Pisanie wiadomości e-mail jest w rzeczywistości dość proste, ale istnieje ogólny format, na który należy zwrócić uwagę. Poznaj także różnicę między oficjalnymi i nieformalnymi e-mailami. Oto rzeczy, które powinieneś wiedzieć.
Krok
Metoda 1 z 5: Podstawowe kroki wysyłania wiadomości e-mail
Krok 1. Utwórz adres e-mail
Jeśli nie masz jeszcze adresu e-mail, przed kontynuowaniem musisz zarejestrować się u dostawcy usług poczty e-mail. Na szczęście wiele bezpłatnych internetowych usług poczty e-mail umożliwia uzyskanie adresu e-mail bez wydawania pieniędzy. Niektóre z najpopularniejszych internetowych usług poczty e-mail obejmują:
- Gmail
- Hotmail
- Poczta Yahoo
Krok 2. Kliknij „Utwórz” lub „Nowy
Przed utworzeniem wiadomości e-mail musisz otworzyć nową, pustą skrzynkę pocztową, aby ją utworzyć. Sposób otwierania skrzynki pocztowej różni się w zależności od usługi, z której korzystasz, ale zwykle w górnej części strony znajduje się przycisk z etykietę, taką jak „Utwórz”, „Nowa” lub „Nowa wiadomość”.
Jeśli nie wiesz, jak utworzyć nową wiadomość, sprawdź stronę pomocy usługi poczty e-mail, aby dowiedzieć się, jak to zrobić
Krok 3. Zapisz adres e-mail odbiorcy
Nie musisz zapisywać swojego adresu e-mail, ale powinieneś zapisać adres e-mail osoby, która otrzyma wiadomość e-mail.
- Zwykle możesz po prostu użyć spacji, aby oddzielić wiele adresów e-mail, ale niektóre usługi wymagają oddzielenia wielu adresów e-mail przecinkiem lub innym znakiem interpunkcyjnym. Jeśli usługa, z której korzystasz, wymaga użycia tych znaków interpunkcyjnych, usługodawca powinien udzielić wskazówek.
- Wprowadź adres e-mail głównego odbiorcy w polu „Do:”. Podstawowym odbiorcą jest zazwyczaj osoba, do której skierowana jest wiadomość, lub do której odnosi się treść wiadomości e-mail.
- Wpisz inny adres e-mail w polu „CC:”. Ta kolumna to kolumna „kopia”. Odbiorcy są zwykle wpisywani w polu kopiowania, jeśli wiadomość e-mail nie jest specjalnie zaadresowana do odbiorcy kopii, ale zawiera rzeczy, które powinien wiedzieć.
- Użyj pola „BCC:”, aby ukryć adresy e-mail. Jeśli nie chcesz, aby odbiorcy widzieli, do kogo adresowana jest wiadomość e-mail, wpisz adres odbiorcy w polu „Ukryta kopia”.
Krok 4. Napisz tytuł informacyjny
Każda usługa e-mail umożliwia wpisanie tytułu/tematu wiadomości e-mail w polu „Temat”.
-
Tytuł e-maila powinien być krótki, ale dać odbiorcy wyobrażenie o treści e-maila.
- Na przykład nieformalna wiadomość e-mail do znajomego może być zatytułowana „Jak się masz?”, ale jeśli wysłałeś zadanie e-mailem, może ona mieć tytuł „Zadanie matematyczne”.
- Pytania do wykładowców lub przełożonych mogą być również zatytułowane „Pytania o…”, po których następuje krótka etykieta zawierająca wyjaśnienie zadanego tematu.
- Pamiętaj, że wiadomości bez tytułu będą pojawiać się w skrzynkach odbiorczych odbiorców z etykietą „(bez tematu)”.
Krok 5. Napisz treść swojego e-maila
Treść wiadomości e-mail należy wpisać w dużym polu tekstowym poniżej pola tytułu.
- Wiadomość e-mail powinna zasadniczo zawierać powitanie, wiadomość i zakończenie.
