W 2013 roku około 78 000 pracowników w USA ukradło swoim pracodawcom około 55 milionów dolarów. Dane uwzględniają wyłącznie pracowników sektora detalicznego. Ten trend kradzieży biur nie jest pozbawiony ofiar. Firmy i społeczności obsługiwane przez te firmy stracą, ponieważ przy zmniejszonych zyskach firmy będą zmuszone podnieść ceny, co będzie miało wpływ na konsumentów. Na szczęście istnieją sposoby, dzięki którym wszystkie firmy, od najniższych pracowników po właścicieli firm, mogą złapać nieuczciwych pracowników i zakończyć kradzież w miejscu pracy.
Krok
Metoda 1 z 3: Wyłapywanie nieuczciwych pracowników jako przełożonych
Krok 1. Starannie zbierz wszystkie dowody kradzieży
Aby złapać złodzieja w pracy, musisz mieć informacje. Gdy tylko nastąpi wyszukiwanie, zbierz informacje, które pomogą Ci ustalić, kiedy, gdzie i, jeśli to możliwe, wokół kogo doszło do kradzieży.
-
Dane, które możesz zbierać, obejmują:
- Dokładna data i godzina utraty pieniędzy/towarów;
- Saldo początkowe i końcowe każdej kasy (w przypadku kradzieży pieniędzy);
- Całkowite zapasy i sprzedaż (w przypadku kradzieży towarów);
- Imię i nazwisko pracownika, który był w pracy, gdy doszło do kradzieży;
- Dostęp do danych z karty, gdy tylko jest to możliwe;
- Raporty wydatków pracowniczych; oraz
- Uwagi dotyczące użytkowania sprzętu.
- Jeśli nie masz informacji, zacznij nagrywać, gdy podejrzewasz kradzież. Nagranie zwykle wystarcza, aby zapobiec przyszłym kradzieżom, ale jeśli kradzież będzie się powtarzać, będziesz lepiej przygotowany na złapanie złodzieja.
Krok 2. Znajdź defekty w notatkach
Rzuć okiem na swoje notatki i znajdź wszystko, co wydaje się nie mieć sensu, lub wszelkie luki, w których można zgubić pieniądze lub przedmioty. Im lepsza księgowość, tym większe prawdopodobieństwo znalezienia dowodów kradzieży.
Na przykład, sprawdzając stany magazynowe, można zauważyć, że 20 smartfonów na początku dnia spadło do 10, ale sprzedano tylko 9. Wyniki tych obliczeń są z pewnością znakiem zapytania i powinieneś zbadać
Krok 3. Zwróć uwagę na funkcję kasy
Pracownicy, którzy kradną z kas, zwykle stosują różne taktyki, aby zatrzeć ślady, zwykle za pomocą określonych funkcji, aby uzyskać szansę na kradzież. Na przykład nieuczciwy pracownik może wykorzystać funkcję kasy bez sprzedaży do kradzieży. Kiedy kupujący daje pieniądze, w kasie zostaje wprowadzone zlecenie sprzedaży, aby maszyna się otworzyła. Pracownicy będą wydawać resztę klientom, a pieniądze pobierać z kasy. Klient nie miałby możliwości poznania tej przebiegłości, a sprzedaż nie zostałaby odnotowana.
-
Funkcje kasy fiskalnej, o których musisz wiedzieć, obejmują:
- Nie na sprzedaż
- Zwrot
- Wyprzedaż 0 zł
- Raporty (nieuczciwi pracownicy mogą gromadzić wpływy ze sprzedaży, które pojawiają się, gdy kasa drukuje raport).
- O'Dell Restaurant Consulting posiada obszerny przewodnik zawierający typowe sztuczki kradzieży pracowników, a niektóre z nich wykorzystują specjalne funkcje kasy fiskalnej. Przeczytaj przewodnik pod tym linkiem. Chociaż link koncentruje się na restauracjach, wiele sztuczek wymienionych w przewodniku dotyczy również wielu innych obszarów, w tym handlu detalicznego.
Krok 4. W przypadku kradzieży pieniędzy przelicz pieniądze w kasie
Jednym z najczęstszych sposobów radzenia sobie z kradzieżą pieniędzy jest nakłonienie pracowników do przeliczenia pieniędzy przy kasie na początku zmiany i odliczenia ich z powrotem na koniec zmiany. Wyniki obliczeń zostaną porównane z raportem sprzedaży. System jest stosunkowo łatwy do wdrożenia i chociaż nie ma gwarancji powstrzymania kradzieży pieniędzy z kasy, rażącą kradzież można łatwo złapać.
