Istnieją dwa rodzaje planów zarządzania zmianą. Pierwszy rodzaj planu dotyczy wpływu zmiany na organizację, co ułatwia przejście. Drugi rodzaj planu monitoruje konkretne zmiany w projekcie, co skutkuje czytelną ewidencją zmian w zakresie projektu. Oba plany mają na celu jasne i dokładne komunikowanie tego, co należy zrobić.
Krok
Metoda 1 z 2: Pisanie planu zarządzania zmianami organizacyjnymi
Krok 1. Pokaż powód zmiany
Wymień czynniki, które wpłynęły na decyzję o zmianie, takie jak słabe wyniki, nowa technologia lub zmiana misji organizacji.
Jednym z podejść, które można zastosować, jest opisanie obecnej i przyszłej sytuacji, którą organizacja chce stworzyć
Krok 2. Zdefiniuj rodzaj i zakres zmiany
Krótko opisz charakter projektu zmiany. Określ, czy zmiana ta wpłynie na stanowisko, procesy biznesowe, zmiany zasad i/lub strukturę organizacyjną. Wymień działy, grupy robocze, systemy lub inne komponenty, które będą podlegać zmianom.
Krok 3. Opisz wsparcie interesariuszy
Wymień wszystkie strony, na które proponowana zmiana będzie miała wpływ, na przykład kierownictwo wyższego szczebla, kierownicy projektów, sponsorzy projektów, użytkownicy końcowi i/lub pracownicy. Dla każdej ze stron zapisz, czy partia popiera zmianę.
- Rozważ utworzenie diagramu, aby jasno i zwięźle to zakomunikować. Jednym z przykładów jest wypisanie Świadomości, Poziomu Wsparcia i Wpływu każdej ze stron w rankingu przy użyciu skali Wysoki/Średni/Niski.
- Jeśli to możliwe, przeprowadź osobistą rozmowę, aby zmierzyć wsparcie.
Krok 4. Utwórz zespół zarządzający zmianą
Ten zespół jest odpowiedzialny za dostarczanie informacji wszystkim stronom, wysłuchiwanie obaw i zapewnianie, że proces zmiany przebiega tak płynnie, jak to tylko możliwe. Wybierz osoby, które mają wiarygodność w organizacji i dobre umiejętności komunikacyjne.
W skład tego zespołu powinni również wchodzić członkowie wyższego szczebla kierowniczego. Podkreśl, że są odpowiedzialni za promowanie zmian, a nie tylko za udzielanie aprobaty
Krok 5. Opracuj podejście do zarządzania
Pełne wsparcie ważnych osób w organizacji jest bardzo ważne dla powodzenia zmiany. Daj starszym pracownikom możliwość przekazywania informacji zwrotnych i współpracy z nimi, aby odgrywać aktywną rolę w demonstrowaniu i kierowaniu zmianą.
Krok 6. Stwórz plan dla każdej zainteresowanej strony
Oceń ryzyko i obawy wszystkich stron, w tym tych, które wspierają zmiany. Przypisz zespół zarządzający do rozwiązania problemów.
Krok 7. Stwórz plan komunikacji
Komunikacja jest najważniejszym elementem zarządzania zmianą. Regularnie komunikuj się z osobami dotkniętymi zmianą. Podkreśl przyczyny zmiany i korzyści, jakie można z niej odnieść.
- Zainteresowane strony powinny akceptować dwustronną komunikację osobistą. Spotkania twarzą w twarz lub twarzą w twarz są bardzo ważne.
- Komunikacja powinna pochodzić od wysokiej rangi sponsora zmian, od bezpośredniego przełożonego oraz od innych osób, którym ufają zainteresowane strony. Wszystkie komunikaty muszą zawierać spójny przekaz.
Krok 8. Monitoruj mecz
Zawsze są tacy, którzy opierają się zmianom. Ten mecz jest na poziomie indywidualnym. Więc komunikuj się z osobą, aby zrozumieć jej rozumowanie. Monitoruj skargi, aby zespół zarządzający zmianami mógł się nimi zająć. Typowe przyczyny oporu to:
- Brak motywacji do zmiany, brak poczucia pilności
- Nie rozumiesz ogólnej sytuacji ani dlaczego potrzebna jest zmiana
- Brak wkładu w proces
- Niepewność co do bezpieczeństwa pracy, przyszłych ról lub wymagań i umiejętności wymaganych do wykonywania przyszłych prac.