- Ponieważ e-mail jest przeznaczony do szybkiej komunikacji, generalnie powinieneś upewnić się, że Twój e-mail nie jest zbyt długi.
Krok 6. Naciśnij przycisk „Wyślij”
Po zakończeniu redagowania wiadomości e-mail przeczytaj ją ponownie, aby upewnić się, że nie popełniłeś żadnych błędów gramatycznych ani ortograficznych, a wiadomość zawiera temat, który chcesz omówić. Gdy wiadomość e-mail jest gotowa do wysłania, kliknij „Wyślij” w oknie wiadomości, aby wysłać wiadomość e-mail do odbiorcy.
Metoda 2 z 5: Pisanie nieoficjalnego e-maila
Krok 1. Dowiedz się, kiedy wysyłać nieformalne e-maile
Nieoficjalne e-maile powinny być adresowane do osób, na których Ci zależy, w tym przyjaciół, rodziny i partnerów. Jeśli Twój e-mail nie jest oficjalny i wysyłasz go do kogoś, kogo dobrze znasz, możesz wysłać nieformalny e-mail.
Jedynym dobrym momentem na wysłanie oficjalnego e-maila do przyjaciół lub rodziny jest wysłanie wiadomości grupowej o oficjalnym tonie, na przykład prośby o darowizny lub ogłoszenie. Ponieważ wiadomość e-mail zostanie również wysłana do osób, które nie są zbyt blisko Ciebie, musisz dostosować ton, aby zadowolić tych ludzi
Krok 2. Napisz nieformalny tytuł
Nie musisz wpisywać tytułu, ale powinieneś nadać swojemu e-mailowi tytuł. Napisz krótki, zwięzły i przyjazny tytuł.
- Na przykład, jeśli piszesz e-mail do starego znajomego, możesz użyć tytułu, który Cię rozśmieszy, lub prostego tytułu, takiego jak „Długo się nie widzieliśmy!”.
- Jeśli piszesz e-mail w konkretnym celu, zapisz swój cel. Na przykład, jeśli piszesz e-mail o spotkaniu, zatytułuj swój e-mail tytułem, który wspomina o wydarzeniu.
Krok 3. Rozważ wymienienie imienia i nazwiska odbiorcy w wiadomości e-mail
W przypadku nieformalnych wiadomości e-mail nie jest to bezwzględnie konieczne, ale nadal może to być uprzejmy sposób na rozpoczęcie wiadomości.
-
Twoje powitanie może być tak proste, jak imię i nazwisko odbiorcy:
Pion,
-
Możesz również dołączyć przyjazne powitanie:
- "Cześć Bob!"
- „Panie Bob”,
- "Dzień dobry, Bob!"
Krok 4. Napisz wiadomość e-mail wyraźnie, ale używaj nieformalnego języka
Treść wiadomości e-mail powinna być łatwa do zrozumienia, ale utrzymana w nieformalnym tonie konwersacyjnym.
- Przeczytaj e-mail i zadaj sobie pytanie, czy ten e-mail jest podobny do tego, co powiedziałbym, gdybym powiedział osobiście? Jeśli odpowiedź brzmi tak, znalazłeś odpowiedni ton dla nieformalnych e-maili.
- Używaj skrótów. Skróty nie są częścią pisma formalnego. ale powszechnie używane w codziennej rozmowie. Dlatego skrót ten jest odpowiedni dla nieformalnych wiadomości e-mail.
- Jeśli chcesz, użyj slangu. Możesz używać slangu internetowego, takiego jak: „thx” dla „dziękuję”. „Titi DJ” oznacza „uważaj na drodze”, „s7” oznacza „zgadzam się” itp.
- W razie potrzeby użyj emotikonów:).
Krok 5. Rozważ wpisanie swojego imienia i nazwiska na końcu e-maila
Podobnie jak powitanie, zamknięcie lub podpis nie są tak naprawdę konieczne w przypadku nieformalnych wiadomości e-mail, mogą być dobrym sposobem na zamknięcie wiadomości.