-
Korzystanie ze standardowych tabel ułatwi właścicielom i przełożonym wdrożenie tego systemu. Uwzględnij w tabeli następujące wiersze:
- Saldo początkowe
- Sprzedaż gotówkowa
- Sprzedaż kartą kredytową/czekiem
- Całkowita sprzedaż
- Saldo końcowe
Krok 5. Jeśli to możliwe, użyj danych z nagrań wideo
Jeśli Twoja firma ma system bezpieczeństwa CCTV, spójrz na materiał filmowy, aby znaleźć dowody kradzieży, zwłaszcza jeśli kamera wskazuje miejsce kradzieży, takie jak kasa fiskalna. Wykorzystaj te informacje, aby zawęzić czas i miejsce zdarzenia, a następnie poczekaj na ukryte oznaki kradzieży, takie jak:
- Ręce pracownika przenoszą pieniądze z kasy do kieszeni.
- Pieniądze przemieszczają się z kasy do posiadacza napiwków.
- Dziwne nawyki w obszarze kas (na przykład nieuczciwy pracownik może dokładnie oznaczyć kasę, aby zapamiętać, ile ukradł z kasy, aby móc skorygować sprawozdania finansowe).
- Sprzedawanie towarów, które przesuwają się do kieszeni, portfeli, toreb itp.
- Przedmioty, które można jeszcze sprzedać, trafiają do kosza.
- Nieautoryzowany dostęp do skarbców, sejfów itp.
- Wizyty w biurze poza godzinami pracy,
Krok 6. Zapytaj pracowników jeden po drugim
Podczas gdy złodziej nie przyzna się podczas przesłuchania, uczciwy pracownik może dać ci wskazówkę. Zastanów się nad wezwaniem pracowników do swojego biura w celu szczerej i otwartej dyskusji na temat kradzieży w biurze. Możesz zapytać, czy wiedzą o jakichś pracownikach, którzy kradną, lub poprosić ich o pomoc w powstrzymaniu kradzieży. Możesz także przypomnieć pracownikom o zasadach dotyczących kradzieży w Twoim biurze.
- Zaproś pracowników do rozmowy jeden po drugim w swoim pokoju. Twoi pracownicy mogą czuć się bezpieczniej, jeśli nie mają do czynienia z innymi pracownikami.
- Możesz również porozmawiać z jak największą liczbą pracowników, nawet z wszystkimi pracownikami, jeśli to możliwe. Tak więc, gdyby pracownik, który ukradł, został zwolniony, trudno byłoby mu się dowiedzieć, kto ujawnił informacje o jego zachowaniu.
Krok 7. Rozważ przeprowadzenie audytu wewnętrznego z pomocą zewnętrznego śledczego
Właściciele i przełożeni nie są osamotnieni w rozwiązywaniu problemu kradzieży w biurze. Wielu niezależnych konsultantów i śledczych zajmujących się bezpieczeństwem biura i zapobieganiem kradzieży może Ci pomóc. Chociaż koszt jest zbyt wysoki jak na mały incydent, jeśli kradzież będzie trwała i stanie się dużym problemem, usługi tego konsultanta będą bardzo znaczące.
Audyt wewnętrzny jest bardzo przydatny, gdy na poziomie księgowym dochodzi do oszustw. Pracownicy księgowi mogą ukraść z firmy sporo, nie dając się złapać, więc zewnętrzni audytorzy mogą być bardzo pomocni
Krok 8. Konfrontuj się ze złodziejem tylko wtedy, gdy masz przekonujące dowody
Nie oskarżaj ani nie zwalniaj bez dowodów, ponieważ to tylko zdemoralizuje pracowników i udowodni, że możesz zwolnić arbitralnie, zwłaszcza jeśli później okaże się, że zwolniony pracownik nie kradł. Aby tego uniknąć, przed oddaniem strzału poczekaj, aż będziesz mógł udowodnić kradzież.
