Są chwile, kiedy musisz wykonać ważny telefon, na przykład poprosić kogoś o spotkanie lub coś sprzedać. Jeśli nie jesteś przyzwyczajony do rozmowy przez telefon, rozpoczęcie rozmowy może być trudne. Kluczem do udanej rozmowy telefonicznej jest upewnienie się, że obie strony czują się komfortowo, aby umożliwić łatwą dyskusję.
Krok
Część 1 z 3: Tworzenie planu
Krok 1. Określ swój cel
Zanim odbierzesz słuchawkę, musisz wiedzieć, do czego służy. Na przykład, jeśli zadzwonisz do kogoś, kogo lubisz, celem może być poproszenie go o spotkanie. W telefonii biznesowej celem jest sprzedaż towarów lub usług. Zastanów się, czego oczekujesz od rozmowy.
- Staraj się, aby Twoje cele były konkretne. To sprawi, że będziesz lepiej przygotowany.
- W niektórych przypadkach cel rozmowy telefonicznej może być bardziej ogólny. Na przykład, dzwoniąc do firmy, aby zapytać o jej usługi, nie wiedząc, czym naprawdę jesteś zainteresowany. Informacje, które otrzymasz później, pomagają określić, czego potrzebujesz lub chcesz.
Krok 2. Dowiedz się, z kim będziesz rozmawiać
Dzwoniąc do konkretnej osoby, której nie znasz, spróbuj najpierw poznać jej pochodzenie. W ten sposób z grubsza wiesz, czego możesz się spodziewać po rozmowie. Na przykład, jeśli chcesz porozmawiać z prezesem firmy, może on być bardzo zajęty i nie ma dużo czasu. Jeśli dzwonisz do kogoś, kto jest nieśmiały, być może będziesz musiał więcej mówić.
- W przypadku telefonu służbowego odwiedź witrynę firmy, w której pracuje osoba, do której chcesz zadzwonić. Znajdziesz tytuł i może biografię, która da ci mały pomysł.
- W przypadku rozmów prywatnych poproś znajomego, który również ją zna, o dane tej osoby.
Krok 3. Zapisz kilka punktów rozmowy
Kiedy już wiesz, czego chcesz i do kogo zadzwonisz, dobrze jest zrobić kilka notatek. Możesz pisać wypunktowania, które sprawią, że Twoje pytanie zostanie zadane. Z listą nigdy nie zapomnisz czegoś ważnego.
- Być może będziesz musiał również nakreślić konwersację. Konspekt może wymagać dostosowania do reakcji drugiej osoby, ale w zasadzie jest to wskazówka, jeśli jesteś zdenerwowany.
- Zastanów się, jak długo będziesz mówić. Najlepiej założyć, że czas nie jest długi. Skoncentruj się więc na ważnym temacie, o którym chcesz porozmawiać.
Część 2 z 3: Rozpoczęcie rozmowy
Krok 1. Przywitaj się i przedstaw się
Najpierw musisz powiedzieć powitanie, takie jak „cześć” lub „cześć”. Obecnie wiele osób korzysta z automatycznych odbiorników, ale mimo to powinieneś się przedstawić, chyba że druga osoba po drugiej stronie wita cię po imieniu. Jeśli dzwonisz do kogoś, kogo dobrze znasz, wystarczy podać imię. W innych sytuacjach podaj więcej informacji, aby druga osoba mogła Cię zidentyfikować.
- Jako pozdrowienia możesz również użyć „Dzień dobry”, „Dzień dobry” lub „Dobry wieczór”.
- Na telefonie służbowym podaj też nazwę swojej firmy. Na przykład „Dzień dobry, jestem Anisa Dewi z Mahkota Advertising”.
- W przypadku prywatnych połączeń do swojej sympatii może być konieczne wspomnienie, gdzie go spotkałeś. Na przykład „Cześć, tu Mahesa. Spotkaliśmy się na siłowni w zeszłym tygodniu”.
- Jeśli dzwonisz do znajomego znajomego, podaj imię tego znajomego. Na przykład „Cześć, tu Lisa. Jestem przyjacielem Erika. Myślę, że już powiedział, że zadzwonię.
- Jeśli zadzwonisz z zapytaniem o ofertę pracy, podaj, skąd masz te informacje. Na przykład: „Cześć, nazywam się Nurani Rahman. Chciałbym zapytać o ofertę pracy, która była ogłoszona we wczorajszej gazecie.”
- Jeśli chcesz poprosić firmę o ogólne informacje, nie musisz wymieniać nazwisk. Możesz po prostu powiedzieć: „Cześć, interesuje mnie oferowana przez Ciebie usługa przechowywania”.
Krok 2. Zapytaj, czy teraz jest dobry czas na rozmowę
Jeśli chcesz, aby rozmowa telefoniczna zakończyła się sukcesem, upewnij się, że druga osoba jest tak samo skupiona jak ty. Dlatego przed rozpoczęciem rozmowy musisz zapytać, czy ma czas. Jeśli odpowiedź brzmi tak, zacznij mówić. Jeśli odpowiedź jest zajęta lub masz zamiar wyjść, znajdź inny czas.
- Jeśli nie jest gotowy do rozmowy po wywołaniu, ustaw inny czas, zanim się rozłączy. Możesz powiedzieć: „Czy mogę zadzwonić ponownie dziś po południu? Może godzina trzecia?
- Jeśli chce oddzwonić, podaj dzień i godzinę, kiedy możesz. Powiedz: „Mogę porozmawiać jutro rano. Może około 10?”
