Tabele przestawne to interaktywne tabele, które umożliwiają użytkownikom grupowanie i podsumowywanie dużych ilości danych w kompaktowym formacie tabelarycznym, który ułatwia raportowanie i analizę. Tabele te mogą sortować, obliczać i dodawać dane i są dostępne w różnych programach do obsługi arkuszy kalkulacyjnych. Excel umożliwia łatwe tworzenie tabel przestawnych poprzez przeciąganie i upuszczanie odpowiednich informacji w odpowiednich polach. Następnie możesz filtrować i sortować dane, aby znaleźć wzorce i trendy.
Krok
Część 1 z 3: Tworzenie tabeli przestawnej
Krok 1. Załaduj arkusz roboczy, który będzie podstawą do utworzenia tabeli przestawnej
Tabele przestawne umożliwiają tworzenie wizualnych raportów danych z arkusza roboczego. Możesz wykonywać obliczenia bez konieczności wprowadzania formuł lub kopiowania komórek. Aby utworzyć tabelę przestawną, potrzebujesz tylko arkusza roboczego z kilkoma wpisami.
Możesz również utworzyć tabelę przestawną w programie Excel przy użyciu zewnętrznego źródła danych, takiego jak Access. Możesz wstawić tabelę przestawną w nowym arkuszu programu Excel
Krok 2. Upewnij się, że Twoje dane są zgodne z wymaganą tabelą przestawną
Tabele przestawne nie zawsze mogą być odpowiedzią, której szukasz. Aby skorzystać z funkcji tabeli przestawnej, arkusz musi spełniać kilka podstawowych kryteriów:
- Arkusz musi zawierać co najmniej jedną kolumnę ze zduplikowanymi wartościami. Zasadniczo oznacza to po prostu, że co najmniej jedna kolumna zawiera powtarzające się dane. W przykładzie omówionym w następnej sekcji kolumna „Typ produktu” zawiera dwa wpisy: „Stół” lub „Krzesło”.
- Arkusz musi zawierać informacje liczbowe. Te informacje zostaną porównane i zsumowane w tabeli. W przykładzie w następnej sekcji kolumna „Sprzedaż” zawiera dane liczbowe.
Krok 3. Uruchom kreatora tabeli przestawnej
Kliknij kartę „Wstaw” u góry okna programu Excel. Kliknij przycisk "Tabela przestawna" po lewej stronie wstążki Wstaw.
Jeśli używasz programu Excel 2003 lub starszego, kliknij menu „Dane” i wybierz „Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego…”
Krok 4. Wybierz dane, których będziesz używać
Domyślnie (domyślnie) program Excel wybiera wszystkie dane w aktywnym arkuszu. Możesz kliknąć i przeciągnąć, aby zaznaczyć określoną część arkusza lub ręcznie wpisać zakres komórek.
Jeśli używasz zewnętrznego źródła danych, kliknij opcję "Użyj zewnętrznego źródła danych", a następnie kliknij Wybierz połączenie…. Poszukaj bazy danych połączeń zapisanej na twoim komputerze
Krok 5. Wybierz lokalizację dla swojej tabeli przestawnej
Po określeniu zakresu wybierz opcję lokalizacji w tym samym oknie. Domyślnie program Excel umieści tabelę w nowym arkuszu, który umożliwia przełączanie się tam iz powrotem, klikając karty u dołu okna. Możesz także umieścić tabelę przestawną na tym samym arkuszu, co dane, aby móc wybrać, które komórki mają zostać umieszczone.
Gdy jesteś zadowolony z dokonanych wyborów, kliknij OK. Twoja tabela przestawna zostanie umieszczona, a interfejs się zmieni
Część 2 z 3: Konfigurowanie tabel przestawnych
Krok 1. Dodaj pola wierszy
Tworząc tabelę przestawną, zasadniczo sortujesz dane według wierszy i kolumn. To, co dodasz w konkretnym miejscu, określi strukturę stołu. Przeciągnij pole z Listy pól po prawej stronie do sekcji Pola wierszy w tabeli przestawnej, aby wstawić jego informacje.
- Załóżmy, że Twoja firma sprzedaje dwa produkty: stoły i krzesła. Masz arkusz z numerami (Sprzedaż) każdego produktu (Typ produktu) sprzedawanego w Twoich pięciu sklepach (Sklep). Chcesz zobaczyć, ile każdy produkt sprzedał w każdym sklepie.
- Przeciągnij pole Sklep z listy pól do sekcji Pola wierszy tabeli przestawnej. Pojawi się lista Twoich sklepów, każdy w osobnym wierszu.
Krok 2. Dodaj pola kolumn
Podobnie jak wiersze, kolumny umożliwiają sortowanie i wyświetlanie danych. W powyższym przykładzie pole Sklep zostało dodane do sekcji Pola wierszy. Aby zobaczyć, ile sprzedano każdego typu produktu, przeciągnij pole Typ produktu do sekcji Pola kolumn.