Ponadto, jeśli zwolnisz niewinnego pracownika, a umowa pracownika zawiera klauzulę bezpieczeństwa stanowiska, Twoje działania będą obejmować nieuzasadnione zwolnienie, co może skutkować ściganiem. Jednak większość umów o pracę w USA pozwala zwolnić pracownika w dowolnym momencie, bez powodu lub bez powodu
Metoda 2 z 3: Ochrona firmy przed kradzieżą
Krok 1. Skonfiguruj system anonimowych informacji zwrotnych
Jeśli chcesz uwolnić biuro od złych pracowników, pomóż to zrobić dobrym pracownikom. Posiadanie systemu anonimowych informacji zwrotnych sprawia, że pracownicy mogą bezpieczniej zgłaszać kradzież lub inne niewłaściwe zachowanie w pracy. Ponadto Twoi pracownicy mogą również zgłaszać obawy, krytykę i sugestie dotyczące poprawy ich miejsca pracy.
-
Anonimowe systemy informacji zwrotnej można wdrażać na różne sposoby, na przykład:
- Skrzynka z sugestiami w niewidocznej przestrzeni (np. w pokoju socjalnym), aby pracownicy mogli pisać notatki niezauważone.
- Konto e-mail, które automatycznie cenzuruje nazwisko pracownika wysyłającego wiadomość e-mail na ten adres.
- Programy anonimowych opinii firm zewnętrznych, takie jak 3sixty, Suggestionox itp.
Krok 2. Zainstaluj oprogramowanie do obsługi wyjątków w systemie kasowym
Szanse pracowników na kradzież z kasy będą mniejsze, jeśli będą wiedzieć, że użycie funkcji wyjątku w kasie zostanie zgłoszone szefowi. Rozważ oprogramowanie, które automatycznie zgłasza wyjątki lub wymaga autoryzacji menedżera przed wprowadzeniem wyjątków, aby chronić Twoją kasę.
- Funkcje obsługi wyjątków są zwykle częścią nowoczesnego oprogramowania kasowego. Jeśli kasa w Twojej firmie jest stara, rozważ modernizację kasy ze względów bezpieczeństwa.
-
Rekomendowane programy kasowe obejmują:
- BursztynowyPOS
- Sprzedawcy punktów sprzedaży
- Detaliczna prędkość światła
- Sprzedaż detaliczna iVend
- NCR Counterpoint POS i Retail Management
Krok 3. Zainstaluj system wideomonitoringu, jeśli w Twoim biurze go nie ma
Dla nieuczciwych pracowników nadzór będzie najwyższą motywacją do zaprzestania kradzieży. Umieść kamery w wrażliwych miejscach (takich jak kasy, obszary z drogimi towarami itp.), aby ograniczyć kradzież i zapewnić mocne dowody w przypadku kradzieży.
Udowodniono również, że fałszywe kamery mogą zmniejszyć odsetek kradzieży w biurze. Oczywiście zależy to od tego, czy Twoi pracownicy wiedzą, że instalowana kamera jest fałszywa. Jednak fałszywe aparaty są zalecane tylko w celu „wzmocnienia” zasięgu widzenia, a nie całkowitego zastąpienia oryginalnego aparatu
Krok 4. Rozważ inne opcje monitorowania prawnego
Nagrywanie wideo nie jest jedynym legalnym sposobem monitorowania wydajności pracowników przez firmy. Dostępnych jest również wiele innych opcji monitorowania, a ich użycie będzie zależeć od tego, jak poważny jest problem kradzieży w Twoim biurze. Upewnij się jednak, że monitorowanie, z którego korzystasz, nie narusza żadnych przepisów prawa w Twojej okolicy ani umów, które Ty i Twoi pracownicy zawarliście. Upewnij się również, że Twoi pracownicy są świadomi monitorowania, które będziesz przeprowadzać, zanim rozpocznie się monitorowanie.
-
Dodatkowy monitoring, który możesz wykonać, może przybrać formę:
- Sprawdzanie historii przeglądania Internetu;
- Skanowanie komunikacji w poszukiwaniu podejrzanych słów kluczowych;
- Monitorowanie wiadomości, e-maili, połączeń Wi-Fi na urządzeniach osobistych itp.;
- Dodanie sił bezpieczeństwa; oraz
- Logowanie dostępu za pomocą karty Swipe w obszarach wrażliwych.
