Dzienny plan pomaga wykonywać czynności zgodnie z harmonogramem, na przykład wypełniać ważne spotkania, wykonywać zadania, wykonywać zabawne czynności i dokończyć pracę nad terminami. Jednak wyrobienie nawyku codziennego korzystania z agendy nie jest łatwe, ponieważ trzeba regularnie robić notatki i nosić go wszędzie. Przeczytaj poniższe instrukcje, aby w łatwy i efektywny sposób przyzwyczaić się do korzystania z agendy jako części codziennej rutyny.
Krok
Część 1 z 2: Wybór odpowiedniego programu
Krok 1. Zastanów się, do czego używasz programu
Istnieją różne programy w zależności od zawodu i osobowości użytkownika. Wybierając agendę, możesz skorzystać z notatnika w linie lub drukowanego planu, który zawiera tabele do zapisywania różnych zadań. Zastanów się z góry, dlaczego chcesz korzystać z agendy i do czego. Jeśli agenda będzie jedynym sposobem planowania codziennych czynności, używaj tylko jednej agendy. Korzystanie z więcej niż jednego planu bywa mylące i mniej przydatne. Aby określić najbardziej odpowiedni program, rozważ następujące kwestie:
- Czy muszę umieścić numer telefonu w agendzie?
- Czy zamierzam używać agendy tylko do rejestrowania harmonogramu spotkań?
- Czy potrzebuję agendy, która trwa dłużej niż rok?
- Czy agenda może zastąpić notatki, z których zwykle korzystam, na przykład: dzienny harmonogram zadań?
- Czy będę korzystać ze zwykłego notatnika, czy z wielofunkcyjnego, tabelarycznego planu?
- Czy potrzebuję małego planu dnia, który zmieści się w mojej kieszeni, czy planu wystarczająco dużego, aby móc śledzić protokół ze spotkania?
- Czy zamierzam zapisywać harmonogram każdego dnia, czy tylko na weekendowe zajęcia?
Krok 2. Wybierz agendę zgodnie z potrzebami
Poszukaj agendy w sklepie, który sprzedaje materiały biurowe, artykuły papiernicze, kalendarze lub online. Cena agendy jest bardzo zróżnicowana. Oprócz rozważenia aspektu estetycznego, priorytetem jest dystrybucja książek i formatów stołów w porządku obrad. Wybierz program, który Ci się podoba, zgodnie ze swoim stylem życia i codziennymi czynnościami.
Krok 3. Rozważ aspekt estetyczny
Oprócz funkcji ustalania priorytetów, atrakcyjny i przyjemny program sprawia, że korzystanie z niego jest przyjemniejsze. Możesz wybrać prostą agendę z gładką czarną okładką lub kolorową okładkę z atrakcyjnymi zdjęciami i wzorami. Aspekt estetyczny będzie korzystny, jeśli będzie zgodny z etyką pracy panującą w firmie.
Zwróć także uwagę na estetyczne aspekty agendy, nie tylko na zewnątrz. Wiele osób woli agendy ze zwykłymi stronami od stron w linie. Inne wymagają symetrycznych stołów lub łatwego do dostosowania układu. Ty sam możesz potrzebować innego planu z określonym wyglądem. Wybierz agendę z dobrze wyglądającą okładką i wnętrzem, abyś był podekscytowany codziennym korzystaniem z agendy
Krok 4. Przygotuj długopis i ołówek
Agenda będzie bardziej przydatna, jeśli służy do robienia notatek. Przygotuj ołówek i długopis, w którym napiszesz lub umieścisz swój program, na przykład:
- W Twojej teczce lub torbie na laptopa
- W torebce
- Przy biurku w biurze
- Przy biurku w domu
- W pobliżu telefonu
- Jeśli często gubisz przybory do pisania, trzymaj ołówek w swoim agendzie na wszelki wypadek lub użyj organizera z uchwytem na ołówki.
Część 2 z 2: Skuteczne korzystanie z agendy
Krok 1. Zamierzaj korzystać z agendy każdego dnia
Ludzie, którzy są silnie zaangażowani, są w stanie lepiej wypełniać zobowiązania. Zmiana nawyków nie jest łatwa, ale możesz stworzyć nowe nawyki, mówiąc sobie, że zamierzasz robić małe rzeczy w nowy sposób.
Pamiętaj, że dobre nawyki są łatwiejsze do wyrobienia, jeśli skupisz się na jednym konkretnym nawyku na raz. Nie twórz nowych nawyków, które cię przytłaczają. Na razie skup się na wyrobieniu nawyku korzystania z agendy
Krok 2. Powiedz znajomemu, że chcesz skorzystać z agendy
Ludzie mają tendencję do łatwiejszego przyjmowania nowych nawyków w społecznościach, które znają ich postanowienia i wspierają się nawzajem. Podziel się swoimi intencjami z przyjacielem lub współpracownikiem. Jeśli twoi znajomi chcą wyrobić te same dobre nawyki, możesz przypominać sobie nawzajem o regularnym robieniu notatek.
