Umiejętność dyplomacji odgrywa ważną rolę w codziennym życiu, na przykład dla menedżerów, którzy chcą poprawić atmosferę pracy, aby była bardziej sprzyjająca lub osób, które chcą poprawić umiejętności rozwiązywania konfliktów. Dyplomatyka oznacza staranne rozważenie przed wystąpieniem lub działaniem w celu podjęcia najwłaściwszej decyzji. Jednak w pewnych sytuacjach nie jest to łatwe. Aby być dyplomatycznym, bądź osobą spokojną, umiejącą działać taktycznie, rozwiązywać problemy i nawiązywać dobre relacje z innymi.
Krok
Metoda 1 z 3: Skuteczna komunikacja
Krok 1. Mądrze dobieraj słowa
Nawet jeśli masz dobre intencje, pamiętaj, że to, co mówisz, może zranić uczucia innych ludzi. Przed omówieniem delikatnego tematu zadaj sobie pytanie, czy powiesz coś prawdziwego, pomocnego i miłego. Użyj słów „ja” lub „ja”, aby opisać swoje myśli, zamiast zgadywać, co myśli lub czuje druga osoba.
- Na przykład: możesz powiedzieć „Nie zgadzam się z decyzją podjętą na dzisiejszym spotkaniu”, zamiast mówić „Będziesz żałować podjęcia złej decyzji”.
- Złóż oświadczenie na podstawie własnego punktu widzenia i perspektywy.
- Nie atakuj i nie obwiniaj innych.
- Jeśli chcesz z kimś porozmawiać o czymś poważnym, przygotuj wcześniej to, co chcesz powiedzieć.
Krok 2. Dostosuj styl wypowiedzi do sytuacji
Zanim wyślesz wiadomość, dowiedz się, kto usłyszy Twoją wypowiedź, aby jak najlepiej mógł odebrać i zrozumieć Twoją wiadomość. Zastanów się, czy powinieneś wysyłać e-maile, komunikować się werbalnie, dyskutować w grupach lub rozmawiać jeden na jednego.
- Na przykład: Chcesz przekazać pracownikom plan oszczędności kosztów. Używałeś poczty e-mail do przekazywania poufnych informacji, ale jest to mylące. Dlatego zorganizuj spotkanie z personelem, aby wyjaśnić faktyczną sytuację i dać możliwość zadawania pytań.
- Zaplanuj spotkania, aby porozmawiać z personelem indywidualnie, jeśli jest to potrzebne lub wymagane przez personel.
Krok 3. Bądź otwarty na nowe pomysły
Zamiast podejmować decyzje wyłącznie na podstawie własnego osądu, najpierw słuchaj opinii innych. Podziękuj im za powiedzenie im, co chcą, aby czuli się komfortowo i rób to dalej. Poświęć trochę czasu na rozważenie opinii innych osób, ale pozostań na swoim miejscu, gdy podejmiesz najlepszą decyzję.
Na przykład: „Dziękuję Hansen za twoją troskę. Uwzględnię twoją radę, jak zachować zdrowie i poszukam więcej informacji na ten temat”
Krok 4. Bądź asertywny i używaj mowy ciała podczas komunikacji
Okazuj pewność siebie podczas rozmowy z innymi ludźmi, zamiast być agresywnym. Mów spokojnie i grzecznie, nawiązując kontakt wzrokowy. Nie krzyżuj rąk i nóg podczas rozmowy siedzącej.
Jeśli jest coś, czego nie rozumiesz, przyznaj to szczerze, na przykład mówiąc: „Nie rozumiem tego i nie znam jeszcze odpowiedzi, ale dowiem się o tym więcej”
Krok 5. Użyj mowy pośredniej
Zamiast wyrażać swoje myśli i uczucia takimi, jakimi są, użyj bardziej subtelnego sposobu. Udzielanie porad jest lepsze niż mówienie komuś, żeby coś zrobił. Osoby dyplomatyczne nie wydają rozkazów, ale starają się inspirować do motywowania innych. Twoim celem jest budowanie pracy zespołowej i motywowanie ich do osiągania jak najlepszych wyników.
- Na przykład: jeśli chcesz pogodzić dzieci, które się kłócą, powiedz im: „Lepiej wymyśl sposób na dzielenie sypialni, aby utrzymać wszystko razem”.
- Jeśli chcesz zmotywować podwładnego, który często się spóźnia, powiedz mu: „Aby znów się nie spóźnić, postaraj się wcześniej iść do pracy”. Upewnij się, że wiesz dlaczego, abyś mógł udzielić najbardziej odpowiedniej porady.
