Archiwizacja alfabetyczna to sposób porządkowania dokumentów, które są ważne zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Archiwizacja alfabetyczna pozwala na szybkie wyszukiwanie i przywracanie poszczególnych plików. Dzięki temu wszystkie dokumenty są chronione i zawsze pod ręką. Istnieje wiele zasad dotyczących składania wniosków alfabetycznie w języku indonezyjskim, aby utrzymać rozsądny system składania wniosków.
Krok
Część 1 z 2: Archiwizacja alfabetycznie
Krok 1. Zdecyduj, którego systemu alfabetycznego użyć
Choć może się to wydawać proste, alfabetyczny system archiwizacji ma kilka opcji do wyboru. Trzeba wybrać jeden system i konsekwentnie go stosować.
- Wypełnianie litera po literze opiera się na każdej literze w każdym słowie w kolejności, w jakiej występuje, i ignoruje spacje między słowami.
- Archiwizacja słowo po słowie odbywa się poprzez sortowanie każdego pliku na podstawie pierwszej litery każdego słowa z rzędu.
- Zgłoszenie jednostka po jednostce uwzględnia każde słowo, skrót i inicjał oraz je sortuje. Jest to system, który zwykle jest zalecany do wdrożenia.
Krok 2. Pogrupuj pliki
Gdy masz już wszystkie pliki, które chcesz zarchiwizować, zdecyduj, jak je wszystkie pogrupować. Możesz użyć formatu słownikowego, w którym wszystko jest posortowane alfabetycznie, niezależnie od typu pliku lub plików w nim zawartych. Możesz także użyć formatu encyklopedii, w którym grupujesz pliki według typu lub tematu, a następnie sortujesz je alfabetycznie.
Jeśli masz różne typy plików do archiwizacji (rachunki, rozliczenia podatkowe, listy itp.), zalecamy użycie formatu encyklopedii. Najpierw grupuj pliki według typu, a następnie sortuj je alfabetycznie. Użyj obramowania lub kodu koloru, aby oddzielić dokumenty
Krok 3. Indeksuj zarchiwizowane pliki
Indeksowanie to grupowanie każdej sekcji tytułu pliku w odpowiednie jednostki. Aby zindeksować pliki, zanim zostaną zarchiwizowane, musisz podzielić elementy każdej nazwy pliku i utworzyć nową, dostosowaną alfabetycznie, inną niż nazwa domyślna. Jako przykład:
- Załóżmy, że musisz zindeksować i zarchiwizować następujące pliki: artykuł na temat anoa zatytułowany „Zachowania związane z jedzeniem Anoa”, biografię czołowego eksperta ds. anoa, Jasmin A. Dahlii, oraz broszurę promocyjną dotyczącą wystawy anoa w zoo w Dżakarcie.
- Biografia Jasmin A. Dahlii jest indeksowana jako „Dahlia, Jasmin A.”, ponieważ w zgłoszeniu nazwisko musi być pierwsze. Dlatego pliki są archiwizowane w grupie liter „D”.
- Jeśli wybierzesz metodę klasyfikacji, taką jak słownik, artykuł „Zachowania żywieniowe Anoa” powinien być odpowiednio zaindeksowany. W związku z tym zarchiwizuj go w grupie liter „P” (od „Zachowanie”).
- W przeciwnym razie możesz zaindeksować „Anoa Eating Behaviors” jako „Anoa, Eating Behaviors”, jeśli używasz grupowania w formacie encyklopedii, zamiast po prostu archiwizować pliki związane z anoa. Plik ten jest następnie archiwizowany w grupie liter „A”.
- Broszura promocyjna może zostać zaindeksowana jako „Anoa, wystawa (ZOO w Dżakarcie)”, jeśli przewidujesz, że na wystawie anoa będzie dużo materiałów. Na przykład możesz zaindeksować inny plik jako „Anoa, wystawa (Bandung Zoo).
- W przeciwnym razie broszura promocyjna może zostać zaindeksowana jako „Jakarta Zoo (wystawa Anoa)”, jeśli spodziewasz się otrzymać kilka plików związanych z zoo w Jakarcie lub jeśli chcesz użyć grupowania plików w formacie encyklopedii według lokalizacji geograficznej.
Krok 4. Posortuj pliki alfabetycznie według ich nazw indeksów
Ogólna zasada segregowania alfabetycznie polega na ułożeniu plików od A (pierwszy) do Z (ostatni). Użyj informacji specjalnych, aby zdefiniować rozróżnienie i kolejność, tak aby można było oddzielić pliki. Jako przykład:
- Kolejność zindeksowana w poprzednim kroku może wyglądać mniej więcej tak (w zależności od używanego systemu): „Dalia, Jasmin A.”, „Dżakarta Zoo (wystawa Anoa)” i „Zachowania żywieniowe Anoa” LUB „Anoa, wystawa (Dżakarta) Zoo))”, „Anoa, zachowanie żywieniowe” i „Dahlia, Jasmin A.”.
