Plan zarządzania to opis sposobu działania organizacji lub firmy. Dzięki planowi zarządzania możesz formułować struktury zarządzania i operacje. Plan zapewnia również, że wszyscy członkowie podzielają ten sam pogląd i że cele zostaną osiągnięte. Możesz łatwo sporządzić plan zarządzania w kilku prostych krokach.
Krok
Część 1 z 4: Rozpoczęcie planu zarządzania
Krok 1. Określ potrzebę planu zarządzania
Plan zarządzania służy do formułowania procedur i polityk, które są ważne dla organizacji, a także odpowiedzialności i uprawnień wszystkich zaangażowanych osób. Bez planu operacje mogą być niespójne, obowiązki są niejasne, a organizacja nie jest przygotowana na pewne wydarzenia.
- Biznesplan pozwala wszystkim członkom organizacji jasno poznać ich stanowisko, w tym komu powinni podlegać, kto im podlega oraz ich obowiązki.
- Asercja ról stwarza również poczucie odpowiedzialności, ponieważ będzie jasne, kto jest winny, jeśli coś się wydarzy lub nie wydarzy.
Krok 2. Zarys planu
Plan zarządzania powinien zawierać szereg kluczowych elementów. Narysuj prosty zarys na tablicy lub w dokumencie komputerowym, pokazując sekcje planu zarządzania, tak aby Ty i Twój zespół mogli je omówić. Plan zarządzania powinien zawierać następujące sekcje:
- Opis struktury zarządzania.
- Sekcja wyszczególniająca każdego członka oraz jego obowiązki i uprawnienia.
- Wykres przedstawiający interakcje i obowiązki między każdym poziomem w organizacji.
- Sekcje opisujące różne aspekty zarządzanej organizacji oraz zasady i procedury zarządzania.
- Harmonogram aktualizacji, powiększania i opracowywania planów zarządzania i zarządzania.
Krok 3. Opisz swoją strukturę zarządzania
Każda organizacja lub firma ma nieco inną strukturę zarządzania. Na początku planu opisz strukturę zarządzania słowami lub diagramami. Wyjaśnij, kto podejmuje ostateczne decyzje, czy to zarząd, zarząd, czy pojedyncza osoba. Uwzględnij zewnętrznych i wewnętrznych decydentów, a także konsultantów. W razie potrzeby wyjaśnij, w jaki sposób alokacja podejmowania decyzji opiera się na hierarchii organizacyjnej.
Krok 4. Wymień różne aspekty organizacji, które mają być zarządzane w ramach planu
Podziel wszystkie procesy i funkcje na kategorie. Kategorie można definiować według działu w dużej firmie lub według procesu biznesowego w małej firmie. Aspekty operacji, które są ogólnie uwzględnione, to zarządzanie pracownikami, kontrola finansowa, kontrola zapasów lub dostaw, marketing lub public relations oraz operacje (takie jak produkcja lub sprzedaż). Podziel wszystkie aspekty organizacji, aby móc zdefiniować ich role i procedury.
Część 2 z 4: Opis własności i zarządzania
Krok 1. Zwróć uwagę na rodzaj własności organizacji
Opisz w jasny sposób własność firmy. Określ, czy organizacja jest publiczna, prywatna czy niekomercyjna. Ponadto, jeśli jest wielu właścicieli lub inwestorów, będziesz musiał wyjaśnić podział uprawnień, zobowiązań i udziałów. Na przykład własność organizacji może być dzielona w umowie spółki lub wspólnika spółki.
Krok 2. Wymień nazwiska członków zarządu
Jeśli Twoja firma ma zarząd, wymień członków. Napisz podsumowanie ich przywództwa, doświadczenia, mocnych i słabych stron. Prywatne firmy mogą nie mieć zarządu. Jeśli nie ma tablicy, nie musisz wchodzić do tej sekcji.
