Mimo że ludzie rzadko już faksują dokumenty, w pewnym momencie może być konieczne wysłanie faksu. Istnieje wiele powodów, dla których ludzie nadal faksują, zwłaszcza w celu wysłania umów lub braku sprzętu lub technologii potrzebnej do wysyłania dokumentów w inny sposób. Na szczęście możesz wysyłać dokumenty za pomocą faksu, komputera, a nawet smartfona.
Krok
Metoda 1 z 3: Korzystanie z faksu
Krok 1. Wprowadź ustawienia w faksie
Aby wysyłać i odbierać dokumenty za pomocą faksu, upewnij się, że faks jest podłączony i podłączony do stacjonarnej linii telefonicznej.
- W przypadku częstego faksowania zalecamy wykupienie dedykowanej linii telefonicznej. Nie będzie można jednocześnie korzystać z telefonu i faksu.
- Upewnij się również, że faks ma toner i papier, jeśli chcesz odebrać faks.
- Jeśli nie masz faksu w swoim biurze lub domu, możesz go wypożyczyć w wypożyczalni komputerów lub w bibliotece publicznej. Ta opcja jest idealna, jeśli nie wysyłasz często dokumentów faksem.
Krok 2. Dostosuj ustawienia
Nie każdy faks jest taki sam, ale zazwyczaj masz możliwość dostosowania ustawień. Przeczytaj podręcznik użytkownika, aby dowiedzieć się o specjalnych funkcjach faksu.
- Jeśli chcesz wiedzieć, czy dokument został wysłany pomyślnie, aktywuj stronę potwierdzenia. Jeśli ta funkcja jest włączona, po wysłaniu faksu telefaks wydrukuje stronę zawierającą powiadomienie, czy dokument został pomyślnie wysłany lub nieudany.
- Możesz także ustawić nagłówek faksu, czyli wiersz tekstu, który pojawi się u góry wysyłanego dokumentu. Zwykle zawiera podstawowe informacje o nadawcy faksu.
- Jeśli planujesz również odbierać faksy, możesz wybrać automatyczny lub ręczny tryb odbioru, który wymaga wyrażenia zgody po odebraniu faksu.
Krok 3. Przygotuj dokument
Używaj oryginalnych dokumentów, a nie kserokopii, aby uzyskać czystsze i łatwiejsze do odczytania wyniki.
Użyj okładki na stronie, którą chcesz wysłać. Strona tytułowa zawiera pewne informacje, takie jak nazwa nadawcy i numer faksu, nazwa i numer faksu odbiorcy, data i liczba stron faksu
Krok 4. Umieść dokument w faksie
Wiele maszyn zapewnia jednocześnie podajnik papieru (miejsce na papier, takie jak drukarka) i płaski ekran (ekran płaski). Jeśli chcesz wysłać tylko jednostronicowy dokument, użyj jednej z tych funkcji. Jeśli chcesz wysłać wiele stron dokumentu, zalecamy użycie podajnika papieru.
- Korzystając z podajnika papieru, możesz załadować wszystkie strony dokumentu jednocześnie. Faks ma ikonę wskazującą kierunek, w którym powinien być skierowany papier, gdy jest ładowany do podajnika papieru. Niektóre urządzenia oferują również opcję skanowania i wysyłania dokumentów tam iz powrotem. Sprawdź więc w instrukcji obsługi, czy Twój faks oferuje tę funkcję.
- Korzystając z funkcji płaskiego ekranu, otwórz pokrywę u góry faksu i umieść dokument stroną zadrukowaną w dół na ekranie. Upewnij się, że dokument został wyrównany zgodnie z liniami na ekranie. Następnie zamknij maszynę, zanim przejdziesz dalej.
Krok 5. Wprowadź numer faksu
Upewnij się, że wprowadzony numer zawiera numer kierunkowy, kod kraju i numer odbiorcy dokumentu. Wprowadź numer w taki sam sposób, jak podczas wybierania numeru przez telefon.
Krok 6. Naciśnij przycisk „Wyślij”, aby wysłać faks
Kilka chwil później faks wyśle dokument, a papiery zaczną wchodzić do urządzenia.
Przycisk do naciśnięcia na faksie może powiedzieć „go” lub „fax” zamiast „wyślij”
Krok 7. Poszukaj komunikatu potwierdzającego
Niektóre faksy wyświetlają na ekranie komunikat informujący o pomyślnym wysłaniu faksu. Jeśli ustawisz telefaks na drukowanie potwierdzenia, wydrukowane zostaną szczegółowe informacje o stanie wysłanego faksu.
Metoda 2 z 3: Korzystanie z komputera
Krok 1. Wybierz program, którego chcesz użyć
Wysyłając faks za pośrednictwem komputera, możesz skorzystać z oprogramowania zainstalowanego na komputerze lub skorzystać z usługi online.
