Dla tych z Państwa, którzy pracują w Dziale Kadr (HR) odrzucenie wykwalifikowanych kandydatów na rzecz zatrudniania lepszych kandydatów jest z pewnością trudnym obowiązkiem. Nie martw się jednak, ponieważ w rzeczywistości istnieje kilka prostych wskazówek, które możesz zastosować, aby ułatwić ten proces. Na przykład, jeśli dany kandydat przeszedł etap rozmowy kwalifikacyjnej, najlepiej jest przekazać odmowę telefonicznie. Jeśli nie, nigdy nie zaszkodzi poinformować o odrzuceniu za pośrednictwem oficjalnego e-maila. Bez względu na to, jakie medium wybierzesz, podejmij decyzję wprost, bez kompromisów w grzeczności.
Krok
Metoda 1 z 2: Kontakt z kandydatem przez telefon
Krok 1. Skontaktuj się z wnioskodawcą telefonicznie
Podczas gdy odrzucenie podania o pracę przez e-mail jest dla ciebie wygodniejsze, zwłaszcza w celu uniknięcia wszelkich możliwych niezręczności, rozmowa przez telefon nadal jest bardziej uprzejma i profesjonalna. Dlatego wybierz tę opcję, aby odrzucić kandydatów, których spotkałeś osobiście podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
Zadzwoń do danego wnioskodawcy w godzinach pracy, aby upewnić się, że nie je obiadu, gdy zostanie wezwany
Krok 2. Nie przebieraj w słowach
Rozmowa powinna być krótka i rzeczowa, najlepiej poniżej 5 minut. Pokaż, że cenisz swój czas i nie chcesz go marnować, nie wspominając o jego życiu osobistym, żartując lub pytając o pogodę!
Na przykład niegrzecznie byłoby powiedzieć: „Cześć Beni! To jest Susan z Vitamin World. To była przyjemność wczoraj przeprowadzić z tobą wywiad. O tak, jaka jest tam teraz pogoda? Czy było ostrzeżenie przed silnym wiatrem? Twoje terytorium jest bezpieczne, prawda?
Krok 3. Wyjaśnij, że firma zdecydowała się przekazać stanowisko innemu kandydatowi
Uprzejmie wyjaśnij, że cieszysz się, że spotkałeś kandydata podczas rozmowy kwalifikacyjnej i że faktycznie rozważałeś jego kandydaturę na stanowisko, mimo że zdecydowałeś się przekazać stanowisko innemu kandydatowi. Dobrze jest powiedzieć to wszystko, gdy tylko powiesz „Cześć”, aby rozmowa nie kończyła się zbyt długo.
Spróbuj powiedzieć: „Cześć Ruth, jestem Dika Firza z firmy AAA Technology Company. Osobiście chciałbym podziękować za zgodę na udział w rozmowie kwalifikacyjnej z zeszłego tygodnia. Spotkanie bardzo nam się podobało i zgadzamy się, że Twoja historia pracy jest imponująca. Niestety zdecydowaliśmy się przekazać stanowisko innemu kandydatowi.”
Krok 4. Opisz konkretne mocne strony lub mocne strony ostatecznie wybranego kandydata
Ogólnie rzecz biorąc, bardzo wielu kandydatów naprawdę chce poznać zalety wybranego kandydata w porównaniu z tym, co mają do zaoferowania firmie. Choć szczegółowe wyjaśnianie historii pracy wybranego kandydata jest w rzeczywistości stratą czasu, nadal trzeba wyjaśnić niektóre z ważnych zalet, jakie posiada wybrany kandydat, aby stało się to materiałem do jego kontemplacji.
- Na przykład możesz powiedzieć: „Chociaż bardzo doceniamy twoje rozległe doświadczenie, wybrany przez nas kandydat ma tytuł magistra, a poziom wykształcenia kandydata jest dla nas bardzo ważnym czynnikiem decydującym”.