Dołącz kopię zasad zarządu, w tym warunki wyborów, kadencję, obowiązki, uprawnienia i rozwiązywanie konfliktów. Informacje te muszą być podane w umowie prowadzenia działalności gospodarczej lub innym dokumencie założycielskim
Krok 3. Przedstaw kluczowych członków kierownictwa
Zapisz kwalifikacje i doświadczenie każdego członka. Oprócz właścicieli i członków zarządu w tej sekcji znajdują się inwestorzy, kadra kierownicza, menedżerowie, kluczowi pracownicy i personel oraz przedsiębiorcy. Opisz pochodzenie członków, ich cechy i wkład w sukces firmy.
Krok 4. Przedstaw mocne strony każdej osoby w zespole zarządzającym
Wyjaśnij, jak cenne są te cechy dla pozycji każdego członka. Uwzględnij atrybuty, takie jak zdolność motywacyjna, zdolności finansowe i sprawność biznesowa.
- Wymień poprzednie stanowiska i obowiązki każdego członka, które odnoszą się do jego bieżących obowiązków. Wyjaśnij, w jaki sposób zobowiązanie wykorzystuje możliwości i wzmacnia pozycję kierownictwa.
- Wprowadź wykształcenie każdego menedżera. Wyjaśnij, w jaki sposób ich szkolenie jest korzystne dla firmy. Uwzględnij wykształcenie, które jest istotne tylko dla ich aktualnego stanowiska.
- Jeśli jesteś jedynym pracownikiem, uwzględnij własne doświadczenie i mocne strony.
Krok 5. Opisz proces rekrutacji
Wyjaśnij podstawy rekrutacji nowych pracowników. Podaj kwalifikacje i doświadczenie wymagane na każdym stanowisku. Jest to szczególnie ważne, jeśli nie zatrudniłeś menedżera. Uwzględnij proces szkoleniowy i wszelkie wdrożone programy motywacyjne lub nagradzające. Można tu również zamieścić opis korzyści.
Krok 6. Podaj nazwisko konsultanta lub doradcy zewnętrznego, z którego będziesz korzystać
Są osoby, z którymi możesz się skontaktować w celu uzyskania porady marketingowej, osobistej lub doradztwa finansowego. Na przykład Twoja firma może potrzebować:
- Prawnik
- Księgowa
- Agent ubezpieczeniowy
- Konsultant
Krok 7. Dołącz podsumowanie możliwości zespołu zarządzającego
Napisz krótki opis wyjaśniający, dlaczego Twój zespół odnosi sukcesy. Na końcu planu zarządzania określ konkretnie, dlaczego Twój zespół będzie decydował o sukcesie firmy. Wyjaśnij, w jaki sposób połączenie menedżerów w tym modelu biznesowym pomoże firmie w nadchodzących latach. Ta sekcja łączy różne punkty planu.
Na przykład: „Nasz zespół ludzi o różnych umiejętnościach ma 40-letnie doświadczenie w tej dziedzinie. Dzięki skoordynowanej, demokratycznej strukturze mogą skutecznie współpracować, aby osiągnąć pożądane rezultaty. Dzięki temu zespołowi wierzymy, że biznes będzie rentowny za dwa lata.”
Krok 8. Opisz relacje między kierownictwem, właścicielami i pracownikami
Ważnym aspektem działań zarządczych jest interakcja między poziomami zarządzania oraz między kierownictwem/właścicielami a pracownikami. Opisz uprawnienia, odpowiedzialność i rolę każdego poziomu w aspektach działalności biznesowej. Uwzględnij wspólne procesy podejmowania decyzji i współpracy, a także niezbędne spotkania lub linie komunikacji. Upewnij się, że wszyscy zgadzają się, jak rozwiązywać spory i dzielić się władzą.
Część 3 z 4: Pisanie zasad i procedur
Krok 1. Rozważ potrzebę pisemnej polityki
Spisane zasady mają na celu zdefiniowanie operacji w dużych organizacjach. Zasady zapewnią spójność i zapewnią sprawne działanie wszystkich procesów. Jednak bardzo mała firma lub organizacja może nie potrzebować polityki. W rzeczywistości zasady mogą czasami ograniczać współpracę i spowalniać pracę w małych grupach. Zastanów się nad rozmiarem i potrzebami swojej organizacji przed opracowaniem polityki.
