Asystent „Poza biurem” lub „Na zewnątrz” w programie Microsoft Outlook umożliwia skonfigurowanie automatycznych odpowiedzi wysyłanych do osób, które kontaktują się z Tobą, gdy jesteś nieaktywny lub poza biurem. Funkcja Poza biurem jest dostępna tylko dla użytkowników kont Microsoft Exchange. Jednak nawet użytkownicy domowi bez konta Exchange mogą nadal tworzyć szablony „poza biurem” i tworzyć reguły dla programu, aby Outlook mógł automatycznie wysyłać odpowiedzi.
Krok
Metoda 1 z 4: Outlook 2013 i 2010
Krok 1. Kliknij menu „Plik”, a następnie wybierz „Informacje” z menu po lewej stronie paska bocznego
Krok 2. Wybierz „Odpowiedzi automatyczne (poza biurem)”
Następnie otworzy się okno dialogowe "Odpowiedzi automatyczne".
Jeśli ta opcja nie jest dostępna, być może korzystasz z konta innego niż Exchange. Wykonaj czynności opisane w czwartej metodzie w tym artykule, aby skonfigurować odpowiedzi automatyczne na kontach innych niż Exchange
Krok 3. Zaznacz opcję „Wyślij automatyczne odpowiedzi”
Krok 4. Zaznacz opcję „Wyślij tylko w tym przedziale czasu”, a następnie wybierz żądany czas rozpoczęcia („Czas rozpoczęcia”) i czas zakończenia („Czas zakończenia”)
Na przykład, jeśli planujesz wziąć dwutygodniowe wakacje, wybierz długość wakacji.
Krok 5. Kliknij zakładkę „Wewnątrz mojej organizacji”, a następnie wpisz automatyczną wiadomość, która zostanie wysłana do współpracowników (w tym samym biurze lub firmie), którzy chcą się z Tobą skontaktować
Krok 6. Kliknij zakładkę „Poza moją organizacją”, a następnie napisz automatyczną wiadomość, która zostanie wysłana do osób spoza Twojej organizacji lub biura, które chcą się z Tobą skontaktować
Na przykład napisz wiadomość wyjaśniającą, że jesteś zajęty i poproś nadawcę wiadomości, aby zadał pytania i omówił problemy z innymi osobami kontaktowymi w biurze.
Krok 7. Kliknij „OK”
Osoby, które wyślą Ci wiadomość e-mail, gdy nie będzie Cię w biurze, otrzymają automatycznie utworzoną przez Ciebie wiadomość.
Metoda 2 z 4: Outlook 2007
Krok 1. Kliknij menu „Narzędzia”, a następnie wybierz „Asystent poza biurem”
Otworzy się okno dialogowe "Asystent podczas nieobecności".
Jeśli ta opcja nie jest dostępna, być może korzystasz z konta innego niż Exchange. Wykonaj czynności opisane w czwartej metodzie w tym artykule, aby skonfigurować odpowiedzi automatyczne na kontach innych niż Exchange
Krok 2. Zaznacz opcję „Wyślij automatyczne odpowiedzi poza biurem”
Krok 3. Zaznacz opcję „Wyślij tylko w tym przedziale czasu”, a następnie wybierz żądany czas rozpoczęcia („Czas rozpoczęcia”) i czas zakończenia („Czas zakończenia”)
Na przykład, jeśli planujesz być poza biurem przez jeden dzień, wybierz odpowiednią datę (na przykład datę urlopu lub datę nieobecności).
Krok 4. Kliknij zakładkę „Wewnątrz mojej organizacji”, a następnie wpisz automatyczną odpowiedź, którą chcesz wysłać współpracownikom (w tym samym biurze lub firmie), którzy chcą się z Tobą skontaktować
Na przykład wyjaśnij, że nie ma Cię w biurze przez jeden dzień, a kierownik będzie odpowiedzialny za Twoją pracę podczas Twojej nieobecności.
Krok 5. Kliknij kartę „Poza moją organizacją”, a następnie wpisz automatyczną wiadomość, którą chcesz wysłać do osób spoza Twojej organizacji lub biura, które chcą się z Tobą skontaktować
Krok 6. Kliknij „OK”
Osoby, które wyślą Ci wiadomość e-mail, gdy nie będzie Cię w biurze, otrzymają automatycznie utworzoną przez Ciebie wiadomość.