- Niektóre systemy operacyjne są wyposażone w aplikacje, których można używać do wysyłania faksów. Na przykład system Windows 7 udostępnia narzędzie o nazwie Faksowanie i skanowanie do wysyłania faksów bez korzystania z faksu.
- Aby skorzystać z programu komputerowego, najpierw podłącz komputer do telefonu stacjonarnego. Jeśli nie jest to możliwe, po prostu skorzystaj z usługi online.
- Niektóre z usług online, z których można korzystać, to eFax, MyFax i FaxZero. Korzystanie z niektórych usług jest bezpłatne, a inne wymagają uiszczenia opłaty za subskrypcję lub członkostwo. Istnieją również usługi, które pobierają opłatę za każdy wysłany faks.
Krok 2. Otwórz żądany program i utwórz nowy faks
Nie każde oprogramowanie jest takie samo, ale będziesz mieć możliwość utworzenia nowego faksu („utwórz nowy faks”) lub czegoś podobnego.
Krok 3. Dołącz dokument
Aby wysłać faks za pośrednictwem komputera, musisz przesłać dokument w wiadomości. Znajdziesz przycisk z napisem „prześlij dokumenty” lub coś podobnego.
- Jeśli masz dokument elektroniczny, znajdź go na swoim komputerze i dołącz do wiadomości.
- Jeśli dokument jest nadal papierowy, użyj skanera, aby przekonwertować go na plik cyfrowy. Jeśli nie masz skanera, możesz zrobić zdjęcie dokumentu i wysłać je do siebie pocztą e-mail lub przenieść bezpośrednio na komputer.
Krok 4. Wprowadź numer faksu i treść wiadomości
Wpisz krótką wiadomość do odbiorcy w odpowiednim miejscu na ekranie, tak jak podczas wysyłania e-maila. Działa jako okładka, więc nie musisz dołączać osobnej okładki. Musisz także wprowadzić numer faksu odbiorcy w polu DO.
Może być również konieczne wprowadzenie kodu potwierdzającego, aby udowodnić, że nie jesteś robotem
Krok 5. Naciśnij przycisk „Wyślij”
Po załączeniu dokumentu, napisaniu wiadomości i wprowadzeniu numeru faksu odbiorcy, naciśnij przycisk Wyślij, aby zakończyć pracę.
Metoda 3 z 3: Korzystanie z telefonu lub tabletu
Krok 1. Pobierz aplikację
Istnieje wiele aplikacji na tablety i telefony, których można używać do wysyłania faksów tak samo, jak przez komputer. Niektóre aplikacje można otrzymać za darmo, inne są płatne. Niektóre z popularnych aplikacji to Fax Burner, Files Anywhere i JotNot Fax.
Niektóre aplikacje przypisują tymczasowy numer faksu. Nie jest to idealne rozwiązanie, jeśli często wysyłasz i odbierasz faksy
Krok 2. Uruchom aplikację i wybierz dokument do wysłania
Po otwarciu aplikacji na urządzeniu mobilnym zostaniesz poproszony o utworzenie nowego faksu. Pierwszą rzeczą do zrobienia jest wybranie dokumentu, który chcesz przefaksować.
- Jeśli dokument jest przechowywany na Twoim urządzeniu, w wiadomości e-mail lub w usłudze przechowywania w chmurze, takiej jak DropBox, znajdź i prześlij dokument z tej aplikacji.
- Jeśli dokument jest nadal na papierze, użyj tabletu lub telefonu, aby zrobić zdjęcie dokumentu i dołączyć je do wiadomości.
Krok 3. Wprowadź numer faksu i treść wiadomości
Wpisz wiadomość do odbiorcy faksu, tak jak na komputerze. Upewnij się, że wpisałeś numer faksu odbiorcy w polu DO wiadomości.
Krok 4. Dotknij przycisku „Wyślij”
Po załączeniu dokumentu, wpisaniu wiadomości i wprowadzeniu numeru faksu odbiorcy, naciśnij przycisk Wyślij, aby wysłać faks.
Porady
- Kup drukarkę typu „wszystko w jednym”, aby wysyłać faksy z pracy lub domu bez konieczności pobierania programów, przesyłania dokumentów do Internetu lub kupowania oddzielnego faksu. Jednak nadal będziesz potrzebować telefonu stacjonarnego.
- Jeśli masz konto, które zapewnia usługę faksu online, taką jak RingCentral lub eFax, użyj tego konta do wysyłania faksów bezpośrednio z Gmaila. Wszystko, co musisz zrobić, to wpisać numer faksu odbiorcy, a następnie @nazwadomeny.com w polu DO. Na przykład, jeśli korzystasz z usługi eFax, napisz numer [email protected].
- Faksy mogą się zacinać, a papierowe dokumenty sklejają się. W takim przypadku dokument należy przesłać ponownie.
