Opracowanie skutecznego Planu Zarządzania Ryzykiem może zapobiec powiększaniu się małych problemów. Różne rodzaje Planów Zarządzania Ryzykiem mogą dotyczyć obliczania prawdopodobieństwa zdarzenia, jego wpływu na Ciebie, jakie ryzyka są spekulacyjne i jak łagodzić problemy związane z tymi ryzykami. Planowanie pomoże Ci radzić sobie i zapobiegać trudnym sytuacjom, które zaistniały lub będą się pojawiać.
Krok
Krok 1. Zrozum, jak działa zarządzanie ryzykiem
Ryzyko to efekt (pozytywny lub negatywny) spowodowany zdarzeniem lub serią zdarzeń występujących w jednej lub kilku lokalizacjach. Ryzyko jest obliczane na podstawie prawdopodobieństwa, że zdarzenie stanie się problemem i wynikającego z tego wpływu (Ryzyko = Nieprzewidziany wpływ X). W celu analizy ryzyka należy zidentyfikować różne czynniki, w tym:
-
Wystąpienie: Co może się stać?
Opracuj plan zarządzania ryzykiem Krok 1 Bullet1 -
Prawdopodobieństwo: Jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia?
Opracuj plan zarządzania ryzykiem Krok 1 Bullet2 - Wpływ: Jak poważny będzie wpływ, jeśli wystąpi?
- Łagodzenie: Jak (i o ile) możesz zmniejszyć prawdopodobieństwo.
- Awaryjność: Jak (i o ile) możesz zmniejszyć wpływ?
- Redukcja = Łagodzenie X Nieprzewidziane zdarzenia
- Ekspozycja = Ryzyko – Redukcja
- Po zidentyfikowaniu powyższych zmiennych wynikiem jest Ekspozycja. To jest ryzyko, którego nie da się uniknąć. Ekspozycja może być również nazywana zagrożeniem, odpowiedzialnością lub dotkliwością, ale wszystkie odnoszą się do tego samego. Ekspozycja posłuży do określenia, czy planowane działanie należy przeprowadzić.
- Często jest to formuła stosunku kosztów do korzyści. Możesz użyć tych elementów, aby określić, czy ryzyko wdrożenia zmiany jest wyższe czy niższe niż ryzyko niewdrożenia zmiany.
- Zakładane ryzyko. Jeśli zdecydujesz się kontynuować (czasami nie masz wyboru, na przykład przepisy rządowe), Twoje Ekspozycja staje się Zakładem Ryzyka. W niektórych środowiskach Zakładane Ryzyko jest przekładane na wartości rupii, które są następnie wykorzystywane do obliczania rentowności produktu końcowego.
Krok 2. Zdefiniuj swój projekt
W tym artykule rozważmy, że zarządzasz systemem komputerowym, który dostarcza ważne (ale nie krytyczne) informacje dużej populacji. Główny komputer, w którym znajduje się ten system, jest stary i wymaga wymiany. Twoim zadaniem jest opracowanie Planu Zarządzania Ryzykiem dla tej przeprowadzki. Ten plan zostanie wyświetlony w uproszczonym modelu, w którym ryzyko i wpływ zostaną sklasyfikowane jako wysokie, średnie lub niskie (ta metoda jest bardzo powszechna w zarządzaniu projektami).
Krok 3. Uzyskaj wkład od innych
Ryzyko burzy mózgów. Zbierz kilka osób, które dobrze znają projekt i poproś o informacje na temat tego, co się wydarzy, jak temu zapobiec i co należy zrobić, jeśli tak się stanie. Rób dużo notatek! W kolejnych krokach kilka razy użyjesz wyników tej ważnej sesji. Bądź otwarty na podane pomysły. Myślenie „po wyjęciu z pudełka” jest w porządku, ale zachowaj kontrolę nad sesją, aby skupić się na celu.
Krok 4. Zidentyfikuj konsekwencje każdego ryzyka
Podczas burzy mózgów zebrano różne informacje o tym, co się stanie, jeśli ryzyko stanie się rzeczywistością. Powiąż każde ryzyko z konsekwencjami, o których wspomniano podczas sesji, tak szczegółowo, jak to możliwe. „Przełożenie projektu” należy podzielić na np. „Projekt zostanie opóźniony za 13 dni”. Jeśli istnieje wartość rupii, samo wspomnienie „Przekroczenie budżetu” byłoby zbyt ogólne.
Krok 5. Wyeliminuj nieistotne problemy
Na przykład, jeśli przeniesiesz system komputerowy dealera samochodowego, wojna nuklearna, zaraza lub zabójcze asteroidy nie będą kolidować z twoim projektem. nie możesz nic zrobić, aby zaplanować lub zmniejszyć wpływ. Pamiętaj jednak, że nie uwzględniasz tych zdarzeń w swoim planowaniu ryzyka.
Krok 6. Wymień wszystkie zidentyfikowane elementy ryzyka
Nie musisz układać ich w kolejności. Po prostu zarejestruj je jeden po drugim.
