Niezależnie od tego, czy jesteś dyrektorem korporacji, menedżerem, czy rodzicem przebywającym w domu, możliwość delegowania obowiązków jest ważną umiejętnością, aby stać się bardziej efektywnym. Jednak delegowanie może być trudne – musisz być stanowczy, ufając osobie, której przekazujesz swoje obowiązki. Ten artykuł pomoże Ci uporać się z wszelkimi obawami związanymi z delegowaniem, a następnie przeprowadzi Cię przez sam proces delegowania pracy mądrze i z szacunkiem.
Krok
Część 1 z 2: Wejdź w właściwe nastawienie
Krok 1. Odłóż swoje ego na bok
Największą przeszkodą w delegowaniu jest zdanie „Jeśli chcesz, aby coś zostało zrobione dobrze, musisz zrobić to sam”. Nie jesteś też jedyną osobą na świecie, która potrafi to zrobić dobrze. Możesz być jedyną osobą, która może to zrobić dobrze w tym momencie, ale jeśli poświęcisz czas na szkolenie kogoś, równie dobrze może to zrobić dobrze. Kto wie – może będą w stanie zrobić to szybciej lub lepiej niż ty, a to nie tylko coś, co musisz zaakceptować, ale nawet poprosić.
Myśl logicznie i realistycznie – czy możesz sam wykonać tę pracę? Czy musisz pracować na śmierć, aby zrównoważyć tę pracę i własne obowiązki? Jeśli tak, powinieneś być przygotowany do delegowania części swojej pracy. Nie wstydź się ani nie wstydź się tylko dlatego, że potrzebujesz w czymś pomocy – faktycznie stajesz się bardziej efektywnym pracownikiem, gdy otrzymujesz pomoc, kiedy jej potrzebujesz
Krok 2. Przestań czekać, aż ktoś zaproponuje Ci pomoc
Jeśli nie chcesz delegować pracy, możesz cierpieć na łagodny syndrom męczennika – możesz być przytłoczony i często zastanawiasz się, dlaczego nikt nie oferuje pomocy. Bądź ze sobą szczery – kiedy ludzie oferują pomoc, czy odrzucasz ich, żeby być uprzejmym? Potajemnie pytasz, dlaczego nie nalegają? Czy czujesz, że gdyby twoje pozycje zostały odwrócone, pomógłbyś im z bijącym sercem? Jeśli odpowiedziałeś „tak”, musisz poćwiczyć „przejmowanie kontroli” nad okolicznościami. Dostwać pomoc, której potrzebujesz – nie czekaj, aż do Ciebie przyjdzie, bo to może się nigdy nie wydarzyć.
Wiele osób zapomina, przez co przechodzą inni ludzie i nie możesz nic zrobić, aby to zmienić. Zapomnij o wszystkich możliwych rozczarowaniach ludzi, którzy nie oferują pomocy; pamiętaj, że Twoim zadaniem jest rozmawiać o tym, czego potrzebujesz
Krok 3. Nie patrz na prośby o pomoc w negatywny sposób
Wiele osób czuje się nieswojo, prosząc o pomoc. Możesz czuć się winny, jakbyś nakładał ciężar na kogoś innego lub zawstydzony, ponieważ myślisz (z jakiegoś powodu), że powinieneś być w stanie poradzić sobie ze wszystkim sam. Możesz po prostu czuć się dumny z walki i postrzegać to jako dowód, że jesteś szlachetnym człowiekiem (kolejny przejaw syndromu męczennika). Jeśli proszenie o pomoc traktujesz jako formę słabości, musisz o tym zapomnieć szybko Z drugiej strony: próba robienia wszystkiego w pojedynkę jest oznaką słabości w tym sensie, że wskazuje, że nie masz realistycznego poglądu na swoje umiejętności.
Krok 4. Naucz się ufać innym
Jeśli boisz się delegować, ponieważ uważasz, że inni ludzie nie radzą sobie tak dobrze jak ty, pamiętaj o dwóch rzeczach: po pierwsze, prawie każdy może stać się w czymś dobry, mając wystarczająco dużo praktyki, a po drugie, możesz nie mieć talentu do wszystkiego. Delegując pracę, nie tylko zwalniasz czas dla siebie, ale także dajesz pomocnikowi możliwość przećwiczenia nowej umiejętności lub wykonania nowego zadania. Bądź cierpliwy – z czasem Twój pomocnik prawdopodobnie będzie w stanie wykonać zleconą pracę tak samo jak Ty. O ile praca, którą planujesz delegować, nie jest bardzo ważna, może być dobre dla twojego pomocnika, jak dobrze ją wykonywać z biegiem czasu. Jeśli praca jest bardzo ważna, zastanów się dwa razy, zanim ją delegujesz!
