Jeśli Twoja praca wymaga kontaktowania się z klientami przez telefon, prawdopodobnie często zostawiasz wiadomości głosowe. Co jednak dokładnie należy powiedzieć po usłyszeniu sygnału dźwiękowego w telefonie? Dostarczenie wszystkich istotnych informacji za pośrednictwem poczty głosowej może być trudne, więc wiele szczegółów zostanie przeoczonych. Zastąp natychmiastowe dostarczanie wiadomości głosowych właściwym systemem. Dzięki kilku łatwym do zapamiętania punktom możesz zapewnić, że wszystkie ważne informacje zostaną przekazane odbiorcy, dzięki czemu wzrosną szanse na oddzwonienie.
Krok
Metoda 1 z 3: Przedstawienie się
Krok 1. Użyj odpowiedniego tonu głosu
Gdy tylko wiadomość zacznie być nagrywana, mów wyraźnym i łatwo słyszalnym głosem. Nie mrucz ani nie mów zbyt szybko. Postaraj się, aby Twój głos brzmiał atrakcyjnie i energicznie, aby przyciągnąć uwagę słuchacza. Nawet jeśli cię nie widzi, twój ton będzie czysty. Upewnij się więc, że używasz odpowiedniego tonu głosu.
- Wymów każde słowo na głos. Zły sygnał może zaciemnić Twój głos, a nawet sprawić, że zabraknie Ci słów. Podczas rozmowy niewyraźnie słychać głos zwykłej rozmowy.
- Jakość Twojego głosu powinna odzwierciedlać cel połączenia. Na przykład możesz zostawić głośną wiadomość głosową, aby pogratulować siostrzenicy ukończenia szkoły. Jeśli jednak chcesz złożyć kondolencje, zostaw poważną i pełną szacunku wiadomość głosową.
Krok 2. Powiedz swoje imię
Podaj swoje imię i nazwisko na początku wiadomości. W ten sposób osoba dzwoniąca będzie wiedziała, kim jesteś. Proste słowa, takie jak „To (twój pseudonim)” mogą być używane w różnych sytuacjach. Możesz także użyć bardziej uprzejmych zdań, takich jak „Nazywam się (pełne imię)”, jeśli osoba dzwoniąca nigdy Cię nie spotkała. Przyjaciele i rodzina mogą Cię rozpoznać bez dalszej identyfikacji. Jeśli połączenie jest związane z pracą, odbiorca połączenia potrzebuje nazwiska, aby poznać cel połączenia, aby mógł kontaktować się bardziej osobiście.
- Powyższe kroki brzmią banalnie, ale często są zapominane przez zdenerwowanych rozmówców podczas zostawiania wiadomości głosowych.
- Jeśli posiadasz tytuł zawodowy lub samoopis, które mogą pomóc dzwoniącemu Cię zidentyfikować, podaj go po swoim imieniu i nazwisku. Na przykład „Nazywam się dr. Arief, radiolog ze szpitala ogólnego w Tangerang” lub „To jest Tasya, jestem matką Selvy, która jest w tej samej klasie co twoje dziecko”.
Krok 3. Podaj swój numer telefonu
Podaj swój numer telefonu po wymienieniu nazwiska. Większość adresatów telefonów czeka z uzyskaniem informacji kontaktowych do końca wiadomości głosowej, ale jeśli odbiorca nie usunie ich natychmiast, będzie musiał rozpocząć wysyłanie wiadomości od nowa. Wspominając numer telefonu, pamiętaj, aby mówić powoli i wyraźnie, aby odbiorca mógł go dobrze usłyszeć.
- Prostym sposobem powiedzenia numeru telefonu na początku wiadomości jest powiedzenie na przykład „To jest (Twoje imię i nazwisko), mój numer (Twój numer telefonu)” lub „To (Twoje imię) z numeru (Twój numer telefonu).”
- Chociaż funkcja Caller ID pozwala odbiorcy zobaczyć Twój numer, nadal zaleca się podanie numeru telefonu na wypadek, gdyby numer nie został zapisany lub chcesz, aby odbiorca zadzwonił pod inny numer.
