Czy często przez kilka minut gapisz się przez okno, mimo że masz pracę do wykonania? Szukasz bezużytecznych informacji lub grasz w gry w Internecie, mimo że są ważniejsze zadania, które musisz wykonać natychmiast? Wygląda na to, że musisz przyznać, że masz tendencję do zwlekania. Kluczem do bardziej efektywnego zarządzania czasem jest zminimalizowanie rozpraszania uwagi, skupienie się na najważniejszych zadaniach do wykonania i znalezienie bardziej niezawodnych sposobów na zwiększenie produktywności.
Krok
Metoda 1 z 2: Unikaj marnowania czasu
Krok 1. Trzymaj się z dala od Internetu
W dzisiejszych czasach dostęp do Internetu jest tak łatwy i dlatego często kusi nas, aby uzyskać do niego dostęp. Kiedy zdajesz sobie sprawę, że musisz przestać marnować czas i coś zrobić, unikanie Internetu staje się łatwym sposobem na przełamanie nawyku zwlekania.
Jeśli Twoja determinacja nie pomoże Ci trzymać się z dala od Internetu - lub, co gorsza, praca, którą musisz wykonać, wymaga korzystania z Internetu - możesz zainstalować aplikacje blokujące witryny dla różnych przeglądarek. Musisz tylko włączyć tę aplikację, jeśli chcesz się skupić i pozwolić, aby ten program Ci pomógł
Krok 2. Zamknij swoją skrzynkę e-mail
Ankieta przeprowadzona wśród pracowników Microsoft wykazała, że spędzili około dziesięciu minut na odpowiadaniu na e-maile, a następnie dodatkowe piętnaście minut na ponowne skupienie się na zadaniu. Jeśli naprawdę musisz skoncentrować się na jednym zadaniu, możesz ustawić swoją skrzynkę poczty głosowej tak, aby odpowiadała automatycznie i powstrzymywać się od sprawdzania jej do czasu zakończenia pracy.
To samo możesz zrobić z wiadomościami tekstowymi, komunikatorami, powiadomieniami push, alertami mobilnymi i tak dalej. Te rozproszenia mogą sprawić, że zwlekamy, ponieważ często wydają się one bardziej produktywne niż inne rzeczy marnujące czas, ale często są równie bezproduktywne. Wyłącz telefon komórkowy tak bardzo, jak to możliwe
Krok 3. Wykonaj całą pracę na jednym urządzeniu
Jeśli używasz komputera przenośnego do pracy z arkuszami kalkulacyjnymi, telefonu komórkowego do sprawdzania poczty e-mail i tabletu do prowadzenia prezentacji, również będziesz mieć trudności. Za każdym razem, gdy zmieniasz urządzenia, na pewno pojawi się jakieś rozproszenie lub dwa, z którymi się zmierzysz, a potem potrzebujesz trochę czasu na ponowne skupienie się. Postaraj się zebrać wszystko, czego potrzebujesz na jednym urządzeniu, przygotowując się przed rozpoczęciem pracy, aby móc korzystać tylko z jednego urządzenia w pracy.
Krok 4. Utwórz harmonogram
Większość ludzi nie lubi robić harmonogramu, ale nie musisz tworzyć pełnego harmonogramu. Przed rozpoczęciem pracy nad zadaniem poświęć pięć minut na sporządzenie listy lub innych rzeczy potrzebnych do wykonania zadania. Tworząc dobre ramy czasowe, możesz również zapewnić postęp w swojej pracy.
- Użyj „siatek czasu” lub określonych segmentów czasu dla określonych zadań, aby łatwiej rozbić to zadanie na wykonalne części. Ta metoda może być stosowana do wszelkiego rodzaju rzeczy, od prac domowych, zadań biurowych lub remontów domu.
- Jeśli to możliwe, spróbuj pogrupować swoje zadania i zadania. Na przykład, jeśli musisz iść do supermarketu i zatankować samochód, spróbuj zrobić jedno i drugie podczas jednej podróży. W ten sposób możesz zaoszczędzić czas, robiąc dwa razy na rzeczy, które można zrobić za jednym razem.
Krok 5. Zrób to wolniej
Może to zabrzmieć bezproduktywnie, ale staraj się pracować wolniej, ponieważ jeśli pracujesz zbyt szybko lub wykonujesz więcej niż jedno zadanie naraz, możesz tracić czas. Badania pokazują, że tylko 2% osób wykonujących jedno zadanie na raz może być naprawdę skutecznymi i oszczędzać czas.