Krok 3. Umieszczaj agendę w tym samym miejscu każdego dnia
Używaj agendy jako jedynego kalendarza w domu i w pracy, ponieważ trudno będzie Ci zorganizować harmonogram, jeśli użyjesz dwóch agendów. Wymaga to jednak również konsekwencji, ponieważ musisz rejestrować wszystkie czynności w domu i w pracy. Abyś nie musiał się rozglądać, wybierz jedno miejsce w biurze, a drugie w domu, aby umieścić swój program. Konsekwencja jest czynnikiem decydującym o kształtowaniu tego nawyku, więc nie umieszczaj swojego planu w innym miejscu.
- Świetnym miejscem na umieszczenie agendy w domu jest telefon, w teczce, w pobliżu telefonu lub kluczyków do samochodu.
- Odpowiednie miejsce do umieszczenia agendy w biurze znajduje się na biurku, w głównej szufladzie biurka, obok telefonu lub w teczce.
Krok 4. Zrób notatkę, aby przypomnieć, że zawsze masz przy sobie plan zajęć, kiedy idziesz do i z pracy
Możliwe, że zostawiłeś swój program w domu lub w pracy, kiedy dopiero zacząłeś go używać. Aby temu zapobiec, zapisz przypomnienia i umieść je w widocznym miejscu w domu i biurze. Na podstawie badań jednym ze skutecznych sposobów kształtowania pewnych zachowań jest używanie przypomnień zapisanych na małych kartkach papieru. Zrób to samo dla siebie, ustawiając przypomnienie: „Czy przyniosłeś swój plan dnia?” w widocznym miejscu, na przykład:
- Na laptopie
- Na stole
- Obok telefonu
- Przy drzwiach
- Na stole w kuchni
- W lustrze w łazience
- Udziel przypomnień, jeśli przywykłeś do noszenia ze sobą swojego programu do iz pracy.
Krok 5. Umieść wszystkie informacje w agendzie
Gdy masz już agendę, musisz zapisać wiele informacji, na przykład: zaplanowane spotkania, niedokończone zadania i inne zaplanowane wcześniej działania. Poświęć 1-2 godziny na zapisanie wszystkich tych informacji. Ta metoda przyzwyczaja Cię również do prawidłowego korzystania z agendy i umiejętności układania dobrego harmonogramu. Rzeczy do odnotowania w agendzie, na przykład:
- Dane kontaktowe członków rodziny, przyjaciół, kolegów i klientów
- Harmonogram spotkań w biurze
- plan lekcji
- Terminy pracy biurowej lub szkolnej
- Harmonogram pracy (jeśli godziny pracy często się zmieniają)
- Wizyta u lekarza rodzinnego lub stomatologa
- Urodziny bliskich
- Ważne czynności w biurze
- Specjalne wydarzenie prywatne
- Ważne daty dla hobby lub zajęć pozalekcyjnych, na przykład: termin recitalu fortepianowego lub harmonogram ćwiczeń jogi
Krok 6. Przeczytaj agendę każdego ranka
Każdego ranka przed wyjściem do pracy poświęć trochę czasu na zapoznanie się z agendą, aby ustalić harmonogram spotkań, spotkań i zadań, które musisz wykonać. Poświęć czas na zapamiętanie, czy są jakieś zadania, które musisz dodać do swojego harmonogramu, zostały zakończone lub wymagają zmiany harmonogramu. Sprawdzaj swój harmonogram każdego ranka, aby jak najlepiej wykorzystać czas pracy po dotarciu do biura.
Krok 7. Przeczytaj agendę przed wyjściem z pracy
Upewnij się, że wszystkie codzienne czynności zostały wykonane zgodnie z planem, czytając ponownie agendę przed wyjściem z pracy. Zastanów się, czy jest coś, co musisz zanotować na przyszły tydzień. Nabierz nawyku aktualizowania notatek w swoim agendzie, aby ułatwić ci wypełnianie obowiązków służbowych.
Krok 8. Użyj pozytywnego wzmocnienia, aby się zmotywować
Pomyśl o agendzie jako o pozytywnej rzeczy w codziennym życiu, a nie jako o ciężarze czy obowiązku. Użyj agendy, aby nagrodzić się po wykonaniu zadania. W końcu będziesz próbował wykonać zadanie, ponieważ chcesz poczuć, jak miło jest skreślić ukończony harmonogram zadań. Wykonaj niektóre z poniższych czynności jako pozytywne wzmocnienie:
- Wykreśl ukończone zadania i spotkania. Jeśli nie czujesz się dobrze, przeczytaj ponownie wszystkie ukończone czynności i bądź dumny z tego, co zrobiłeś.
