Korespondencja seryjna to powszechna funkcja w programach pakietu Office umożliwiająca dopasowanie jednego dokumentu do wielu adresatów. Możesz organizować i łączyć wszystkie rodzaje dokumentów, w tym koperty, etykiety, listy, e-maile, faksy i numerowane kupony. Przeczytaj poniższe kroki, aby dowiedzieć się, jak używać korespondencji seryjnej na komputerze.
Krok
Metoda 1 z 3: Przygotowanie
Krok 1. Zbuduj plik danych
Dane mogą być plikami arkuszy kalkulacyjnych (arkuszami), plikami baz danych, a nawet dokumentami tekstowymi w odpowiednim formacie. Najczęściej używane są pliki arkusza roboczego; W tym przewodniku założono, że używasz arkusza roboczego.
-
Dane pliku muszą zawierać wszystkie informacje, które ulegną zmianie w każdej kopii. Na przykład, jeśli piszesz list, plik będzie zawierał nazwiska i ewentualnie adresy wszystkich osób, do których chcesz pisać.
Wprowadź informacje w każdej komórce wzdłuż wiersza, tak aby każdy typ informacji (imię, nazwisko, honoryfikat itd.) znajdował się w osobnej kolumnie
-
Twórz rozsądne nazwy kolumn. Korespondencja seryjna odczytuje dane w każdej kolumnie i zakłada, że pierwszy wpis w każdej kolumnie informacji jest nazwą zwyczajową dla tego typu informacji, więc użyj nazwy, która ma sens.
Na przykład rozpocznij pole imienia, wpisując „imię”, a następnie wpisz wszystkie imiona poniżej. Gdy zostaniesz poproszony o wpisanie kolumny danych w liście, zobaczysz opcję „imię” i natychmiast przypomnisz sobie, co jest w tej kolumnie
- Użytkownicy Microsoft Office, którzy używają Outlooka do wysyłania wiadomości e-mail, mogą używać książki adresowej Outlooka jako pliku danych, jeśli chcą.
Krok 2. Zapisz plik danych
Zapisz plik, aby łatwo go znaleźć. Nadaj mu nazwę, która będzie łatwa do zapamiętania.
Krok 3. Napisz swój główny dokument
Ten dokument będzie zawierał w sobie informacje. Na przykład, jeśli piszesz list seryjny, głównym dokumentem jest list. Każdy element, który ma być treścią korespondencji seryjnej (np. nazwa), jest obecnie pusty.
Metoda 2 z 3: Korespondencja seryjna w MS Office
Krok 1. Otwórz okienko zadań korespondencji seryjnej
W głównym dokumencie kliknij okienko, aby je otworzyć. Jeśli go nie widzisz, przejdź do menu Narzędzia i wybierz z listy Korespondencję seryjną.
Krok 2. Odpowiedz na pytania zadawane przez MS Office
Funkcja korespondencji seryjnej w pakiecie Office obejmuje kilka kroków, które mają ułatwić inteligentniejsze i dokładniejsze łączenie plików.
- Zacznij od wybrania typu dokumentu, który piszesz. Kliknij tę, która najlepiej pasuje, a następnie kliknij Dalej.
- Wybierz początkowy dokument, którego chcesz użyć. Jeśli wykonasz te kroki, możesz wybrać użyj tego dokumentu. Kliknij Następny.
Krok 3. Wybierz pliki do scalenia
To jest plik danych, który utworzyłeś wcześniej. Wybierz odpowiedni przycisk radiowy, a następnie kliknij Dalej, aby zlokalizować plik i połączyć go z głównym dokumentem.
Jeśli chcesz korzystać z książki adresowej programu Outlook, kliknij tę opcję
Krok 4. Wybierz dane, których chcesz użyć
Office umożliwia zaznaczanie lub odznaczanie żądanych wierszy informacji. Możesz wybrać elementy informacji w pliku danych, które chcesz scalić z głównym dokumentem, dzięki czemu plik danych będzie później bardziej przydatny, jeśli użyjesz go do różnych rzeczy. Gdy będziesz zadowolony, kliknij Dalej.
Dane można sortować, klikając nagłówki kolumn w każdej kolumnie. Może to być przydatne, jeśli chcesz szybko przeszukać wiele informacji
Krok 5. Wprowadź pola danych
Na następnej stronie okienka zadań zostaniesz poproszony o napisanie dokumentu, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, i zostaną przedstawione różne opcje wstawiania danych z pliku do dokumentu.
-
Wprowadź kolumnę danych, umieszczając kursor w tej kolumnie danych, a następnie klikając odpowiedni przycisk na pasku zadań, aby ją tam wstawić.
