Aktywność na rachunku czekowym łatwiej jest rejestrować przy użyciu rejestrów czekowych utworzonych z programu Microsoft Excel. Możesz skonfigurować rejestry czekowe, aby kategoryzować wydatki, dzięki czemu możesz śledzić wszystkie wypłaty gotówki. Możesz stworzyć formułę, aby sprawdzić saldo pieniędzy na koncie. Oprócz użyteczności, tworząc rejestr czeków w Excelu, możesz również poznać podstawy Excela.
Krok
Część 1 z 5: Tworzenie kolumn w programie Excel
Krok 1. Poznaj Excela
Excel to oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego służące do zarządzania danymi i wykonywania obliczeń za pomocą formuł. Arkusze kalkulacyjne Excel są zorganizowane według kolumn i wierszy.
- Klasyczną wersję programu Excel można zainstalować na komputerze PC lub Mac. Dostępne są również bezpłatne aplikacje online na komputer, tablet lub telefon. Funkcjonalność każdej wersji jest tylko nieznacznie inna.
- Excel istnieje od dawna i co roku zawsze pojawia się nowa wersja. Sposób działania każdej wersji jest tylko nieznacznie inny.
- W programie Excel wiersze są poziome i sortowane według numeru. Kolumny są pionowe i sortowane według liter. Kwadraty, w których spotykają się wiersze i kolumny, nazywane są komórkami. Komórki mają nazwy zgodne z wierszami i kolumnami. Komórka w piątym wierszu w kolumnie D nosi nazwę D5 (kolumna D, wiersz 5).
- Poznaj różnicę między arkuszem a skoroszytem. Arkusz kalkulacyjny to plik programu Excel zawierający co najmniej jeden arkusz kalkulacyjny. Każdy arkusz kalkulacyjny znajduje się na osobnych kartach w skoroszycie. Skoroszyty zazwyczaj mają trzy zakładki, ale w razie potrzeby można je dodać.
- Możesz po prostu użyć jednej zakładki, aby utworzyć podstawowy rejestr czeków.
- Użyjesz dwóch zakładek, aby utworzyć funkcję kategorii obciążenia w rejestrze czeków.
Krok 2. Otwórz pusty arkusz kalkulacyjny
Sposób otwierania arkusza kalkulacyjnego zależy od systemu operacyjnego i typu używanego komputera.
- W przypadku komputerów z systemem operacyjnym Windows 7 kliknij menu Start w lewym dolnym rogu pulpitu. W wyświetlonym menu kliknij Programy. W menu, które się pojawi, kliknij Microsoft Office, a następnie kliknij Microsoft Office Excel. W tym momencie na pulpicie pojawi się pusty arkusz kalkulacyjny.
- W przypadku komputerów z systemem Windows 7 lub nowszym kliknij ikonę Windows w lewym dolnym rogu ekranu, a następnie kliknij kafelek programu Microsoft Excel, aby otworzyć program Excel. Po lewej stronie pojawi się strona pokazująca nowe pliki, a po prawej nowe opcje szablonu dokumentu. Kliknij pierwszą opcję szablonu, Pusty skoroszyt, aby otworzyć nowy arkusz kalkulacyjny.
- Aby otworzyć Excel na Macu, kliknij Excel w Docku. Kliknij "Plik" na pasku menu. Kliknij „Otwórz”, a następnie „Nowy”. Zostaniesz przeniesiony do nowego pustego arkusza kalkulacyjnego.
Krok 3. Utwórz etykiety kolumn
Użyj etykiety, która zwykle znajduje się w książeczce czekowej kasy. Utwórz kolumny dla daty, nie. czek, odbiorca płatności oraz opis lub notatka. Następnie utwórz kolumny dla debetów (tj. Płatności lub wypłat), kredytów (tj. Depozytów) i sald forward.
- Wpisz „DATA” w komórce B1 (kolumna B, wiersz 1). Tutaj wpisywana jest data transakcji.
- Przesuń jedną komórkę w prawo, komórkę C1 (kolumna C, wiersz 1). Wpisz „NR ELEMENTU”. W tym miejscu wprowadza się numer czeku lub rodzaj transakcji, na przykład „bankomat” lub „depozyt”.
- Przesuń jedną komórkę w prawo, komórkę D1 (kolumna D, wiersz 1). Wpisz „PAYEE”. Jest to imię i nazwisko odbiorcy czeku lub odbiorcy płatności.