- Lub: „Wybrany przez nas kandydat pracował na tym samym stanowisku w innej firmie, więc wierzymy, że proces przejścia będzie łatwiejszy w przyszłości”.
Krok 5. Wyjaśnij, że oprócz kandydatów, o których mowa, jest jeszcze wielu kandydatów, którzy mają nie mniej kwalifikacje
Zasadniczo kandydaci, którzy wiedzą, że są wykwalifikowani, mogą czuć się zdradzeni, gdy zostaną odrzuceni przez firmę, do której się ubiegają. W niektórych przypadkach są też wnioskodawcy, którzy uważają, że odrzucenie jest osobiste. Aby przezwyciężyć ten problem, nie zapomnij przypomnieć zainteresowanemu kandydatowi, że konkuruje z wieloma osobami, które nie są mniej wykwalifikowanych!
Spróbuj powiedzieć: „Chociaż jesteś bardzo silnym kandydatem na to stanowisko, musimy przyznać, że tym razem konkurencja o kandydatów jest bardzo zacięta. Przepraszam, że nie udało ci się wygrać tego konkursu, dobrze?
Krok 6. Zaproś ich do nawiązania kontaktu z Twoją firmą w mediach społecznościowych
Ponieważ odrzucenie to tak nieprzyjemny temat do rozmowy, spróbuj poprawić nastrój, zapraszając ich do nawiązania kontaktu z Twoją firmą online. W ten sposób potwierdzasz również, że odrzucenie ma charakter zawodowy, a nie osobisty.
- Możesz powiedzieć: „Rozważymy Cię ponownie, jeśli w firmie pojawi się kolejny wakat. Czy zechciałbyś wysłać znajomemu zaproszenie na nasze konto HR LinkedIn?”
- Możesz też powiedzieć: „Właściwie nasza firma projektuje kilka ciekawych programów, które zostaną wdrożone w najbliższej przyszłości. Aby nie przegapić informacji, możesz nadal sprawdzać przesłane pliki na naszym Facebooku lub Twitterze, dobrze!”
Krok 7. Zakończ rozmowę, jeśli dany wnioskodawca próbuje zakwestionować Twoją decyzję
W niektórych przypadkach odrzuceni kandydaci mogą powiedzieć: „Daj mi jeszcze jedną szansę na rozmowę kwalifikacyjną. Gwarantuję, że Twoja decyzja się zmieni!” lub „Twoja firma popełniła błąd, ponieważ byłem najlepszym kandydatem”. Jeśli taka sytuacja wystąpi, nie angażuj się w długi proces dyskusji na temat decyzji firmy lub mocnych i słabych stron historii zatrudnienia kandydata.
Aby grzecznie zakończyć rozmowę, spróbuj powiedzieć: „Nawet jeśli zatrudniliśmy kogoś innego, nie oznacza to, że coś jest z tobą nie tak. Jestem pewien, że w niedalekiej przyszłości znajdziesz odpowiednią pracę.”
Krok 8. Zachęć wysoko wykwalifikowanych kandydatów do ponownego aplikowania w późniejszym terminie
To, że kandydat nie nadaje się na stanowisko, którego szukasz, nie oznacza, że nie będzie on odpowiedni do obsadzenia wszystkich stanowisk w Twojej firmie, prawda? Aby nie zmarnować nawiązanej z nim relacji, spróbuj mu wytłumaczyć, że nawet jeśli nie nadaje się na stanowisko, o które się ubiegasz, nadal chcesz nawiązać z nim dobre relacje zawodowe. Wyjaśnij również, że w przyszłości ponownie pojawią się lepsze możliwości pracy w Twojej firmie.
