Zorganizowanie efektywnego spotkania jest potrzebne, aby wesprzeć sprawny przebieg działalności firmy lub organizacji. Spotkania są okazją do koordynowania pracy, dzielenia się informacjami, doskonalenia pracy zespołowej i skutecznego osiągania celów. Skuteczne spotkania wymagają dobrego przygotowania, przywództwa i delegowania zadań. Podczas spotkania postaraj się zwiększyć motywację uczestników i zaangażować cały zespół.
Krok
Część 1 z 3: Organizowanie spotkań
Krok 1. Przygotuj się do spotkania najlepiej jak potrafisz
Przede wszystkim sporządź program spotkania zawierający harmonogram i tematy do omówienia oraz określ ważne rzeczy, które należy potwierdzić przed zakończeniem spotkania.
- Przyjdź na salę spotkań na czas, ponieważ to, gdzie pracujesz, wpłynie na to, jak postrzegają Cię inni ludzie. Oczekiwanie w sali konferencyjnej 15 minut wcześniej sprawia, że inni myślą, że jesteś mniej produktywny lub chcesz opuścić inną pracę pod pretekstem pójścia na spotkanie.
- Przygotuj kserokopię agendy. Chociaż możesz stworzyć agendę cyfrową, przygotuj również kserokopię agendy, aby ułatwić korzystanie z niej.
Krok 2. Poprowadź spotkanie
Prowadząc spotkanie, upewnij się, że omawiasz wszystkie tematy w porządku obrad i wysłuchaj, co wszyscy uczestnicy mają do powiedzenia w następujący sposób:
- Roześlij listę obecności. Spotkanie jest sposobem rozpowszechniania informacji w zespole i staje się okazją do dyskusji, aby każdy znał swoje obowiązki i był w stanie zapewnić oczekiwaną wydajność pracy. Rozprowadzając listę obecności, wiesz, kto nie przybył, dzięki czemu można się z nimi skontaktować i dołączyć do spotkania. Pokazuje również, że ważne są informacje, którymi podzielisz się na spotkaniu.
- Użyj planu jako przewodnika, aby każdy uczestnik spotkania mógł się łatwiej skoncentrować i wiedzieć, co musi zrobić. Uczestnicy spotkania mogą przychodzić na zmianę. Tak więc przygotowanie agendy przed spotkaniem sprawi, że będziesz bardziej skoncentrowany podczas prowadzenia spotkania.
Krok 3. Opracuj plan pracy
Plan pracy jest ostatecznym podsumowaniem potwierdzającym pracę do wykonania po spotkaniu i jest planem ciągłym, który ma wpływ na wszystkich uczestników spotkania. Przygotuj plan pracy zgodnie z następującymi instrukcjami:
- Wyznacz kogoś jako osobę odpowiedzialną za określony cel. Wyznaczona osoba nie musi osiągać celu osobiście, ponieważ będzie kierownikiem projektu odpowiedzialnym za połączenie członków zespołu, którzy muszą być zaangażowani i przygotowanie wymaganych zasobów.
- Poproś o formalne i nieformalne raporty z postępów, aby wyznaczony personel zgłaszał prace, które zostały wykonane w określonym przedziale czasu.
Krok 4. Skoncentruj się na temacie zgodnie z agendą spotkania
Po omówieniu jednego tematu z agendy i przeprowadzeniu niezbędnych dyskusji, przedstaw podsumowanie wyników dyskusji, daj możliwość zadawania pytań, a następnie kontynuuj spotkanie omawiając kolejny temat.
Krok 5. Ustal harmonogram nadchodzącego spotkania
Ogłoś harmonogram następnego spotkania, gdy wszyscy się zgromadzą, aby ułatwić im planowanie. W ten sposób poinformujesz harmonogram spotkań z wyprzedzeniem, aby zapobiec kolizji harmonogramów.
Poproś członków zespołu o zasugerowanie przez e-mail, jakie tematy powinny znaleźć się w porządku obrad. Po zakończeniu spotkania poinformuj ich, że będziesz korzystać z tej samej agendy na kolejnym spotkaniu i poproś uczestników spotkania o zgłaszanie propozycji tematów, które wspierają realizację celów firmy/organizacji
Część 2 z 3: Przygotowanie do spotkania
Krok 1. Zdecyduj, kto będzie przewodniczył spotkaniu
Ta rola jest zwykle przypisywana kierownikowi, ale możesz dać członkom zespołu możliwość prowadzenia spotkań działów, aby mogli później przewodniczyć spotkaniom na wyższym poziomie.
Krok 2. Zaproś prelegentów
Prelegent to osoba, która jest zapraszana na spotkanie z konkretnego powodu, ponieważ ma doświadczenie w zarządzaniu zasobami ludzkimi i innymi zasobami, aby członkowie zespołu mogli osiągnąć najlepsze wyniki, w tym skutecznie wyjaśniać procesy pracy i wyniki. Ponadto jest on również w stanie doradzać, aby przewidywać nieprzewidziane okoliczności i zwiększać zasoby w razie potrzeby.
