Różne rzeczy czasami zmuszają Cię do odwołania wizyty, na przykład z powodu sytuacji awaryjnej, utknięcia w korku lub złego zarządzania harmonogramem. Możesz czuć się zaniepokojony, gdy myślisz o tym, jak powiadomić o anulowaniu, ale osoby, których nie można znaleźć, zrozumieją, jeśli poinformujesz ich o tym tak szybko, jak to możliwe. Ustal nowy harmonogram spotkań, gdy się z nim skontaktujesz lub gdy nadarzy się okazja. Aby poczuł się komfortowo, zaproponuj spotkanie w pobliżu jego domu lub biura.
Krok
Część 1 z 2: Grzeczne odwoływanie spotkań
Krok 1. Jak najszybciej skontaktuj się z zaginiętą osobą
Denerwujesz innych, jeśli odkładasz odwołanie wizyty do ostatniej chwili. Powiedzenie mu z wyprzedzeniem pokazuje, że go szanujesz i doceniasz czas, który dla ciebie przygotował.
Krok 2. Powiadom Cię osobiście telefonicznie, jeśli odwołasz spotkanie, które jest bardzo bliskie
Musisz zadzwonić, aby powiadomić osobiście, jeśli odwołasz wizytę tego samego dnia. Nagłe odwołanie spotkania, aby druga osoba poczuła się zirytowana, może wydawać się niegrzeczne, jeśli poinformujesz ją o tym za pośrednictwem poczty e-mail, wiadomości tekstowej lub kogoś innego.
Krok 3. Przekaż szczere przeprosiny
Nawet jeśli powiesz im z wyprzedzeniem, upewnij się, że wiedzą, że żałujesz, że musiałeś odwołać wizytę. Może jest rozczarowany, że odwołałaś wizytę, mimo że odwołał już inne plany spotkania z tobą.
- Przekaż krótkie, proste przeprosiny, na przykład „Przepraszam, nie mogę przyjść jutro”.
- Nie używaj dwuznacznych słów ani nie mów, że „możesz” nie dotrzymać obietnicy. Przekaż wiadomości szczerze i bezpośrednio.
Krok 4. Podaj krótkie wyjaśnienie, dlaczego odwołałeś wizytę
Jeśli przyczyna jest logiczna, na przykład pojazd się zepsuł lub jesteś chory, poinformuj go, co to jest. Jeśli powód jest trudny do zaakceptowania, na przykład dlatego, że zapomniałeś umówić się na spotkanie lub przypadkowo podwoiłeś termin, podaj ogólny powód, na przykład „Przepraszam, mam pilną potrzebę”.
- Nie musisz podawać szczegółowych powodów, nawet jeśli mówisz prawdę. Długie wyjaśnianie sprawia, że wydaje się, że chcesz coś ukryć.
- Nie mów: „Mam ważniejsze rzeczy do zrobienia” ani nie używaj innych podobnych wymówek.
- Nie kłam, ponieważ związek będzie miał kłopoty, jeśli okaże się, że nie jesteś szczery.
Krok 5. Upewnij się, że wie, że cenisz jego czas
Wyjaśnij, że doceniasz jego chęć znalezienia dla ciebie czasu i że naprawdę jest ci przykro, że musiał odwołać wizytę, ponieważ rozumiesz, że jest zajęty i znalazł czas na spotkanie z tobą.
Jest to szczególnie ważne, jeśli umawiasz się z osobami, z którymi potrzebujesz pomocy, takimi jak profesorowie lub klienci
Część 2 z 2: Ustalanie harmonogramu zastępczego
Krok 1. Zapytaj go o chęć zmiany harmonogramu spotkania, gdy podasz wiadomość
Oprócz zmniejszenia kłopotów z koniecznością ponownego skontaktowania się z nim w celu umówienia spotkania, ten krok pokazuje, że naprawdę chcesz go zobaczyć. Dzwoniąc lub pisząc e-mail, zakończ mówiąc, że chciałbyś umówić się na kolejną wizytę, jeśli nie będzie miał nic przeciwko.
Krok 2. Sprawdź swój harmonogram i zanotuj wolny czas na spotkanie z nim
Możesz zaproponować harmonogram spotkania, ale spróbuj dopasować swój harmonogram do jego harmonogramu. Zaproponuj kilka alternatywnych opcji harmonogramu, a następnie poproś o opinię.
Powiedz mu na przykład: „Mój harmonogram nie jest wypełniony w poniedziałki od rana do wieczora, czwartki od 1 do 5 i piątki po 2, ale jeśli nie możesz, dostosuję harmonogram”
Krok 3. Zaproponuj, aby spotkanie odbyło się w pobliżu jego domu lub biura
W ramach rekompensaty za odwołanie spotkania dobrze jest umówić się na spotkanie w miejscu, do którego może łatwo dotrzeć, na przykład w jego biurze lub w określonym miejscu, które mija w drodze do domu.
Ewentualnie zasugeruj spotkanie przez Skype lub Google Hangouts, jeśli jest bardzo zajęty lub jest poza miastem
Krok 4. Ustal harmonogram wymiany, który możesz spełnić
Po odwołaniu pierwszej wizyty nie pozwól, aby druga wizyta została odwołana ponownie. Oprócz tego, że jest bardziej irytujące i niewygodne, może to zaszkodzić twojej reputacji. Przed uzgodnieniem harmonogramu zastępstwa dokładnie sprawdź swój harmonogram i upewnij się, że możesz spotkać się zgodnie z nowym harmonogramem.
Na przykład nie masz żadnych spotkań w grudniu, ale zazwyczaj masz dużo zajęć przed nowym rokiem. Więc nie wypełniaj tego czasu harmonogramem wymiany
Krok 5. Zapisz uzgodniony nowy harmonogram spotkań
Jeśli istnieje harmonogram wymiany, zapisz go w porządku obrad. Zapisz też swój harmonogram na kartce papieru i umieść go w dobrze widocznym miejscu jako przypomnienie.
Krok 6. Podziękuj im za wyrozumiałość i cierpliwość przy spotkaniu z nimi
Otwórz rozmowę, dziękując mu (lub im) za zgodę na odwołanie spotkania. Nie musisz ponownie przepraszać. Zamiast tego pokaż, że cenisz jego czas, doceniając możliwość zmiany harmonogramu.
Porady
- O ile to możliwe, nie odwołuj zaplanowanych spotkań, ponieważ może to zaszkodzić reputacji i relacjom z innymi ludźmi.
- Przed zawarciem umowy z kimś, kto świadczy odpłatną usługę, np. z konsultantem, dowiedz się, czy odwołałeś u niego wizytę.