Metoda 3 z 4: Outlook 2003
Krok 1. Kliknij menu „Narzędzia”, a następnie wybierz „Asystent poza biurem”
Otworzy się okno dialogowe "Asystent podczas nieobecności".
Jeśli ta opcja nie jest dostępna, być może korzystasz z konta innego niż Exchange. Wykonaj kroki opisane w czwartej metodzie w tym artykule, aby skonfigurować odpowiedzi automatyczne na kontach innych niż Exchange
Krok 2. Zaznacz opcję „Jestem obecnie poza biurem”
Krok 3. Napisz wiadomość, którą chcesz automatycznie wysłać do osób, które się z Tobą skontaktują, w polu „Autoodpowiedz tylko raz do każdego nadawcy z następującym tekstem” na ekranie
Osoby, które wyślą Ci e-maila, otrzymają automatyczne odpowiedzi, dopóki nie wrócisz do pracy.
Krok 4. Kliknij „OK”
Wszystkie strony, które skontaktują się z Tobą za pośrednictwem poczty elektronicznej, otrzymają automatyczną wiadomość „Poza biurem” na czas nieokreślony lub do momentu powtórzenia pierwszego kroku w tej metodzie i wybrania „Jestem obecnie w biurze”.
Metoda 4 z 4: Konto bez wymiany
Krok 1. Uruchom program Microsoft Outlook na komputerze osobistym
Krok 2. Kliknij menu „Strona główna” i wybierz „Nowy e-mail”
Krok 3. Wpisz odpowiedź, którą chcesz automatycznie wysłać do osób, które skontaktują się z Tobą w treści wiadomości
Później ta wiadomość jest używana jako szablon „poza biurem”.
Krok 4. Kliknij menu „Plik” i wybierz „Zapisz jako”
Następnie otworzy się okno dialogowe "Zapisz jako".
Krok 5. Wybierz „Szablon programu Outlook” z menu rozwijanego „Zapisz jako typ”
Krok 6. Wpisz nazwę szablonu wiadomości, a następnie kliknij „Zapisz”
Ten szablon może być teraz używany, gdy nie można skontaktować się z Tobą za pośrednictwem poczty e-mail na Twoim osobistym koncie Outlook.
Krok 7. Kliknij „Strona główna”, wybierz „Reguły” i wybierz „Zarządzaj regułami i alertami”
Aby szablon był automatycznie wysyłany do nadawców wiadomości, gdy nie masz kontaktu, musisz utworzyć regułę, która nakazuje programowi Outlook automatyczne odpowiadanie na listy otrzymane przy użyciu szablonu.
Krok 8. Wybierz „Nowa reguła”, a następnie wybierz „Zastosuj reguły do otrzymywanych wiadomości” w sekcji „Rozpocznij od pustej reguły”
Krok 9. Kliknij „Dalej”, a następnie ponownie wybierz „Dalej”, aby utworzyć regułę
Krok 10. Zaznacz opcję „odpowiedz za pomocą określonego szablonu” w sekcji „Co chcesz zrobić z wiadomością? ”.
Krok 11. Zaznacz opcję „określony szablon” w sekcji „Edytuj opis reguły (kliknij podkreśloną wartość)”
Krok 12. Wybierz „Szablony użytkownika w systemie plików” z menu rozwijanego „Szukaj w”
Krok 13. Wybierz gotowy szablon, który będzie używany jako automatyczna odpowiedź „poza biurem”, a następnie wybierz „Otwórz”
Krok 14. Kliknij „Dalej”, a następnie dodaj wyjątki, jeśli to konieczne
Na przykład możesz przekazywać wiadomości e-mail od jednego konkretnego nadawcy na inne konto e-mail.
Krok 15. Kliknij „Dalej”, a następnie wpisz nazwę utworzonej reguły automatycznej odpowiedzi
Krok 16. Kliknij „Zakończ”
Każdy, kto wyśle Ci wiadomość e-mail, otrzyma automatyczną wiadomość z utworzonego szablonu.
