Kontakty z audytorami mogą być bardzo niewygodne, ponieważ audytowany ma wiele trudnych zadań. Może się to wydawać niesprawiedliwe, ale w rzeczywistości praca audytora nie jest mniejsza. Różnica polega na tym, że audytor przeprowadza wiele badań przed zatrudnieniem, a audytowany otrzymuje wiele zadań podczas procesu audytu. Audytor to bardzo dobra kariera, chociaż proces jest ten sam, praca ciągle się zmienia tak, że każdego dnia zawsze jest coś nowego i innego. Oczywiście, zanim zostaniesz audytorem, musisz wiedzieć, jak przeprowadzić audyt. Jednak po opanowaniu podstaw audytowanie jest dość prostą i satysfakcjonującą pracą.
Krok
Część 1 z 4: Planowanie audytu
Krok 1. Upewnij się, że kwalifikujesz się do audytu
Wszyscy audytorzy muszą być obiektywni w swojej ocenie. Audytor musi więc być całkowicie niezależny od firmy. Oznacza to, że audytor nie może mieć żadnych relacji z firmą poza audytem, w tym:
- Nie posiada udziałów w spółce (nie posiada skontrolowanych akcji ani obligacji).
- Nie jest zatrudniony przez firmę w żadnym innym charakterze.
- Zmieniał się regularnie w trakcie procesu audytu, aby uzyskać nową opinię na temat ocenianego materiału.
Krok 2. Oceń wielkość audytu
Przed przystąpieniem do procesu audytu audytor lub zespół audytorski muszą przeanalizować i ocenić zakres prac do wykonania. Obejmuje to oszacowanie liczby członków zespołu oraz czasu pracy. Ponadto podczas audytu należy przeprowadzić ocenę wszystkich dochodzeń specjalnych lub pracochłonnych. Wszystkie te oceny zakresu pomogą audytorowi zbudować zespół (w razie potrzeby) i określić ramy czasowe dla audytowanej firmy.
Krok 3. Znajdź możliwe błędy
Przed przystąpieniem do badania audytor powinien wykorzystać doświadczenie i znajomość branży, aby przewidzieć obszary, w których informacje finansowe firmy są nieprawdziwe. Wymaga to dogłębnej znajomości aktualnego środowiska operacyjnego firmy. Oczywiście ta ocena jest bardzo subiektywna. Dlatego audytor musi polegać na własnym osądzie.
Krok 4. Opracuj strategię audytu
Po dokonaniu wstępnej oceny konieczne będzie zaplanowanie audytu. Przygotuj wszelkiego rodzaju działania, które należy wykonać, w tym obszary, które mogą mieć duże znaczenie. Jeśli to możliwe, deleguj każdego członka zespołu do każdego zadania. Następnie utwórz oś czasu dla każdego działania, które należy wykonać. Należy pamiętać, że ten harmonogram może ulec znacznej zmianie podczas procesu audytu z powodu nowych informacji.
Część 2 z 4: Przeprowadzanie audytu
Krok 1. Dostarcz list z powiadomieniem
Musisz dać audytowanej firmie wystarczająco dużo czasu na przygotowanie wszystkich informacji o firmie. Wskaż okres kontroli (np. rok obrotowy) oraz wykaz dokumentów, które należy przygotować do kontroli, w tym:
- Wyciągi bankowe za badany rok.
- Raport uzgodnienia kont bankowych. W tym miejscu wyciągi bankowe będą porównywane z paragonami gotówkowymi i dowodami płatności.
- Sprawdź rejestr za okres objęty audytem.
- Anulowane czeki.
- Lista transakcji zarejestrowanych w dzienniku ogólnym (ręcznie lub w systemie online śledzącym transakcje firmy, w tym przychody i zyski).
- Wnioski o czeki i formularze zwrotu, w tym rachunki i rachunki za wszystkie wydatki.
- Pokwitowanie depozytu.
- Roczny budżet i miesięczne raporty skarbnika.
Krok 2. Udowodnij, że wszystkie wystawione czeki są prawidłowo podpisane, zarejestrowane i zaksięgowane na właściwych kontach
Lepiej, jeśli można to udowodnić. Jednak jako audytor zewnętrzny wykracza to poza Twój zakres. Musisz tylko upewnić się, że każda transakcja jest księgowana na odpowiednim koncie.
Na przykład mogą istnieć dwa różne rozrachunki z dostawcami, jedno za surowce, a drugie za materiały biurowe
Krok 3. Upewnij się, że wszystkie depozyty są prawidłowo zaksięgowane
Oznacza to, że kaucja jest wprowadzana na odpowiednie konto i wiersz w księdze głównej. Na najbardziej podstawowym poziomie to konto jest należnościami, ale może być dalej przeznaczone na określone należności, w zależności od złożoności firmy.