Krok 2. Zbierz grupę kierownictwa i pracowników
W każdym rozważaniu aspektów działalności zbierz członków kierownictwa i pracowników, których bezpośrednio dotyczy lub którzy są odpowiedzialni za proces lub obszar. Zdefiniuj z nimi zasady i procedury, zaakceptuj dane wejściowe i wyjaśnij wszystkie szczegóły. Pozwala to na realizację planów w rzeczywistych operacjach i daje pracownikom poczucie własności.
Krok 3. Zapisz zasady i procedury dla każdego aspektu działalności
Zostanie to wykorzystane jako wyjaśnienie kierownictwu i pracownikom, jak obsługiwać tę część organizacji. Polityki, filozofie i regulacje organizacyjne mają na celu osiągnięcie celów i zapewnienie zgodności działań z zasadami organizacji. Polityka ta realizowana jest poprzez procedury, które są specyficznymi metodami prowadzenia działalności gospodarczej.
Na przykład polityka dotycząca używania i sprzedaży wyłącznie materiałów i produktów przyjaznych dla środowiska. Procedura wspierająca tę politykę polega na kupowaniu towarów od dostawców przyjaznych dla środowiska lub sprawdzaniu wpływu używanych materiałów lub produktów na środowisko
Krok 4. Upewnij się, że polityka pasuje do Twojej kultury i filozofii
Polityki i procedury muszą być zgodne z filozofią i celami. Sprawdź każdy punkt zasad, aby upewnić się, że wszystkie prowadzą do tego samego zakończenia. Jeśli coś nie pasuje lub jest wątpliwe, wprowadź zmiany, aby lepiej pasowały do misji.
Część 4 z 4: Rewizja planu
Krok 1. Ponownie dokładnie przeczytaj plan
Plan zarządzania musi być profesjonalny. Dokument musi być wolny od błędów ortograficznych i gramatycznych. Drukuj na białym papierze bez zmarszczek i smug.
Krok 2. Wybierz przejrzysty format
Format planu zarządzania powinien być taki sam, jak w przypadku każdej innej propozycji biznesowej. Możesz oznaczyć główne sekcje pogrubionymi nagłówkami. Użyj czytelnej czcionki. Standardową czcionką jest Times New Roman, rozmiar 12. Możesz użyć wypunktowania, aby wymienić swoje doświadczenia, umiejętności i obowiązki lub przedstawić ważne informacje w krótkich akapitach.
Krok 3. Rozważ poproszenie konsultanta biznesowego o zapoznanie się z projektem planu
Im więcej osób to przeczyta, tym lepiej. Konsultant biznesowy lub planista finansowy może udzielić lepszej porady. Porozmawiaj z konsultantem. Mogą znaleźć w nim luki lub konflikty.
Krok 4. Wyślij go do wszystkich właścicieli
Wszyscy właściciele i menedżerowie wysokiego szczebla w firmie muszą zatwierdzić plan zarządzania. Upewnij się, że każdy właściciel ma kopię. Mogą przesyłać poprawki i poprawki. Rozważ uważnie ich wkład. Jeśli nie zgadzasz się ze zmianą, porozmawiaj o tym z nimi, aby znaleźć kompromis.
Kiedy już się zgodzą, niech wszyscy właściciele podpiszą plan zarządzania, zanim przekażą go inwestorom, bankom lub instytucjom finansującym
Krok 5. Zobowiąż się do zmiany planu w razie potrzeby
Wszystkie nowo utworzone plany zarządzania nie są testowane i prawdopodobnie będą wymagały rewizji po ich wdrożeniu. W związku z tym należy dołączyć zastrzeżenie, że plany mogą być zmieniane i korygowane w miarę podróży służbowych. Zacznij od sporządzenia harmonogramu oceny, określając, kiedy odbędzie się spotkanie w celu omówienia skuteczności planu oraz sukcesu lub niepowodzenia jego wdrożenia.
- Upewnij się, że całe kierownictwo i pracownicy mają możliwość przedstawienia informacji zwrotnych związanych z planem zarządzania.
- Następnie utwórz metodę zatwierdzania i zastosuj zmiany.