Nawet jeśli jesteś najlepszy w wykonywaniu pracy, którą planujesz delegować, zdaj sobie sprawę, że delegowanie pracy pozwala ci robić inne rzeczy w swoim czasie. Jeśli jesteś najlepszym pracownikiem w biurze, który wykonuje dość monotonną pracę związaną z montażem dysku twardego, ale masz do przygotowania ważną prezentację, możesz pozostawić to zadanie osobie z wewnątrz. Lepiej jest ustalać priorytety trudnych zadań – nie bój się delegować prostych, powtarzalnych zadań, gdy masz ważniejsze rzeczy do zrobienia
Część 2 z 2: Skuteczne delegowanie
Krok 1. Uruchom zadanie
Pierwszy krok jest najtrudniejszy, ale najważniejszy. Musisz mieć odwagę poprosić kogoś o pomoc (lub, jeśli jesteś szefem, poproś kogoś o pomoc). nie jesteś niegrzeczny tylko dlatego, że prosisz kogoś o pomoc. Postaraj się być przyjazny i miły, jednocześnie traktując poważnie swoją prośbę.
- Jeśli nie masz pewności, jak skłonić kogoś innego do zrobienia czegoś dla ciebie, postaraj się, aby rzeczy były krótkie i słodkie. Powiedz coś w stylu: „Hej, czy mogę z tobą porozmawiać przez chwilę? Czy możesz mi pomóc złożyć ogromny stos dysków twardych, które właśnie dotarły. Nie mogę tego zrobić sam, ponieważ jestem dzisiaj poza biurem. pomóż mi?” naciskaj na osobę, ale upewnij się, że jej pomoc jest potrzebna.
- Zapytaj, a (prawdopodobnie) otrzymasz. Nie bój się delegować, ponieważ uważasz, że zabrzmi to niegrzecznie lub imponująco. Spójrz na to w ten sposób – jak się czujesz, gdy ludzie proszą Cię o pomoc? Czy czujesz się zraniony i obrażony? A może (zazwyczaj) chcesz pomóc? Może wybrałeś to drugie!
Krok 2. Nie bierz odrzucenia do siebie
Czasami ludzie po prostu nie mogą ci pomóc – smutna rzecz, ale prawdziwa. Może to mieć różne przyczyny – najczęstszym jest to, że osoba, o którą prosisz, jest bardzo zajęta pracą. Nie bierz tego zbyt do siebie – to, że ktoś nie może (lub nie chce) czegoś dla ciebie zrobić w tym momencie, nie oznacza, że cię nienawidzą. Zwykle dlatego, że są zajęci lub leniwi – nic więcej.
Jeśli zostaniesz odrzucony, rozważ swoje opcje – zwykle możesz grzecznie nalegać, że potrzebujesz pomocy tej osoby (zazwyczaj działa, jeśli jesteś szefem lub kimś z władz), możesz spróbować poprosić kogoś innego lub możesz wykonać pracę samo. Jeśli potrzebujesz pomocy, nie bój się wybrać pierwszej opcji lub obu
Krok 3. Deleguj cele, a nie procedury
To jest klucz, aby nie stać się koszmarem mikro-menedżera. Ustal jasne standardy dotyczące pożądanych wyników i pokaż osobie, jak to zrobić, ale powiedz, że może to zrobić tak, jak chce, o ile jest to zrobione dobrze i zrobione na czas. Daj im wystarczająco dużo czasu nie tylko na naukę, ale także na eksperymentowanie i wprowadzanie innowacji. Nie trenuj ich jak robota; trenuj ich jak istotę ludzką - kogoś, kto się przystosowuje i staje się lepszy.
Jest również sprytny, ponieważ zabierze Twój czas i zmniejszy niepokój. Wolny czas chcesz wykorzystać na inne ważniejsze rzeczy, nie zawsze martwisz się o postępy swojego pomocnika. Pamiętaj, że delegujesz pracę, aby zmniejszyć stres, a nie dodawać stresu
Krok 4. Przygotuj się do szkolenia swojego pomocnika
Zawsze powinieneś zarezerwować czas na nauczenie swojego pomocnika, jak wykonać delegowane zadanie, nawet jeśli jest to łatwa sprawa. Pamiętaj, że proces, który wydaje ci się prosty i prosty, może nie być tak prosty, jak dla kogoś, kto nigdy wcześniej tego nie robił. Bądź przygotowany nie tylko na przeprowadzenie swojego pomocnika przez pracę, którą zleciłeś, ale także bądź cierpliwy w przypadku wszelkich pytań, które mogą się pojawić.
