel
Po skopiowaniu danych możesz otworzyć program Excel. Jeśli chcesz umieścić dane w istniejącym arkuszu, otwórz arkusz. Umieść kursor w komórce, którą chcesz utworzyć w lewej górnej komórce tabeli.
Krok 6. Naciśnij
Ctrl+V aby wkleić dane.
Każda z komórek z tabeli Word zostanie umieszczona w osobnej komórce w arkuszu programu Excel.
Krok 7. Oddziel wszystkie pozostałe kolumny
W zależności od typu importowanych danych może być konieczne dodatkowe formatowanie. Na przykład, jeśli importujesz adresy miast, kody krajów i kody pocztowe znajdujące się w jednej komórce, możesz je automatycznie podzielić w programie Excel.
- Kliknij nagłówki kolumn, które chcesz podzielić. Ten krok wybierze całą kolumnę.
- Wybierz kartę Dane i kliknij przycisk Tekst do kolumn.
- Kliknij Dalej > a następnie wybierz Przecinek w kolumnie Ograniczniki. Jeśli użyjesz powyższego przykładu, ten krok oddzieli miasto od kodu kraju i kodu pocztowego.
- Kliknij Zakończ, aby zapisać zmiany.
- Wybierz kolumny, które nadal wymagają podziału, a następnie powtórz ten proces. Wybierz spację, a nie przecinek jako ogranicznik. Ten krok oddzieli kod kraju od kodu pocztowego.
