W świecie biznesu osiągnięcie celów biznesowych nie oznacza poświęcenia uprzejmości czy życzliwości. W rzeczywistości dobremu zachowaniu często towarzyszą mądre praktyki biznesowe. Uznanie jest dobrym przykładem ilustrującym to; dobre zachowanie jest również przydatne do wzmacniania relacji, przyciągania uwagi i tworzenia wspomnień o Tobie w konkurencyjnym świecie biznesu. Jednak zrównoważenie życzliwości i profesjonalizmu nie zawsze jest łatwe. Poniższe kroki oferują prosty sposób wykonania tego trudnego (ale ogólnie przydatnego) zadania.
Krok
Metoda 1 z 1: Napisanie własnego podziękowania
Krok 1. Nie zwlekaj
W prawie wszystkich sytuacjach biznesowych największą zaletą wysłania listu z podziękowaniami jest to, że wywiera ono trwałe pozytywne wrażenie na umysłach partnerów biznesowych, potencjalnych pracodawców, klientów lub sponsorów. Im dłużej zwlekasz z wysłaniem podziękowania po rozmowie kwalifikacyjnej, kontrakcie lub wykonaniu pracy, tym mniej będzie ono skuteczne.
Krok 2. Wybierz odpowiedni format
Ogólnie rzecz biorąc, poczta papierowa jest lepsza niż poczta elektroniczna. Jeśli reprezentujesz konkretną firmę, wpisanie podziękowania przy użyciu oficjalnego papieru firmowego jest najbardziej profesjonalną opcją. Jednak odręczne karty robią wrażenie i mogą być dobrym wyborem w pewnych sytuacjach – na przykład, jeśli jesteś właścicielem małej firmy lub gdy dziękujesz za dużą darowiznę. Odręczne powitanie to również dobra opcja podziękowania potencjalnemu pracodawcy po rozmowie kwalifikacyjnej na konkretne stanowisko. Jeśli zdecydujesz się napisać powitanie ręcznie:
- Wybierz kartę, która jest prosta i nowoczesna. Biała lub kość słoniowa kartka z napisem „Dziękuję” z przodu jest ogólnie bezpiecznym wyborem. Unikaj kart z nadrukowanymi pozdrowieniami po wewnętrznej stronie i kart z przesadnymi lub „słodkimi” wzorami.
- Zastanów się nad swoim charakterem pisma. Jeśli nie masz pewności co do jakości lub wyrazistości swojego pisma ręcznego, pokaż przykładowe pismo znajomemu lub współpracownikowi. Jeśli nie możesz pisać jasno i schludnie, poćwicz przed napisaniem na wysyłanej kartce. Jeśli musisz, możesz poprosić kogoś innego o napisanie Twojej wiadomości (nie zapomnij o podpisaniu jej samodzielnie).
- Jeśli nie możesz znaleźć adresu fizycznego, e-mail lub e-mail to jedyne opcje. E-mail to dobry wybór, gdy - na przykład, był używany jako główna linia komunikacji między Tobą a osobą, której dziękujesz. Główną wadą wiadomości e-mail z podziękowaniem jest to, że istnieje ryzyko, że nie zostanie ona wysłana lub zignorowana i prawdopodobnie nie przyciągnie uwagi. Pamiętaj, że niektórzy ludzie (zwłaszcza dyrektorzy biznesowi) mogą otrzymać setki e-maili w ciągu jednego dnia. Mając to na uwadze, możesz stworzyć efektowny e-mail lub wysłać e-kartkę za pośrednictwem witryny innej firmy. Krótko mówiąc, nie rób tego - spowoduje to, że Twoje e-maile będą wyglądać jak reklamy i zwiększy ryzyko ich zignorowania lub odrzucenia. Twoje e-maile powinny być krótkie, proste, dyskretne i zawsze aktualne. Dobrym pomysłem jest napisanie tytułu e-maila opisującego konkretne informacje dotyczące relacji biznesowych lub przedmiotu podziękowania, na przykład „Dziękuję za rozpatrzenie mojego podania o pracę”.
Krok 3. Wybierz właściwe powitanie
Jeśli zwracasz się do konkretnej osoby, zwróć się do niej odpowiednim tytułem lub pseudonimem i nazwiskiem – na przykład „Drogi Panie Kinkaid”. Jeśli chcesz podziękować więcej niż jednej osobie, wprowadź wszystkie ich imiona i pseudonimy lub tytuły w wierszu powitania. Unikaj typowych pozdrowień typu „Za uwagę Panie/Pani”. Stopień sformalizowania Twojego listu zależy od tego, jak intymny jest Twój związek i od charakteru biznesu, który prowadzisz z daną osobą.
Krok 4. W zdaniu otwierającym podziękuj i jasno określ przedmiot podziękowania
Nie ma potrzeby wpisywania wstępu w zdaniu otwierającym – unikaj takich słów jak „Piszę ten list, aby Ci podziękować…” lub „Chcę Ci podziękować za…” i wybierz proste, jednoznaczne zdania: „Dziękuję”. za wsparcie naszych projektów na rzecz społeczności”.
