Praca i biznes, zwłaszcza w środowisku biurowym, wymagają pewnego poziomu współpracy. Na przykład ważne decyzje często wymagają więcej z perspektywy jednej osoby, a generalnie powodzenie ważnej pracy wymaga wiedzy wielu osób. Spotkania są sposobem na stworzenie zorganizowanej i zorganizowanej współpracy, ale bez celu lub kontroli spotkania mogą łatwo stać się zbyt długie i nieefektywne. Wiedza o tym, jak planować, przygotowywać i prowadzić spotkania, może zadecydować o tym, czy spotkanie jest efektywne, a tym, które czasochłonne.
Krok
Część 1 z 3: Przygotowanie do spotkania
Krok 1. Omów z uczestnikami nadchodzące spotkanie
Kiedy dowiesz się, że będziesz przewodniczył nadchodzącemu spotkaniu, jedną z pierwszych rzeczy, które powinieneś zrobić, jest poświęcenie trochę czasu na rozmowę z osobami, które będą w nim uczestniczyć (szczególnie ważnymi i wysokopoziomowymi osobami). Zapytaj, czy jest coś szczególnego, o czym chcieliby porozmawiać na spotkaniu. Zapisz ich odpowiedzi i wykorzystaj je jako przewodnik podczas pisania planu.
Zapytanie uczestników, co chcieliby przedyskutować, to mądre posunięcie, nie tylko po to, by ułatwić Ci napisanie agendy, ale także zaangażować ich w proces spotkania jeszcze przed jego rozpoczęciem. Ludzie są bardziej skłonni uczestniczyć i zwracać uwagę podczas spotkań, gdy wiedzą, że będą omawiane ważne dla nich kwestie
Krok 2. Napisz i udostępnij program
Program spotkania jest przydatny nie tylko dla prowadzącego spotkanie, ale także dla obecnych gości. Program zawiera przydatne informacje o spotkaniu, takie jak kiedy, gdzie i kto będzie obecny. Co najważniejsze, program zawiera również zarys tematów dyskusji do omówienia, tak aby każdy mógł poczynić przygotowania. Wyślij agendę przed samym spotkaniem – im ważniejsze spotkanie, tym wcześniej powinieneś wysłać agendę.
Jedną rzeczą, która powinna znaleźć się w porządku obrad, jest szacowany termin każdej dyskusji. Mając wcześniej nakreślony wstępny harmonogram, możesz łatwiej zaplanować spotkanie. Podczas gdy niektóre z wydarzeń w Twoim programie potrwają dłużej (a inne szybciej), harmonogram ułatwi Ci organizację i dostosowanie ogólnego czasu
Krok 3. Zrób trochę badań na temat poprzednich dyskusji i spotkań
Osoby uczestniczące w spotkaniu mogą nie znać wszystkich informacji na temat, który planujesz omówić – niektórzy mogli nie uczestniczyć w ostatnim spotkaniu, a inni zapomnieli. Dobrym pomysłem dla Ciebie jako przewodniczącego spotkania jest znajomość dotychczasowej historii dyskusji. Spróbuj porozmawiać z osobami, które wcześniej uczestniczyły w ważnych spotkaniach, aby dowiedzieć się o wszelkich nierozwiązanych kwestiach, aby móc omówić je na spotkaniu. Będziesz także musiał uzyskać protokół z ostatniego spotkania od urzędnika, który przechowuje notatki, aby pomóc Ci uporządkować swoje plany.
Protokoły z poprzednich spotkań mogą być ważnym źródłem informacji dla lidera. Protokoły podsumowują dyskusje i decyzje, które miały miejsce podczas ostatniego spotkania, dzięki czemu stosunkowo szybko i łatwo znajdziesz wszystkie ważne informacje. Może być konieczne udostępnienie uczestnikom ważnych protokołów ze spotkania wraz z agendą
Krok 4. Wcześniej przygotuj miejsce spotkania
W dniu spotkania musisz upewnić się, że sala lub miejsce, które będzie używane, jest czyste, uporządkowane i gotowe na przyjęcie uczestników spotkania. Musisz upewnić się, że wszystkie elementy technologii spotkań (takie jak prezentacje, projektory, urządzenia wizualne itp.) działają prawidłowo i są gotowe do użycia – bałagan techniczny może marnować cenny czas i zakłócać płynny przebieg spotkania.