Możesz usunąć źle umieszczone lub zduplikowane pola danych, naciskając klawisz Delete, tak jak zwykłe litery lub cyfry
-
Wstępnie ustawione opcje zmienią się nieznacznie w zależności od typu wybranego dokumentu. Biuro dokłada wszelkich starań, aby uzupełnić odpowiednie informacje z podanych przez Ciebie danych. Na przykład, jeśli piszesz list służbowy, możesz zobaczyć opcję wstawienia bloku adresu zawierającego imię i nazwisko oraz pełny adres każdego adresata, uporządkowane w wielu wierszach.
- Niektóre opcje ustawień wstępnych otwierają dodatkowe okna, w których można wpisać odpowiednie informacje. To wszystko jest mniej lub bardziej proste i łatwe do zrozumienia.
- Jeśli używasz wstępnie ustawionych opcji i nie możesz znaleźć odpowiednich informacji, kliknij przycisk Dopasuj pola, aby zdefiniować własną nazwę kolumny danych, która jest zgodna z nazwą domyślną. Na przykład, możesz określić kategorię "Nazwisko" w pliku danych, aby wypełnić dane "Nazwisko" w bloku adresu.
- Aby użyć własnej kolumny, kliknij więcej opcji. Będziesz mógł zobaczyć nazwy, które nadałeś każdej kolumnie i zamiast nich używać ich.
Krok 6. Sprawdź pocztę
Korespondencja seryjna nie wyświetli określonych informacji w polach zastosowanych do dokumentu głównego, dopóki go nie wydrukujesz, ale pakiet Office oferuje funkcję podglądu, która umożliwia sprawdzenie i upewnienie się, że wyświetlane informacje będą pasować do żądanych kolumn dokument. Używaj ich, dopóki nie będziesz zadowolony z pokazanego zamówienia.
Krok 7. Zakończ scalanie
Ostatni ekran okienka zadań korespondencji seryjnej poinformuje Cię, że wszystko jest w porządku i gotowe do wydrukowania dokumentu. Każdy zestaw informacji pojawi się w każdym drukowanym dokumencie, a program wydrukuje tyle kopii zestawu informacji, ile jest.
Jeśli chcesz samodzielnie edytować określone litery, możesz to również zrobić z tego ekranu paska zadań, klikając najpierw „edytuj poszczególne litery”
Metoda 3 z 3: Korespondencja seryjna na OpenOffice.org
Krok 1. Utwórz bazę danych
Krok 2. Wprowadź pola danych
Teraz połączyłeś swoje informacje z bazą danych zrozumiałą dla OpenOffice.org, a używanie bazy danych do scalania poczty jest łatwe, o ile wiesz, gdzie szukać.
- Z menu Wstaw wybierz pola, a następnie inne… z podmenu. Możesz też nacisnąć Ctrl+F2.
- W wyświetlonym oknie kliknij zakładkę Baza danych.
-
Kliknij przycisk Przeglądaj w prawym dolnym rogu okna i znajdź właśnie utworzony plik bazy danych.
Po wybraniu baza danych pojawi się na liście wyboru bazy danych po prawej stronie okna
- Z listy typów po lewej stronie okna wybierz pola korespondencji seryjnej.
- Kliknij „+” obok bazy danych, a plik arkusza pojawi się pod nią. Kliknij „+” poza nią, a zobaczysz nazwę kolumny danych wybranej podczas tworzenia arkusza.
-
Wybierz kolumnę danych, którą chcesz wstawić, a następnie kliknij Wstaw, aby umieścić kolumnę danych w dokumencie głównym.
- Pamiętaj, aby umieścić kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić kolumnę danych, zanim klikniesz Wstaw, w przeciwnym razie będziesz musiał przesunąć ją we właściwe miejsce.
- Podobnie jak w pakiecie Office, w dokumencie głównym pola tekstowe są traktowane jako znaki alfanumeryczne. Możesz go przenieść za pomocą spacji i usunąć za pomocą klawisza Delete.
Krok 3. Zakończ scalanie
Sprawdź każde umiejscowienie kolumny danych. Po zakończeniu wydrukuj główny dokument. Korespondencja seryjna wydrukuje jedną kopię dla każdego zestawu wpisów w pliku scalonym z dokumentem.
Porady
- Programy do przetwarzania tekstu zwykle mają szablony, których można użyć do utworzenia głównego dokumentu.
- Pamiętaj, aby podzielić kolumny na najbardziej szczegółowe słowa kluczowe. Na przykład możesz użyć pseudonimów (Pan, Pani, Pani), imienia i nazwiska. Użyj trzech oddzielnych kolumn dla nazwy z jednym typem kolumny danych w każdej kolumnie.
