Pisemny ton, który wzbudzi zainteresowanie Twoją organizacją, sprawi, że wiadomość e-mail z prośbą o darowiznę będzie skuteczna. E-mail jako środek pozyskiwania funduszy zyskuje na popularności, ponieważ jest stosunkowo tańszy niż poczta fizyczna i telefon. Poczta elektroniczna przyspiesza komunikację. Istnieje kilka kroków, które możesz wykonać, aby stworzyć przekonującą wiadomość e-mail, na którą odpowiedzą czytelnicy, a otrzymasz duże wpływy z darowizny.
Krok
Część 1 z 3: Konfigurowanie struktury poczty e-mail
Krok 1. Stwórz mocny nagłówek
Nagłówek to pierwszy wiersz e-maila, który służy jako tytuł. Spośród wszystkich wysłanych e-maili tylko 15% e-maili zostało otwartych. Chwytliwy nagłówek przyciągnie uwagę tych 15% osób i zachęci ich do dalszego czytania. Na większości kont e-mail możesz przeczytać pierwszy wiersz (nagłówek) wiadomości e-mail obok wiersza tematu. Te nagłówki zachęcają ludzi do otwierania e-maili i zachęcania ludzi do czytania
- Używaj aktywnych czasowników i rzeczowników, aby przyciągnąć uwagę. Użyj również funkcji pogrubienia, wyśrodkowania i większego rozmiaru czcionki.
- Postaraj się, aby nagłówek był krótki, aby od samego początku jasno określał cel e-maila. Zachęć czytelników, aby myśleli, że przeczytanie tego e-maila będzie przydatne, odpowiednie i istotne.
- Odpowiedz na pytanie czytelnika: Co dostanę?
- Wiersze tematu mogą zachęcać czytelników do robienia różnych rzeczy, takich jak odpowiadanie na Twój e-mail, prośba o udział w określonym wydarzeniu lub udostępnianie miejsca lub wydarzenia lokalnej społeczności.
- Przykładem dobrego nagłówka jest „Riau przeciwko ustawie o gazie ziemnym w sądzie”
Krok 2. Opowiedz całą historię w pierwszym akapicie
Określ swoje cele od samego początku. Nie zmuszaj odbiorcy do przeczytania połowy e-maila bez zrozumienia, co to znaczy. Mogą odrzucić Twój e-mail bez przekazywania darowizny. Napisz wyraźnie w tym akapicie, jaka jest Twoja prośba i dlaczego wysyłasz wiadomość e-mail.
- Poproś o darowizny w pierwszym akapicie. Jeśli mówisz bezpośrednio, powinieneś zapytać ostrożnie. Jeśli jednak korzystasz z poczty e-mail, poproś o nią w pierwszej kolejności. Spraw, aby to żądanie było łatwe do odczytania, pisząc je pogrubioną czcionką lub większą czcionką.
- W swojej prośbie powiedz czytelnikowi, co zrobisz z jego pieniędzmi. Jeśli niewielka darowizna pozwoli ci coś zrobić, powiedz to. Na przykład, jeśli 5000 dolarów może wyżywić 100 dzieci, powiedz to. Zapisanie tego przyniesie więcej odpowiedzi niż napisanie, że potrzebujesz 15 000 000 Rp, aby zbudować chatę.
- Powiedz czytelnikom, że mają prawo odmówić. Statystyki pokazują, że ludzie chętniej dają, gdy mają swobodę wyboru, niż gdy czują się zmuszeni.
- Wyjaśnij i opisz swoją misję w pierwszym akapicie, aby czytelnik od razu wiedział, na co zostaną przeznaczone pieniądze. Pokaż, że nie tylko zbierasz pieniądze.
Krok 3. Mądrze używaj mikrotreści
Mikrotreść to krótkie frazy i napisy, które zdobią e-maile. Użyj mikrotreści, aby podkreślić swoje główne punkty, aby czytelnicy, którzy są przyzwyczajeni do przeglądania, uznali, że przeczytanie Twojego tekstu będzie interesujące.
- Mikrotreść obejmuje tytuły, podtytuły, tematy, linki i przyciski.
- Używaj aktywnych czasowników, przysłówków opisowych i rzeczowników. Twoim celem jest, aby przeczytali cały tekst.
