Jednym ze sposobów utrzymania konkurencyjności przedsiębiorstw jest usprawnienie procesów biznesowych, zarówno z perspektywy operacyjnej, jak i finansowej. Aby to zrobić, potrzebny jest sposób mierzenia postępu określonego procesu. „To, czego nie można zmierzyć, nie może być zarządzane . Firma nie może zarządzać procesem, jeśli nie ma odpowiedniej metody pomiaru. Dlatego metryki (wymierne szczegóły procesu) są wykorzystywane do zbierania danych przed i po wdrożeniu zmian. Analiza tych metryk dostarcza danych, które informują o stopniu ulepszeń wynikającym ze zmian w procesach. Aby rozpocząć, musisz najpierw wybrać metrykę, która pasuje do mierzonego procesu.
Krok
Część 1 z 3: Konfiguracja systemu doskonalenia procesów
Krok 1. Określ, co należy zmierzyć
To znaczy, co rozumiesz przez „ulepszenie”. Czy chcesz, aby proces był bardziej niezawodny, szybszy, wydajny lub lepszy w czymś innym? To wyjaśni Twój projekt. Upewnij się, że Twój proces daje mierzalne wyniki.
Na przykład firma, która chce zwiększyć szybkość dostarczania produktów, zmierzy czas dostawy. Firmy zajmujące się digitalizacją danych mogą chcieć zmierzyć procent błędów znaków w partii lub wyniku procesu
Krok 2. Upewnij się, że słownictwo projektowe jest spójne
Używaj powszechnie rozumianych terminów, aby zapewnić dokładność i spójność pomiarów. Zapewnia to wiarygodność informacji udostępnianych innym podmiotom z różnych lokalizacji i obiektów. Zapobiegnie to nieporozumieniom i wyjaśni definicje wszystkich mierzonych zmiennych.
Na przykład firma mierzy czas w dniach. Inne oddziały tej samej firmy mogą mieć różne interpretacje słowa „jeden dzień”. Być może uważają to za 8-godzinny dzień pracy, a nie 24 godziny. Takie sytuacje mogą prowadzić do nieporozumień między oddziałami firmy
Krok 3. Zdecyduj, w jaki sposób dane będą gromadzone
Dane powinny być zbierane w ten sam sposób w całym przedsiębiorstwie. Na przykład, jeśli jeden dział wykorzystuje losową próbkę do zbierania danych, wszystkie działy powinny pójść w jego ślady. W przeciwnym razie dane nie będą porównywalne. Ponadto jednostki miary również muszą być takie same. Upewnij się, że używane jednostki miary są takie same podczas pomiaru wyjścia.
Na przykład szybkość dostawy może być mierzona w minutach lub godzinach. Konwersja z jednej jednostki na drugą to tylko strata czasu
Krok 4. Określ standard dokładności obliczeń
Oznacza to, że jeden dział nie powinien zaokrąglać liczb, dopóki nie będzie przecinków, a inny dział powinien zaokrąglić do dwóch cyfr po przecinku. Różnica w poziomie szczegółowości liczb zepsuje wyniki. Nie zapominaj, że mniejsze jednostki dają dokładniejsze wyniki.
Na przykład wszystkie działy muszą uzgodnić sposób zaokrąglania liczb
Część 2 z 3: Określanie odpowiednich metryk dla projektu
Krok 1. Wybierz podstawową metrykę
Kluczowe metryki definiują wyniki lub cele doskonalenia procesu. Na przykład producent samochodów może zmierzyć liczbę samochodów produkowanych na godzinę. Zanim nastąpi usprawnienie procesu, w pierwszej kolejności brane są pod uwagę podstawy pomiaru. Pod koniec projektu proces jest ponownie mierzony. Następnie następuje obliczenie liczby ulepszeń w procesie.
Krok 2. Połącz kluczowe metryki z metrykami biznesowymi
Mierniki biznesowe mierzą, w jaki sposób usprawnienia procesów operacyjnych osiągają jeden z celów firmy. Na przykład, jeśli głównym miernikiem jest przyspieszenie produkcji produktu, miernik biznesowy może zwiększyć zyski lub obniżyć koszty stałe. Istnieje związek przyczynowo-skutkowy między kluczowymi metrykami a metrykami biznesowymi. Ta rozbieżność wyjaśnia powód, dla którego ulepszenia kluczowych wskaźników poprawiają również wyniki firmy.
Krok 3. Rozważ możliwe nieoczekiwane rezultaty
W wyniku projektów doskonalenia procesów mogą powstać nieoczekiwane obciążenia. Jeśli podstawowa miara mierzy to, co powinno zostać ulepszone, pojawią się inne wskaźniki wynikowe do mierzenia tego, co nie powinno się zmienić. Konsekwentne dane metryczne należy uzyskać przed, w trakcie i po projekcie. Spośród wielu możliwych wskaźników w projekcie tylko kilka ma duży wpływ na jakość wyników i należy je wziąć pod uwagę.
