Jeśli musisz na chwilę opuścić biuro lub planujesz wyjechać na wakacje, możesz pozwolić ludziom wysłać Ci wiadomość e-mail, że nie ma Cię w domu. Jeśli masz konto Exchange, Outlook ma wbudowane funkcje. Jeśli nie masz konta Exchange, nadal możesz automatycznie odpowiadać na e-maile, tworząc kilka reguł. Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, aby skonfigurować automatyczne odpowiedzi, niezależnie od tego, czy masz konto Exchange, czy nie.
Krok
Metoda 1 z 4: Perspektywy 2010/2013
Krok 1. Włącz odpowiedzi automatyczne
Wybierz folder Exchange. Wybierz folder ze swojego magazynu wiadomości. Aby wyświetlić opcję Odpowiedzi automatyczne, musisz wybrać folder Exchange. Otwórz menu Odpowiedzi automatyczne (Poza biurem). Możesz znaleźć to menu, klikając kartę Plik, a następnie wybierając kartę Informacje.
Krok 2. Skonfiguruj swoją odpowiedź
W menu Odpowiedzi automatyczne zaznacz pole Wyślij odpowiedzi automatyczne. Możesz ustawić czas aktywności asystenta zaznaczając pole i ustawiając zakres czasu i dat.
Krok 3. Napisz swoją odpowiedź
W przypadku wiadomości e-mail wysyłanych z serwera wymiany użyj karty Wewnątrz mojej organizacji. Aby odpowiedzieć na e-maile otrzymane od innych osób, użyj karty Poza moją organizacją. Gdy będziesz zadowolony z odpowiedzi, kliknij OK.
Krok 4. Wyłącz automatyczne odpowiedzi
Jeśli ustawisz zakres dat dla odpowiedzi automatycznej, asystent zakończy działanie automatycznie po przekroczeniu zakresu dat. Jeśli nie ustawisz zakresu dat, będzie on obowiązywał do momentu otwarcia menu Odpowiedzi automatyczne i wybrania opcji „Nie wysyłaj odpowiedzi automatycznych”.
Metoda 2 z 4: Outlook 2007
Krok 1. Aktywuj Asystenta pakietu Office
Kliknij kartę Narzędzia. W menu Narzędzia wybierz Asystent nieobecności. Zaznacz pole „Wyślij automatyczne odpowiedzi poza biurem”. Możesz ustawić czas aktywności asystenta zaznaczając pole i ustawiając zakres czasu i dat.
Krok 2. Napisz swoją odpowiedź
W przypadku wiadomości e-mail wysyłanych z serwera wymiany użyj karty Wewnątrz mojej organizacji. Aby odpowiedzieć na e-maile otrzymane od innych osób, użyj karty Poza moją organizacją. Gdy będziesz zadowolony z odpowiedzi, kliknij OK.
Krok 3. Wyłącz Asystenta Poza biurem
Jeśli ustawisz zakres dat dla odpowiedzi automatycznej, asystent zakończy działanie automatycznie po przekroczeniu zakresu dat. Jeśli nie ustawisz zakresu dat, będzie on kontynuowany, dopóki nie otworzysz menu Odpowiedzi automatycznych i nie wybierzesz „Nie wysyłaj odpowiedzi automatycznych”.
Metoda 3 z 4: Outlook 2003
Krok 1. Aktywuj Asystenta pakietu Office
W menu Narzędzia wybierz Asystent nieobecności. Zaznacz pole „Jestem obecnie poza biurem”.
Krok 2. Napisz swoją odpowiedź
W polu oznaczonym „Autoodpowiedz tylko raz do każdego nadawcy z następującym tekstem:” wpisz odpowiedź, której chcesz użyć jako odpowiedzi e-mail.
Krok 3. Dodaj reguły
Możesz dodać do Asystenta reguły, takie jak przekazywanie wiadomości od określonych nadawców do innych odbiorców. Kliknij przycisk Dodaj regułę…, aby skonfigurować zdefiniowaną regułę. Na przykład możesz utworzyć regułę, która będzie przekazywać wiadomości e-mail od określonego klienta do Twoich współpracowników, aby ważne wiadomości nie zostały pominięte podczas Twojej nieobecności.
Krok 4. Wyłącz Asystenta Poza biurem
Asystent Poza biurem będzie działał, dopóki nie otworzysz menu Odpowiedzi automatycznych i nie wybierzesz „Nie wysyłaj automatycznych odpowiedzi Poza biurem”.
