Pisanie propozycji dla kierownictwa można wykonać, gdy chcesz zaproponować ulepszenia procedur pracy, zasugerować sposoby oszczędzania, podać informacje o możliwościach zysku lub zasugerować zmiany. Jeśli chcesz napisać propozycję zarządzania firmą, poświęć trochę czasu na zebranie niezbędnych informacji. Omów pomysły ze współpracownikami, aby dowiedzieć się, co myślą, i sprytnie radzić sobie z kierownictwem.
Krok
Metoda 1 z 2: Projektowanie propozycji
Krok 1. Zdefiniuj pomysł lub problem, który ma zostać rozwiązany we wniosku, na przykład usprawnienie przepływu pracy lub zmniejszenie kosztów
Ogólnie rzecz biorąc, możesz wyraźnie wizualizować pomysły. Jeśli jednak chcesz rozwiązać jakiś problem lub złożyć propozycję czegoś ważnego, zwróć szczególną uwagę na wszystko, co dotyczy.
Krok 2. Zrób swoje badania i sprawdź obecną sytuację przed napisaniem propozycji
Porozmawiaj z odpowiednimi stronami, takimi jak współpracownicy, menedżerowie lub klienci. Poszukaj informacji o konkurentach i zobacz, jak działają.
Na przykład, jeśli uważasz, że obsługa cateringowa w biurze wymaga zmiany, najpierw porozmawiaj z obsługą kuchni. Czy pracowali gdzie indziej, z różnymi dostawcami usług cateringowych? Co myślą twoi współpracownicy? Możliwe, że twoje niezadowolenie nie jest problemem z jakością, ale tylko kwestią gustu
Krok 3. Napisz opis problemu
Rozpocznij propozycję od wyjaśnienia aktualnych warunków. Uwzględnij wszystkie istotne fakty, takie jak sprawca, data i lokalizacja. Pisząc propozycję otwarcia, nie oceniaj. Wyjaśnij warunki zgodnie z rzeczywistością.
Na przykład „PT Sukses Maju korzysta z usług cateringowych pani Nyengir od 7 lat. Jednak dostępne menu główne stopniowo się zmniejsza, z pięciu do dwóch. Wpływa to również na dostępność menu wegetariańskiego. menu wegetariańskie nie są dostępne. dostępne."
Krok 4. Po opisaniu problemu zapisz rozwiązanie, które chcesz zaproponować oraz kroki do jego wdrożenia
Zacznij od napisania sedna rozwiązania i opisz to, co znalazłeś na podstawie swoich obserwacji.
Na przykład: „Moim zdaniem PT Sukses Maju powinien poszukać nowego dostawcy cateringu. PT Fast Bangkrut korzysta z kilku innych usług cateringowych. Catering Pani Sisca Soewitomo i Pan Rudi Chaeruddin zapewniają więcej menu w konkurencyjnych cenach. Ponadto, ponieważ catering Pan Rudi Chaeruddin codziennie zapewnia menu wegetariańskie, wegańskie i bezglutenowe, catering jest bardziej zgodny z potrzebami firmy. Można również dostrzec catering dla pani Sisca Soewitomo, chociaż menu wegetariańskie w cateringu nie jest tak zróżnicowane, jak firma cateringowa pana Rudiego Chaeruddina. Według ankiety pracowniczej z 2011 roku 40% pracowników PT Sukses Maju jest wegetarianami, 10% jest weganami, a 2% musi stosować dietę bezglutenową
Krok 5. Stwórz plan wdrożenia
Wyjaśnij każdy krok, który należy podjąć, oraz czas i koszty. Zapisz, co wiesz, a czego jeszcze musisz się nauczyć. Rozważ napisanie poszczególnych kroków w formie listy, a następnie szczegółowe wyjaśnienie. Nie przesadzaj ze zmianami. Nie zapomnij jednak wyjaśnić możliwych skutków tych zmian.