Potraktuj czas poświęcony na szkolenie ratowników jako mądrą, długoterminową inwestycję. Przeznaczając czas na właściwe nauczanie swojego pomocnika, będziesz miał czas wolny w przyszłości, zamiast spędzać czas na poprawianiu jego błędów
Krok 5. Przydziel wystarczające zasoby do wykonania zadania
Możesz mieć dostępne zasoby niezbędne do wykonania zadania, ale osoba przypisana do zadania może nie mieć do nich dostępu. Rzeczy takie jak dane chronione hasłem, specjalne narzędzia i niektóre narzędzia mogą być niezbędne do wykonania zadania, więc upewnij się, że Twój pomocnik ma wszystko, czego potrzeba, aby odnieść sukces.
Krok 6. Zrozum, że Twój pomocnik może robić tylko jedną rzecz na raz
Kiedy twój pomocnik ci pomaga, nie wykonuje swoich normalnych obowiązków. Nie zapominaj, że podobnie jak Ty, Twój pomocnik może mieć napięty harmonogram. Zadaj sobie pytanie - jaką pracę odłożyliby na bok lub zlecili, aby wykonać ją od Ciebie? Upewnij się, że znasz odpowiedź, gdy następnym razem będziesz delegować komuś zadanie.
Krok 7. Bądź cierpliwy
Osoba, którą delegujesz, popełni błędy, gdy nauczy się wykonywać nowe zadanie. Jest to część procesu uczenia się. Zaplanuj to. Nie deleguj zadań, zakładając, że dana osoba wykona je perfekcyjnie, dopóki nie uzyska sprawdzonej pracy. Jeśli praca nie kończy się zgodnie z oczekiwaniami, ponieważ twój kolega nie potrafi wykonać zadania perfekcyjnie, to twoja wina, a nie on. Bądź zasobem dla swojego pomocnika, a delegowana praca może być dla niego nauką, a nie odstraszać ludzi.
Kiedy szkolisz kogoś do robienia czegoś, inwestujesz. Na początku spowolni cię, ale na dłuższą metę zwiększy produktywność, opierając się na twoim podejściu do pozytywnego i realistycznego zachowania
Krok 8. Przygotuj się na kłopoty
Przygotuj plan tworzenia kopii zapasowych i bądź przygotowany do działania, jeśli coś pójdzie nie tak. Dowiedz się, co się stanie, jeśli cel lub termin zostanie przekroczony. Nieoczekiwane przeszkody i wyzwania pojawiają się cały czas, niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, czy w domu – czasami technologia może zawieść. Niech Twój pomocnik uwierzy, że jeśli coś się pojawi, zrozumiesz i pomożesz mu dotrzymać terminu – nie zostawiaj go w trudnej sytuacji.
Robienie tego jest również mądre w sensie egoistycznym – jeśli Twój pomocnik boi się, że zostanie obwiniony, więcej czasu spędzi na naprawieniu swoich niedociągnięć niż na wykonywaniu swojej pracy
Krok 9. Nagradzaj swojego pomocnika, jeśli jest godny
Powierzenie komuś zadań jest ważne, jeśli masz więcej obowiązków. Ale przyniesie to efekt przeciwny do zamierzonego, gdy delegujesz zadanie, pozwalasz swojemu pomocnikowi ciężko nad nim pracować, a potem sam zdobywasz uznanie. Doceniaj i chwal wysiłki innych, którzy pracują w Twoim imieniu.
Upewnij się, że za każdym razem, gdy otrzymujesz komplement za swoją pracę, której pomógł ktoś inny, wymieniasz również imię osoby, która ci pomogła
Krok 10. Powiedz „Dziękuję
„Kiedy ktoś robi coś dla ciebie, ważne jest, aby podziękować tej osobie, uznać wagę jego pomocy i dać pomocnikowi, że jest doceniany. W przeciwnym razie będziesz wydawał się niewdzięczny, nawet jeśli tego nie zrobisz t. Pamiętaj, że ludzie nie potrafią czytać w Twoich myślach. Ludzie będą bardziej niż szczęśliwi mogąc zaoferować pomoc, jeśli poczują się docenieni.
