Ze swej natury e-mail nie jest tak formalny jak list pisemny. Jednak zdarzają się sytuacje, w których podczas pisania e-maili trzeba używać bardziej formalnego tonu. Zastanów się, kto jest odbiorcą, a następnie wybierz odpowiednie powitanie. Następnie możesz wymyślić format powitania i napisać zdanie otwierające.
Krok
Część 1 z 3: Uwzględnianie odbiorców
Krok 1. Zdecyduj, jak formalnie musisz być
Nawet jeśli napiszesz „formalny” e-mail, poziom formalności zależy od osoby, która go otrzymuje. Na przykład, poziom formalności e-maila do wykładowcy nie jest taki sam, jak e-maila z podaniem o pracę.
Przy pierwszym kontakcie, dla bezpieczeństwa, używaj bardziej formalnego tonu
Krok 2. Znajdź imię i nazwisko odbiorcy
Zrób rozeznanie, aby znaleźć odbiorców, których nie znasz. Znajomość nazwy sprawi, że powitanie będzie bardziej osobiste, nawet jeśli użyjesz formalnej techniki.
Krok 3. Postępuj zgodnie z przykładem odbiorcy
Jeśli odbiorca wyśle do Ciebie pierwszy e-mail, możesz skopiować użyte przez niego powitanie. Na przykład, jeśli użyje „Cześć” i Twojego imienia, możesz odpowiedzieć w tym samym stylu, używając „Cześć” i jego imienia.
Część 2 z 3: Wybór powitań
Krok 1. Użyj „Kochanie”
Pozdrowienia „Kochanie”. (z nazwą odbiorcy) jest bardzo często używany z jakiegoś powodu. To powitanie jest formalne, ale nie apodyktyczne, i tak znajome, że nie przyciąga zbyt wiele uwagi, i to jest w porządku. Nie chcesz powitania, które wyróżnia się, ponieważ jest nie na miejscu.
Krok 2. Spróbuj „Z poważaniem”, jeśli nie znasz nazwiska odbiorcy
To powitanie jest stosunkowo formalne w przypadku firmowych wiadomości e-mail, zwłaszcza jeśli nie znasz imienia i nazwiska odbiorcy. Warto jednak najpierw sprawdzić nazwę, jeśli to możliwe.
Możesz również użyć „Do kogo to może dotyczyć”, jeśli e-mail jest bardzo formalny i nie znasz nazwiska odbiorcy. Jednak to powitanie czasami obraża ludzi, ponieważ nie jest osobiste
Krok 3. Rozważ „Cześć” lub „Cześć” w mniej formalnym e-mailu
E-maile wydają się mniej formalne niż ogólnie listy. Możesz więc użyć powitania typu „Cześć” w dość formalnym e-mailu. Na przykład, jeśli piszesz e-maila do wykładowcy, zwłaszcza takiego, którego znasz, nadal warto się przywitać.
Krok 4. Nie używaj „Hej”
Podczas gdy „Cześć” jest dopuszczalne w półoficjalnych e-mailach, „Hej” to inna historia. To powitanie jest bardzo swobodne, nawet w bezpośredniej mowie. Więc powinieneś tego unikać. Nawet jeśli dobrze znasz swojego szefa, unikaj używania „Hej” w adresowanych do niego e-mailach.
Krok 5. W razie potrzeby użyj tytułu zamiast nazwy
Czasami, kiedy piszesz do kogoś e-mail, znasz tylko jego pozycję w firmie lub organizacji. W takim przypadku po prostu użyj tytułu zamiast imienia, na przykład „Dear. Menedżer HR, „Szanowni Państwo. Komisja Rekrutacyjna” lub „Szanowni Państwo. Profesor.
Krok 6. Dodaj zwrot grzecznościowy, aby e-mail był bardziej formalny
Jeśli to możliwe, dodaj „Sir”, „Ojciec”, „Matka”, „Dr.” lub „Profesor” przed imieniem odbiorcy, aby uzyskać bardziej formalne wrażenie. Używaj także swojego nazwiska lub pełnego imienia, a nie tylko imienia.
Część 3 z 3: Utwórz i rozpocznij e-mail
Krok 1. Umieść powitanie w pierwszym wierszu
W górnym wierszu znajduje się wybrane powitanie, po którym następuje imię i nazwisko odbiorcy. Jeśli to możliwe, użyj tytułu lub tytułu, na przykład „Pan”, „Matka” lub „Dr.”, a następnie wpisz swoje imię i nazwisko.
Krok 2. Użyj przecinków
Generalnie po powitaniu należy użyć przecinka. W oficjalnym liście możesz użyć dwukropka, ale zwykle jest to zbyt formalne na e-mail. Wystarczy przecinek, ale możesz użyć dwukropka, jeśli piszesz list otwierający w e-mailu.
Krok 3. Przejdź do następnego wiersza
Salam ma swoje miejsce na szczycie. Następnie naciśnij klawisz Enter, aby przejść do następnego wiersza. Jeśli używasz spacji dla nowych akapitów zamiast wcięć zdań, umieść pustą linię między powitaniem a pierwszym akapitem.
Krok 4. Przedstaw się w zdaniu otwierającym, jeśli to konieczne
W pierwszym e-mailu przedstaw się, nawet jeśli znasz odbiorcę w prawdziwym życiu. Podając dane osobowe, odbiorcy będą zachęcani do przeczytania Twojej wiadomości e-mail.
- Na przykład „Nazywam się Jessica Hartono i jestem dyrektorem marketingu w ABC Company”. Możesz również przedstawić się odbiorcy, np. „Nazywam się Rama Susanto i chodzę na twoje zajęcia z marketingu (Marketing 101 w każdy wtorek i czwartek po południu).”
- Jeśli znasz już odbiorcę i wysłałeś do niego wiadomość e-mail, możesz użyć pierwszego zdania jako powitania. Na przykład „Dziękuję za tak szybką odpowiedź” lub „Życzę dobrego zdrowia”.
Krok 5. Napisz treść e-maila
Większość formalnych e-maili dociera do sedna sprawy. Oznacza to, że pierwsze i drugie zdanie powinny wskazywać, dlaczego piszesz do odbiorcy. Pamiętaj, aby opisać swój cel tak zwięźle, jak to tylko możliwe.