Wolniejsza praca daje również możliwość upewnienia się, że wykonasz każde zadanie dobrze i wyraźnie, dzięki czemu jest mniej prawdopodobne, że wrócisz do zadania w celu poprawienia błędów, co zwykle zajmuje więcej czasu
Krok 6. Kontynuuj pracę nad bieżącym zadaniem
Często zwlekamy, ponieważ wykonujemy inne ważne (ale nie pilne) zadania zamiast ważnych zadań, które musimy teraz zakończyć. Poświęcanie czasu na mniej ważne czynności to krok wstecz i strata czasu, jeśli masz inne, bardziej pilne zadania. Dowiedz się, czy zadanie, nad którym pracujesz, ma najwyższy priorytet na liście rzeczy do zrobienia, czy nie.
Staraj się ustalać priorytety swoich zadań. Zacznij od kilku małych zadań, aby się zmotywować, a następnie skup się na najważniejszych lub pilnych zadaniach już teraz
Krok 7. Daj sobie czas na przerwę
Praca non-stop może powodować zmęczenie i frustrację. Możesz zrobić sobie przerwę pod koniec dnia pracy lub podczas kolacji, aby uniknąć przepracowania, które mogłoby wpłynąć na jakość Twojej pracy.
Nawet jeśli zmagasz się z zadaniami, które trzeba przesłać jutro, daj sobie czas na przerwę, zanim zaczniesz nad nimi ponownie pracować
Metoda 2 z 2: Korzystanie z ponownego testu
Krok 1. Utwórz tabelę do zarządzania czasem w ciągu dnia
Do tej pory omówiłeś wiele kroków, które pomogą Ci skupić się na Metodzie 1, a ten iteracyjny test jest dobrym sposobem sprawdzenia, jak skutecznie go używasz. Zacznij od utworzenia arkusza kalkulacyjnego lub możesz utworzyć tabelę na papierze lub tablicy. Utwórz jedną kolumnę dla zegara i utwórz jeszcze szerszą kolumnę po prawej stronie.
Krok 2. Przestań pracować na początku każdej godziny
Ten test wymaga odpoczynku przez minutę lub dwie na początku każdej godziny, aby ocenić, jak wykorzystałeś poprzednią godzinę. Możesz ustawić minutnik, aby upewnić się, że zatrzymasz się wystarczająco długo, aby wypełnić tę tabelę.
Krok 3. Pomyśl o tym, jak spędziłeś poprzednią godzinę
W okresie ewaluacyjnym zastanów się, co zrobiłeś w poprzedniej godzinie. Rzeczy, które robisz, różnią się od ćwiczeń, nauki do testu lub spędzenia godziny przed telewizorem. Oceniając tę godzinę, postaraj się być ze sobą szczery.
Krok 4. Zadaj sobie pytanie, czy chcesz powtórzyć godzinę
Dlatego ten test nazywa się testem powtórnym. Gdy już wiesz, co zrobiłeś godzinę wcześniej, spróbuj zadać sobie pytanie, czy chcesz to zrobić jeszcze raz, czy nie. To pytanie pomaga zadać sobie pytanie, czy uważasz, że produktywnie spędziłeś poprzednią godzinę. Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, jest mniej prawdopodobne, że będziesz chciał powtórzyć zegar.
Krok 5. Podsumuj, co zrobiłeś w ciągu godziny i wpisz swoją ocenę w kolumnie po prawej stronie
Śledzenie tego, jak mija dzień i sprawdzanie, ile godzin chcesz powtarzać, a ile nie chcesz powtarzać, może być również skutecznym narzędziem motywacyjnym. Napisz kilka słów, co robiłeś w poprzedniej godzinie w prawej kolumnie, a także oceń, czy chcesz to powtórzyć, czy nie.
Krok 6. Poznaj części swojego dnia, które możesz kontrolować
Jedną z wad tego ponownego testu jest to, że możesz szybko ocenić każdą godzinę na podstawie jej przydatności. Zajęcia, w których nauczyciel nie uczy nowego materiału, bezproduktywne spotkania robocze i inne części twojego dnia, mogą wydawać się irytującym marnowaniem czasu. Postaraj się pamiętać, że czasami nie masz pełnej kontroli nad każdą godziną dnia i musisz zajmować się rzeczami, które wydają się bezproduktywne, jak spotkania robocze, które są dla Ciebie stratą czasu.
Bycie elastycznym jest ważne we wszystkich aspektach życia, łącznie z czasem na zabawę i relaks
Porady
- Upewnij się, że masz wystarczająco dużo snu w nocy, aby nie czuć się ospałym i leniwym przez cały dzień.
- Staraj się być szczery wobec siebie, gdy starasz się być produktywnym w pracy. Czasami najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, to zatrzymać się na krótki spacer, coś zjeść lub porozmawiać z przyjacielem na kilka minut, gdy poczujesz, że potrzebujesz odświeżenia po ciężkim dniu pracy.