- Niespełnienie przez kierownictwo oczekiwań dotyczących wdrożenia zmiany lub komunikacji
Krok 9. Pokonaj przeszkody
Wiele skarg należy rozwiązać poprzez poprawę komunikacji lub zmianę strategii komunikacji w celu rozwiązania konkretnych problemów. Niektóre skargi wymagają dodatkowego podejścia, które możesz włączyć jako część planu lub możesz delegować do zespołu zarządzającego, aby mógł zrobić to, co jest potrzebne. Zastanów się, jakie kroki są odpowiednie w Twojej organizacji:
- W przypadku zmiany ról lub procesów pracy nadaj priorytet szkoleniom pracowników.
- Jeśli przewidujesz niskie morale lub stresujący okres przejściowy, zajmij się wydarzeniami firmowymi lub świadczeniami pracowniczymi.
- Jeśli zainteresowane strony nie mają motywacji do zmian, zachęcaj.
- Jeśli zainteresowane strony nie czują się zaangażowane w proces zmiany, zwołaj spotkanie, aby zebrać informacje zwrotne i rozważyć zmianę planów.
Metoda 2 z 2: Monitorowanie zmian w projekcie
Krok 1. Zdefiniuj rolę zarządzania zmianą
Zrób listę stanowisk, które mają być obsadzone w tym projekcie. Opisz obowiązki i umiejętności wymagane na każdym stanowisku. Uwzględnij co najmniej kierownika projektu, który wprowadza codzienne zmiany, oraz sponsora projektu, który monitoruje ogólne postępy i podejmuje decyzje dotyczące istotnych zmian.
W przypadku szerokiego projektu w dużej organizacji podziel rolę zarządzania projektem na kilka osób ze specjalistyczną wiedzą
Krok 2. Rozważ stworzenie tablicy kontroli zmian
Projekty rozwoju oprogramowania zazwyczaj mają Radę Kontroli Zmian, złożoną z przedstawicieli każdej z zainteresowanych grup. To ta rada zatwierdza wnioski o zmianę, a nie kierownik projektu i komunikuje decyzje zainteresowanym stronom. Takie podejście sprawdza się dobrze w przypadku projektów obejmujących wiele grup i projektów, których minimalny zakres i cele często wymagają ponownej oceny.
Krok 3. Stwórz proces realizacji wniosków o zmianę
Kiedy ktoś z zespołu ds. zmian wymyśli kolejny krok, jak zamienić pomysł w rzeczywistość? Opisz ten proces w porozumieniu z zespołem. Przykład:
- Członkowie zespołu wypełniają formularz wniosku o zmianę i przesyłają go do kierownika projektu.
- Kierownik projektu wprowadza formularz do rekordu wniosku o zmianę i dostosowuje ten rekord, gdy zmiany są wprowadzane lub odrzucane.
- Kierownik prosi członków zespołu o napisanie konkretnego planu i oszacowanie wymaganego wysiłku.
- Kierownik projektu wysyła plan do sponsora projektu do zatwierdzenia lub odrzucenia.
- Wdrażaj zmiany. Zainteresowane strony są regularnie informowane o rozwoju sytuacji.
Krok 4. Utwórz formularz wniosku o zmianę
Poniższe dane należy podać za każdym razem, gdy składane jest żądanie zmiany i wprowadzane do dziennika zmian:
- Zmień datę żądania
- Zmień numer wniosku nadany przez kierownika projektu
- Tytuł i wyjaśnienie
- Imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu wnioskodawcy
- Priorytet (wysoki, średni lub niski). Plany zarządzania zmianami awaryjnymi mogą wymagać określonych terminów.
- Numer produktu i wersji (dla projektów oprogramowania)
Krok 5. Wprowadź dodatkowe informacje w uwagach do zmian
Rejestry zmian powinny rejestrować decyzje i wdrażanie. Oprócz informacji skopiowanych z formularza wniosku o zmianę, należy przygotować miejsce na napisanie następujących informacji:
- Znak akceptacji lub odrzucenia
- Podpis osoby zatwierdzającej lub odrzucającej wniosek
- Termin wdrożenia zmiany
- Zmień datę zakończenia
Krok 6. Monitoruj ważne decyzje
Oprócz codziennych notatek, śledzenie ważnych decyzji będzie korzystne dla projektu. Te zapisy ułatwią Ci monitorowanie długoterminowych projektów lub projektów, które przechodzą zmiany w kierownictwie. Te zapisy mogą również kierować komunikacją z klientami lub kierownictwem wyższego szczebla. W przypadku jakichkolwiek zmian w terminach, zakresie lub wymaganiach projektu, poziomie priorytetu lub strategii, dołącz następujące informacje:
- Osoby podejmujące decyzje
- Data decyzji
- Podsumowanie powodów decyzji i procesu decyzyjnego. Dołącz dokumenty związane z tym procesem.