Na przykład firma, która chce zwiększyć szybkość dostawy, nie powinna odczuć zwiększonych kosztów z powodu złej obsługi i uszkodzenia produktu. W tym przypadku proporcja wad produktu jest miarą następczą
Krok 4. Zdefiniuj wskaźniki finansowe
Oszczędność pieniędzy niekoniecznie jest podstawowym miernikiem firmy. Jednak firmy muszą monitorować wyniki finansowe usprawnień procesów. Nie należy tego mylić z kosztami księgowymi projektu. Mierniki finansowe powinny być narzędziem do analizy korzyści finansowych podejmowanych projektów. Wiele firm nadal monitoruje wskaźniki finansowe nawet przez rok po zakończeniu projektu.
Na przykład można oczekiwać, że wydłużenie czasu produkcji zwiększy przychody firmy. Firma będzie monitorować przychody, wraz z innymi czynnikami, takimi jak zysk, od momentu wdrożenia zmiany i mierzyć wpływ zmiany procesu
Część 3 z 3: Zbieranie danych
Krok 1. Zmierz czas
Czas procesu mierzy długość kroków w procesie wytwarzania produktu lub usługi. Inne metryki czasu mierzą czas, przez jaki projekt dodaje wartość, lub czas potrzebny na odpowiedź na żądanie klienta. Obliczenie metryki może stanowić procent czasu dostawy.
Udowodniono, że strategie mające na celu skrócenie czasu procesu zwiększają biznes. Może to zwiększyć produkcję i przyspieszyć dostarczanie produktów lub usług. Jeżeli cena i jakość towarów lub usług są takie same jak u konkurentów, klienci zdecydują się na zakup towarów lub usług, które są szybciej akceptowane. Jeśli czas przetwarzania można skrócić, szanse na otrzymanie nowych zamówień i biznesu będą większe
Krok 2. Mierz koszty
Miernik kosztów ocenia całkowity koszt procesu produkcyjnego. Miernik ten mierzy również koszty operacyjne w stosunku do poziomów produkcji. Koszt na transakcję mierzy koszt wytworzenia jednej jednostki. Oszczędności kosztów mierzą redukcję kosztów na transakcję. Oszczędność pracy mierzy redukcję godzin pracy wymaganych do produkcji towarów lub usług.
Strategia redukcji kosztów staje się ważna, gdy przychody firmy zaczynają spadać. Na przykład Bank of America doświadczył w 2011 roku spadku przychodów z kredytów i handlu. Menedżerowie i konsultanci banku postanowili wykorzystać wskaźniki kosztów do identyfikacji miejsc pracy, które można by umorzyć, aby zaoszczędzić pieniądze bez szkody dla firmy
Krok 3. Zmierz jakość
Mierniki jakości mierzą satysfakcję klienta. Dane dotyczące satysfakcji klienta można uzyskać za pomocą ankiet, skarg klientów i innych informacji zwrotnych. Mierniki jakości oceniają również, czy proces wnosi wartość dodaną dla klienta. Ta metryka uwzględnia również częstotliwość błędów i przeróbek. Procent błędów będzie widoczny w poziomie wad produktu. Procent ukończenia i poziom dokładności mierzą częstotliwość procesów wolnych od wad.
- Branża opieki zdrowotnej w dużej mierze opiera się na wskaźnikach jakości. Poprawa jakości musi opierać się na danych. Analitycy analizują dane finansowe i kliniczne, aby określić różnice w dostarczaniu opieki zdrowotnej. Proces świadczenia usług jest dzielony, a następnie szukane są obszary marnotrawne lub zbędne, aby stworzyć proces, który zapewnia wyniki wysokiej jakości. Redukcja kosztów nie dodaje wartości, jeśli nie może poprawić lub utrzymać danego poziomu jakości.
- Kluczem do poprawy jakości jest zwiększenie wydajności bez zmniejszania efektywności. Wydajność odnosi się do ilości zasobów wymaganych do dostarczenia produktu lub usługi. Skuteczność odnosi się do tego, jak dobrze osiągane są cele produktu lub usługi.
Krok 4. Zmierz wynik
Metryki wyjściowe mierzą ilość produktu lub usługi dostarczonej w danym okresie. Cele produkcyjne muszą być dostosowane do wymagań klientów. Mierniki wyjściowe uwzględniają również zaległości i nadmiar zapasów (suma obu powinna być minimalna). Wreszcie, praca w toku jest mierzona w celu określenia liczby produktów lub usług, które są w toku.
Jedną ze strategii zwiększania wydajności w produkcji jest praca standaryzowana. Na przykład w branży motoryzacyjnej producenci samochodów mają standardowe metody montażu samochodów. Producenci mogą ustalać standardy procesu produkcyjnego w celu zwiększenia wydajności. Metryki mogą pomóc w analizie, jak dobrze proces poprawia wydajność. Mówi się, że proces jest udany, jeśli produkt jest wytwarzany w określonym czasie z nowym, znormalizowanym procesem, który rośnie w liczbę
Krok 5. Zmierz złożoność procesu
Ta metryka mierzy liczbę kroków w procesie produkcyjnym, które muszą zostać przekazane. Miernik ten pokazuje również częstotliwość spowolnień procesów z powodu zmian rąk lub próśb o zgodę przełożonego. Liczba kroków w procesie jest liczona wraz z krokami procesu dodawania wartości. Te kroki sprawiają, że produkt lub usługa są bardziej wartościowe. Miernik mierzy również częstotliwość zwrotów produktów w celu naprawy wad.
