Odbieranie telefonów to ważna umiejętność w życiu codziennym. Sytuacje zawodowe, takie jak telefon służbowy lub telefon z firmy, do której ubiegasz się o pracę, mogą zadzwonić do Ciebie w bardziej formalnym otoczeniu. Jeśli otrzymasz telefon od przyjaciela, sympatii lub członka rodziny, najlepiej odpowiedzieć bardziej swobodnie i naturalnie. Jeśli odbierasz połączenie z nieznanego lub prywatnego numeru, najlepiej odbierać je w bardziej uprzejmy i ostrożny sposób.
Krok
Metoda 1 z 3: Odbieranie połączenia w biurze
Krok 1. Zadbaj o profesjonalizm
Kiedy odbierasz telefon w pracy, nie zawsze wiesz, kto do ciebie dzwoni. Profesjonalne odebranie połączenia pozwoli dobrze rozpocząć rozmowę.
- Jeśli masz wątpliwości, odpowiedz prostym pozdrowieniem: „Witam, ze Słowem tutaj”.
- Nawet jeśli widzisz przychodzący numer telefonu, może to być twój szef dzwoniący na telefon komórkowy twojego współpracownika! Otrzymałem telefon z pytaniem: „Hej, co do diabła?” może sprawiać negatywne i niepoważne wrażenie.
Krok 2. Skoncentruj się na rozmowie
Bądź naprawdę „w” rozmowie. Przestań cokolwiek robisz i poświęć trochę czasu na przygotowanie.
- Załóż twarz, którą chcesz wyświetlić, zanim podniesiesz słuchawkę. Zrobisz różnicę, jeśli się uśmiechniesz, zmarszczysz brwi lub poczujesz się znudzony, ponieważ rozmówca słyszy to w twoim tonie głosu.
- Staraj się nie klikać niczego w Internecie ani nie rozpraszać się podczas rozmowy. Jeśli nie słuchasz, dzwoniący może się dowiedzieć.
Krok 3. Najpierw nazwij siebie
W sytuacji biznesowej procedura odbioru telefonu rozpoczyna się od podania nazwiska i firmy, w której pracujesz: „Dzień dobry, dziękuję za kontakt z PT. A B C. Z tańcem. W czym mogę pomóc?”
- Jeśli połączenie przychodzące pochodzi z firmy i wiesz o tym, możesz je zaakceptować, podając swój dział i nazwę: „Cześć, z finansami, tańcz tutaj. W czym mogę pomóc?” To powitanie pokaże, że dzwoniący jest połączony z właściwą osobą i że jesteś gotowy do pomocy. Zachowaj przyjazny ton głosu, aby rozmowa była przyjemniejsza dla obu stron.
- W wielu sytuacjach biurowych istnieją wytyczne dotyczące odbierania telefonów, których musi przestrzegać każdy pracownik. Zawsze pokazuj, że jesteś szczery, bez względu na to, jak głupie są twoje pozdrowienia – konsumenci będą mogli powiedzieć, czy brzmisz na podekscytowanego, czy po prostu czytasz te pozdrowienia: „Witamy w Tofu House, domu wszystkich tofu!” zabrzmi to śmiesznie, jeśli nie powiesz tego z przekonaniem.
Krok 4. Zaakceptuj to z odpowiednim poziomem grzeczności
Bądź cierpliwy, pełen szacunku i miły. Postaraj się pomóc dzwoniącemu. Staraj się nie rozmawiać zbyt swobodnie, dopóki nie zorientujesz się, kto dzwoni.
- Jeśli dzwoniący nie przedstawi się, powiedz: „Czy mogę wiedzieć, z kim rozmawiam?”. Ważne jest, aby wiedzieć, kto dzwoni, na wypadek, gdybyś musiał do niego oddzwonić lub połączyć go z innym telefonem. Wyrażenie to informuje również dzwoniącego, że jest traktowany grzecznie i że jest ważną osobą. Ważne jest budowanie dobrych relacji roboczych z osobami, które kontaktują się z Tobą więcej niż raz.
- Staraj się nie brzmieć niegrzecznie, nawet jeśli jesteś zdenerwowany. Pamiętaj, że w sytuacjach zawodowych Twoje słowa i czyny odzwierciedlają firmę, w której pracujesz. Jeśli zniszczysz nazwę swojej firmy, Twoja firma może upaść, a szef nie zlekceważy tego.
Krok 5. Przygotuj się na zapoznanie się z wiadomością
Jeśli ktoś dzwoni, aby porozmawiać z szefem lub współpracownikiem, ale tylko Ty możesz odebrać telefon, uprzejmie zapytaj, kto dzwoni, i zapytaj, co się dzieje. Słuchaj uważnie i zapisuj jak najwięcej istotnych informacji:
- Jeśli osoba, z którą chcesz się skontaktować, nie może odebrać połączenia, powiedz: „Przepraszam, ale Paka Bambanga nie ma teraz w swoim biurze. Czy mogę usunąć wiadomość?
