Analiza kosztów jest jednym z czterech rodzajów oceny ekonomicznej (oprócz analizy kosztów i korzyści, analizy opłacalności i analizy użyteczności kosztów). Jak sama nazwa wskazuje, analiza kosztów koncentruje się na kosztach realizacji programu niezależnie od pierwotnego wyniku. Analiza kosztów jest ważnym pierwszym krokiem przed podjęciem jakiejkolwiek innej oceny ekonomicznej w celu określenia przydatności lub niezawodności projektu.
Krok
Część 1 z 3: Definiowanie celów i zakresu
Krok 1. Dowiedz się, dlaczego potrzebna jest analiza kosztów
Zakres analizy kosztów będzie zależał od tych powodów, dlatego przed rozważeniem zakresu analizy należy upewnić się, że wyniki analizy kosztów odpowiedzą na Twoje główne pytanie.
- Jeśli przeprowadzasz analizę kosztów tylko po to, aby przygotować budżet lub plan na przyszłość, zakres zazwyczaj obejmuje tylko poziom organizacyjny.
- Z drugiej strony, w węższym i bardziej konkretnym celu, takim jak określenie wykonalności i kosztu konkretnej usługi, może wymagać węższej analizy kosztów, która dotyczy tylko niektórych usług.
Krok 2. Określ swój punkt widzenia analizy kosztów
Oprócz tego, dlaczego potrzebujesz analizy kosztów, musisz również wiedzieć, „czyje” koszty należy przeanalizować. To określa, jakie dane mają być gromadzone i jak je klasyfikować.
- Na przykład, może chcesz obliczyć koszt oferowania konkretnej usługi klientowi. Jeśli tak, spójrz na koszty z jego punktu widzenia i weź pod uwagę wysokość naliczonych opłat serwisowych (lub zostaną naliczone), transport do lokalizacji i inne koszty.
- Jeśli chcesz tylko poznać koszt programu, zazwyczaj przyjrzysz się wydatkom firmy. Być może zastanawiasz się również nad kosztami alternatywnymi, na przykład czy oferowanie jednego programu uniemożliwia oferowanie innego.
Krok 3. Zdywersyfikuj oferowane programy
Sposób, w jaki opiszesz program, określi sposób analizy alokacji kosztów. Jeśli organizacja prowadzi programy, które można łatwo odróżnić, podział jest wyraźnie widoczny. W przypadku nakładających się programów lub programów, które współdzielą te same zasoby, określ sposób ich rozdzielenia.
- Zachodzące na siebie programy można do pewnego stopnia łączyć razem, zamiast oceniać je oddzielnie. Wybierz najbardziej logiczny sposób zgodny z działaniami organizacji i postaraj się pracować tak wydajnie, jak to tylko możliwe.
- Aby określić, czy programy wymagają dezagregacji, przyjrzyj się usługom, które oferuje każdy program, zasobom wymaganym do świadczenia usług i komu są świadczone. Jeśli 2 z 3 z tych czynników są takie same w dwóch powiązanych programach, można je połączyć w analizie kosztów.
Krok 4. Określ okres, który chcesz ocenić
Sposób klasyfikowania i obliczania kosztów zależy od okresu, dla którego analizowane są koszty, np. długoterminowego (kilka miesięcy lub lat) lub krótkoterminowego (kilka tygodni lub tylko raz).
- Na przykład, jeśli próbujesz określić wykonalność określonej usługi, najpierw określ, ile kosztowałoby jej wyprodukowanie. Przeprowadzisz długoterminową analizę kosztów, aby ustalić, czy organizację stać na pokrycie kosztów usługi.
- Zwykle lepiej jest wybrać okres, który pozwoli uzyskać dokładne dane o przychodach, a nie tylko szacunki. Jest to pomocne, jeśli planujesz wykorzystać analizę kosztów jako podstawę do dalszej oceny ekonomicznej.
Część 2 z 3: Klasyfikacja kosztów
Krok 1. Przejrzyj poprzednie raporty z analizy kosztów, jeśli to możliwe
Jeśli organizacja przeprowadziła już analizę kosztów, zastosuj taki sam lub podobny sposób klasyfikacji kosztów. W ten sposób można porównać oba raporty, dzięki czemu z czasem staną się bardziej przydatne.
Możesz również spróbować spojrzeć na analizy kosztów, które podobne organizacje wykonują lub oferują te same usługi
Krok 2. Wymień wszystkie bezpośrednie koszty ewaluowanego programu
Koszty bezpośrednie obejmują pensje i świadczenia dla członków zespołu, surowce i materiały oraz wszelkie niezbędne meble lub wyposażenie. W zależności od rodzaju oferowanego programu lub usługi możesz również ponosić opłaty z tytułu umowy, licencji lub ubezpieczenia.
- Koszty bezpośrednie to koszty specjalnie poniesione na programy lub usługi, które są oceniane w analizie kosztów. Opłata ta nie jest dzielona z innymi programami.
- Koszty ogólne, takie jak media (w tym woda i elektryczność), mogą być kosztami bezpośrednimi, jeśli program lub usługa ma swoją własną lokalizację.