Krok 3. Ustal odpowiedni harmonogram spotkań
Ustalając harmonogram, weź pod uwagę dostępność czasową i ograniczenia uczestników. Na przykład: wszyscy uczestnicy mogą uczestniczyć w piątkowym popołudniowym spotkaniu, ale nie jest to odpowiedni czas na omawianie ważnych kwestii.
- Aby wszyscy członkowie zespołu mogli wziąć udział w nadchodzącym spotkaniu, najpierw poproś osobę odpowiedzialną za projekt, a następnie poproś wszystkich uczestników o ułożenie swoich harmonogramów zgodnie z planem.
- Ustal, kto sporządzi protokół i dopilnuj, aby informacje o wynikach spotkania były również wysyłane do nieobecnych uczestników.
Krok 4. Przygotuj program spotkania
Program spotkania powinien zawierać przynajmniej listę tematów do omówienia, delegowanie zadań prezentacyjnych oraz przydział czasu na omówienie każdego tematu. Agendę spotkania możesz ułożyć według następujących sugestii:
- Uzyskaj informacje od wszystkich uczestników spotkania, wysyłając wiadomość e-mail na co najmniej 2 dni przed spotkaniem. E-mail jest najlepszym narzędziem do tego, ponieważ będziesz otrzymywać prośby na piśmie.
- Przygotuj program spotkania przy stole, aby zapisać wszystkie tematy do omówienia, prelegentów i przydział czasu. Jeśli pojawi się prośba o temat, który odbiega od tematu ogólnego, skontaktuj się z osobą zainteresowaną i poproś ją o przedstawienie konkretnej prośby, która zostanie omówiona na następnym spotkaniu.
- Zrób realistyczny harmonogram. Wyjaśnień i dyskusji trwających 30 minut nie należy zmuszać do zakończenia w 15 minut. W razie potrzeby sporządź harmonogram i zakończ spotkanie wcześniej, gdy wszystkie tematy zostaną omówione.
Krok 5. Zaproponuj zasady spotkania
Nie musisz ustalać formalnych zasad ani nakładać sankcji, ale ich wdrożenie sprawia, że spotkanie przebiega sprawnie i każdy może dobrze wyrazić swoją opinię.
Podaj zasady na początku spotkania, mówiąc: „Aby zaoszczędzić czas, uczestnicy mogą zadawać pytania i odpowiadać po zakończeniu prezentacji przez mówcę. Jeśli po zakończeniu dyskusji nadal masz informacje zwrotne, napisz do mnie, abyśmy mogli omówić dalej”
Krok 6. Określ podział czasu
Ustal porządek spotkania, określając, ile czasu będzie potrzebować każdy mówca, i przedyskutuj każdy temat.
- Poinformuj podział czasu przed rozpoczęciem spotkania, aby wszyscy uczestnicy wiedzieli, kiedy mogą wnieść swój wkład i zapobiec przypadkowym lub zniekształconym dyskusjom.
- Jako wskazówkę przeznacz co najmniej 10 minut na dyskusję po omówieniu niektórych tematów.
Krok 7. Prześlij agendę spotkania
Dzień przed spotkaniem roześlij agendę spotkania do wszystkich uczestników, aby każdy miał kserokopię harmonogramu i znał cel spotkania. Ponadto mogą również powiadomić Cię, jeśli w porządku obrad znajdują się nieprawidłowe informacje.
Krok 8. Wyślij przypomnienie
Przed rozpoczęciem pierwszego lub nierutynowego spotkania wyślij przypomnienie z godzinnym wyprzedzeniem, aby wszyscy uczestnicy byli na czas.
Część 3 z 3: Jak zostać skutecznym liderem spotkania
Krok 1. Bądź dobrym liderem spotkania
Staraj się komunikować ze wszystkimi uczestnikami podczas spotkania, aby osiągnąć cele spotkania. Przekaż odpowiedzialność za przewodniczenie spotkaniom zaproszonym prelegentom w celu omówienia konkretnych tematów. Sam musisz aktywnie uczestniczyć w dyskusji.
Krok 2. Poinformuj cele pracy, które zostały i nie zostały osiągnięte
Jeśli celem spotkania jest omówienie kilku celów, poinformuj o osiągniętym postępie i kto jest odpowiedzialny za osiągnięcie.
- Jeśli istnieje plan pracy, który nie przeszedł postępów od ostatniego spotkania, zapytaj dlaczego.
- Jeśli wynika to z braku czasu lub innych zasobów, przedyskutuj rozwiązanie z osobą wyznaczoną do kierowania projektem lub omów szczegółowo problem poza spotkaniem.
