Rachunek to wykaz cen sprzedanych towarów lub świadczonych usług. Microsoft Word umożliwia tworzenie faktur z istniejącymi szablonami lub z własnym projektem. Poniższe kroki prowadzą do tworzenia faktur w programach Word 2003, 2007 i 2010.
Krok
Metoda 1 z 1: Pobieranie gotowych szablonów
Krok 1. Utwórz nowy dokument
Nawet jeśli gotowy szablon nie jest nowym dokumentem, zacznij rozliczać się tak, jakbyś tworzył nowy dokument.
- W programie Word 2003 wybierz „Nowy” z menu Plik.
- W programie Word 2007 kliknij przycisk Office w lewym górnym rogu okna, a następnie wybierz „Nowy” z menu Plik.
- W programie Word 2010 kliknij kartę Plik, a następnie wybierz opcję Nowy z listy opcji po lewej stronie okna.
- Nie klikaj paska narzędzi Nowy w programie Word 2003 ani przycisku Nowy na pasku narzędzi szybkiego dostępu w programie Word 2007/2010. Przycisk umożliwia tylko utworzenie nowego dokumentu z szablonem Normal.dot lub Normal.dotx. Użyj tej metody, jeśli chcesz utworzyć rachunek z pustego dokumentu.
Krok 2. Znajdź żądany szablon
- W programach Word 2003 i 2007 wybierz opcję Faktury z opcji „Dostępne szablony pakietu Office” po lewej stronie okienka zadań Nowy dokument. Wybierz typ szablonu z listy w środkowym oknie, a następnie wybierz jeden z wyświetlonych szablonów płatności.
- W programie Word 2010 wybierz opcję Faktury z sekcji Dostępne szablony pakietu Office w witrynie Szablony Office.com. Kliknij dwukrotnie folder szablonów, który chcesz utworzyć, a następnie wybierz jeden z wyświetlonych szablonów płatności.
Krok 3. Pobierz szablon, klikając przycisk „Pobierz” na środku ekranu
Następnie możesz wprowadzić zmiany w rachunku, korzystając z informacji dostępnych na dole tego artykułu. Po wprowadzeniu zmian zapisz opłatę.
Dostęp do szablonów rozliczeń dla programów Word i Excel można również uzyskać bezpośrednio w witrynie firmy Microsoft pod adresem https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1. faktura z Twoją wersją programu Word
Krok 4. Drugi sposób:
Tworzenie faktur z pustych dokumentów
Krok 5. Utwórz główkę rachunku
Zapisz nazwę swojej firmy i dołącz odpowiedni opis „Rozliczenia”. Na przykład możesz wymienić „Oferty”, jeśli dokument służy tylko jako wycena, a nie rachunek.
- Możesz umieścić nagłówek u góry strony lub użyć funkcji nagłówka programu Word. Jeśli korzystasz z funkcji nagłówka programu Word i przewidujesz, że rachunek przekroczy jeden arkusz, możesz użyć opcji Inna pierwsza strona, aby wyświetlić pełne nagłówki na pierwszej stronie i nagłówki podsumowań na kolejnych stronach.
- Nazwa firmy musi być pisana tym samym krojem pisma, co inne materiały firmowe.
- Wyciąg rozliczeniowy musi być napisany wystarczająco dużym rozmiarem, aby odbiorca dokumentu mógł go zidentyfikować.
Krok 6. Wpisz datę rozliczenia w górnej części dokumentu, po prawej stronie wyciągu rozliczeniowego
Nie musisz jednak podawać daty tak dużej jak opis.
Program Word ma funkcję automatycznej daty, która może wstawić za Ciebie dzisiejszą datę. Chociaż jest to całkiem przydatne, nie używaj tej funkcji w przypadku faktur wysyłanych elektronicznie, ponieważ data będzie się zmieniać po otwarciu dokumentu. Chociaż data przechowywania nie ulegnie zmianie, rozliczenia będą uwzględniać datę na rachunku, aby zobaczyć, kiedy otrzymałeś płatność
Krok 7. Ponumeruj rachunek
Numer ten powinien również pojawić się na górze rachunku. Numeracja rachunków ułatwi Ci śledzenie rachunków, jeśli masz otwartych kilka rachunków. Rachunek można ponumerować na dwa sposoby:
- Numeracja globalna niezwiązana z klientem. Dzięki temu możesz przechowywać wszystkie dokumenty rozliczeniowe w jednym folderze.
- Specjalna numeracja dla każdego klienta. Użyj tej numeracji, jeśli chcesz utworzyć osobny folder dla każdego klienta. Możesz chcieć dołączyć część nazwy klienta do numeru rozliczeniowego, na przykład „Swithin1”.
Krok 8. Wyświetl adres nadawcy i odbiorcy
Na rachunku umieść swój adres i imię oraz adres klienta.
Twoje dane kontaktowe powinny zawierać nazwę firmy, nazwę beneficjenta, adres klienta oraz telefon, faks i adres e-mail, jeśli to konieczne
Krok 9. Zapisz informacje rozliczeniowe
Funkcja tabeli w programie Microsoft Word ułatwia tworzenie wierszy i kolumn dla informacji rozliczeniowych, takich jak ilość towaru, opis towaru/usługi, cena jednostkowa/opłata za usługę oraz łączna cena zakupionego towaru.
Funkcja tabeli w programie Word umożliwia również wykonywanie obliczeń. Zamiast ręcznie obliczać całkowitą cenę zakupionego przedmiotu, możesz po prostu pomnożyć ilość przez cenę. Następnie możesz obliczyć wszystkie sumy częściowe, aby znaleźć całkowity rachunek
Krok 10. Wpisz całkowity rachunek po prawej stronie rachunku, tuż pod ceną za sztukę
Możesz pogrubić całkowite rozliczenia, aby ułatwić przeglądanie.
Jeśli naliczasz podatek od sprzedaży, pokaż sumę częściową wszystkich towarów/usług, a następnie zapisz naliczony podatek i uwzględnij procent podatku po lewej stronie wartości podatku. Następnie wpisz pod nim całkowity rachunek
Krok 11. Uwzględnij zasady płatności
Możesz wyświetlić reguły płatności u góry lub u dołu informacji rozliczeniowych. Powszechnie stosowaną zasadą płatności jest „zapłać, gdy nadejdzie rachunek”. „termin za 14 dni”, „termin za 30 dni” lub „termin za 60 dni”.
Możesz dołączyć notatkę na dole rachunku wyjaśniającą, jak zapłacić, informacje ogólne lub podziękowanie klientowi za skorzystanie z Twojej usługi
Krok 12. Zapisz rachunek pod łatwą do zrozumienia nazwą i opisującą rodzaj rachunku
Możesz również podać nazwę firmy, numer rozliczeniowy i nazwę klienta.
Porady
- Po zapisaniu dokumentu faktury możesz wykorzystać dokument jako szablon do utworzenia kolejnej faktury, korzystając z funkcji „Nowa z istniejącej” podczas tworzenia nowej faktury. Możesz również zapisywać faktury w formacie szablonu.dot lub.dotx do wykorzystania w przyszłości.
- Innym sposobem przeglądania faktur i innych informacji jest utworzenie skoroszytu programu Microsoft Excel i wklejenie łącza do pliku z rachunku w formacie Word. Po zaktualizowaniu skoroszytu kliknij wklejony arkusz prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję „Aktualizuj łącze”, aby zobaczyć zmiany.