Krok 3. Koszty pośrednie
Koszty pośrednie obejmują ogólne koszty administracyjne lub pensje i dodatki dla kierownictwa, obiekty, sprzęt i wszystko inne, do czego przyczynia się inny program lub usługa. To, co jest klasyfikowane jako koszt pośredni, będzie zależeć od tego, w jaki sposób oddzielisz programy lub usługi oferowane przez organizację.
W szczególności, kalkulując odrębny program lub usługę, musisz alokować te koszty pośrednie
Krok 4. Uporządkuj koszty, aby odzwierciedlić cel analizy
Raport z analizy kosztów powinien być ostatecznie przydatny dla organizacji. Zamiast polegać na szerokich kategoriach finansowych, wybierz kategorie, które dokładnie odzwierciedlają cele analizy kosztów.
Standardowymi kategoriami mogą być koszty personelu, koszty operacyjne i koszty rozruchu. W ramach każdej kategorii określ, jakie koszty są klasyfikowane jako koszty bezpośrednie i pośrednie
Część 3 z 3: Obliczanie kosztów
Krok 1. Zbierz raporty i informacje finansowe
W przypadku każdego rodzaju kosztu, który ma zostać uwzględniony w analizie, należy zwrócić uwagę na źródła danych potrzebnych do obliczenia powiązanych kosztów. Jeśli chcesz oszacować koszty, utwórz listę raportów zawierających potrzebne informacje, aby móc dokonać wiarygodnych szacunków.
- Używaj w jak największym stopniu informacji o rzeczywistych kosztach. Zwiększy to wiarygodność i użyteczność analizy kosztów.
- Aby uzyskać szacunki, szukaj wiarygodnych źródeł, które można zastosować tak wąsko, jak to możliwe. Na przykład, jeśli chcesz oszacować wynagrodzenie, użyj średniej stawki dla pracowników w mieście, a nie krajowej.
Krok 2. Zsumuj koszty bezpośrednie programu
Korzystając z zebranych informacji, zsumuj wydatki na wynagrodzenia, sprzęt, surowce i inne koszty bezpośrednio związane z analizowanym programem. Rozszerz te koszty na analizowany okres.
- Jeśli przeprowadzasz długoterminową analizę kosztów, najpierw oblicz koszty bezpośrednie w odstępach tygodniowych lub miesięcznych, a następnie je przedłuż.
- Podczas obliczania kosztów personelu należy uwzględnić koszt (lub wartość) świadczeń zapewnianych pracownikom pracującym w powiązanym programie.
Krok 3. Alokuj koszty pośrednie do analizowanego programu
Aby przydzielić koszty pośrednie, określ, w jaki sposób każdy koszt może zostać podzielony między kilka programów. Następnie oblicz udział kosztów w powiązanych programach.
Załóżmy na przykład, że przydzielasz wynagrodzenie dyrektora HR. Ponieważ dyrektor ten jest odpowiedzialny za personel programowy, naturalne jest, że jego wynagrodzenie jest podzielone według liczby pracowników zatrudnionych w personelu. Jeśli masz w sumie 10 pracowników, a 2 jest oddelegowanych do programu lub usługi w trakcie przeglądu, możesz przeznaczyć 20 procent wynagrodzenia dyrektora na program w analizie kosztów
Krok 4. Oblicz amortyzację środka trwałego
Jeżeli aktywa kapitałowe organizacji, w tym meble lub wyposażenie, mają być wykorzystywane do realizacji programu lub świadczenia ocenianej usługi, amortyzacja aktywów musi być uwzględniona w całkowitym koszcie programu lub usługi.
Obliczenie amortyzacji może być trudne. Jeśli nie masz doświadczenia w amortyzacji aktywów, polecamy skorzystanie z usług księgowego
Krok 5. Rozważ ukryte koszty
W zależności od ocenianej organizacji i programu mogą wystąpić dodatkowe koszty, które nie pojawiają się w budżecie lub historii finansowej. Uwzględnij te szacunki kosztów w analizie, aby wyniki były bardziej wiarygodne.
- Na przykład, jeśli przeprowadzasz analizę kosztów programu dla fundacji, ukryte koszty mogą obejmować szacowaną wartość przepracowanych godzin wolontariuszy, podarowanych surowców lub podarowanej przestrzeni.
- Koszty ukryte mogą również obejmować koszty alternatywne. Na przykład uruchomienie jednego programu może wpłynąć na zdolność organizacji do oferowania innych programów.
Krok 6. Wyciągnij wnioski na podstawie swoich ustaleń
Wróć do celu, jakim jest przeprowadzenie analizy kosztów i określ działania, które należy podjąć. Możesz również dołączyć prognozy lub szacunki przyszłych kosztów związanych z programem lub usługą.
- Analiza kosztów dostarczy co najmniej prawdziwej liczby kosztów uruchomienia konkretnego programu lub usługi.
- Twoja analiza kosztów może również wywołać nowe pytania, wskazując, że przed podjęciem ostatecznej decyzji konieczna jest dalsza analiza.