Jeśli korzystasz z prezentacji elektronicznej (takiej jak PowerPoint itp.), poświęć trochę czasu na zapoznanie się z pilotem lub pilotem, który będzie używany w prezentacji. Na pewno nie chcesz tracić czasu na majstrowanie przy tych kontrolerach podczas omawiania ważnych kwestii
Część 2 z 3: Pełnienie funkcji lidera podczas spotkań
Krok 1. Oficjalne otwarcie spotkania
Kiedy zaplanowany czas się skończy i wszyscy uczestnicy (lub przynajmniej wszyscy ważni uczestnicy) są obecni, zwróć uwagę na wszystkich w pokoju. Przedstaw się jako lider i jaki jest cel spotkania. Ustal ramy czasowe, podając, kiedy zaplanowane spotkanie się kończy – możesz mieć długie lub krótkie spotkanie, ale określenie z wyprzedzeniem limitu czasu pomoże utrzymać termin spotkania. Jeśli niektórzy z uczestników nie znają się nawzajem, poświęć trochę czasu na krótkie przeczytanie imion uczestników i przedstawienie ważnych uczestników.
Należy zauważyć, że niektóre firmy i organizacje mają ścisłe i regularne procedury otwierania i prowadzenia spotkań. Na przykład są organizacje, które otwierają spotkania uderzeniem młotka
Krok 2. Podaj odpowiednie podsumowania poprzednich spotkań
Na początku spotkania, które jest częścią długo trwającego projektu, musisz podać krótkie informacje o projekcie, przedstawiając krótkie podsumowanie wydarzeń lub decyzji z poprzedniego spotkania. Nie wszyscy uczestnicy wiedzą na temat dyskusji tyle co Ty, więc ten krok może być pomocny w sprawnym i efektywnym spotkaniu.
- Zamiast samodzielnie podsumowywać wyniki poprzednich spotkań, możesz poprosić sekretarza spotkania lub urzędnika prowadzącego notatki o przeczytanie protokołów z poprzednich spotkań, aby nadać podsumowaniu charakter formalny.
- Powinieneś także rozważyć przeczytanie ważnej korespondencji lub komunikatów, które miały miejsce po poprzednim spotkaniu.
- Należy zauważyć, że jeśli przekażesz uczestnikom kopie protokołu/korespondencji, ich przeczytanie może nie być konieczne.
Krok 3. Pozwól ważnym uczestnikom opisać ogólną sytuację
Następnie zaproś osoby posiadające odpowiednią wiedzę, aby poinformowały Cię o nowych wydarzeniach, które miały miejsce od ostatniego spotkania. Może to być wszystko – na przykład nowe problemy stojące przed firmą lub organizacją, zmiany kadrowe, rozwój projektów i zmiany w strategii, które można tutaj omówić. Uczestnicy spotkań chcą także usłyszeć o wynikach konkretnych działań podjętych w wyniku poprzednich spotkań.
Krok 4. Zakończ wszystkie niedokończone sprawy
Jeśli istnieją nierozwiązane problemy i decyzje, które nie zostały podjęte na ostatnim spotkaniu, spróbuj je rozwiązać przed omówieniem nowych kwestii. Im dłużej poprzednia sprawa zostanie wstrzymana, tym mniej uczestników będzie chciało wziąć za nią odpowiedzialność, więc postaraj się zdefiniować i rozwiązać wszelkie niedokończone sprawy podczas spotkania. Zazwyczaj niedokończone sprawy są wyraźnie oznaczone jako „niezdecydowane” lub „przedłożone do dalszej dyskusji” w protokole z poprzedniego spotkania.
- W zależności od kultury i przepisów, w których pracujesz, Twoja firma lub organizacja może mieć określone procedury podejmowania decyzji – na przykład uczestnicy spotkania mogą potrzebować jedynie osiągnięcia konsensusu większościowego, a może zadaniem grupy osób najwyższego szczebla jest podejmowanie decyzji wszystkie decyzje.
- Pamiętaj, że niektóre rzeczy są zbyt duże, aby je zakończyć podczas spotkania. Nie musisz myśleć o długofalowym postępie niedokończonych projektów. Musisz jednak w tej chwili zgłosić decyzję lub projekt, który wymaga podjęcia działań.
Krok 5. Omów nowy biznes
Następnie wymyśl nowe problemy, obawy i kwestie, które należy omówić. Są to rzeczy, które w naturalny sposób wynikają z wydarzeń, jakie zaszły między poprzednim a obecnym spotkaniem. Postaraj się uzyskać od uczestników konkretne, zdecydowane decyzje – im więcej rzeczy zostawisz bez odpowiedzi, tym więcej nierozwiązanych kwestii wniesiesz na następne spotkanie.
Krok 6. Przeczytaj wnioski ze spotkania
Po opracowaniu wszystkich starych i bieżących problemów przeznacz czas na przeczytanie podsumowania spotkania dla wszystkich obecnych. Wypisz wszystkie decyzje, które zostały podjęte indywidualnie, a jeśli to konieczne, opisz konkretne działania, które uczestnicy mają podjąć przed następnym spotkaniem.