- Przesuń jedną komórkę w prawo, komórkę E1 (kolumna E, wiersz 1). Wpisz „OPIS”. Tutaj wprowadzane są szczegóły dotyczące transakcji.
- Przesuń jedną komórkę w prawo, komórkę F1 (kolumna F, wiersz 1). Wpisz „OBCIĄŻENIE”. Tutaj są rejestrowane pieniądze, które wychodzą z konta (wypływ).
- Przesuń jedną komórkę w prawo, komórkę G1 (kolumna G, wiersz 1). Wpisz „KATEGORIA WYDATKU”. Najpierw zostaw to pole puste. Te opcje kolumn zostaną utworzone w późniejszym kroku.
- Przesuń jedną komórkę w prawo, komórkę H1 (kolumna H, wiersz 1). Wpisz „KREDYT”. Tutaj zapisywane są pieniądze, które trafiają na konto (wpływ).
- Przesuń jedną komórkę w prawo, komórkę J1 (kolumna J, wiersz 1). Wpisz „KATEGORIA DOCHODÓW”. Te opcje kolumn zostaną również utworzone w późniejszym kroku.
- Przesuń jedną komórkę w prawo, komórkę K1 (kolumna K, wiersz 1). Wpisz „SALDO”. Jest to kwota na koncie po zaksięgowaniu wszystkich transakcji.
Krok 4. Sformatuj etykiety kolumn
Dodaj formatowanie do kolumny etykiety pogrubioną czcionką i nadaj wierszom etykiet rejestru inny kolor tła, aby ułatwić czytanie. Najpierw wybierz zakres komórek, które chcesz sformatować, a następnie wybierz opcję formatowania.
- Poszukaj opcji formatowania na karcie „HOME” na wstążce paska narzędzi. Ta karta „DOM” jest już otwarta po otwarciu nowego skoroszytu.
- Wybierz komórkę B1 (DATA), a następnie przeciągnij kursor na wszystkie etykiety, aż do komórki K1 (SALDO).
- W lewym górnym rogu paska narzędzi kliknij „B”, aby wybrać pogrubiony format.
- Kliknij ikonę wiadra z farbą, aby wyświetlić paletę kolorów tła i zmienić kolor tła.
Krok 5. Zmień rozmiar wielu kolumn
Zazwyczaj rozmiar kolumny jest zbyt mały, aby przechowywać wprowadzone dane. Na przykład kolumny „PAYEE” i „DESCRIPTION” mogą zawierać długie nazwiska lub długie notatki. Kolumna A służy jedynie jako separator, więc jej rozmiar jest bardzo wąski.
- Kliknij nagłówek kolumny A, aby wybrać całą kolumnę. W prawym górnym rogu paska narzędzi na wstążce „HOME” kliknij przycisk „FORMAT”. Z menu rozwijanego kliknij "Szerokość kolumny", wpisz 2, a następnie kliknij OK. Kolumna A będzie bardzo wąska.
- Rozwiń kolumnę D „PAYEE”. Kliknij sekcję nagłówka w kolumnie D, aby wybrać tę kolumnę. Najedź kursorem na granicę kolumn D i E. Kursor zmieni się w kursor zmiany rozmiaru o kształcie znaku plus ze skierowaną strzałką. Gdy ten kursor jest widoczny, kliknij lewym przyciskiem myszy i przeciągnij myszą w prawo, aby kolumna była tak szeroka, jak chcesz.
- Powtórz tę samą procedurę, aby rozwinąć kolumnę E, „DESCRIPTION”.
Krok 6. Wyśrodkuj etykietę rejestru
Wybierz cały pierwszy wiersz. Kliknij lewym przyciskiem numer jeden w lewym obramowaniu strony. W lewym górnym rogu paska narzędzi na wstążce „HOME” kliknij przycisk wyrównania do środka. Wszystkie dane w wybranych komórkach zostaną wyśrodkowane. Etykiety kolumn w każdej komórce są teraz wyśrodkowane.
Część 2 z 5: Formatowanie komórek
Krok 1. Wprowadź jakieś dane
Aby zobaczyć wprowadzone zmiany formatu, wprowadź do komórek cztery wiersze danych. Zacznij od salda początkowego, a następnie wprowadź pozostałe trzy transakcje.
- Dodaj datę bilansu otwarcia do komórki B2, na przykład 27.09.15. W kolumnie „PAYEE” w komórce D2 wpisz „Saldo otwarcia”. W kolumnie „SALDO” w komórce K2 wprowadź kwotę pieniędzy na swoim koncie zgodnie z datą w komórce B2.