Krok 3. Dodaj pole wartości
Teraz, gdy już skończyłeś układanie zamówienia, możesz dodać dane do wyświetlenia w tabeli. Kliknij i przeciągnij pole Sprzedaż do sekcji Pola wartości w tabeli przestawnej. Zobaczysz tabelę zawierającą informacje o sprzedaży obu produktów w każdym ze sklepów, z kolumną Suma po prawej stronie.
W przypadku wszystkich powyższych kroków możesz przeciągnąć pola do odpowiedniego pola pod Listą pól po prawej stronie okna zamiast do tabeli
Krok 4. Dodaj wiele pól do sekcji
Tabele przestawne umożliwiają jednoczesne dodawanie wielu pól do każdej sekcji, dzięki czemu można bardziej szczegółowo kontrolować sposób wyświetlania danych. Korzystając z powyższego przykładu, załóżmy, że tworzysz kilka typów stołów i krzeseł. Twój arkusz roboczy rejestruje, czy przedmiot jest stołem, czy krzesłem (Typ produktu), a także dokładnie jaki model stołu lub krzesła został sprzedany (Model).
Przeciągnij pole Model do sekcji Pola kolumn. Kolumny pokażą teraz podział sprzedaży według modelu, a także ogólny typ. Możesz zmienić kolejność wyświetlania tych etykiet, klikając przyciski strzałek obok odpowiednich pól w polach w prawym dolnym rogu okna. Wybierz "Przesuń w górę" lub "Przesuń w dół", aby zmienić kolejność
Krok 5. Zmień sposób wyświetlania danych
Możesz zmienić sposób wyświetlania wartości, klikając ikonę strzałki obok wartości w polu Wartości. Wybierz „Ustawienia pola wartości”, aby zmienić sposób obliczania wartości. Na przykład możesz wyświetlić te wartości jako procent zamiast sumy lub uśrednić je zamiast sumować.
Możesz skorzystać z tej możliwości, dodając wielokrotnie to samo pole do pola Wartość. W powyższym przykładzie wyświetlana jest łączna sprzedaż dla każdego sklepu. Dodając ponownie pole Sprzedaż, możesz zmienić to ustawienie wartości, aby pokazać drugą sprzedaż jako procent łącznej sprzedaży
Krok 6. Naucz się kilku sposobów manipulowania wartościami
Zmieniając sposób obliczania wartości, masz kilka możliwości, w zależności od Twoich potrzeb.
- Suma (sum) - jest to wartość domyślna dla pola wartości. Excel zsumuje wszystkie wartości w wybranym polu.
- Count - zlicza liczbę komórek zawierających dane w wybranym polu.
- Średnia – obliczy średnią wszystkich wartości w wybranym polu.
Krok 7. Dodaj filtry
Obszar „Filtr raportu” zawiera pola, które umożliwiają przeglądanie danych wyświetlanych w tabeli przestawnej poprzez filtrowanie zestawu danych. Te pola działają jak filtry dla raportu. Na przykład ustawiając pole Sklep - a nie Etykieta wiersza - jako filtr, możesz wybrać poszczególne sklepy, aby wyświetlić łączną sprzedaż na sklep, lub wyświetlić wiele sklepów jednocześnie.
Część 3 z 3: Korzystanie z tabel przestawnych
Krok 1. Sortuj i filtruj wyniki
Jedną z kluczowych cech tabel przestawnych jest możliwość sortowania wyników i przeglądania dynamicznych raportów. Każdą etykietę można sortować i filtrować, klikając przycisk strzałki w dół obok nagłówka etykiety. Następnie możesz posortować listę i przefiltrować ją, aby wyświetlić tylko określone wpisy.
Krok 2. Zaktualizuj swój arkusz
Tabela przestawna zostanie automatycznie zaktualizowana po zmianie arkusza podstawowego. Ta funkcja jest ważna do monitorowania arkuszy i śledzenia zmian.
Krok 3. Baw się przy stole przestawnym
Tabele przestawne bardzo ułatwiają zmianę lokalizacji i kolejności pól. Spróbuj przeciągnąć różne pola do różnych lokalizacji, aby uzyskać tabelę przestawną, która dokładnie odpowiada Twoim potrzebom.
Stąd pochodzi nazwa tabeli przestawnej. Przenoszenie danych do różnych lokalizacji jest nazywane „przestawianiem”. Dane są wyświetlane, gdy zmieniasz kierunek
Krok 4. Utwórz wykres przestawny
Za pomocą wykresów przestawnych możesz wyświetlać dynamiczne raporty wizualne. Twój wykres przestawny Gotowy wykres przestawny, więc proces tworzenia wykresu jest bardzo prosty.
Porady
- Jeśli używasz polecenia Importuj dane z menu Dane, masz więcej opcji importowania zakresu danych z połączeń bazy danych Office, plików Excel, baz danych Access, plików tekstowych, ODBC DSN, stron internetowych, OLAP i XML/XSL. Następnie możesz używać swoich danych tak, jak listy programu Excel.
- Jeśli używasz Autofiltru (w sekcji „Dane”, „Filtry”), wyłącz tę funkcję podczas tworzenia tabeli przestawnej. Możesz ją ponownie włączyć po utworzeniu tabeli przestawnej.
