Czy kiedykolwiek utknąłeś w rozmowie telefonicznej, która wydawała się nie mieć końca? Co więc zrobić, aby grzecznie zakończyć rozmowę? Jeśli masz takie pytanie, spróbuj przeczytać ten artykuł, aby grzecznie zakończyć rozmowę telefoniczną i utrzymać pozytywne relacje z najbliższymi!
Krok
Część 1 z 3: Zmniejszenie intensywności rozmowy
Krok 1. Skoncentruj się na prowadzonej rozmowie
Pod koniec rozmowy upewnij się, że nie „zaproś” drugiej osoby, aby powiedziała ci coś innego. Na przykład, nawet jeśli naprawdę interesujesz się tematem, który porusza, nie zadawaj pytań, które zachęcą go do kontynuowania.
- Na przykład, jeśli twoja mama opowiada naprawdę gorącą plotkę, nie zadawaj pytań otwartych, takich jak „Skąd to słyszałeś?” Zamiast tego zareaguj na historię stwierdzeniem w stylu: „Nie możesz łatwo uwierzyć słowom innych ludzi, ach”. Stwierdzenia są przydatne do zamykania rozmowy i pomagają przejść do innych, ważniejszych tematów do omówienia.
- Jeśli dana osoba jest Twoim partnerem biznesowym, a sytuacja wymaga od Ciebie wznowienia rozmowy, spróbuj odpowiedzieć na jej słowa stwierdzeniami, które wskazują, że to, co właśnie powiedziała, jest również dla Ciebie ważne. Następnie natychmiast podnieś nowy temat. Możesz na przykład powiedzieć: „Dziękuję za poruszenie kwestii wynagrodzenia, dobrze? Po tym przekażę bezpośrednio kierownikowi firmy. O tak, chciałem omówić postępy w twoim kwartalnym raporcie.
Krok 2. Poczekaj, aż pojawi się przerwa w rozmowie
W rzeczywistości cała rozmowa będzie zabarwiona przerwami. Kiedy druga osoba przestanie mówić, użyj pauzy, aby przekazać, że musisz natychmiast zakończyć rozmowę.
Upewnij się, że to nie ty zapewniasz sobie przerwę. Jeśli sytuacja się odwróci, istnieje obawa, że dana osoba zacznie opowiadać ci nową historię. Jeśli jednak tak jest, po prostu daj im znać, że z przyjemnością z nimi porozmawiasz i że będziesz z nimi ponownie kontaktować się, ale musisz teraz zakończyć rozmowę. Nie przedłużaj pożegnań
Krok 3. Przerwij słowa
Chociaż takie zachowanie jest często uważane za lekceważące, faktem jest, że możesz również w uprzejmy sposób przerwać czyjeś słowa!
- Użyj tej metody tylko wtedy, gdy sytuacja jest pilna i nie ma innego sposobu, aby spróbować. Następnie nie zapomnij podzielić się przeprosinami! Na przykład możesz przerwać jego słowa, gdy pojawi się sytuacja awaryjna, którą należy w tym czasie rozwiązać. Ponadto możesz również zastosować tę metodę, jeśli wcześniej przekazałeś określony termin.
- Na przykład możesz komunikować się z partnerem biznesowym, gdy ktoś nagle wchodzi do pokoju i przypomina ci o wzięciu udziału w spotkaniu. Przedstaw sytuację drugiej osobie i wyjaśnij, że skontaktujesz się z nią ponownie, aby rozwiązać wszelkie niedokończone dyskusje.
- Jeśli znajdziesz się w sytuacji awaryjnej, po prostu powiedz: „Przepraszam, że przeszkadzam, ale mój pies właśnie zwymiotował i muszę go zbadać”.
- Jeśli wcześniej wspomniałeś o konkretnym limicie czasowym, przypomnij drugiej osobie, mówiąc: „Przepraszam, że się zanurzyłem, ale moja przerwa się skończyła i muszę wracać do pracy”.
Krok 4. Określ swój limit czasu
Jeśli limit czasu został określony od początku, twoje starania o zakończenie rozmowy nie sprawią, że sytuacja stanie się niezręczna ani nieprzyjemna. Na początku powiedz, że masz tylko 5 lub 10 minut na rozmowę. Jeśli musi zadać pytanie lub powiedzieć coś ważnego, znajomość tych granic może pomóc mu skupić się na tematach, które naprawdę mają znaczenie.