-
Twój e-mail zamykający może być tylko nazwą:
- „Jen”
- „-Jen”
-
Możesz również uzyskać trochę kreatywności dzięki zamykaniu wiadomości e-mail:
- "To było dawno temu! Jen."
- „Ten e-mail zostanie automatycznie usunięty. 3…2…1…”
Metoda 3 z 5: Pisanie oficjalnego e-maila
Krok 1. Dowiedz się, kiedy nadszedł czas, aby wysłać oficjalny e-mail
Powinieneś używać formalnego e-maila, gdy piszesz wiadomości do osób, których nie znasz dobrze, takich jak szefowie, współpracownicy, klienci i klienci, instruktorzy i liderzy społeczności/polityczni.
-
Pamiętaj, że możesz uważać, że formalny e-mail jest niepotrzebny, gdy piszesz e-maile do powyższych osób, gdy już nawiążesz z tą osobą relację. Gdy formalny e-mail wydaje się zbyt sztywny, napisz „półformalny” e-mail.
- W półoficjalnych e-mailach Twój styl może być nieco bardziej swobodny, ale nadal nie możesz używać slangu internetowego.
- W półoficjalnych e-mailach nadal powinieneś dołączać podpis, ale nie musisz podawać wszystkich informacji kontaktowych pod swoim imieniem i nazwiskiem.
Krok 2. Napisz tytuł informacyjny
Tytuł e-maila powinien być krótki, ale dokładny. Przejdź od razu do problemu, który poruszasz.
-
Na przykład:
- Gdy wyślesz profesorowi wiadomość e-mail z zadaniem wypracowania, napisz „Pytania do wypracowania”.
- Kiedy ubiegasz się o pracę, o której wiesz z ogłoszenia, napisz "Aplikacja na stanowisko kierownicze (z ogłoszenia)".
- Jeśli piszesz e-mail z prośbą do obsługi klienta o pomoc lub zgłaszasz problem techniczny, napisz „Problem with Part #000000”.
Krok 3. Napisz formalne powitanie
Formalne powitanie musi zawierać słowo „Dear/Dear”, po którym następuje imię odbiorcy. Użyj nazwiska odbiorcy i odpowiedniego tytułu, a następnie zakończ powitanie kropką.
-
Na przykład:
- "Szanowny Pan Smith"
- „Droga Pani Jones”
- „Drogi Dr Evans”
Krok 4. Upewnij się, że treść e-maila jest dokładna i dokładna
Upewnij się, że nie jest dłuższy niż kilka akapitów, a treść tak naprawdę obejmuje temat e-maila. Używaj języka formalnego i upewnij się, że Twoja pisownia i gramatyka są poprawne.
- Unikaj używania skrótów.
- Nie używaj internetowego slangu ani emotikonów.
Krok 5. Użyj odpowiedniego powitania na zakończenie
Najpopularniejszym powitaniem końcowym jest „Pozdrowienia”, ale istnieje również kilka innych powitań końcowych, których możesz użyć. Użyj uprzejmego powitania na zakończenie i zakończ przecinkiem.
-
Inne powitania końcowe, których możesz użyć, to:
- Z wyrazami szacunku,
- Dziękuję Ci,
- Wszystkiego najlepszego,
Krok 6. Podaj informacje kontaktowe w swoim podpisie, jeśli jest to wymagane
Dołącz swoje imię i nazwisko pod powitaniem końcowym wiadomości e-mail. Pod swoim nazwiskiem możesz podać tytuł i informacje kontaktowe, które mogą być wymagane.
- Twoje stanowisko, jeśli istnieje, musi obejmować stanowisko i nazwę firmy/instytucji, w której pracujesz.
- Dołącz co najmniej numer telefonu, numer faksu i adres e-mail. Możesz również podać adres pocztowy i witrynę internetową.
Metoda 4 z 5: Rodzaje nieoficjalnych wiadomości e-mail
Krok 1. Napisz e-mail do znajomego, który się przeprowadził
Jeśli Twoi znajomi, rodzina lub partner niedawno się przeprowadzili, napisz e-maila z zapytaniem o ich stan. Zapytaj, jak przebiega proces migracji, jak wygląda nowe środowisko i tak dalej.