Krok 3. Skoncentruj się ponownie, jeśli dyskusja odbiega od tematu
Czasami dyskusja gubi się z powodu entuzjazmu lub rozczarowania uczestników. Skup uwagę i przekieruj zabłąkane dyskusje, wykonując następujące czynności:
- Pomyśl o spotkaniu jako o misji gromadzenia faktów. Daj każdemu uczestnikowi możliwość wypowiedzenia się, aby zebrać jak najwięcej informacji. Ta metoda sprawia również, że uczestnicy spotkania mówią na zmianę, także ci, którzy lubią dominować na spotkaniu.
- Użyj Cyberstorming, programu komunikacji elektronicznej do dzielenia się pomysłami w grupach i może być używany do nieformalnych spotkań. Ta metoda zapobiega rywalizacji między członkami zespołu o chęć bycia wysłuchanym, ponieważ wszyscy w grupie widzą wkład innych członków.
- Zachowaj neutralność, jeśli ktoś na spotkaniu omawia temat spoza porządku obrad, na przykład mówiąc: „Ciekawy pomysł, Bob! Porozmawiamy o tym później. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że omawia sprawy, które odbiegają od programu spotkania, ale przyjdą do Ciebie na dyskusję, jeśli sprawa jest naprawdę ważna.
- Kontroluj kierunek dyskusji. Oprócz uczestników, którzy rozmawiają zbyt długo, mogą wystąpić problemy na spotkaniu, ponieważ ktoś kontynuuje dyskusję na tematy, które są poza programem. Aby to przezwyciężyć, najpierw posłuchaj, co ma do powiedzenia, a następnie zasugeruj, aby omówić tę kwestię na następnym spotkaniu. Podkreśl, że na spotkaniu będą nadal omawiane tematy wymienione w porządku obrad.
- Porozmawiaj prywatnie z osobą, która dominuje na spotkaniu i zapytaj dlaczego. Okazuj zaniepokojenie, zamiast być zirytowanym. Skoncentruj się na tym, co zaobserwowałeś podczas spotkania i pozwól mu wyjaśnić swoje zachowanie. Zaproponuj mu pomoc w zaprzestaniu dominacji na spotkaniu.
Krok 4. Przejdź do następnego tematu zgodnie z harmonogramem
Ćwicz zarządzanie czasem, będąc asertywnym, nie bądź niegrzeczny. Właściwe ustawienie czasu sprawia, że każdy uczestnik wie, że spotkanie nadal trwa, a dyskusje, które nie są związane ze spotkaniem, mogą być kontynuowane po zakończeniu spotkania.
Nie spiesz się. Nawet jeśli musisz przejąć kontrolę nad sytuacją, spotkanie będzie mniej przydatne, jeśli dyskusja zostanie skrócona. Przed wznowieniem spotkania daj uczestnikom możliwość zadawania pytań lub przekazywania informacji. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu czują się uwzględnieni, a nie zaniedbani
Krok 5. Podkreśl ważny temat
Podkreśl główne cele do osiągnięcia i ich związek z innymi celami, które wspierają osiągnięcie głównych celów.
Wyjaśnij uczestnikom spotkania, aby zrozumieli zakres projektu, nad którym pracują i ich role jako ważnej części jednostki
Krok 6. W razie potrzeby pomóż w robieniu notatek
Przed rozpoczęciem spotkania zdecyduj, kto będzie protokołował. Jeśli jest przytłoczony, pomóż mu lub sam rób notatki.
Krok 7. Wyjaśnij w przypadku nieporozumień
Po omówieniu wszystkich tematów prowadzący spotkanie sporządzi podsumowanie, aby uczestnicy znali wyniki spotkania i zadawali pytania, jeśli nadal są sprawy, które nie są jasne.
Jako lider spotkania udzielaj szczegółowych wyjaśnień, aby wszyscy uczestnicy zrozumieli wyniki spotkania
Krok 8. Przed zamknięciem spotkania podaj dokładne podsumowanie
Liderzy, którzy są stanowczy w podejmowaniu decyzji, zapobiegną stagnacji i niezdecydowaniu, sprawią, że pracownicy będą pracowali rzetelnie i zmotywowani, będą reagowali na zmiany i nowe informacje. Widać to po następujących cechach:
- Miej jasne cele, aby zapewnić zgodność decyzji z celami firmy/organizacji i etyką.
- Opieka poprzez wzorowe prowadzenie życia i przestrzeganie etyki pracy jako podstawy skutecznego i efektywnego podejmowania decyzji.
- Wykaż się transparentnością, czyli bezinteresownością, udowadniając, że decyzje korzystne dla firmy dają każdemu możliwość rozwoju.
- Postrzeganie porażki jako okazji do nauki, która będzie odskocznią do podejmowania lepszych decyzji. Kiedy coś idzie nie tak, zdecydowany przywódca jest w stanie zrozumieć sytuację.
- Otwarta i skuteczna komunikacja zgodnie z kulturą korporacyjną/organizacyjną w celu zapobiegania niespójnościom lub sprzecznościom w komunikacji z podwładnymi lub przełożonymi.