Ten krok jest kluczowy – to Twoja ostatnia szansa, aby wszyscy opuścili spotkanie dokładnie wiedząc, na czym polega projekt i czego się od nich oczekuje
Krok 7. Zakończ, przedstawiając podstawy następnego spotkania
Na koniec określ, co zostanie omówione na następnym spotkaniu, a kiedy zacząłeś planować, powiedz, kiedy i gdzie odbędzie się spotkanie. Pomaga to uczestnikom stworzyć poczucie ciągłości od jednego ważnego projektu lub decyzji do następnego i daje im ramy czasowe na kontynuowanie lub ukończenie przydzielonego im zadania.
Warto zauważyć, że nie musisz planować kolejnego spotkania, jeśli na bieżącym spotkaniu omówiłeś wszystkie stare i nowe zagadnienia. Jeśli jednak jest wystarczająco dużo nierozwiązanych kwestii, które wymagają dalszej dyskusji lub jeśli chcesz zobaczyć postęp w konkretnym projekcie, dobrym pomysłem może być kolejne spotkanie
Część 3 z 3: Skuteczne prowadzenie spotkań
Krok 1. Kieruj dyskusją, ale nie dominuj
Jedną z Twoich ról jako lidera spotkania jest utrzymywanie sprawnego przebiegu dyskusji. Twoja rola nie polega na wyrażaniu opinii we wszystkich kwestiach ani upewnianiu się, że dyskusja przebiega zgodnie z ustalonym harmonogramem. Musisz mieć elastyczność. Pozwól innym uczestnikom swobodnie mówić i pozwól pojawiać się nowym tematom dyskusji, nawet jeśli nie ma ich w programie. Być może będziesz musiał subtelnie zakończyć temat lub zmienić określony temat dyskusji, aby utrzymać tok dyskusji, ale nie powinieneś czuć, że musisz kontrolować wszystkie aspekty spotkania. W końcu spotkania to proces współpracy.
Podczas spotkania zwracaj uwagę na swój program. Jeśli spotkanie jest poza programem, może być konieczne pominięcie niektórych tematów dyskusji lub odłożenie ich na później. Nie bój się tego robić, jeśli omawiany temat jest bardzo ważny
Krok 2. Zachęć wszystkich uczestników do udziału
Twoim zadaniem jako lidera spotkania jest zapewnienie otwartego i produktywnego spotkania. Jeśli zauważysz, że niektórzy uczestnicy, którzy posiadają wiedzę związaną z omawianym zagadnieniem, nie są otwarci na grupę, zachęć ich do rozmowy. Nie musisz rzucać im wyzwania ani bezpośrednio do nich dzwonić – po prostu powiedz coś w stylu: „Myślę, że wiedza pani Mithy przyda się tutaj”, a to świetny sposób na zaangażowanie mniej aktywnych członków w spotkanie.
Krok 3. Upewnij się, że wszyscy rozumieją, o czym mowa
Trudno przypomnieć sobie, że każdy uczestnik spotkania ma takie samo doświadczenie lub wiedzę na temat dyskusji. Aby upewnić się, że uczestnicy mądrze spędzają czas na spotkaniu, możesz skorzystać z okazji, aby krótko uprościć złożony problem lub temat. Uczestnicy, którzy nie znają tych informacji, z pewnością to docenią.
Krok 4. Nie ignoruj trudnych lub niezręcznych pytań
Jeśli takie pytania nie będą kontrolowane przez kompetentnego lidera, spotkanie będzie bezproduktywne. Postaraj się, aby wszystkie ważne kwestie, które chcesz omówić, zostały omówione na spotkaniu. Nie pozwól uczestnikom zrzucać winy lub podawać niejasnych wymówek dla nierozwiązanych problemów. Postaraj się wyjaśnić i uzyskać odpowiedzi na kwestie, o których nikt nie chce dyskutować. Nawet jeśli uczestnicy mogą tego nie chcieć, to właśnie na pytania należy odpowiedzieć, aby spotkanie było efektywne.
Upewnij się, że wszystkie ważne decyzje są rejestrowane (jeśli masz urzędnika lub osobę wykonującą notatki, przekaż im to zadanie). Jeśli musisz zadać sobie trudne pytanie, upewnij się, że Twoje odpowiedzi są dobrze udokumentowane
Krok 5. Uważaj na swój czas
Nie bez powodu spotkania cieszą się złą reputacją – dla większości ludzi spotkania są czynnością czasochłonną. Aby uniknąć zbyt długiego spotkania, wykorzystaj swoją moc lidera, aby podtrzymać dyskusję. Nie bój się odkładać pewnych nieistotnych kwestii lub rozmów do następnej dyskusji, jeśli spotkanie wygląda na to, że będzie trwało dłużej niż się spodziewałeś. Musisz być przygotowany i chętny do dostosowania harmonogramu tak, aby żaden uczestnik nie został zmarnowany.