Krok 6. Obserwuj swoje zachowanie
Jednym z ważnych aspektów bycia dyplomatycznym jest dobre zachowanie. Komunikując się z kimś, poczekaj na swoją kolej i nie przerywaj. Mów słowami zachęty i nigdy nie obrażaj innych. Zachowaj naturalną i neutralną intonację głosu. Nie krytykuj ani nie krzycz na innych.
Krok 7. Kontroluj swoje emocje
Pamiętaj, że w kontaktach z kimkolwiek, w tym z osobami, które są nieprzyjemne i zachowują się w sposób obraźliwy, musisz zachować się dyplomatycznie. Jeśli doświadczasz stresu podczas interakcji z kimś, spróbuj się uspokoić, biorąc głębokie oddechy. Idź do toalety, aby pobyć sam, jeśli masz ochotę płakać lub wpadać w złość.
- Praktykuj medytację, aby kontrolować swoje emocje, korzystając z przewodników, które można pobrać bezpłatnie z Internetu.
- Dodatkowo możesz się na chwilę wyciszyć, skupiając swoją uwagę, na przykład obserwując, jak się czujesz, gdy stopy dotykają podłogi lub gdy pośladkami dotykają krzesła.
Metoda 2 z 3: Radzenie sobie w trudnych sytuacjach
Krok 1. Ustal odpowiedni czas na rozmowę
Jeśli chcesz przeprowadzić z kimś poważną rozmowę, porozmawiaj z nią, gdy oboje będziecie spokojni, aby rozmowa mogła przebiegać płynnie.
Krok 2. Zostaw pozytywne komentarze przed przekazaniem złych wiadomości
Jeśli musisz przekazać nieprzyjemne informacje, otwórz rozmowę, podając pozytywne informacje lub informacje zwrotne, aby atmosfera była bardziej komfortowa. To sprawi, że druga osoba poczuje się swobodniej i zaufa ci.
- Jeśli nie możesz przybyć na zaproszenie na ślub przyjaciela, zamiast po prostu powiedzieć „nie”, wyślij kartkę z napisem: „Gratuluję planów ślubnych w przyszłym tygodniu! Musiałeś mieć wspaniały ślub! Przepraszam, że nie mogłem przyjść, ale zawsze życzę Ci wszystkiego najlepszego. Przygotowałam dla Ciebie prezent."
- Skorzystaj z tych samych wskazówek, zanim wygłosisz konstruktywną krytykę.
Krok 3. Podczas omawiania problemów skup się na faktach
Zbierz fakty przed omówieniem ważnych kwestii. Zamiast polegać na emocjach lub opiniach, poprowadź rozmowę przy użyciu logiki opartej na faktach. W trakcie rozmowy nie obwiniaj drugiej osoby, nie obrażaj się łatwo i nie przychodź do defensywy.
Na przykład: jeśli trwa restrukturyzacja firmy, nie idź do swojego szefa, aby powiedzieć: „Odrzucam tę zmianę”. Zamiast tego podejdź do swojego szefa wyjaśniając: „W ciągu ostatniego kwartału naszemu działowi udało się zwiększyć sprzedaż o 100%. Redukcje pracowników będą miały bardzo zły wpływ na zdolność firmy do generowania zysków”
Krok 4. Pomyśl o sposobach na kompromis z drugą osobą
Określ, czego chcesz i zapytaj go, czego chce, a następnie określ najbardziej odpowiedni sposób, aby to się stało.
Na przykład: twój współmałżonek chce się przeprowadzić, aby dzieci mogły się lepiej wykształcić. Nie zgadzasz się, bo aktualna lokalizacja domu jest blisko biura. Jako rozwiązanie, daj dzieciom możliwość uczęszczania na kursy po szkole lub znalezienia domu, który nie jest zbyt daleko od pracy
Krok 5. Wyjaśnij, co lubisz, a czego nie, aby dojść do porozumienia
Negocjuj po tym, jak obie strony wyjaśnią swoje pragnienia. Bycie dyplomatycznym czasami oznacza rezygnację z zdobycia tego, czego chcesz. Zrób to w ten sposób, aby oboje mogli iść na kompromis i robić postępy.
Na przykład: Chcesz udostępnić zadanie współlokatorowi. Chętnie zmywasz naczynia, ale nie lubisz wykonywać prac domowych. Twój przyjaciel może być odwrotnie. Więc zasugeruj, żebyś pozmywał naczynia i kazał mu zamiatać podwórko
Krok 6. Zachowaj spokój, gdy otrzymasz złe wieści
Kiedy słyszysz wiadomość o zwolnieniu lub prośbie współmałżonka o rozwód, osoba dyplomatyczna nie wpada w złość, nie obraża się ani nie płacze. Pozostanie spokojny i dojrzały. Jeśli otrzymasz złe wieści, weź kilka głębokich oddechów. Daj pozytywną reakcję, a następnie znajdź miejsce, w którym będziesz sam, abyś mógł kontrolować swoje emocje.