Metoda 4 z 4: Wysyłanie automatycznych odpowiedzi bez konta Exchange
Krok 1. Utwórz szablon
Bez konta Exchange opcja automatycznej odpowiedzi nie jest dostępna. Ale nadal można skonfigurować automatyczne odpowiedzi za pomocą szablonu i niektórych reguł. Zacznij od utworzenia nowego e-maila. To będzie szablon Twojej automatycznej odpowiedzi.
- Wybierz Temat, który krótko opisuje sytuację. Na przykład „Poza biurem do”. Możesz także wpisać w temacie słowa „auto-odpowiedź”, aby odbiorcy od razu wiedzieli, że to, co otrzymują, jest odpowiedzią automatyczną.
- Napisz krótką wiadomość. W treści e-maila napisz ogólną wiadomość, którą można zastosować do każdego, kto ją otrzyma. Poinformuj odbiorcę, jak się skontaktować z Tobą lub kimś innym, z kim może się skontaktować.
Krok 2. Zapisz swój szablon
Gdy wiadomość jest zadowalająca, kliknij Zapisz jako… W menu rozwijanym „Zapisz jako typ” wybierz Szablon programu Outlook. Spowoduje to zapisanie pliku jako szablonu, który zostanie załadowany do programu Outlook.
Krok 3. Utwórz regułę
Aby odpowiedź automatyczna działała poprawnie, musisz zdefiniować pewne reguły automatyzujące proces. W pakiecie Office 2003/2007 kliknij menu Narzędzia i wybierz Reguły i alerty. W pakiecie Office 2010/2013 kliknij kartę Plik, wybierz Informacje, a następnie kliknij Reguły i alerty. Spowoduje to otwarcie menu Reguły poczty e-mail.
- Kliknij przycisk Nowa reguła. Zostaniesz poproszony o wybranie szablonu. W sekcji „Rozpocznij od pustej reguły” wybierz „Sprawdź wiadomości, gdy dotrą”. Kliknij Następny.
- Zdecyduj, na którą wiadomość odpowiedzieć. Jeśli chcesz odpowiedzieć na każdą wiadomość otrzymaną w skrzynce odbiorczej, zaznacz pole „Gdzie jest moje imię w polu Do”. Możesz go zawęzić, określając konkretną dostawę lub wiadomość e-mail za pomocą określonych słów w temacie lub treści wiadomości e-mail. Po dokonaniu wyboru kliknij Dalej.
- Załaduj swój szablon. Wybierz pole „odpowiedz, używając określonego szablonu” w następnym oknie, aby załadować wcześniej utworzoną wiadomość. Kliknij link w polu opisu dla " określonego szablonu ". Spowoduje to otwarcie okna dialogowego z pytaniem, gdzie zapisać szablon. Wybierz "Szablony użytkownika w systemie plików". Otwórz wcześniej utworzoną wiadomość.
- Ustaw swoje wyjątki. Po załadowaniu szablonu możesz określić wystąpienia, jeśli nie chcesz, aby odpowiedź została wysłana, na przykład dla określonych odbiorców lub dla niektórych typów wiadomości. Po dokonaniu wyboru kliknij Dalej.
- Nadaj nazwę swojej regule. Zanim skończysz, musisz przypisać nazwę swojej regule. Użyj czegoś łatwego do zapamiętania, aby móc szybko wyłączyć regułę w przyszłości. Zaznacz pole „Włącz tę regułę”, aby włączyć regułę, a następnie kliknij Zakończ.
Krok 4. Wyłącz regułę
Po powrocie do pracy możesz wyłączyć regułę, ponownie otwierając menu Reguły i alerty. Wybierz utworzoną regułę Poza biurem z listy aktywnych reguł, a następnie kliknij przycisk Usuń.
Porady
- Organizacja jest zwykle definiowana jako Twoja firma i zawiera osoby, które mają konta Exchange Server w Twoim systemie poczty e-mail.
- Menu Narzędzia pojawia się w głównym oknie Outlooka. Okno główne to to samo okno, które pojawia się po uruchomieniu programu Outlook i zawiera menu Plik, Edycja, Widok, Przejdź, Narzędzia, Akcje i Pomoc. W oknie, którego używasz do tworzenia lub przeglądania elementów, takich jak wiadomości e-mail, kontakty lub zadania, nie ma menu Narzędzia.
- Jeśli zaznaczysz pole Automatyczne odtwarzanie dla osób spoza mojej organizacji, obok nazwy karty zostanie wyświetlona karta Poza moją organizacją (Włączona).
- Kontakt musi znajdować się w folderze Kontakty serwera Exchange. Jeśli kontakt znajduje się tylko w folderze, który jest częścią pliku folderów osobistych (pst), wiadomość automatycznej odpowiedzi nie zostanie wysłana.