Krok 7. Uwzględnij prawdopodobieństwa
Dla każdego elementu ryzyka na liście określ, czy prawdopodobieństwo rzeczywistego wystąpienia tych zagrożeń jest wystarczająco wysokie, średnie czy niskie? Jeśli musisz użyć liczb, skala Prawdopodobieństwo dla niskiego wynosi 0,01-0, 33, średnia = 0,34-0, 66, a wysoka = 0,67 – 1,00.
-
Należy zauważyć, że jeśli prawdopodobieństwo urzeczywistnienia się zdarzenia wynosi zero, oznacza to, że ryzyko nie jest już brane pod uwagę. Nie ma sensu zastanawiać się, co się nie stanie (zły T-Rex zjada swój komputer).
Krok 8. Zdefiniuj wpływ
Ogólnie rzecz biorąc, wpływ jest określany jako wysoki, średni lub niski na podstawie zdefiniowanych wytycznych. Jeśli musisz używać liczb, oznacza to skale wpływu od 0,01 do 1,00, tj. 0,01 do 0,33 = niski, 0,34 – 0,66 = średni, 0,67 – 1,00 = wysoki.
-
Uwaga: jeśli wpływ zdarzenia jest zerowy, ryzyko nie musi być rejestrowane. Nie ma powodu, aby uważać rzeczy nieistotne, bez względu na szanse (mój pies zjadł obiad).
Krok 9. Określ ryzyko elementu
Często używa się do tego tabel. Jeśli używasz wartości High, Medium i Low, zalecamy użycie górnej tabeli. Jeśli używasz wartości liczbowych, musisz wziąć pod uwagę nieco bardziej skomplikowany system punktacji podobny do tej drugiej tabeli. Należy zauważyć, że nie ma uniwersalnej formuły łączenia Likelihood z Impact, a formuła różni się w zależności od osoby i projektu. Formuły w tym artykule to tylko przykład (choć oparte na prawdziwej historii):
-
Bądź elastyczny w analizie.
Czasami trzeba przechodzić między metodą T-S-R a metodą numeryczną. Możesz użyć tabeli podobnej do tabeli poniżej.
Krok 10. Posortuj wszystkie zagrożenia
Wymień wszystkie zidentyfikowane elementy, zaczynając od najwyższego ryzyka do najniższego.
Krok 11. Oblicz całkowite ryzyko
Tutaj liczby ci pomogą. w tabeli 6 masz 7 ryzyk o wartościach T, T, S, S, S, R i R. Wartości te można zmienić na 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 i 0, 2, z tabeli 5. Średnie całkowite ryzyko wynosi 0,5 lub umiarkowane.
Krok 12. Opracuj strategię łagodzenia
Łagodzenie ma na celu zmniejszenie prawdopodobieństwa pojawienia się ryzyka. Zwykle wystarczy to zrobić tylko dla elementów High i Medium. Możesz zredukować element Low, ale najpierw umieść pozostałe. Na przykład, jeśli element ryzyka może opóźnić dostawę krytycznych części, możesz je zmniejszyć, zamawiając je na wczesnym etapie projektu.
Krok 13. Opracuj plan tworzenia kopii zapasowych
Awarie są zwykle zaprojektowane tak, aby zmniejszyć wpływ, jeśli ryzyko nie stanie się widoczne. Znowu, zazwyczaj będziesz rozwijał kontyngencje tylko dla elementów High i Medium. Na przykład, jeśli ważna część, której potrzebujesz, nie dotrze na czas, możesz być zmuszony do użycia starych części, które są dostępne w oczekiwaniu na nowe części.
Krok 14. Analiza skuteczności strategii
O ile zmniejszone prawdopodobieństwo i wpływ? Oceń swoją strategię awaryjną i łagodzącą oraz przypisz efektywną ocenę do swoich ryzyk.
Krok 15. Oblicz swoje efektywne ryzyko
Teraz twoje siedem ryzyk to S, S, S, R, R, R i R, co przekłada się na 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 i 0, 2. W ten sposób otrzymujesz średnie ryzyko 0,329. Patrz Tabela 5 i stwierdzamy, że ogólne ryzyko jest sklasyfikowane jako Niskie. Początkowo Twoje ryzyko jest umiarkowane (0, 5). Po wdrożeniu strategii zarządzania Twoja Ekspozycja jest Niska (0,329). Oznacza to, że dzięki łagodzeniu i awaryjności osiągasz 34,2% redukcję ryzyka. Bezpieczna!
Krok 16. Monitoruj ryzyko
Znając skalę ryzyka, należy określić, w jaki sposób można określić, czy ryzyko jest realne, aby wiedzieć, kiedy i czy trzeba utworzyć plan tworzenia kopii zapasowych. Odbywa się to poprzez identyfikację znaków ryzyka. Zrób to na wysokie i średnie ryzyko żywiołów. Następnie, w miarę postępu projektu, będziesz w stanie określić, czy element ryzyka stał się problemem. Jeśli nie znasz znaków, istnieje duża szansa, że ryzyko może stać się realne, a nikt tego nie zauważy i nie wpłynie na projekt, nawet jeśli masz dobry plan tworzenia kopii zapasowych.