- Na przykład: powiedz swojemu szefowi: „Jestem bardzo rozczarowany słysząc o tej decyzji. Chcę wiedzieć, jaki był powód i czy ta decyzja jest ostateczna?”
- Nie ignoruj emocji, które odczuwasz, ani nie szukaj ucieczki poprzez zażywanie narkotyków i alkoholu. Zamiast tego podziel się swoim problemem z przyjacielem, zrób zabawne zajęcie lub poćwicz. Jeśli doświadczasz stresu, skonsultuj się z terapeutą lub doradcą.
Krok 7. Mów miłe rzeczy o innych ludziach
Kiedy inni ludzie rozpowszechniają plotki, nie dolewaj benzyny do ognia, aby plotka się rozprzestrzeniła. Unikaj negatywnych środowisk pełnych plotek. Okazuj dobry charakter i uczciwość, nie plotkując.
Krok 8. Bądź szczery i bądź sobą
Jednym z najważniejszych aspektów bycia dyplomatycznym jest bycie sobą. Podczas rozmowy musisz mieć odwagę, by powiedzieć drugiej osobie prawdę. W przeciwnym razie nie będziesz w stanie spełnić swoich marzeń i być w prawdziwym związku.
Na przykład: jeśli popełnisz błąd, który ma negatywny wpływ na zespół roboczy, nie obwiniaj nikogo innego. Przyznaj się do błędu, mówiąc: „Umieściłem nieprawidłowe dane w moim raporcie, więc dzisiaj przyszło wiele telefonów. Przepraszam i wkrótce to naprawię. Jestem gotowy odpowiedzieć na pytania i w razie potrzeby pomóc”
Krok 9. Zachowaj spokój podczas rozmowy
Nie podejmuj decyzji, które powodują problemy. Dobrym pomysłem jest pobyć przez chwilę sam, aby nie podjąć decyzji, której w końcu będziesz żałować.
Na przykład: pracownik w pracy prosi o pozwolenie na pracę z domu jeden dzień w tygodniu. Zanim go odrzucisz, najpierw zastanów się, czego potrzebuje i dlaczego. Postaraj się zawrzeć najlepszą możliwą ofertę i zaoferuj równe szanse pozostałym pracownikom
Metoda 3 z 3: Nawiązywanie relacji z innymi
Krok 1. Przyzwyczaj się do witania się z innymi ludźmi, aby atmosfera była bardziej komfortowa
Jednym z najważniejszych aspektów bycia dyplomatycznym jest pomaganie drugiej osobie, aby czuła się komfortowo podczas spotkania z tobą. Zamiast od razu mówić o poważnych rzeczach, zacznij od wzajemnego poznania się, na przykład opowiadając sobie o weekendowych zajęciach, partnerach, dzieciach lub hobby. Omów najnowsze wiadomości lub ulubione programy telewizyjne. Okazuj zainteresowanie tym, co ci mówi, aby czuł się bardziej komfortowo w interakcji z tobą.
Opowiadaj humorystyczne historie, jeśli to możliwe
Krok 2. Używaj tego samego języka ciała
Okazuj empatię, naśladując ich język ciała i postawę. Jeśli siedzi z brodą na plecach, zrób to samo. W ten sposób pokazujesz, że chcesz brać udział w rozmowie.
Nie zapomnij się uśmiechnąć przy pierwszym spotkaniu
Krok 3. Wypowiedz nazwę podczas rozmowy
Ludzie zwykle udzielają pozytywnej odpowiedzi, gdy wymieniane jest jego imię. Więc wypowiadaj jego imię od czasu do czasu, kiedy mówisz.
Na przykład: zapytaj zwykle: „Gdzie chciałabyś zjeść lunch, Kayla?” lub porozmawiaj o czymś poważniejszym, na przykład: „Andri, przepraszam za odejście twojej mamy”
Krok 4. Bądź uważnym słuchaczem
Komunikując się z kimś werbalnie, nie zajmuj się majstrowaniem przy telefonie lub marzeniami. Zamiast tego słuchaj uważnie tego, co ma do powiedzenia, abyś mógł zrozumieć jego perspektywę. Powtórz to, co powiedział własnymi słowami, aby udowodnić, że słuchasz, kiedy mówi.
Na przykład: „Opieka nad matką i małym dzieckiem brzmi dla Ciebie dużo zdrowiej”
Krok 5. Zadawaj pytania
Pokaż, że słuchasz, próbując zrozumieć, co mówi. Zadawaj pytania otwarte, które wymagają przemyślenia, a nie tylko odpowiedzi „tak/nie”.