- Przykład dobrego tytułu wygląda tak: „Przekaż 500 000 IDR na ratowanie delfinów”
- Pogrub lub powiększ tekst, aby się wyróżniał. Ten podtytuł pojawia się przed akapitem lub na początku nowej sekcji.
- Napisz prosty podtytuł. Możesz używać napisów lub nie, ale są one przydatne, gdy Twój tytuł jest zbyt krótki. Stosuj te same zasady – krótkie, praktyczne, odważne.
Krok 4. Napisz historię
Napisanie historii w e-mailu przyciągnie więcej uwagi czytelników. Napisz historię w treści e-maila. Pamiętaj, że historie mają początek, środek i koniec. Możesz użyć emocjonalnych historii, aby zachęcić czytelników do darowizny. Napisz prawdziwą historię wyników swoich działań.
Krok 5. Napisz krótki akapit
Napisz e-mail, używając krótkich, wyraźnych akapitów. Czytelnicy będą zmęczeni otrzymywaniem wielu e-maili. Ograniczenie długości wiadomości e-mail sprawi, że się wyróżnisz.
- Zrób jeden lub dwa główne punkty.
- Zachowaj zwięzły e-mail, nawet jeśli musisz wielokrotnie edytować i poprawiać
- Nie dołączaj historii, dlaczego prosisz o darowiznę. Zdanie w akapicie otwierającym i twoja historia w akapicie głównym wystarczają do wyjaśnienia twojego rozumowania.
Krok 6. Podaj linki i przyciski – ale nie uciekaj od przekazu
Możesz chcieć dołączyć setki linków, ale może to odwrócić uwagę czytelników od głównego przesłania, jakim jest prośba o darowizny. Prostym sposobem podania informacji bez rozpraszania się jest umieszczenie wszystkich informacji w witrynie i umieszczenie tylko jednego łącza w wiadomości e-mail, łącza do witryny. Na przykład, jeśli istnieje badanie, które potwierdza Twoje oświadczenie, nie dołączaj do wiadomości e-mail linku do długiego i złożonego badania. Umieść link badawczy na swojej stronie (i upewnij się, że wybór darowizny się wyróżnia).
Krok 7. Ostrożnie dodaj obraz
Możesz dodać obraz lub dwa, aby podkreślić swój punkt widzenia, ale nie jest to konieczne. W rzeczywistości kolory i obrazy mogą sprawić, że Twoje e-maile będą wyglądać jak spam. Jeśli dołączasz obraz, umieść go na górze lub na dole e-maila i używaj go tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne, aby przekazać swoją opinię lub wzbudzić sympatię.
- Przykładem użytecznego obrazu może być Twój cel zbiórki pieniędzy otrzymujący darowizny, na przykład zdjęcie dziecka otrzymującego nowe ubrania po raz pierwszy.
- Wyjątkowo możesz umieścić swoje logo w dyskretnym miejscu, takim jak dolny róg wiadomości e-mail. To logo może sprawić, że czytelnicy rozpoznają Twoją organizację.
Krok 8. Napisz informacje o kontynuacji/następnych krokach
Na końcu e-maila znajduje się informacja, jak kontynuować. Wyróżnij te informacje, aby czytelnicy mogli je zobaczyć przed przeczytaniem powodów, dla których powinni przekazać darowiznę. Ta informacja informuje czytelnika, dlaczego wysłałeś wiadomość e-mail. Napisz wyraźnie o tym, jak dokonać darowizny.
- Jeśli czytelnik nie rozumie treści e-maila, prawdopodobnie go wyrzuci.
- Upewnij się, że ta ostatnia „prośba” wyróżnia się i jasno określ, o co prosisz. Poświęć temu akapit, używając pogrubionej lub większej czcionki lub innego kroju pisma. Napisz link lub utwórz przycisk w innym kolorze.
- Jeśli czytelnik musi nacisnąć określony przycisk lub link lub jeśli czytelnik musi odpowiedzieć na wiadomość e-mail w celu uzyskania dalszych instrukcji, powiedz mu wyraźnie: „Kliknij ten przycisk, aby zapisać małpę teraz!” lub „Naciśnij przycisk odpowiedzi i wpisz „informacje o darowiznach” w treści wiadomości e-mail”.
- Łatwiej będzie, jeśli czytelnik od razu wciśnie przycisk. W ten sposób otrzymasz również więcej darowizn. Podaj więc link lub przycisk do swojej organizacji.