- Nagradzaj się za wykonanie niektórych zadań. Na przykład: ciesz się ulubioną kawą lub wybierz się na spokojny spacer po wykonaniu 5 zadań lub osiągnięciu określonego celu. To sprawi, że będziesz bardziej zmotywowany do korzystania z planu i wykonywania zadań najlepiej jak potrafisz.
- Zrób coś zabawnego podczas czytania agendy. Zamiast czuć się przytłoczonym podczas sprawdzania agendy, użyj agendy jako narzędzia wspierającego wydajność pracy. Przyzwyczaj się do czytania agendy podczas wykonywania zabawnych zajęć, aby poczuć się bardziej pozytywnie i wyeliminować negatywne uczucia. Na przykład: za każdym razem, gdy rano czytasz swój plan dnia lub przed powrotem do domu z pracy, wypij filiżankę kawy, czekoladę lub posłuchaj ulubionej piosenki. Ta metoda sprawia, że mózg kojarzy program z czymś, co sprzyja pozytywnym odczuciom.
- Daj specjalną nagrodę, jeśli uda ci się konsekwentnie korzystać z planu przez tydzień. Osoby, które dopiero zaczynają korzystać z agendy, zazwyczaj potrzebują dodatkowej motywacji, aby przyzwyczaić się do noszenia agendy i robienia notatek każdego dnia. Jeśli możesz to zrobić przez tydzień, podaruj sobie specjalny prezent, na przykład: delektowanie się lodami, oglądanie filmu lub picie kawy z przyjacielem. Po kilku tygodniach przyzwyczaisz się do noszenia i korzystania z agendy.
- Pisz pozytywne rzeczy, takie jak robienie notatek na temat ważnego zadania. Aby ułatwić sobie nowe nawyki, użyj kalendarza, aby przypomnieć Ci o planach zabawnych zajęć (np. obiad z przyjaciółmi) i mniej przyjemnych zajęć (np. konsultacja z dentystą).
Krok 9. Nabierz nawyku aktualizowania notatek do zrobienia w razie potrzeby
Sprawdzając program rano i wieczorem, zwróć uwagę na wszystkie nowe informacje, na przykład: zadania do wykonania, harmonogramy spotkań, spotkania i terminy. Rób też notatki za każdym razem, gdy pojawia się nowe zadanie. Regularne aktualizowanie agendy ułatwi Ci zarządzanie czasem i uspokojenie. Ponadto nie musisz pamiętać zadań, które zostały nagrane, dzięki czemu jesteś wolny od zmartwień i wątpliwości.
Jeśli są zadania, które są bardzo uciążliwe, stwórz osobny harmonogram, aby móc go wykonać zgodnie z własnymi umiejętnościami. Nie pozwól stracić motywacji, ponieważ myślisz o niedokończonych zadaniach podczas wykonywania swojej codziennej rutyny
Krok 10. Bądź cierpliwy
Wprowadzenie nowego nawyku zajmie Ci 1-2 miesiące. Bądź cierpliwy i wybacz sobie, jeśli kiedykolwiek zostawisz swój plan dnia w domu lub zapomnisz zapisać swój harmonogram, ponieważ po pewnym czasie wykształcą się nowe nawyki. Pamiętaj, że drobne pominięcia nie zmniejszają Twojej zdolności do kształtowania nowych nawyków.
Przygotuj plan awaryjny na wypadek, gdy zapomnisz zabrać ze sobą agendę, na przykład spisując harmonogram spotkań na małej kartce papieru i przyklejając go na biurku w biurze. Aby przypominać sobie o wszystkich ważnych czynnościach i terminach, użyj aplikacji przypominającej online na telefonie lub laptopie, aby mieć pewność, że zawsze jesteś na bieżąco, nawet jeśli masz opóźnienia w swoim programie
Porady
- Postrzegaj agendę jako użyteczne narzędzie, a nie obciążenie. Będziesz łatwiej organizować swoje codzienne czynności, jeśli użyjesz agendy. Na dłuższą metę możesz zaoszczędzić kilka godzin, oszczędzając kilka minut każdego dnia.
- Konsekwencja poparta pozytywnym wzmocnieniem odgrywa ważną rolę w kształtowaniu nowych nawyków. Aby utrzymać motywację, regularnie korzystaj z agendy, skup się na pozytywnych rzeczach, które czerpiesz z korzystania z agendy i nagradzaj się, jeśli to konieczne.
- Wybierz agendę, która Ci się podoba i zgodnie z Twoimi potrzebami. Kup plan zajęć w formacie tabelarycznym, dzięki czemu będziesz mógł zanotować wszystkie ważne informacje i zaplanować codzienne czynności.