- Pliki „Kangura” są posortowane według plików „Słoń”. Pliki dla „Żyrafy” znajdują się pomiędzy, a pliki dla „Anoa” są uporządkowane przed „Niedźwiedziem” i „Owcą”. Tak więc kolejność to: „Anoa”, „Niedźwiedź”, „Owca”, „Słoń”, „Żyrafa”, „Kangur”.
- Jeśli później dodasz pliki „Pancernik”, będą one znajdować się po „Anoa”. Ponieważ oba zaczynają się od litery „A”, będziesz musiał spojrzeć na literę po A („N” dla anoa i „R” dla „pancera”), aby określić kolejność. Tak więc nowy porządek to: „Anoa”, „Pancernik”, „Niedźwiedź”, „Owca”, „Słoń”, „Żyrafa”, „Kangur”.
Krok 5. Oznacz swój folder plików
Aby ułatwić znalezienie, oznacz każdy folder archiwum nazwą indeksu odpowiadającą zawartemu w nim plikowi. Ta metoda ułatwia również archiwizację nowych plików w kolejności.
- Umieść archiwum w jego folderze.
- Byłoby łatwiej, gdybyś zakodował folder kolorami, aby zwiększyć jego użyteczność. Na przykład, jeśli używasz grupowania w formacie encyklopedii, każdej grupie jest przypisywany własny kolor, a każdy plik w każdej grupie jest oznaczony zgodnie z jego kolorem.
Krok 6. Udokumentuj system indeksowania i archiwizacji
Twój system indeksowania i archiwizacji musi być konsekwentnie wdrażany. Upewnij się, że każdy, kto ma dostęp do pliku, zna system, na którym działa. Na przykład możesz utworzyć lub udostępnić dokument, który zawiera szczegółowe informacje o regułach Twojego zbioru. Pomoże to wszystkim w efektywnym korzystaniu ze zbioru.
Krok 7. Zarchiwizuj nowy plik poprawnie
Umieść pliki w szafie według nazwy indeksu i kolejności alfabetycznej, zgodnie z Twoim systemem. W razie potrzeby przenieś bieżący plik, aby umieścić nowy plik we właściwym miejscu.
Część 2 z 2: Obsługa szczególnych przypadków
Krok 1. Archiwizuj pliki według istotnych terminów
Czasami łatwiej jest archiwizować pliki według słów kluczowych, a nie tytułów lub nazw tam wymienionych. Dzięki temu pliki mogą być indeksowane i przeszukiwane przy użyciu najbardziej logicznych terminów. Jako przykład:
„Pierwszy Bank w Dżakarcie” może być indeksowany i archiwizowany jako „Jakarta, Pierwszy Bank”. Kluczowym terminem w tym wpisie jest „Dżakarta”, zamiast „Pierwszy” czy „Bank”, zwłaszcza jeśli masz inne pliki o podobnej nazwie, takie jak „Pierwszy bank w Bandung” lub „Pierwszy bank w Medan”
Krok 2. Sortuj nazwiska według nazwiska
Standardowe archiwum zaleca, aby nazwiska osób były indeksowane jako pierwsze, ponieważ są one uważane za znaczące terminy.
- Dlatego „Jasmin A. Dahlia” jest indeksowana i archiwizowana jako „Dahlia, Jasmin A.”.
- Dołącz tytuł (Dr, Ir, itp.) na końcu. Na przykład „Dr. Jasmin A. Dahlia” jest indeksowana i archiwizowana jako „Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Zazwyczaj imiona są sortowane według ich pisowni litera po literze. Na przykład „MacDonald” będzie przed „McDonald”. Dlatego „D'”, „L'”, „Le”, „de” itp. traktowane jako część nazwy, a nie jako odrębna jednostka. Zwykle dotyczy to nazw obcych. Na przykład pliki „Heinlein”, „Le Guin”, „L'Engle” i „Wolfe” zostały posortowane poprawnie (NIE „L'Engle, „Le Guin”, „Heinlein”, „Wolfe”).
- Wyjątek od tej reguły ma zwykle zastosowanie, gdy nazwisko osoby stanowi część nazwy firmy lub organizacji. W takim przypadku potraktuj nazwisko osoby jako jednostkę w nazwie firmy. Na przykład „Jasmin A. Dahlia Pest Control Services” jest zapisana w grupie liter „J” i NIE jest indeksowana jako „Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services”.
Krok 3. Ignoruj przedimki, spójniki i przyimki
Przedimki (np. „a”, „an” i „the” w języku angielskim), spójniki (np. „and”, „but” i „or”) oraz przyimki (np. „with”, „from” i „ do”) jest zwykle pomijany w indeksowaniu i archiwizowaniu alfabetycznie, ponieważ nie jest uważany za istotny termin. Dzieje się tak, nawet jeśli na nazwę pliku składają się przedimki, spójniki lub przyimki. Jako przykład:
- Plik zatytułowany „An Investigation of Emu Feeding Practices” jest zarchiwizowany w grupie liter „E”, dla „Emu” (znaczące słowo w tytule pliku), zamiast litery „A” z „an”, ponieważ jest to Artykuł w języku angielskim.