Krok 2. Wyślij e-mail do znajomego, który nigdy nie podał Ci adresu e-mail
Jeśli otrzymasz adres e-mail znajomego od kogoś innego, bardzo ważne jest napisanie e-maila i upewnienie się, że adres e-mail znajomego jest poprawny. Nie zapomnij również wyjaśnić, kim jesteś.
Krok 3. Naucz się pisać e-maile do mężczyzn
Jeśli jesteś kobietą i po raz pierwszy piszesz e-mail do faceta, możesz czuć się niespokojny, zwłaszcza jeśli facet jest facetem, którego możesz polubić. Spróbuj napisać e-mail, który wygląda na zrelaksowany, ale nadal inteligentny i spokojny.
Nawet jeśli wygląda to niebezpiecznie, możesz napisać e-mail, aby wyrazić swoją miłość
Krok 4. Naucz się pisać e-maile do kobiet
Jeśli jesteś facetem wysyłającym e-mail do kobiety po raz pierwszy, proces ten może okazać się zbyt trudny. Uspokój się i napisz wiadomość, która wygląda swobodnie, ale schludnie.
Krok 5. Napisz e-mail z zaproszeniem
Jeśli chcesz wyglądać zabawnie dla odbiorcy e-maila, użyj tego samego języka, którego używasz przed odbiorcą. Możesz też używać emotikonów lub wyrażeń, takich jak „uściski i pocałunki”.
Możesz także pisać uwodzicielskie e-maile do osób, które znasz na portalach randkowych. Jeśli piszesz tego e-maila, musisz wyglądać uwodzicielsko i pouczająco, aby wiedział, kim jesteś
Krok 6. Napisz e-mail miłosny
W erze cyfrowej miłosne e-maile są tak samo ważne jak listy miłosne. Jeśli twój partner jest tam i chcesz wyrazić swoją miłość, najszybszym sposobem na to jest e-mail.
Metoda 5 z 5: Rodzaje formalnych wiadomości e-mail
Krok 1. Wyślij swoją aplikację o pracę e-mailem
Kiedy wysyłasz swoją aplikację i CV pocztą elektroniczną, powinieneś wyjaśnić, o jaki wakat się ubiegasz, dlaczego chcesz tę pracę i jakie masz kwalifikacje, które sprawią, że będziesz dobrze pasował do pracy. Powinieneś również dołączyć swoje CV jako załącznik.
- Możesz również napisać e-mail, aby ubiegać się o staż. Wyjaśnij, jakiego rodzaju stażu chcesz i jak może pomóc Ci osiągnąć cele zawodowe. Podaj również powody, dla których powinieneś zostać wybrany na staż.
- Wyślij e-mail uzupełniający, jeśli nie otrzymasz odpowiedzi na temat stanowiska, o które się ubiegasz.
Krok 2. Dowiedz się, jak wysyłać e-maile do wykładowców
Wysyłanie e-maili do profesorów może być zniechęcające, ale nadal jest tak samo trudne, jak wysyłanie innych formalnych e-maili. Twój profesor może być osobą zajętą, więc postaraj się, aby pytania były jak najjaśniejsze.
Jeśli jesteś dobrze znany wykładowcy, możesz również wysłać do niego e-mail z prośbą o list polecający
Krok 3. Wyślij wiadomość e-mail z zapytaniem
Ten e-mail jest e-mailowym zapytaniem do redakcji o przyjęcie pracy do publikacji. Musisz wyjaśnić swoją pracę, aby redaktor ją zrozumiał.
Krok 4. Użyj e-maila, aby skontaktować się z personelem
Jeśli uważasz, że coś jest nie tak z działem HR Twojej firmy, najszybszym sposobem rozwiązania tego problemu jest wysłanie e-maila do odpowiedniej osoby z personelu. Upewnij się, że Twój e-mail dobrze opisuje problem.
Ostrzeżenie
Nie podawaj w wiadomościach e-mail haseł, nazw użytkowników ani danych osobowych, takich jak numery kart kredytowych i TIN.