Na przykład dochód ze sprzedaży produktów zostanie uwzględniony w należnościach, a dywidendy w zyskach zatrzymanych
Część 3 z 4: Badanie sprawozdań finansowych i raportów
Krok 1. Przejrzyj wszystkie sprawozdania finansowe
Przejrzyj sprawozdanie z sytuacji finansowej i rachunek zysków i strat za badany okres. Upewnij się, że wszystkie transakcje są prawidłowo obliczone i zarejestrowane w księdze głównej. Wszystkie nietypowe wpłaty lub wypłaty powinny być rejestrowane i weryfikowane. Sprawdź, czy wszystkie rachunki są uzgadniane co miesiąc.
- Nietypowe depozyty mogą być duże lub pochodzić z jednostki biznesowej zlokalizowanej za granicą. Nietypowe wypłaty obejmują przesyłanie dużych kwot pieniędzy jednej osobie lub jednostce biznesowej przez długi czas.
- Pojednanie oznacza porównanie dwóch różnych raportów lub dokumentów. Na przykład środki pieniężne i inwestycje są porównywane na wyciągach bankowych i firmach maklerskich. Ponadto rachunki z odbiorcami i zobowiązaniami muszą być porównywane z wpływami i płatnościami klientów. W przypadku zapasów inwentaryzacje i wyceny przeprowadza się przez okres co najmniej roku, aby zapewnić dokładność kont w księdze głównej.
- W celu uzgodnienia biegły rewident nie musi indywidualnie badać wszystkich transakcji. Pobranie statystycznej próby sumy wszystkich transakcji (tj. analiza niewielkiej liczby, a następnie przypisanie błędu procentowego do całej transakcji) może dać podobne wyniki w krótkim czasie.
Krok 2. Zapewnienie zgodności firmy z przepisami i regulacjami krajowymi
Jeśli przeprowadzasz audyt firmy nastawionej na zysk, udowodnij, że firma jest zwolniona z podatku oraz ważność wypełnienia formularza. Upewnij się, że firma spełnia wszystkie wymagania i wypełnia wszystkie formularze potwierdzające, że firma otrzymuje zwolnienie z podatku od państwa.
Krok 3. Przejrzyj wszystkie raporty skarbnika
Upewnij się, że wszystkie raporty są rejestrowane, a dane z raportów do księgi głównej są dokładnie takie same. Sprawdź, czy roczny raport skarbnika został przygotowany i złożony.
Część 4 z 4: Zakończenie audytów i opiniowanie
Krok 1. Wypełnij dokumenty robocze audytu finansowego
Niniejszy dokument jest podsumowaniem wszystkich działań w badanym okresie (zwykle rocznym, ale czasem kwartalnym). Pomiędzy nimi:
- Saldo gotówkowe na początku okresu
- Wszystkie wpływy w badanym okresie
- Wszystkie płatności w badanym okresie
- Gotówka na koniec okresu
Krok 2. Zaproponuj ulepszenia działowi kontroli wewnętrznej
Pamiętaj, aby zanotować wszelkie rozbieżności. Jeśli zostaniesz o to poproszony, oceń wydajność firmy w stosunku do budżetów lub innych wskaźników.
Na przykład możesz chcieć zasugerować, że do podpisania wszystkich czeków potrzebne są dwie osoby, a nie tylko jedna. Mogą istnieć dokumenty, które nadal powinny być przechowywane do celów podatkowych, ale są wyrzucane pod koniec roku. Informuj, że należy zachować oryginały, a nie kopie. Opisz okres, przez jaki wszystkie e-maile powinny być przechowywane, zwykle 7 lat
Krok 3. Ustal swoją opinię z audytu
Na zakończenie audytu audytor musi wydać opinię. Dokument ten stwierdza, czy informacje finansowe dostarczone przez firmę są wolne od błędów i prawidłowo raportowane zgodnie z Oświadczeniem o Standardach Rachunkowości Finansowej (PSAK). To, czy sprawozdanie finansowe spółki spełnia kryteria, zależy od osądu biegłego rewidenta. Jeżeli sprawozdanie finansowe zostało sporządzone prawidłowo i nie zawiera błędów, biegły rewident wydaje opinię bez zastrzeżeń, opinię bez zastrzeżeń z paragrafem objaśniającym lub opinię bez zastrzeżeń. W przeciwnym razie biegły rewident wydaje opinię negatywną lub odmawia wyrażenia opinii. Opinię tę wykorzystuje się również wtedy, gdy biegły rewident czuje, że nie jest w stanie kontynuować badania (z jakiegokolwiek powodu).
Krok 4. Prześlij podpisany przez siebie dokument z wynikami audytu
Jest to oświadczenie, że zakończyłeś badanie i informujesz, że wszystkie sprawozdania finansowe są dokładne lub problematyczne, jeśli występują jakiekolwiek rozbieżności. Jeśli napotkasz problemy, takie jak brakujące kontrole (bez wyjaśnienia) lub błędne obliczenia, ujawnij je wszystkie w tym raporcie. Pomocne jest uwzględnienie wszystkich informacji, które Twoim zdaniem mogą rozwiązać problem lub zapobiec ponownemu wystąpieniu w kolejnym okresie audytu.