- Pamiętaj, aby zanotować imię i nazwisko, numer telefonu i powód, dla którego dzwonisz. Zmierz pilność połączenia - czy dzwoniący brzmi, jakby miał sprawy do załatwienia w ciągu najbliższych dwóch godzin, czy za tydzień? Jeśli rozmowa jest ważna dla biznesu, zajmij się sprawą tak szybko i skutecznie, jak to tylko możliwe – więc postaraj się jak najszybciej usunąć wiadomość.
Krok 6. Uważaj na telefony w celu uzyskania informacji o firmie
Jeśli nie rozpoznajesz rozmówcy, a on lub ona prosi o szczegóły dotyczące Ciebie i innego współpracownika, uważaj, aby nie ujawnić zbyt wielu wewnętrznych informacji Twojej firmy.
- Nawet jeśli rozmówca poda Ci swoje imię i nazwisko oraz firmę, nadal powinieneś zachować ostrożność, chyba że jest to zaufany rozmówca. Jeśli nie jesteś pewien, odłóż na chwilę rozmowę i poproś współpracownika o radę: „Czy mieliśmy już wcześniej interesy z panem Harisem? Zadawał wiele pytań na temat procesu pracy i wydajności tej firmy, a ja chciałem mieć pewność, że jest zaufaną osobą”.
- W sytuacji biznesowej powiedz „Przepraszam, proszę pani. Polityka naszej firmy zabrania nam przekazywania takich informacji. Czy mogę wiedzieć, dlaczego tego potrzebujesz? i dokonaj oceny osoby stamtąd.
Metoda 2 z 3: Odbieranie prywatnych połączeń telefonicznych
Krok 1. Dostosuj powitania na podstawie tego, kto dzwoni
Jeśli wiesz, kto do Ciebie dzwoni, na podstawie nazwiska w telefonie i Twojego doświadczenia, zwróć się do tej osoby tak, jakbyś spotykał się osobiście. Jeśli nie wiesz, kto dzwoni, odbierz telefon bardziej formalnie i poczekaj, aż rozmówca powie, co miał na myśli.
- Aby uzyskać standardowe powitanie akceptowane na całym świecie, powiedz „Cześć?”. Pod koniec powitania podnieś słuchawkę lekko podniesionym głosem, przypominającym pytający ton. "Dzień dobry?" To sprawi, że dzwoniący odpowie na Twoje powitanie i w większości przypadków wyjaśni, dlaczego dzwonił.
- Jeśli dzwoni twój przyjaciel, przywitaj się od niechcenia: „Hej, Jono! Jak się masz, kolego?"
- Jeśli zadzwoni Twój przełożony, znajomy lub potencjalny pracodawca, pozdrów ich grzecznie, ale z odrobiną poufałości: „Dzień dobry, panie Sungkar. Jak się masz?"
- Jeśli nie wiesz, kto dzwoni, powiedz coś tak prostego, jak „Halo?”
Krok 2. Po tym, jak powiesz „Cześć?
”, poczekaj na odpowiedź. Kiedy mówisz „Cześć?”, prosisz rozmówcę o przedstawienie się. Spójrz na poniższy przykład (Twoje słowa pogrubiony, a słowa rozmówcy są zapisane kursywą:
- "Dzień dobry?"
- "Cześć Jono, tu Tono."
- "Och, cześć Tono! Dlaczego, kolego?"
- "Nie, chciałem tylko zapytać, czy masz dzisiaj wydarzenie? Chcę obejrzeć film "Gwiezdne wojny" tutaj."
- „Chciałbyś obejrzeć „Gwiezdne Wojny”! To szaleństwo, jeśli tego nie zrobisz!
Krok 3. Utwórz swoje powitanie
W miarę zdobywania doświadczenia w odbieraniu połączeń telefonicznych możesz zacząć opracowywać wzorce powitań i frazy, których używasz w kółko.
- Rozważ utożsamienie się z powitaniem, takim jak: „Cześć, tu Jono” lub „Jono jest tutaj”.
- Zastanów się nad kreatywnością z nieformalnymi odmianami „Hej?”: „Hej!”, „Haiyah!”, „Hej, jak się masz?” lub „Hej, gdzie byłeś?”. To nieformalne powitanie jest odpowiednie do odbierania telefonów od przyjaciół i nieprofesjonalnych znajomych.
Krok 4. Skonfiguruj pocztę głosową, której będziesz używać, gdy nie możesz odbierać połączeń
Każdy, od znajomych, przez rodzinę, po szefa, prawdopodobnie od czasu do czasu usłyszy Twoją pocztę głosową, więc upewnij się, że nagrywasz ją uprzejmie i bez zbędnych ceregieli. Trzymaj się z daleka od żartów lub żartów, chyba że masz pewność, że tylko Twoi znajomi będą dzwonić.
- Powiedz: „To jest poczta głosowa Jono. Przepraszam, że nie mogę teraz odebrać telefonu. Proszę zostaw wiadomość, a oddzwonię jak najszybciej.”