- Dodaj jeszcze trzy transakcje. Łącz transakcje debetowe (takie jak płatności czekiem lub wypłaty z bankomatów) i transakcje kredytowe (takie jak depozyty).
- Zwróć uwagę na niespójne formatowanie każdej liczby w komórce. Format kolumny daty może zmienić się na „27.09.2015” lub „27-września”. Kolumna kwoty w dolarach może wyświetlać nieprawidłową liczbę miejsc dziesiętnych. Sformatuj go tak, aby wszystko było czyste.
Krok 2. Sformatuj datę
Upewnij się, że w tej kolumnie są wyświetlane spójne daty. Istnieje wiele opcji formatowania dat w programie Excel. Wybierz, który chcesz.
- Kliknij nagłówek w kolumnie B, czyli „DATA”. Wybrana zostanie cała kolumna.
- Kliknij kolumnę prawym przyciskiem myszy i wybierz Formatuj komórki. Pojawi się okno Formatuj komórki.
- Wybierz zakładkę „Liczby”. Wybierz „Data” w „Kategorii”. Wybierz żądany format daty i kliknij OK w prawym dolnym rogu okna.
- Gdy kolumna jest nadal zaznaczona, wyśrodkuj dane w tych komórkach, klikając ikonę wyśrodkowania w lewym górnym rogu paska narzędzi na wstążce „HOME”.
Krok 3. Sformatuj kolumnę „NR ELEMENTU”
Dane w tej kolumnie muszą być wyśrodkowane. Podświetl całą kolumnę C, klikając nagłówek kolumny. Kliknij ikonę wyrównania do środka. Zwróć uwagę na dane, które zostały wprowadzone w tej kolumnie. Pismo musi być wyśrodkowane.
Sprawdź format kolumn D i E, „PAYEE” i „DESCRIPTION”. Excel zwykle formatuje komórki tak, aby dane były wyrównane do lewej. Ten format będzie odpowiedni dla tej kolumny. Dokładnie sprawdź rozmiar kolumny. W tych komórkach jest teraz trochę danych, więc dostosuj szerokość kolumny, aby kolumna była szersza lub węższa, zgodnie z potrzebami
Krok 4. Sformatuj walutę w kolumnach F, H i K lub „DEBET”, „KREDYT” i „SALDO PRZEKROCZONE”
Waluta używa dwucyfrowych liczb dziesiętnych. Istnieje możliwość wyświetlenia znaku dolara. Numer debetowy można również zmienić na czerwony, jeśli chcesz.
- Wybierz kolumnę F. Kliknij prawym przyciskiem myszy kolumnę F i wybierz Formatuj komórki. Pojawi się okno Formatuj komórki. Na karcie „Liczba” wybierz „Księgowość”. Wybierz „2” w opcji „Miejsca dziesiętne”. Wybierz znak dolara w "Symbol".
- Powtórz powyższe kroki dla kolumn H i K.
- Aby numer debetowy wyglądał na czerwony, kliknij nagłówek w kolumnie F, aby zaznaczyć całą kolumnę. Kliknij kolumnę prawym przyciskiem myszy i wybierz Formatuj komórki. Wybierz kartę Czcionka, gdy pojawi się okno Formatowanie komórek. Na tej karcie kliknij menu rozwijane obok opcji Kolor. Z palety kliknij czerwony kolor.
Część 3 z 5: Tworzenie formuł
Krok 1. Utwórz formułę do obliczenia aktualnego salda
Wprowadź formułę operacji matematycznej, aby obliczyć bieżące saldo w kolumnie K. Nie potrzebujesz formuły w komórce K2. Twoje saldo początkowe jest wprowadzane tutaj.
- Kliknij komórkę K3. Kliknij pasek formuły u góry arkusza kalkulacyjnego. Wpisz formułę, aby wykonać obliczenia. Wprowadź =SUMA(K2-F3+H3). Ta formuła nakazuje arkuszowi kalkulacyjnemu pobranie bilansu otwarcia (komórka K2), odjęcie ewentualnych obciążeń (komórka F3) i dodanie kredytów (komórka H3).
- Jeśli saldo otwarcia wynosi 200 USD, a pierwszym wpisem jest czek na 35 USD, zapisz 35 USD jako debet w komórce F3. Formuła wprowadzona w komórce H3 pobiera saldo początkowe i odejmuje debet, tak aby saldo wyniosło 165 USD.