- Jednak zbyt dokładne monitorowanie pracowników może być niebezpieczne. Nadmierny nadzór ze strony szefa może sprawić, że pracownicy poczują się onieśmieleni, a ich morale spadnie, zwłaszcza jeśli twój nadzór jest znacznie bardziej rygorystyczny niż standardy w twojej grupie biznesowej.
Krok 5. Spróbuj nawiązać osobistą relację z każdym pracownikiem
Większość firm zna trzy główne powody kradzieży pracowniczych: pracownik ma dużą liczbę pilnych potrzeb, pracownik czuje się zaniedbany przez firmę, a pracownik kradnie z powodu nadarzającej się okazji. Podczas gdy nie możesz kontrolować pierwszego powodu, a z trzecim można sobie poradzić przy ściślejszej księgowości i nadzorze, drugi jest kwestią odczucia. Krótko mówiąc, pracownicy nie kradną, jeśli są cenieni w pracy i lubią swojego szefa.
-
Dobre relacje z pracownikami możesz rozwijać w następujący sposób:
- Porozmawiaj nieformalnie z pracownikami o życiu, nadziejach itp.
- Oferuje bonusy i nagrody za dobre wyniki.
- Spróbuj porozmawiać, choćby trochę, z każdym z pracowników.
- Rozważ wydarzenia towarzyskie poza pracą (wakacje, rodzinne wycieczki itp.).
- Wczuwaj się w skargi i frustracje pracowników.
- Pomyśl o tym: w ankiecie z 1976 r. prawie połowa respondentów odpowiedziała, że okradli swoje biura bez poczucia winy. Nie bądź denerwującym szefem, aby Twoi ludzie mogli kraść bez poczucia winy, ale bądź przyjacielem swoich pracowników, aby nie kradli.
Krok 6. Po zwolnieniu zreorganizuj ochronę w biurze
Chociaż jest to rzadkie, pracownicy, którzy zostali zwolnieni, mogą okraść swoje stare biuro, zwłaszcza jeśli nadal mają klucze, loginy i tak dalej. Aby tego uniknąć, zresetuj system bezpieczeństwa w biurze po zwolnieniu niektórych pracowników. W zależności od rodzaju działalności wykonaj następujące czynności:
- Zmień blokadę budynku.
- Zmień kod blokady elektronicznej.
- Zmień hasło do firmowego konta e-mail, hasło Wi-Fi itp.
- Uzyskaj klucz, kod klucza lub inne dane logowania zwalnianego pracownika.
Krok 7. Wypróbuj inne niekonwencjonalne rozwiązania
Rosnący problem kradzieży skłonił różne firmy do kreatywnych pomysłów na jego rozwiązanie. Chociaż nie wszystkie z poniższych pomysłów będą pasować do Twojej sytuacji, w niektórych przypadkach okazały się skuteczne w zapobieganiu kradzieży.
- Używaj czystych plastikowych odpadów. Pracownicy mogą schować skradzione przedmioty do kosza, a następnie zabezpieczyć je podczas wyrzucania kosza. W przypadku czystych odpadów z tworzyw sztucznych będzie to trudniejsze.
- Zasadą jest upewnienie się, że każde pudełko jest wypoziomowane przed recyklingiem, aby ułatwić kradzież za pomocą omówionej wcześniej metody śmietnika.
- Zmień układ mebli lub zorganizuj biuro, aby zapobiec niewidocznej przestrzeni. Jeśli nie ma ciemnego pokoju, kradzież będzie jeszcze trudniejsza dla pracowników.
- Przeprowadź nagłą inspekcję lub audyt kasy fiskalnej. Chociaż pracownicy tego nie lubią, ta metoda jest dość skuteczna, ponieważ jeśli wiedzą, że kasa może zostać skontrolowana w dowolnym momencie, są mniej skłonni do kradzieży.
- Regularnie dawaj prezenty. Rozdawanie pracownikom przedmiotów, które nie sprzedają się dobrze, za darmo to sposób na ograniczenie kradzieży. Na przykład, jeśli pracownicy Twojej restauracji często kradną jedzenie, pozwól im wziąć każdą żywność, która nie sprzedaje się dobrze.