- Utwórz witrynę internetową lub internetową stronę darowizn, aby czytelnicy mogli dokonywać darowizn online. W końcu jest to coś, czego czytelnicy oczekują od e-maila dotyczącego darowizny.
Krok 9. Niech będzie krótki
Jeśli Twój e-mail jest długi, czytelnicy będą mieli trudności z jego przeczytaniem. Pisanie krótkich akapitów i nagłówków sprawi, że poczta e-mail będzie łatwa do odczytania na pierwszy rzut oka, zanim czytelnicy zdecydują się czytać dalej.
Część 2 z 3: Uwzględnianie czytelników
Krok 1. Spraw, aby ton Twojego pisma był bardziej swobodny niż list
List wysłany przez organizację do osoby często brzmi formalnie i bezosobowo ze względu na używany środek komunikacji. Jednak e-mail, podobnie jak blogi, ma bardziej swobodny ton.
- Użyj zaimków drugiej osoby dla czytelnika.
- Używaj codziennych wyrażeń, aby czytelnik poczuł się blisko ciebie, takich jak „On ciężko pracuje” lub „Nie siedź bezczynnie”.
- Używaj jasnego, uczciwego i otwartego języka w rozmowie z czytelnikami, aby czuli się blisko Ciebie i myśleli, że Twoja prośba jest szczera.
Krok 2. Spraw, aby Twoje słowa były łatwe do odczytania
Użyj prostego kroju pisma i wyglądu. Nie używaj kursywy - używaj czcionek szeryfowych i nie używaj innego kroju czcionki dla tytułów i tekstu. Zmieniaj pogrubienie lub rozmiar czcionki w celu podkreślenia.
Twój e-mail powinien być łatwy do zrozumienia z językowego punktu widzenia – najlepiej używać języka zrozumiałego dla uczniów gimnazjum. Nie twórz zbyt złożonej wiadomości e-mail. Twoje pismo powinno być jasne, wolne od błędów (struktura języka lub pisownia) i łatwe do odczytania
Krok 3. Skorzystaj z usług dostawcy poczty e-mail
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje e-maile są otwarte lub określić, jakie osoby czytają Twoje e-maile, nie musisz czekać na otrzymanie tych informacji wraz z odpowiedziami lub darowiznami. Jeśli korzystasz z usługi takiej jak MailChimp, możesz użyć danych metryk generowanych przez tę usługę do tworzenia wiadomości e-mail, które rezonują z docelowymi odbiorcami.
- Możesz wyświetlić dane metryczne, takie jak liczba kliknięć, liczba otwartych e-maili i liczba przeczytanych e-maili.
- Liczba otwartych danych e-maili pomaga określić popularne nagłówki tematów i zwiększyć liczbę osób czytających Twoje e-maile.
- Innym powodem korzystania z usług dostawcy poczty e-mail jest unikanie podejrzeń o spamowanie. Spędzisz również dużo czasu na tworzeniu listy adresów e-mail, dzieleniu ich w celu osiągnięcia maksymalnej liczby adresów (większość e-maili ma maksymalny limit 50 adresatów na e-mail), odpowiadaniu na jeden e-mail na raz i zarządzaniu e-maile odsyłane, ponieważ adres nie był już aktywny.
Krok 4. Upewnij się, że osoby na liście e-mailowej dbają o Twoją misję
Okresowo sprawdzaj swoją listę e-mailową, aby upewnić się, że osoby na niej przeczytają Twoje e-maile, zwłaszcza osoby, które wyraźnie wyrażają swoje zainteresowanie. Twoje wyniki danych metrycznych będą lepsze i efektywniej wykorzystasz swój czas.
Krok 5. Utwórz spersonalizowaną wiadomość e-mail według segmentu
Użyj różnych tonów w zależności od grupy dawców. Na przykład, jeśli masz grupę osób, które regularnie odpowiadają na Twoje wiadomości e-mail, wyślij wiadomość e-mail w osobistym tonie. Utwórz kolejną listę z nazwiskami osób, które zwykle nie otwierają Twoich e-maili. Wyślij e-mail mniej swobodnym tonem. Wysyłaj także e-maile z tonem „wyjaśniającym” dla osób, które otrzymują Twój e-mail po raz pierwszy.