Ważne jest, aby wspomnieć o przedmiocie podziękowania, ale unikaj bezpośredniego wymieniania pieniędzy, jeśli przedmiotem podziękowania jest darowizna. Zmień nominał gotówki za pomocą eufemizmów, takich jak „Twoja hojność”, „Twoja życzliwość” lub „Twoja darowizna”
Krok 5. Omów natychmiastowy skutek lub znaczenie przedmiotu twoich podziękowań
- Podczas komunikacji z darczyńcami określ, co Twoja firma może osiągnąć dzięki dotacji.
- Komunikując się z potencjalnymi pracodawcami po rozmowie kwalifikacyjnej, możesz skorzystać z okazji, aby wyrazić swoje zainteresowanie stanowiskiem, którego szukasz. Nie używaj jednak podziękowania jako wymówki, by podkreślić, dlaczego jesteś „właściwym wyborem do pracy”. Zastosuj odpowiednie podejście, takie jak „Cieszę się, że cię poznałem i jestem bardzo zainteresowany tą pracą”.
- Podczas komunikowania się z partnerem biznesowym lub doradcą, powiedzenie czegoś w stylu „Praca z tobą była przyjemnością” lub „Twoje sugestie pomogły nam osiągnąć roczne cele wydajności naszego działu” mogą sprzyjać pozytywnym relacjom i wskazywać na chęć dalszej współpracy.
Krok 6. Chwal, ale nie przesadzaj
Ta część jest czasami bardzo trudna do wykonania podczas pisania listu z podziękowaniami i nie zawsze jest poprawna lub konieczna. Używaj ogólnych wyrażeń pochwalnych, na przykład „Wykonałeś bardzo dobrą robotę” lub „Masz bardzo wysokie umiejętności w zakresie zarządzania kontem”.
Krok 7. Rozmawiaj o przyszłości
Tutaj możesz wyrazić chęć kontynuowania relacji biznesowych lub nawiązania długotrwałej współpracy. Rozmawiając z potencjalnymi pracodawcami, jest to dobra okazja do wyrażenia zaufania do decyzji, które podejmie firma. Możesz powiedzieć „Nie mogę się doczekać Twojej odpowiedzi”.
Krok 8. Powtórz swoją notatkę z podziękowaniem
Użyj prostych zdań, aby powtórzyć podziękowania, które wypowiedziałeś wcześniej (ale używaj innych słów). Po prostu powiedz „Jeszcze raz dziękuję za…”.
Krok 9. Zamknij powitaniem i podpisem
Ogólnie rzecz biorąc, na zakończenie podziękowania należałoby użyć słowa „z poważaniem” lub równoważnego wyrażenia. Nawet jeśli kartka z podziękowaniem jest napisana, zawsze podpisuj ją długopisem. W niektórych sytuacjach pod swoim imieniem napisz swój tytuł lub tytuł i nazwę firmy.
Krok 10. Sprawdź i przejrzyj swoją notatkę z podziękowaniem
W zależności od sytuacji przemówienie to powinno być krótkie i stosunkowo proste (około pół strony po wpisaniu). Jeśli wydaje się, że jest długa, sprawdź, czy nie używasz niepotrzebnych słów - z wyjątkiem wyrażenia „dziękuję”, nie powtarzaj niczego więcej. Upewnij się, że twoja intonacja jest spójna. Poproś jedną lub dwie osoby, aby sprawdziły twoje zdania i pisownię, ponieważ nawet najmniejsze błędy mogą pozostawić negatywne wrażenie.
Krok 11. Gdy jesteś pewien swojego podziękowania, wyślij go natychmiast
Ponownie, czas jest najważniejszy – im szybciej wyślesz podziękowanie, tym głębsze będzie Twoje wrażenie.
Porady
- Nie podawaj: danych osobowych ani wiadomości o Twojej firmie. Pamiętaj, że celem tego powitania jest wyrażenie uznania i wdzięczności, a nie schlebianie twoim osiągnięciom. Nie używaj też podziękowania jako okazji do zareklamowania siebie lub firmy. Jeśli napiszesz „Jeżeli podoba Ci się nasz produkt X, być może zainteresuje Cię również produkt Y i Z (obecnie w promocji!),” Twoje podziękowania zabrzmią nieszczerze.
- Możesz chcieć dołączyć wizytówkę do pozdrowienia, ale nie jest to konieczne, jeśli dobrze znasz tę osobę lub dałeś już wizytówkę. Czasami podczas komunikacji z potencjalnymi pracodawcami właściwe jest dołączenie wizytówki, ale istnieje duża szansa, że wydasz się pretensjonalny. Jeśli nie masz pewności, nie rób tego - Twoje imię i nazwisko, tytuł i informacje kontaktowe powinny być już dostępne. Jeśli Twoja notatka z podziękowaniami została wpisana, możesz wpisać te informacje w nagłówku listu, po lewej stronie strony, a następnie, dwa spacje poniżej, podając imię i nazwisko oraz adres odbiorcy.