Porady
- W sytuacjach, gdy Kierownik Projektu ma zbyt wiele funkcji Zarządzania Ryzykiem, analizę można ograniczyć do ścieżki krytycznej projektu. W takich przypadkach zaleca się obliczenie wielu ścieżek krytycznych z, być może, dodatkowym czasem opóźnienia, aby bardziej proaktywnie identyfikować zadania, które prawdopodobnie znajdują się na ścieżce krytycznej. Jest to szczególnie odpowiednie, gdy jeden Kierownik Projektu kontroluje wiele projektów, ale nie przysłania innych funkcji planowania i kontroli (patrz Ostrzeżenia).
- Redukcja = Ryzyko – Ekspozycja. W tym przykładzie (i zakładając projekt o wartości 1000000 USD) Twoje Ryzyko wynosi 0,5 X 1000000 USD (500000000 IDR), a Twoje Ekspozycja wynosi 0,329 X 1 000 000 000 IDR (329.000.000 IDR), co oznacza wartość redukcji = 171 000 000 IDR. użyj go jako wskazania kwoty rozsądnych wydatków na zarządzanie ryzykiem, co powinno być częścią skorygowanego kosztorysu projektu (takiego jak ubezpieczenie).
- Planuj zmiany. Zarządzanie ryzykiem jest procesem niepewnym, ponieważ ryzyko ciągle się zmienia. Dzisiaj możesz przypisać wiele zagrożeń z dużym prawdopodobieństwem i skutkami. Następnego dnia prawdopodobieństwo lub wpływ może się zmienić. Ponadto niektóre zagrożenia mogą całkowicie zniknąć, podczas gdy inne się pojawią.
- Możesz użyć Ekspozycji, aby pomóc w określeniu opłacalności projektu. Jeśli łączna szacowana wartość projektu wynosi 1000000 USD, a Twoje Ekspozycja wynosi 0,329, ogólna zasada jest taka, że projekt może potencjalnie przekroczyć oszacowanie o 329 000 USD. Czy możesz na wszelki wypadek oszczędzić trochę dodatkowej gotówki? W przeciwnym razie może ponownie zastanów się nad zakresem swojego projektu.
- Korzystaj z dokumentów roboczych, aby na bieżąco monitorować planowanie ryzyka. Zagrożenia ciągle się zmieniają, stare zagrożenia mogą zostać utracone, a nowe zagrożenia stają się w centrum uwagi.
- Wczesne sygnały ostrzegawcze są częścią dobrego planowania tworzenia kopii zapasowych. jeśli jakiekolwiek wyniki testów wskazują, że konieczny jest plan tworzenia kopii zapasowych, przyspiesz wyniki testu. Jeśli nie ma dobrego sygnału ostrzegawczego, spróbuj utworzyć własny.
- Zawsze prowadź dochodzenie. Co przegapiłeś? Co może się stać, czego nie brałeś pod uwagę? To jedna z najtrudniejszych i najważniejszych rzeczy do zrobienia. Zrób listę i sprawdzaj wielokrotnie.
- Jeśli jesteś kierownikiem projektu z minimalnym doświadczeniem lub małym projektem, rozważ zaoszczędzenie czasu poprzez pominięcie kroków, które nie działają lub mają niewielki wpływ na projekt, pomiń formalną ocenę prawdopodobieństwa i wpływu, wykonaj „mentalne obliczenia” i przeskocz od razu i spójrz na projekt. Na przykład, jeśli musisz przeprowadzić konserwację obwodów elektrycznych, a ta czynność „wyłączy” serwer, ryzyko przeniesienia serwera do nowego obwodu jest większe niż oczekiwanie na zakończenie konserwacji w celu ponownej aktywacji serwera. W obu przypadkach serwer zostanie zamknięty, ale możesz określić, która akcja jest mniej ryzykowna dla projektu.
Ostrzeżenie
- Nie rób niech polityka ingeruje w twój osąd. zdarza się to często. Ludzie nie chcą wierzyć, że to, nad czym mają kontrolę, może być problematyczne i będą argumentować przeciwko Twojemu poziomowi ryzyka. Może rzeczywiście ryzyko nie może się zdarzyć, ale istnieje możliwość, że osoba podąża za własnym ego.
- Nie ignoruj całkowicie elementów niskiego ryzyka, ale też nie trać na nie czasu. Miary Wysoka, Średnia i Niska wskazują, ile wysiłku zostanie poświęcone na monitorowanie każdego ryzyka.
- Zastanów się, co może się stać, jeśli dwa lub trzy problemy wystąpią razem. Prawdopodobieństwo jest bardzo małe, ale wpływ będzie ogromny. Prawie wszystkie poważne katastrofy wiążą się z różnymi błędami.
- Nie komplikuj zbytnio projektu. Zarządzanie ryzykiem jest ważną częścią projektu. Nie pozwól jednak, aby praca nad Twoim projektem była utrudniona. Jeśli nie będziesz ostrożny, możesz ścigać nieistotne ryzyko i przeciążać swoje plany bezużytecznymi informacjami.
- Nie zakładaj, że zidentyfikowano wszystkie zagrożenia. Charakter ryzyka jest nieprzewidywalny.