Dostawca usługi poczty e-mail pomoże Ci spersonalizować pocztę e-mail, dodając imię i nazwisko czytelnika, np. „Drogi Panie Henryku”
Krok 6. Wprowadź dane, które wspierają Twoją zbiórkę pieniędzy
Aby Twoi czytelnicy poczuli się zaangażowani, podaj dane o tym, w jaki sposób Twoje fundusze są lub będą wykorzystywane. Informacje te można umieścić w akapicie otwierającym lub w sekcji, w której prosisz czytelnika o dalsze informacje, lub w obu sekcjach. Ludzie są bardziej skłonni do dawania, gdy wiedzą, że ich fundusze zostały wykorzystane na szczytny cel.
Krok 7. Podziękuj po otrzymaniu darowizny
Nie zapomnij wysłać osobistego podziękowania po otrzymaniu darowizny. Taka prosta czynność może zagwarantować wielokrotne darowizny w przyszłości. Powinieneś wysłać to pozdrowienie tak szybko, jak to możliwe; pomyśl o tym powitaniu jako o otrzymaniu pieniędzy.
Jeśli co miesiąc otrzymasz dużą darowiznę, utwórz szablon, który możesz skopiować, aby móc go wkleić do wersji roboczej e-maila i szybko dostosować
Część 3 z 3: Tworzenie listy adresów e-mail
Krok 1. Nie kupuj listy adresów e-mail
Sprzedaż i kupowanie listy adresów e-mail potencjalnych darczyńców jest nielegalną działalnością zgodnie z rozporządzeniem rządu Republiki Indonezji nr 82 z 2012 r. dotyczącym wdrażania systemów i transakcji elektronicznych. Są firmy, które pozwolą Ci „wynająć” listy e-mailowe do jednorazowego użytku, ale są one bardzo drogie. Tysiące adresów e-mail zwykle przynosi niewielkie wyniki. Lepiej wydaj pieniądze na coś innego i znajdź lepszy sposób na zbudowanie listy adresów e-mail.
Krok 2. Zbierz nazwiska i adresy na swoich wydarzeniach
Za każdym razem, gdy Twoja organizacja non-profit bierze udział w wydarzeniu, upewnij się, że umożliwiasz ludziom umieszczenie ich adresu e-mail na Twojej liście e-mailowej. Upewnij się, że dokument rejestracyjny wyraźnie stwierdza, że chcą zostać dodani do Twojej listy adresów e-mail.
Spróbuj zorganizować loterię lub konkurs, aby zdobyć więcej nazwisk. Na imprezie zorganizuj loterię lub konkurs dla osób, które zarejestrują swoje adresy e-mail
Krok 3. Korzystaj z sieci społecznościowych
Upewnij się, że Twoja organizacja non-profit ma silny profil w mediach społecznościowych – od Twittera przez Facebooka po Instagram. Łatwo jest dotrzeć do ludzi za pośrednictwem mediów społecznościowych, a jeśli masz ciekawy materiał, ludzie mogą podzielić się twoimi tekstami lub zacząć pomagać ci w proszeniu o darowizny. Poproś swoją sieć w mediach społecznościowych, aby zarejestrowała swoje adresy e-mail, aby nie przegapić ważnych ogłoszeń.
Krok 4. Ułatw rejestrację
Twoja witryna powinna informować odwiedzających, jak zarejestrować swój adres e-mail. Witryna nie musi być efektowna, ale powinna być łatwa do znalezienia i użytkowania.
Porady
- Przeczytaj stare listy (papierowe i elektroniczne) używane do zbierania funduszy. Użyj podobnych zwrotów, jeśli uważasz, że litery są skuteczne. Wiele organizacji używa starych liter jako przykładów do tworzenia nowych liter.
- Użyj swojego logo, aby natychmiast rozpoznawać wiadomości e-mail. Czytelnicy często kojarzą organizacje lub firmy ze swoimi logo.
- Skorzystaj z usług dostawcy poczty e-mail, aby tworzyć bardziej angażujące e-maile i generować wskaźniki, które poprawią wydajność Twoich e-maili w przyszłości. MailChimp to dobry wybór.
- Upewnij się, że Twój e-mail jest oznaczony białą etykietą, zanim go wyślesz. Jeśli korzystasz z internetowej platformy pozyskiwania funduszy, takiej jak Fundraise.com, ta platforma zrobi to automatycznie.