- Ponadto ograniczenia czasowe mogą również powiązać Cię z ostatnim tematem lub pytaniem. Gdy osoba odpowie, podziękuj i natychmiast zakończ rozmowę.
- Jeśli ta osoba jest Twoim partnerem biznesowym, wyznaczenie limitu czasowego może pomóc obu stronom w ustaleniu najważniejszych tematów. Na przykład możesz powiedzieć: „Mam tylko 5 minut do następnego spotkania, ale muszę zapytać, jak przebiega twój raport kwartalny”. Po wysłuchaniu jego odpowiedzi podziękuj mu i daj znać, że musi złożyć raport w najbliższej przyszłości.
Część 2 z 3: Zakończenie rozmowy
Krok 1. Wyraź swoje przeprosiny
Jeśli musisz nagle zakończyć rozmowę, przepraszasz. Wyjaśnij, że nie chcesz też kończyć rozmowy, ale musisz to zrobić, ponieważ istnieje ważna sytuacja, którą należy się zająć.
Krok 2. Pokaż, że podobała Ci się rozmowa
Wyjaśnij, że doceniasz jego telefon i że rozmowa z nim była przyjemnością. W ten sposób zrozumie, że jego istnienie jest dla ciebie naprawdę ważne.
Krok 3. Zaplanuj następny czat
Jeśli dana osoba jest bliskim przyjacielem lub krewnym, zaplanowanie następnego czatu może pomóc w szybszym zakończeniu rozmowy. Dlaczego? Dzięki temu osoba wie, że temat, o którym chce porozmawiać, może zostać udostępniony w najbliższej przyszłości. Innymi słowy, nie czuł potrzeby przekazywania wszystkiego za jednym razem.
- Nie proś o dobry czas na oddzwonienie, żeby rozmowa się nie przeciągała. Zamiast tego poinformuj ich, że będziesz się z nimi kontaktować przez e-mail lub sms, aby zapytać o ich wolny czas.
- Jeśli nie znalazłeś konkretnego czasu, spróbuj polecić niejednoznaczny przysłówek czasu. Na przykład możesz powiedzieć: „Zadzwonię do ciebie ponownie w tym tygodniu lub w ten weekend, dobrze?”
- Jeśli rozmawiasz z tą osobą wystarczająco często, spróbuj powiedzieć: „Porozmawiamy później, dobrze?” Oznacza to, że relacja między wami nie zostanie zerwana bez konieczności ograniczenia się do określonego przedziału czasowego.
Krok 4. Polecaj alternatywne sposoby komunikowania się z nim
Jeśli nie lubisz rozmawiać przez telefon, spróbuj polecić inny kanał komunikacji, taki jak Skype, SMS lub e-mail.
- Jeśli dana osoba jest partnerem biznesowym, poinformuj ją, że możesz szybciej odpowiedzieć za pośrednictwem poczty e-mail zamiast telefonu. Spróbuj zainicjować tę linię komunikacji, wysyłając e-mail jako pierwszy. W e-mailu kontynuuj to, o czym rozmawiałeś przez telefon i zachęć go do odpowiedzi przez e-mail.
- Czasami rozmowy telefoniczne mogą trwać dłużej, ponieważ druga osoba czuje potrzebę podzielenia się wszystkimi informacjami, których nie znałeś od ostatniej rozmowy. Dlatego staraj się utrzymywać komunikację za pośrednictwem mediów społecznościowych (takich jak Facebook), sms-ów, czy e-maili, aby nie czuł się obciążony całą historią przez telefon.
- Powiedz osobie, że wyślesz rzeczy, o których rozmawialiśmy przez telefon, e-mailem lub SMS-em. Chociaż rozmowa nie kończy się natychmiast, przynajmniej możesz ją kontrolować zgodnie z pożądanym tempem. Przecież wysyłanie sms-ów czy e-maili to zaawansowana metoda komunikacji, która staje się coraz bardziej popularna, wiesz!
Część 3 z 3: Tworzenie właściwego planu
Krok 1. Zadzwoń do niego w trakcie jego aktywności
Jeśli wiesz, że osoba, z którą rozmawiasz, jest bardzo rozmowna, spróbuj dzwonić do niej między zaplanowanymi spotkaniami, ważnymi zajęciami lub innymi czynnościami. Następnie powiedz, że masz tylko 10 minut na rozmowę, ale naprawdę musisz o czymś porozmawiać. Wprowadzenie limitu czasowego na początku rozmowy może pomóc mu zrozumieć twoją sytuację.