Krok 2. Skopiuj formułę
Wybierz komórkę K3. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Kopiuj. Wybierz komórki K4 i K5, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Wklej. Teraz formuła jest kopiowana do tych komórek. Teraz bieżące saldo zostało obliczone w kolumnie K dla wszystkich wprowadzonych wierszy danych.
Krok 3. Utwórz formułę warunkową, aby wyczyścić bieżącą kolumnę salda
Możesz skopiować powyższą formułę do komórki K6. Ponieważ jednak nie wprowadziłeś żadnych danych, bieżące saldo z komórki K5 pojawi się również w komórce K6. Aby to wyjaśnić, utwórz formułę warunkową, która opróżni komórkę, jeśli nie zostaną wprowadzone żadne transakcje, ale wyświetli saldo, jeśli takie istnieje.
W komórce K6 wprowadź formułę =JEŻELI(ISBLANK(B6), "", SUMA(K5-F6+H6)). To powie programowi Excel, że jeśli komórka B6 w kolumnie „DATA” jest pusta, komórka H6 musi być pusta, ale jeśli komórka B6 nie jest pusta, należy obliczyć saldo
Krok 4. Rozwiń formułę za pomocą Autouzupełniania
Funkcja autouzupełniania wypełnia formułę sąsiednich komórek, dzięki czemu nie ma potrzeby wielokrotnego wprowadzania formuły „SALDO”.
- Poszukaj dźwigni Autouzupełniania w aktywnej komórce. Spójrz na mały ciemny prostokąt w prawym dolnym rogu aktywnej komórki. Najedź kursorem, aż zmieni się w kursor autouzupełniania, który wygląda jak cienki plus.
- Kliknij komórkę K6. Najedź na dźwignię Autouzupełniania, a kursor zmieni się w cienki znak plus. Kliknij lewym przyciskiem myszy i przytrzymaj dźwignię Autouzupełniania. Przeciągnij kursor do komórki K100 (kolumna K, wiersz 100).
- Formuła jest teraz kopiowana do wszystkich komórek od kolumny K do wiersza 100. Numery wierszy i kolumn w każdej komórce są automatycznie dostosowywane, aby formuła mogła poprawnie obliczyć.
Część 4 z 5: Dodawanie kategorii
Krok 1. Utwórz kategorię transakcji
Kategorie transakcji są przydatne do śledzenia wypływów środków pieniężnych i rodzajów dochodów. Kategorie mogą dotyczyć podatków dochodowych, takich jak podatek od nieruchomości lub darowizny na cele charytatywne. Kategorie mogą również służyć do tworzenia wykresów, które w łatwy sposób wizualizują działalność finansową konta.
Krok 2. Utwórz zakładkę „Kategorie”
Ta zakładka służy do przechowywania wszystkich potencjalnych kategorii kontroli rejestru przychodów i rozchodów. Zmień nazwę jednej z kart w skoroszycie „Kategorie”. Kliknij dwukrotnie tytuł istniejącej karty, aby wyróżnić nazwę. Nazwa zmieni się na „Arkusz2” lub „Arkusz3”. Gdy nazwa arkusza jest podświetlona, wpisz nową nazwę karty, np. „Kategorie”.
W komórce B4 wpisz „Kategorie”. Sformatuj komórki, aby były pogrubione i wyśrodkuj je
Krok 3. Utwórz kategorie dochodów
Wpisz „*** Dochód ***” w komórce B5. Uwzględniono tutaj wszystkie kategorie dochodów, z których masz lub możesz czerpać korzyści w przyszłości. Wprowadź wszystkie kategorie dochodów, zaczynając od komórki B6 i idąc w dół.
- Najpopularniejszą kategorią dochodów jest „Wynagrodzenie” (wynagrodzenie). Podziel różne kategorie płac, jeśli jest więcej niż jedna praca.
- Twoja sytuacja finansowa jest decydującym czynnikiem dla innych kategorii dochodów. Utwórz kategorię „Dywidenda”, jeśli posiadasz akcje. W razie potrzeby utwórz również kategorie alimentów. Inne kategorie, takie jak „Dochód z odsetek”, „Prezenty” i „Różne”.
Krok 4. Utwórz kategorie obciążenia
Wyczyść komórki w ostatniej kategorii dochodów. Przejdź o jedną komórkę w dół, a następnie wpisz „*** Wydatki ***”. W tej sekcji znajdują się wszystkie kategorie obciążeń.