Krok 4. Nawiąż połączenie
Gdy usłyszysz biznesowe wiadomości głosowe od nieznanych nadawców, ludzie zaczną czuć się podejrzliwie lub stracą zainteresowanie, jeśli nie będą wiedzieć, kim jesteś i jaki jest cel rozmowy. Uspokój ich, wymieniając imię znanego znajomego lub osoby, która podała numer. Ta metoda może sprawić, że rozmowa będzie bardziej osobista. Wiadomości głosowe będą nieoczekiwane i najprawdopodobniej otrzymasz oczekiwaną odpowiedź.
- Spróbuj zrobić krótkie wprowadzenie, aby dać znać słuchaczom, na przykład „Dostałem ten numer od Andiego, który powiedział, że zamierzasz sprzedać swoją łódź”.
- Nawet jeśli nie dzwonisz w interesach, nawiązanie osobistego kontaktu może sprawić, że odbiorca poczuje się bardziej komfortowo. „To jest Bob, twój sąsiad po drugiej stronie domu” brzmi bardziej przyjaźnie niż „To jest Bobby Rahmadika Setiawan”.
Metoda 2 z 3: Wyjaśnienie swoich potrzeb
Krok 1. Zastanów się, co powiedzieć wcześniej
Przed opuszczeniem poczty głosowej musisz wiedzieć, co chcesz przekazać. Nie stanowi to problemu, jeśli masz na myśli konkretny cel, ale słyszenie sygnałów dźwiękowych sygnalizujących nagranie poczty głosowej może każdego zdenerwować. Podziel informacje, które chcesz przekazać, na kilka punktów, a następnie wyjaśnij wszystko przed rozłączeniem.
- Zwłaszcza w przypadku bardzo ważnych wiadomości głosowych możesz napisać prosty scenariusz przed nagraniem wiadomości.
- Jeśli nagle się jąkasz, skup się na krótkim wymienieniu swojego imienia, informacji kontaktowych i powodu dzwonienia.
- Wyobraź sobie, że wysyłasz wiadomość głosową, aby zostawić romantyczną wiadomość dotyczącą randki z poprzedniego wieczoru. Wyobrażenie sobie wiadomości głosowej, którą zamierzasz dostarczyć przed jej nagraniem, może dać ci uczucie chłodu, spokoju i komfortu, zamiast być nerwowym i nieśmiałym.
Krok 2. Niech Twoja wiadomość będzie krótka
Ogranicz pocztę głosową do 20-30 sekund. Rzadko będziesz potrzebować wiadomości głosowej dłuższej niż ten czas trwania. Nie chcesz, aby odbiorcy męczyli się słuchaniem wiadomości, które są zbyt długie i rozwlekłe. Skoncentruj się i przekaż wiadomość od razu do sedna. Krótkie wiadomości mogą wzbudzić ciekawość, aby odbiorca był zainteresowany oddzwonieniem.
- Z drugiej strony, jeśli Twoja poczta głosowa jest zbyt krótka, odbiorca może uznać, że jest to nieistotne, a następnie usunąć ją bez uprzedniego wysłuchania. Może się to zdarzyć, jeśli zadzwonisz z nieznanego numeru.
- Celem pozostawienia poczty głosowej jest skłonienie kogoś do oddzwonienia, a nie udostępnienie wszystkich informacji, które chciałbyś przekazać podczas bezpośredniego połączenia.
Krok 3. Uruchom pocztę głosową z najważniejszymi informacjami
Nie owij się w bawełnę z powodami, dla których dzwonisz. Jeśli chcesz tylko zapytać, jak sobie radzisz, po prostu to powiedz. Jeśli chcesz zaoferować konkretną pozycję lub potwierdzić spotkanie, powiedz to. Słuchacze szybko stracą zainteresowanie i usuną wiadomość, jeśli nie wspomnisz o celu rozmowy na początku wiadomości.
- Masz bardzo mało czasu na przekazanie wiadomości. Jeśli mówisz za dużo, słuchacze mogą wyciszyć wiadomość, zanim otrzyma ważne informacje.
- Lepiej jest od razu przekazać złe wieści, takie jak „tata w szpitalu”, a resztę czasu wykorzystać na przekazanie współczucia i wyjaśnień, niż chodzić w kółko, aż słuchacz się niepokoi.
Krok 4. Zostaw wiadomości osobiście i organicznie
Oprzyj się pokusie mówienia tak sztywno, jak podczas rozmowy telefonicznej. Bądź przyjazny, bądź sobą i mów naturalnie. Ludzie mogą zauważyć sprzedawcę, który próbuje nakłonić ich do zakupu, i jest bardziej prawdopodobne, że wysłuchają Twojej poczty głosowej, jeśli poczują się uprzejmi.