Często ludzie, którzy dużo mówią, próbują powiedzieć ci „jeszcze jedną rzecz”, gdy próbujesz zakończyć rozmowę. Jeśli od samego początku jasno określiłeś, że masz tylko 10 minut, pomoże mu to najpierw ustalić priorytety ważnych tematów
Krok 2. Rozważ zajętość
Spróbuj znaleźć informacje o codziennej rutynie danej osoby. Jeśli wiesz, że je o określonej porze i ma ograniczony czas na pogawędkę, spróbuj do niego zadzwonić o tej porze. Na przykład możesz zadzwonić do niego w porze lunchu lub tuż przed obiadem. Tym samym ciężar szybkiego zakończenia rozmowy nie spoczywa już na twoich barkach, ale na jego barkach.
Pokaż, że dbasz o jego pracowite życie. Kiedy do niej zadzwonisz, spróbuj powiedzieć: „Wiem, że jesz lunch, ale muszę porozmawiać o kilku rzeczach, kiedy będziesz miał czas”
Krok 3. Oddzwoń do niego
Jeśli dzwoni, gdy nie masz czasu na pogawędkę przez wiele godzin, nie odbieraj! Upewnij się jednak, że skontaktujesz się z nim tego samego dnia, aby nie czuł się odrzucany lub odrzucany.
- Uczciwie wyjaśnij, dlaczego nie możesz odebrać telefonu. Na przykład możesz pracować nad ważnym projektem, ćwiczyć na siłowni lub wykonywać zadanie akademickie. Przeproś także za nieodebranie połączenia.
- Kiedy masz wystarczająco dużo wolnego czasu na pogawędkę, oddzwoń, aby ta osoba się nie zrozumiała. Aby pokazać, że doceniasz i troszczysz się o to, co próbuje mu powiedzieć przez telefon, oddzwoń do niego i tym razem poświęc mu całą swoją uwagę.
- Jeśli zdajesz sobie sprawę, że nie będziesz miał dużo wolnego czasu w ciągu dnia, nie ignoruj telefonu. Najpierw zapytaj go, dlaczego do ciebie zadzwonił. Są szanse, że ma bardzo ważne informacje, które musi ci przekazać. Następnie, jeśli powie, że chce po prostu porozmawiać, po prostu daj mu znać, że jesteś czymś zajęty i będziesz zajęty przez cały dzień. Następnie zapytaj, czy możesz do niego oddzwonić, gdy ucichnie pośpiech.
Krok 4. Zapisz rzeczy, które chcesz omówić
Jeśli musisz zadzwonić do kogoś, kto dużo mówi z konkretnego powodu, spróbuj zapisać te powody wcześniej, aby rozmowa nie zeszła z toru.
Zastosowanie tej metody przypomni Ci o naprawdę ważnych tematach, gdy rozmowa zacznie się zbaczać. Jeśli to możliwe, spróbuj powiązać słowa drugiej osoby z tematem, o którym pisałeś, aby przywrócić przepływ: „Och, pamiętam, jak mówiłem ci, co wydarzyło się wczoraj!”
Porady
- Bycie uczciwym jest zawsze najlepszym sposobem działania. Jeśli będziesz nadal podawał te same wymówki, druga osoba poczuje się niedoceniana lub nawet winna za myślenie, że zrobiła coś, co cię obraziło.
- Bądź grzeczny i asertywny. Jeśli zignoruje twoją odmowę kontynuowania rozmowy, możesz powtórzyć chęć zakończenia rozmowy.
Ostrzeżenie
- Bądź bardziej wrażliwy na potrzeby innych. Możliwe, że poświęcenie dodatkowego czasu na rozmowę przez telefon z kimś, kto potrzebuje słuchacza, jest o wiele ważniejsze niż cokolwiek, co chcesz zrobić w tym czasie.
- Nie rób bezsensownych wymówek (takich jak: „Och, muszę teraz zjeść to ciasto” lub „Przepraszam, muszę umyć włosy”). Takie wymówki sprawią, że druga osoba poczuje się zirytowana!