Liczba kategorii obciążenia jest dostosowana do Twoich okoliczności, w tym „hipoteka”, „wynajem”, „ubezpieczenie”, „płatność za samochód”, „gaz”, „prąd”, „telefon” lub „rozrywka”
Krok 5. Nadaj nazwę zakresowi komórek zawierającemu kategorię
Wybierz komórkę B5, a następnie zaznacz z komórki B5 wszystkie kategorie przychodów i wydatków. Poszukaj pola nazwy komórki w lewym górnym rogu okna, które znajduje się po lewej stronie pola formuły. Nazwa pierwszej komórki w podświetlonym zakresie wyświetli „B5”. Kliknij pole z nazwą komórki i wpisz „Kategorie”. Jest to nazwa zakresu komórek, których możesz użyć w rejestrze czekowym.
Krok 6. Użyj kategorii wydatków i dochodów w rejestrze czeków
Wróć do zakładki, w której utworzyłeś rejestr czeków. Teraz kolumny „KATEGORIA WYDATKÓW” i „KATEGORIA DOCHODÓW” zostaną dodane do menu rozwijanego.
- Wybierz komórkę G2 w kontroli zakładki rejestru. To jest pierwsza komórka w kolumnie „KATEGORIA WYDATKU”.
- Wybierz wstążkę „DANE” na pasku narzędzi. Kliknij przycisk „Weryfikacja danych”. Wybierz "Weryfikacja danych" z menu rozwijanego. Otworzy się okno „Weryfikacja danych”.
- Na karcie „Ustawienia” w oknie „Walidacja danych” znajdź menu rozwijane „Zezwól”. Kliknij strzałkę w dół i wybierz „Lista”. Wpisz „=Kategorie” w sekcji „Źródło”. Kliknij OK.
- Obok komórki G2 pojawi się mała strzałka. Kliknij tę strzałkę, aby wyświetlić listę kategorii. Kliknij kategorię odpowiadającą transakcji wiersza.
- Skopiuj formułę z komórki G2 do komórki G100 przy użyciu funkcji Autouzupełniania.
- Przejdź do komórki J2, aby powtórzyć proces w kolumnie „KATEGORIA DOCHODÓW”.
Część 5 z 5: Ochrona rejestru czekowego
Krok 1. Zablokuj komórki formuły i chroń arkusz kalkulacyjny
Ochrona arkusza oznacza, że nie można zastąpić danych w zablokowanych komórkach, dzięki czemu nie trzeba się martwić, że przyszłe obliczenia salda będą błędne z powodu błędów formuł. Możesz również dodać hasło, aby rejestr czeków był lepiej chroniony przed innymi użytkownikami. Upewnij się, że hasło jest łatwe do zapamiętania lub zapisz je w bezpiecznym miejscu. Arkusz nie będzie dostępny, jeśli zapomnisz hasła.
Krok 2. Odblokuj komórkę
Gdy arkusz jest chroniony, wszystkie komórki zostaną zablokowane. Dlatego należy odblokować komórki danych, które mają zostać wprowadzone, nawet jeśli arkusz jest chroniony.
- Wybierz komórki od B2 do J100. Są to wszystkie komórki wszystkich kolumn rejestru kontrolnego, z wyjątkiem ostatniej kolumny K, która jest kolumną „SALDO”. Dane muszą być nadal wprowadzane do tych komórek, nawet jeśli arkusz jest chroniony.
- W zaznaczonym zakresie komórek kliknij prawym przyciskiem myszy. Wybierz Formatuj komórki.
- W oknie Formatowanie komórek wybierz zakładkę Ochrona. Odznacz pole „Zablokowane”, a następnie kliknij OK.
Krok 3. Włącz ochronę w arkuszu
Oznacza to, że wszystkie komórki pozostaną zablokowane, w tym komórki w kolumnie K ("SALDO"), więc nie można ich nadpisać.
- Otwórz wstążkę „PRZEGLĄD” na pasku narzędzi. Kliknij "Chroń arkusz", aby wyświetlić okno "Chroń arkusz".
- Jeśli chcesz chronić arkusz, dodaj tutaj hasło. Jeśli nie, pozostaw to pole puste.
- Kliknij OK. Rejestry kontrolne są teraz niechronione.
Krok 4. Usuń ochronę arkusza roboczego, aby zmienić zablokowane komórki
Możesz odwrócić ten proces później, jeśli chcesz zmienić formułę w zablokowanej komórce. Otwórz wstążkę „PRZEGLĄD” na pasku narzędzi. Klikaj opcję „Nie chroń arkusza”, aż pojawi się okno „Nie chroń arkusza”. Kliknij OK.