Krok 3. Zacznij od uprzejmości
Jeśli dzwonisz, żeby coś zapytać lub sprzedać, nie przechodź od razu do sedna. Druga osoba może wkrótce stracić zainteresowanie. Zamiast tego spróbuj zacząć od wprowadzenia, takiego jak krótka rozmowa o pogodzie.
- Jednak nie przebieraj w słowach zbyt długo. Druga osoba może się niecierpliwić.
- Jeśli znasz osobę, z którą rozmawiasz, powiedz coś bardziej osobistego na temat, który ją interesuje. Na przykład, jeśli jest fanem piłki nożnej, powiedz: „Wczoraj był mecz Persebaya, prawda?”
- Jeśli nie znasz go bliżej, zdecyduj się na ogólne uprzejmości. Na przykład: „Ostatnio było bardzo gorąco. Wydaje się, że w zeszłym roku pora sucha nie była tak gorąca jak ta”.
Krok 4. Omów punkty rozmowy
Kiedy ty i druga osoba poczujecie się bardziej komfortowo i zrelaksowani, przejdźcie do sedna rozmowy. Mów zwięźle i zwięźle, ponieważ zabrzmi to niepewnie, jeśli będziesz gadać.
- Tworząc wrażenie pewności siebie, upewnij się, że jesteś uprzejmy, gdy o coś prosisz drugą osobę.
- Jeśli mówisz zbyt długo bez przerwy, druga osoba może przestać zwracać uwagę. Więc zrób sobie przerwę i poproś o opinię, jeśli jest coś, co chcesz powiedzieć.
- Podczas mówienia nie jedz ani nie żuj gumy. Dźwięk, który wydaje, sprawi wrażenie, że nie mówisz poważnie.
Część 3 z 3: Dokonywanie ustawień
Krok 1. Znajdź spokojne miejsce
Oczywiście chcesz, żeby telefon dobrze się zakończył. Stwórz więc środowisko sprzyjające rozmowie, w cichym miejscu. Zminimalizuj hałas w tle, abyś nie musiał prosić drugiej osoby o powtarzanie tego, co mówi lub krzyczy, aby cię usłyszał.
- Najlepiej zadzwonić do pustego pokoju z zamkniętymi drzwiami. Masz gwarancję, że będziesz mógł mówić spokojnie.
- Jeśli musisz zadzwonić w biurze na świeżym powietrzu i słyszysz głosy współpracowników, spróbuj zadzwonić, gdy w biurze jest trochę cicho. Na przykład podczas przerwy na lunch lub pod koniec dnia, kiedy wszyscy poszli do domu.
- Jeśli to możliwe, unikaj ważnych połączeń telefonicznych w miejscach publicznych, takich jak restauracje czy sklepy. Miejsca publiczne są zwykle pełne rozproszeń i zbyt zatłoczone. Jeśli musisz zadzwonić, gdy jesteś na zewnątrz, znajdź ciche miejsce, na przykład alejkę przed łazienką w restauracji lub pusty korytarz w sklepie.
Krok 2. Sprawdź sygnał
Obecnie wiele osób używa telefonów komórkowych jako podstawowego telefonu. Jeśli tak jest, upewnij się, że sygnał telefonu komórkowego jest silny, aby mieć pewność, że jakość dźwięku będzie dobra. Poszukaj miejsca, które oferuje silny sygnał. Jeśli nie ma sygnału, może być konieczne skorzystanie z telefonu stacjonarnego.
- Jakość dźwięku telefonów stacjonarnych jest zwykle lepsza niż telefonów komórkowych. Jeśli więc jest to absolutnie konieczne, korzystaj z telefonu stacjonarnego, gdy tylko jest to możliwe, zwłaszcza jeśli masz zamiar zadzwonić do rodzica z wadą słuchu.
- Jeśli używasz telefonu komórkowego, trzymaj go tak, aby wbudowany mikrofon bez trudu odbierał Twój głos. Ważne rozmowy nie powinny używać głośnika.
Krok 3. Upewnij się, że czujesz się komfortowo
Zanim zaczniesz dzwonić, upewnij się, że jesteś gotowy, aby w pełni skoncentrować się na rozmowie. Na przykład przygotuj się, abyś nie musiał iść do łazienki i podawać drinka, abyś nie musiał wstawać, jeśli jesteś spragniony. Dobrym pomysłem jest mieć pod ręką chusteczkę na wypadek, gdybyś musiał kichnąć przez telefon.
Zdecyduj, czy wygodniej jest rozmawiać siedząc czy stojąc. Jeśli jesteś zdenerwowany, może możesz się uspokoić, robiąc mały spacer
Porady
- Jeśli jesteś zdenerwowany, może potrzebujesz trochę praktyki. Niech przyjaciel lub członek rodziny działa jako osoba, do której dzwonisz.
- Jeśli dzwonisz do ludzi prywatnie lub towarzysko, możesz zacząć od wysłania wiadomości z pytaniem: „Czy mógłbyś poświęcić chwilę na rozmowę przez telefon?”. Może być bardziej otwarty, jeśli wie, że zadzwonisz.
- Postaraj się stworzyć pozytywne nastawienie. Nawet jeśli osoba, z którą rozmawiasz, nie widzi, uśmiechanie się podczas rozmowy sprawi, że Twój głos będzie brzmiał entuzjastycznie i pozytywnie.
- Wymów słowa poprawnie. Spróbuj bez trudu sprawić, by druga osoba zrozumiała, co mówisz.
- Zwróć uwagę na szybkość swojej mowy. Słowa, które są zbyt szybkie, są czasami trudne do uchwycenia.
