Archiwizacja i autoarchiwizacja to funkcje pakietu Office 2007, które umożliwiają przenoszenie starych plików do lokalizacji archiwum w określonym czasie. Ogólnie rzecz biorąc, program Outlook 2007 archiwizuje pliki automatycznie co 14 dni, ale można archiwizować pliki ręcznie lub ustawić autoarchiwizację tak, aby archiwizowała pliki zgodnie z harmonogramem.
Krok
Metoda 1 z 2: Archiwizacja ręczna
Krok 1. Kliknij Plik u góry okna programu Outlook 2007, a następnie wybierz Archiwum
Pojawi się okno dialogowe archiwum.
Krok 2. Wybierz przycisk Archiwizuj ten folder i wszystkie podfoldery.
Krok 3. Kliknij menu obok pozycji Archiwizuj elementy starsze niż, a następnie wybierz odpowiednią datę
Krok 4. Kliknij Przeglądaj, a następnie wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać plik archiwum
Krok 5. Kliknij OK
Wszystkie pliki w Outlooku, które są starsze niż wybrana data, zostaną zarchiwizowane.
Metoda 2 z 2: Dostosowywanie autoarchiwizacji
Krok 1. Kliknij Narzędzia w górnej części okna programu Outlook 2007, a następnie wybierz Opcje
Pojawi się okno dialogowe Opcje.
Krok 2. Kliknij kartę Inne, a następnie kliknij opcję Autoarchiwizacja.
Krok 3. Zaznacz pole wyboru Uruchom autoarchiwizację co, a następnie wybierz częstotliwość skanowania z dostępnego menu
Ogólnie rzecz biorąc, Outlook 2007 skanuje stare pliki co 14 dni.
Krok 4. W razie potrzeby zaznacz co najmniej jedną z poniższych opcji:
- Monituj przed uruchomieniem autoarchiwizacji: Ta funkcja wyświetla komunikat przypominający przed rozpoczęciem procesu archiwizacji, dzięki czemu możesz anulować sesję autoarchiwizacji, jeśli chcesz.
- Usuń wygasłe elementy: ta funkcja umożliwia programowi Outlook usuwanie plików, gdy są one wystarczająco stare.
- Archiwizuj lub usuwaj stare elementy: Ta funkcja umożliwia archiwizowanie lub usuwanie niektórych plików, gdy są one wystarczająco stare.
- Pokaż folder archiwum na liście folderów: Gdy ta funkcja jest włączona, katalog Archiwum pojawi się w okienku nawigacji programu Outlook, dzięki czemu można łatwo przeglądać zarchiwizowane pliki.
- Wyczyść elementy starsze niż: To ustawienie umożliwia określenie wieku plików, które mają zostać zarchiwizowane, od 1 dnia do 60 miesięcy.
- Przenieś stare elementy do: ta funkcja pozwala wybrać miejsce zapisywania zarchiwizowanych plików.
- Trwale usuwaj elementy: Ta funkcja umożliwia programowi Outlook bezpośrednie usuwanie starych plików bez wcześniejszego ich archiwizowania.
Krok 5. Kliknij OK. Twoje ustawienia autoarchiwizacji zostaną zapisane i aktywne.