- „Dahlia i Soetono, usługi zwalczania szkodników” są wymienione po „Dahlia, Jasmin A.” Nazwy indeksów zaczynają się od liter „Dahlia”, tak aby określenie kolejności zostało przesunięte do następnego znaczącego terminu (w tym przypadku „Soetono” i „Jasmin”) w celu ustalenia kolejności zgłoszenia. Zignoruj słowo „i”, ponieważ nie jest znaczące.
Krok 4. Traktuj skróty tak, jakby były wymawiane
Podczas składania wniosku możesz napotkać skróty, takie jak „Tbk”. (skrót od „Otwórz”). Zazwyczaj indeksuje się i archiwizuje pliki jak słowo, a nie tylko ciąg liter.
Na przykład „Jasmin A. Dahlia Mining Company” jest archiwizowana po „Jasmin A. Dahlia Tbk.”
Krok 5. Zapisz liczby jak zwykle
Gdy archiwizujesz pliki alfabetycznie, zobaczysz pliki, które mają numery. Zazwyczaj te pliki są archiwizowane jak zwykle, a nie tak, jakby były przeliterowane. Liczby są również archiwizowane przed literami.
- Na przykład „3 dni na zawsze” zostanie zarchiwizowane przed „100 porad biznesowych” (ponieważ „3” poprzedza „100”).
- „Wskazówki handlowe” i „Wskazówki dotyczące gry na giełdzie” zostaną zarchiwizowane po „100 poradach biznesowych”, ponieważ liczby są uporządkowane przed literami.
- Liczby pisane są traktowane jako słowa, a nie liczby. Na przykład pliki „100 wielkich liderów w świecie biznesu”, „Dwieście potężnych wskazówek dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej” i „Wskazówki dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej” są uporządkowane.
- Jeśli jednak ułatwi to zgłoszenie, możesz zrobić wyjątek i zawsze sortować liczby tak, jakby były napisane.
Krok 6. Obsługuj znaki specjalne
Wszystkie znaki niealfabetyczne lub nieliczbowe napotkane podczas indeksowania powinny być brane pod uwagę. Jednak obsługa powiązanych znaków zależy od typu:
- Znaki interpunkcyjne (takie jak apostrofy, kropki i przecinki) są zwykle ignorowane. Na przykład pliki „Najlepsza kawa w Waszyngtonie” i „Jarmark stanu Waszyngton” są archiwizowane w kolejności.
- Zazwyczaj znaki diakrytyczne są ignorowane i traktowane jako litery powiązane. Na przykład „ clair” jest archiwizowane jako „ Eclair”, a „ ber” jako „ Uber”. Jednak metoda ta nie ma zastosowania, jeśli plik jest archiwizowany alfabetycznie w języku, w którym są używane znaki diakrytyczne, dlatego należy zachować normalną kolejność alfabetyczną tego języka.
Krok 7. W razie potrzeby użyj zasady „nic przed czymś”
Zazwyczaj spacje (w tym interpunkcja i inne elementy, które są pomijane) są ignorowane podczas archiwizacji alfabetycznej. Jeśli jednak napotkasz pliki, które zaczynają się w podobny sposób, użyj spacji lub reguły „nic przed czymś”, aby określić kolejność w archiwum.
- Na przykład pliki „Bank Jakarta”, „Bank Bandung” i „Bank Medan” są archiwizowane w tej kolejności.
- Tak więc plik „Dahlia, Jasmin A”. było przed "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Krok 8. W razie potrzeby wyróżnij plik bardziej szczegółowymi informacjami
W rzadkich przypadkach informacje alfabetyczne nie wystarczają do ustalenia kolejności plików. W takim razie. Wykorzystaj więcej informacji do indeksowania i archiwizowania plików. Zaznacz dodatkowe informacje na każdym pliku, aby można je było odróżnić. Jako przykład:
- Jeśli masz pliki dwóch osób o imieniu Jasmin A. Dahlia, posortuj je według daty urodzenia. Plik „Dahlia, Jasmin A. (ur. 1853)” występuje przed „Dahlia, Jasmin A. (ur. 1967).
- Możesz także sortować pliki według lokalizacji geograficznej. Jeśli masz pliki z trzech różnych banków z trzech różnych lokalizacji, a każdy bank ma nazwę „Bank Mandiri”, posortuj je w następujący sposób: „Bank Mandiri (Bandung)”, „Bank Mandiri (Dżakarta)” i „Bank Mandiri (Medan)”.
- Dlatego jeśli masz dwa pliki dotyczące niedźwiedzi lub typów niedźwiedzi, rozróżnij je dalej według gatunku, położenia geograficznego i tak dalej. Na przykład pliki „Niedźwiedź, Czekolada” i „Niedźwiedź, Polar” (w kolejności) lub pliki „Niedźwiedź (Europa)” i „Niedźwiedź (Ameryka Północna)” (w kolejności).
Krok 9. Powiadom wszystkie wyjątki i zasady specjalne
Upewnij się, że każdy, kto korzysta z Twoich plików, jest świadomy wszelkich wyjątków od standardowych wytycznych dotyczących systemu plików. Pomoże to zapewnić, że wszyscy będą prawidłowo i wydajnie korzystać z systemu archiwizacji.