Mówienie tak, jakbyś czytał scenariusz, sprawi wrażenie, że słuchacz jest tylko jedną z wielu osób, do których dzwonisz, aby zaoferować to samo
Metoda 3 z 3: Zamykanie poczty głosowej
Krok 1. Wrzuć konkretne pytanie lub prośbę
Kończąc wiadomość, wyjaśnij, dlaczego chcesz, aby odbiorca oddzwonił. Zadaj konkretne pytanie lub złóż prośbę, która zmotywuje go do odebrania telefonu. Jeśli odbiorca czuje się zdezorientowany lub niepewny miejsca docelowego po usłyszeniu wiadomości głosowej, oznacza to, że wiadomość nie została odebrana.
- Spróbuj użyć wyrażeń takich jak „Daj mi znać, jeśli podoba Ci się przesłany przepis” lub „Chciałbym poznać Twoje pomysły dotyczące tej propozycji”.
- Ludzie są bardziej zmotywowani do oddzwonienia, jeśli złożysz konkretną prośbę, zamiast po prostu powiedzieć „Oddzwoń, dobrze”.
Krok 2. Podaj ponownie swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe
Zakończ wiadomość, powtarzając swoje imię i nazwisko oraz numer telefonu. Powtórz swój numer telefonu dwa razy, aby odbiorca się nie przesłyszył i nie mógł robić notatek. Pamiętaj, aby podać wszystkie przydatne informacje, gdy odbiorca oddzwoni, na przykład kiedy masz czas i kiedy jest najlepszy czas na telefon.
- Wypowiedzenie numeru telefonu więcej niż dwa razy na końcu wiadomości to za dużo i może być obraźliwe dla odbiorcy wiadomości.
- Nie musisz ćwiczyć tego kroku, jeśli wiadomość jest swobodnie przekazywana przyjaciołom lub rodzinie.
Krok 3. Nie kończ wiadomości dosłownie
Kiedy nadejdzie czas, aby się rozłączyć, nie kontynuuj rozmowy ani niepotrzebnie przedłużaj wiadomości. Jeśli odbiorcą nie jest ktoś, na kim Ci zależy, nie ma potrzeby zostawiać słodkich słów. Im dłuższa wiadomość, tym mniej uwagi, którą otrzyma od odbiorcy. Więc nie trać koncentracji na końcu. Podziękuj mu za poświęcony czas i pozwól mu kontynuować komunikację.
- Słowa końcowe, takie jak „Będę czekał na wiadomość od ciebie”, są o wiele cieplejsze i skuteczniejsze niż tandetne słowa komercyjne, takie jak „Miłego dnia”.
- Nie wyciągaj pochopnych wniosków ani nie streszczaj swojego przesłania na końcu. Jeśli odbiorca musi powtórzyć pewne szczegóły, może odtworzyć wiadomość później.
Porady
- Pamiętasz, kiedy otrzymałeś wiadomość głosową, która sprawiła, że pomyślałeś „Czego chce ta osoba?” Zostaw wiadomość głosową, którą chcesz usłyszeć.
- Podaj adres e-mail lub informacje kontaktowe oprócz numeru telefonu, jeśli jest to nadal istotne dla interakcji z odbiorcą wiadomości.
- Pamiętaj, aby podać datę, jeśli zostawisz wiadomość z informacjami dotyczącymi czasu.
- Uśmiechnij się! Twój uśmiech zostanie przekazany, nawet jeśli nie będzie widoczny.
- Jeśli dzwonisz, aby poruszyć drażliwy temat, ogranicz informacje udostępniane w poczcie głosowej, aby nikt inny nie mógł ich usłyszeć.
- W nagłych wypadkach lub w przypadku klęski żywiołowej użyj poczty głosowej, aby przekazać, że wszystko w porządku.
Ostrzeżenie
- Jeśli próbujesz nakłonić kogoś do oddzwonienia, nie mów mu o swoich przeszłych niepowodzeniach. To zirytuje słuchacza i nie będzie czuł się komfortowo, robiąc z tobą interesy.
- Zawodowo zawsze powinieneś zostawić wiadomość głosową, jeśli osoba przy telefonie nie odbiera. Wiele nieodebranych połączeń bez poczty głosowej oznacza, że Twoja firma nie jest ważna.