Na przykład: „Aby skorzystać z innej usługi cateringowej, firma musi: 1. Zerwać umowę z Panią Nyengir. 2. Poprosić firmę cateringową Panią Siscę Soewitomo i Pana Rudiego Chaeruddin o wykonanie testu smaku. catering 4. Podpisać umowę z wybranym cateringiem Wymagane opłaty za catering nie różnią się zbytnio od opłat za catering Pani Nyengir Dopóki firma wywiązuje się ze swoich zobowiązań umownych z Panią Nyengir, firma nie zostanie ukarana Ponadto, jeśli pracownicy preferują oferowane jedzenie, będą bardziej zadowoleni z warunków pracy.”
Krok 6. Zapisz możliwy opór wobec Twojego planu
Czy Twój plan zostanie odrzucony przez niektórych pracowników? W takim przypadku niektórzy pracownicy mogą polubić smak kuchni pani Nyengir. Lub, jeśli proponujesz pomysł na produkt, czy możesz przekonać odpowiednich urzędników agencji, że nowy produkt jest bezpieczny w użyciu? Zapisz kroki, które możesz podjąć, aby przekonać innych do swojego projektu.
Krok 7. Po zapisaniu kroków zapisz wymagane materiały lub zasoby ludzkie, jeśli takie istnieją
Zanotuj też czas potrzebny na wprowadzenie zmian, ponieważ czas to pieniądz. Zrób prostą listę kontrolną. W przypadku powyższego przykładu możesz utworzyć listę w następujący sposób:
Potrzebne zasoby: podkomisja do oceny cateringu (4 osoby z różnych sekcji), 2 godziny na testowanie smaku i 3 godziny na pisanie raportu
Krok 8. Zakończ propozycję, przepisując zmiany, które chcesz wprowadzić, i ich główne korzyści
Przepisz swoje trzy główne punkty, a następnie zrób zdanie końcowe. Pomyśl o końcu propozycji jako o streszczeniu wykonawczym. Na przykład:
- „Jak wcześniej wyjaśniono, catering pani Nyengir stopniowo ograniczał główne menu dostępne w ciągu ostatnich 7 lat. Catering pani Sisca Soewitomo i pan Rudi Chaeruddin oferują bardziej zróżnicowane menu w konkurencyjnych cenach. Dlatego sugeruję, aby zrobił to PT Sukses Maju Przetestuj smak i wybierz nową firmę cateringową dla firmy. Dzięki tej nowej firmie cateringowej oczekuje się, że satysfakcja pracowników wzrośnie, a pracownicy będą bardziej skłonni do pozostania."
- Proszę podać ilościowe lub finansowe korzyści wynikające ze zmiany, jeśli takie istnieją.
- Wyjaśnij jakościowe zalety zmiany. Czasami korzyści płynących ze zmiany nie da się zmierzyć liczbami lub faktami. Jeśli proponowana przez Ciebie zmiana dotyczy szczęścia pracowników, wyjaśnij to. Zmiana jakościowa może być równie cenna jak zmiana ilościowa.
Metoda 2 z 2: Udostępnianie propozycji
Krok 1. Poproś współpracownika o przeczytanie i przekazanie opinii na temat Twojej propozycji
Może, ale nie musi, zgodzić się z proponowanymi przez Ciebie zmianami. Jeśli się nie zgadza, zastanów się dlaczego. Jeśli powody są uzasadnione i wpływają na twoją propozycję, przygotuj się na jej zmianę. Możesz również dodać niezgodność swojego partnera w kolumnie „Niezgoda”, jeśli rozumiesz myśl, ale się nie zgadzasz.
Krok 2. Po utworzeniu propozycji i poproszeniu współpracowników o opinię, przejrzyj przepływ, gramatykę, dokładność i liczbę słów w propozycji
Nie składaj propozycji, która jest zbyt długa, aby Twoja propozycja została zauważona przez kierownika. Jeśli to możliwe, złóż propozycję o długości 1-2 stron.
Krok 3. Gdy propozycja jest gotowa, dowiedz się, komu należy ją złożyć, a następnie wyślij propozycję
W niektórych firmach decydenci są jasni, ale w innych struktura jest bardziej płynna, co utrudnia ustalenie, z kim się skontaktować. Spójrz na tło firmy, aby dowiedzieć się, do kogo powinieneś wysłać propozycję.