Jedno zdanie, które możesz powiedzieć, brzmi: „Nie wahaj się ponownie aplikować, jeśli nasza firma otworzy w przyszłości kolejną ofertę pracy! Byłeś bliski przyjęcia na to stanowisko, więc będziesz musiał spróbować ponownie, jeśli okazja znów się otworzy
Metoda 2 z 2: Pisanie wiadomości e-mail z odrzuceniem
Krok 1. Wyślij e-mail z odrzuceniem do danego kandydata, gdy tylko zdecydujesz się zatrudnić innego kandydata
Gdy ty lub inny specjalista wybierze kandydata na odpowiednie stanowisko, natychmiast wyślij wiadomość e-mail o odrzuceniu do odrzuconego kandydata. Dzięki temu dany kandydat uzyska pewność i będzie mógł od razu szukać nowych ofert pracy.
Najlepiej byłoby, gdyby listy odrzucające były wysyłane jeden dzień roboczy po podjęciu decyzji
Krok 2. Skomponuj wiadomość e-mail nie dłuższą niż 3-4 zdania
Ponieważ wnioskodawca, o którym mowa, nie przeszedł jeszcze etapu rozmowy kwalifikacyjnej, nie ma potrzeby wahać się przed krótką i jednoznaczną odmową. W szczególności zacznij e-mail od pełnego imienia i nazwiska kandydata, a następnie napisz oświadczenie, takie jak „Dziękujemy za zgłoszenie się na stanowisko dyrektora kreatywnego w ABC Advertising Agency. Pomimo Twojej imponującej historii pracy, postanowiliśmy przekazać to stanowisko innemu kandydatowi. Życzymy wszystkiego najlepszego w przyszłej karierze zawodowej.”
Dołącz swoje imię i nazwisko na końcu e-maila, a następnie wyślij e-mail, gdy masz pewność, że nie ma w nim istotnych błędów
Krok 3. Nie musisz przepraszać za odrzucenie
Przyjęcie odrzucenia od firmy, do której aplikujesz, nie jest łatwe, ale w trosce o profesjonalizm nie przepraszaj ani nie zachowuj się tak, jakbyś nie zgadzał się z decyzją firmy o niezatrudnieniu danego kandydata. Nawet jeśli istnieje różnica zdań w wewnętrznych kręgach firmy, nie informuj o tym wnioskodawcy.
Na przykład nie pisz: „Chciałbym cię zatrudnić, niestety kierownik działu HR ma inne zdanie”
Krok 4. Udziel krótkiej i bezpośredniej odpowiedzi, gdy wnioskodawca zada pytanie w e-mailu zwrotnym
Jeśli kandydat odpowie na Twój e-mail z pytaniem o cechy wybranego kandydata, których nie posiada, po prostu odpowiedz na pytanie w 3-4 krótkich zdaniach. Pamiętaj, że treść wiadomości e-mail powinna być krótka, prosta i obiektywna, aby proces wymiany wiadomości e-mail nie trwał zbyt długo.
Na przykład odpowiedz w stylu: „Choć Twoja historia pracy i doświadczenie są bardzo obiecujące, niestety często jesteś bezrobotny przez długi czas i dlatego pracodawcy zatrudniają innych kandydatów”
Porady
- Nie pozwól, aby rozmowa telefoniczna trwała zbyt długo. Przypomnij tylko kandydatom, że faktycznie konkurują z dość dużą liczbą konkurentów i nawet jeśli tym razem im się nie uda, nadal mogą ubiegać się o inne stanowiska, które zostaną otwarte w przyszłości. Innymi słowy, rozmowa telefoniczna powinna być krótka i rzeczowa, a następnie grzecznie zakończyć rozmowę w mniej niż 5 minut.
- Za każdym razem, gdy Twoja firma otwiera ofertę pracy, najlepiej po prostu przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną z 5-6 osobami. W ten sposób wystarczy skontaktować się telefonicznie z 4-5 osobami, aby wyrazić odmowę.
- Nigdy nie okłamuj wnioskodawców o powodach ich odmowy. A co, jeśli dana osoba zostanie odrzucona, ponieważ jej występ podczas wywiadu jest bardzo zły? Staraj się przekazać informacje w bardziej cywilizowany sposób.