- Jeśli korzystasz z telefonu stacjonarnego, rozważ skonfigurowanie nagrań głosu rodzinnego. Powiedz: „Cześć, to jest z rodziną Jono. Przepraszamy, że nie możemy teraz odebrać telefonu. Zostaw wiadomość, a oddzwonimy tak szybko, jak to możliwe!”. Możesz dobrze się bawić z tymi rodzinnymi nagraniami - spróbuj skłonić wszystkich członków rodziny do rozmowy w tym samym czasie lub poprosić członków rodziny o wypowiedzenie części wiadomości indywidualnie.
- Zastanów się nad poproszeniem dzwoniącego o podanie szczegółów na swój temat, zamiast po prostu poprosić go o pozostawienie wiadomości: „Proszę podać swoje imię i nazwisko, numer telefonu i cel połączenia, a oddzwonię tak szybko, jak to możliwe”. Ta bardziej szczegółowa metoda jest bardziej odpowiednia dla Twojego numeru telefonu, na który zwykle odbiera się wiele połączeń biznesowych.
Metoda 3 z 3: Odbieranie połączeń telefonicznych z nieznanych numerów
Krok 1. Zastanów się, kto może do Ciebie dzwonić
Jeśli czekasz na telefon od kogoś - nowego znajomego, Twojej organizacji lub potencjalnego pracodawcy - odbierz telefon z myślą. Oceń, czy rozmowa jest trochę bardziej formalna, czy mniej formalna, ale na wszelki wypadek wybierz formalną.
- Odpowiedz grzecznie i półformalnie, w tym przypadku. Proste pozdrowienia, takie jak „Cześć?” może być użyty. Nie musisz się bezpośrednio przedstawiać – jeśli osoba dzwoniąca zna Cię osobiście lub ma Twoje nazwisko na liście, może zapytać: „Cześć, czy mogę porozmawiać z Jono?”
- Jeśli połączenie mówi „nieznane” lub „zablokowane”, nie musisz odbierać połączenia. Odbierz telefon, jeśli wolisz, lub poczekaj, aż rozmówca zostawił wiadomość na poczcie głosowej, czy nie. Możesz do niego oddzwonić, jeśli masz ważne sprawy.
Krok 2. Uważaj na wścibskie telefony
Jeśli otrzymasz telefon, który okaże się głupi i obraźliwy, prawdopodobnie jest to tylko żart. Niektórzy wścibscy rozmówcy są zwykle wulgarni i oczywiści, ale inni wścibscy rozmówcy będą próbować nakłonić Cię do myślenia, że rozmowa jest bardzo ważna. Postępuj z wścibskimi rozmówcami w taki sam sposób, w jaki traktujesz prześladowców: jeśli będziesz milczeć i będziesz śledzić ich narzekania, poczują się, jakby wygrali. Pomocne może być milczenie i udawanie, że jesteś w pułapce, jeśli potrafisz odgadnąć, kto dzwoni. Niektóre firmy telekomunikacyjne w Ameryce oferują usługi śledzenia połączeń: jeśli po rozłączeniu wybierzesz *69, automatyczny komunikator wyśle publiczne informacje o numerze, z którego ostatnio dzwoniłeś.
Krok 3. Uważaj na telemarketerów
Jeśli otrzymasz telefon z nieznanego numeru, a osoba dzwoniąca zacznie pytać o Ciebie, być może próbuje odzyskać Twoje pieniądze.
- Telemarketerzy codziennie dzwonią do dziesiątek osób, a większość z nich nie jest zainteresowana tym, co sprzedaje telemarketer. Nie czuj się winny, mówiąc: „Dzięki, ale nie jestem zainteresowany. Dzień dobry”, a następnie odłóż słuchawkę. Nie trać czasu i czasu.
- Jeśli nie chcesz odbierać połączeń od tej firmy, poproś telemarketera, aby umieścił Twój numer na liście „Nie dzwoń”. Większość firm zrobi to, co chcesz i nie będą Ci już przeszkadzać.
- Jeśli jesteś zainteresowany tym, co sprzedaje telemarketer, odpowiedz na telefon i posłuchaj sygnału. Pamiętaj, że im dłużej na nie odpowiadasz, tym bardziej będą próbowali sprzedać Ci swój produkt!
- Jeśli chce porozmawiać z tobą lub innym członkiem rodziny, poproś go o podanie swojego nazwiska i organizacji, zanim cokolwiek powiesz – aby nie przekazać telemarketerowi zbyt wielu informacji! Jeśli jest skryty i nie chce ujawnić swojej tożsamości, miej to na uwadze – nie musisz odpowiadać.
Porady
- "Dzień dobry?" to pozdrowienie numer jeden. Twoje powitanie zawsze będzie brzmiało uprzejmie, mówiąc „Cześć?”, niezależnie od tego, czy dzwoniący jest przyjacielem, kochanką, matką, szefem, miejscowym funkcjonariuszem policji czy nieznajomym.
- „Identyfikator dzwoniącego” może być przydatny. Jeśli możesz dowiedzieć się, kto dzwoni, zanim odbierzesz, możesz być lepiej przygotowany do rozmowy.
- " Co ?" lub „Hę?” Nie jest to dobry sposób na odebranie połączenia, nawet jeśli nie lubisz dzwoniącego lub jesteś w złym humorze. Bądź uprzejmy podczas rozmowy.