Metoda 3 z 3: Pomóż powstrzymać kradzież jako pracownik
Krok 1. Jeśli zauważysz coś podejrzanego, skontaktuj się ze swoim szefem
Jako pracownik nie masz możliwości zmiany systemów i powstrzymania kradzieży, ale to nie znaczy, że nie możesz pomóc. Jeśli widzisz, słyszysz lub wiesz o czymś, co może prowadzić do kradzieży, natychmiast skontaktuj się ze swoim przełożonym. Nie milcz, ponieważ w regulaminach wielu firm próby kradzieży z milczeniem mogą cię wciągnąć.
W wielu firmach, zwłaszcza o niskim poziomie satysfakcji pracowników lub firmach o dużym dystansie między najwyższym kierownictwem a pracownikami, może panować kultura milczenia. Pracownicy, którzy kradną, oczekują, że ich kradzież nie zostanie zgłoszona, i mogą zastraszać pracowników, którzy odważą się to zrobić. W takim przypadku nie niszcz swoich relacji z innymi pracownikami, zgłaszając ich zachowanie szefowi w pracy. Skontaktuj się ze swoim szefem mailowo, telefonicznie lub anonimowo poniżej
Krok 2. Użyj anonimowego systemu informacji zwrotnej
Niestety, w niektórych firmach posiadanie reputacji „nieszczelnego wiadra” przy zgłaszaniu kradzieży jest złą rzeczą. Jeśli zostaniesz przyłapany w takiej sytuacji, zalecamy anonimowe zgłoszenie kradzieży. Zgłaszając się anonimowo, kierownictwo może poradzić sobie z problemem kradzieży, ale złodziej nie może oskarżyć Cię o bycie demaskatorem.
-
Rzeczy, które możesz spróbować anonimowo zgłosić kradzież, obejmują:
- Wsuń anonimową notatkę pod drzwi biura szefa;
- Napisz informacje w systemie anonimowych informacji zwrotnych;
- Napisz e-maila do szefa z jednorazowym adresem;
- Porozmawiaj z szefem poza godzinami pracy, aby omówić kwestię kradzieży.
Krok 3. Zbieraj informacje ostrożnie, ale nie przesadzaj
Jeśli widzisz możliwość zarejestrowania kradzieży za pomocą notatek, zdjęć lub filmów, zrób to, ale zachowaj ostrożność podczas nagrywania. Jeśli złodziej zauważy, że jest nagrywany, może cię unikać i utrudnić ci udowodnienie, że tak jest. W najgorszym przypadku możesz zostać nazwany „nieszczelnym wiadrem”, a twoje relacje z innymi przyjaciółmi w pracy ulegną pogorszeniu.
Pamiętaj, że w większości przypadków wystarczy zapamiętanie miejsca i czasu zdarzenia oraz zaangażowanych osób. Jeśli szef ci ufa, a twój opis zgadza się z jego zapisami, twój szef może mieć wystarczająco dużo informacji, by działać, nawet bez dodatkowych dowodów
Krok 4. Unikaj oskarżania pod wpływem impulsu
Pracownicy są rzeczywiście zobowiązani do zgłaszania kradzieży szefowi, jednak oskarżanie innych pracowników bez dowodów jest z pewnością niedozwolone. Ponadto, nawet jeśli istnieją dowody na to, że kradzieży dokonał konkretny pracownik, nie należy go poniżać w obecności innych pracowników lub klientów.
Oskarżenia bez dowodów mogą nie tylko wprawiać w zakłopotanie, gdy się mylą, ale także obniżać morale. Zarzuty bez dowodów sprawiają, że pracownicy czują, że kierownictwo może ich w każdej chwili oskarżyć
Porady
Rozważ przeglądanie akademickich baz danych, aby znaleźć badania naukowe i ankiety na temat kradzieży w miejscu pracy, aby znaleźć nowe strategie zapobiegania kradzieży. Na przykład Google Scholar zawiera setki artykułów w czasopismach na ten temat, do których można uzyskać dostęp pod adresem
Ostrzeżenie
- Nie próbuj monitorować ludzi, których podejrzewasz poza pracą, ponieważ będziesz postrzegany jako prześladowca i możesz zostać oskarżony.
- Nie próbuj osądzać złodzieja w miejscu pracy bez zgody przełożonego, ponieważ jeśli ci się nie uda, złodziej poczuje się obserwowany lub możesz mieć z tego powodu kłopoty. Ponadto pracownicy przyłapani na kradzieży mogą zachowywać się impulsywnie lub wpadać w złość i powodować konflikty w biurze. Ten konflikt może obniżyć morale.
