Pisanie przyjaznych e-maili z przypomnieniem może być trudne. Nie chcesz wydawać się nachalny lub niecierpliwy, ale Twoja wiadomość musi dotrzeć do odbiorców. Używaj przyjaznego tonu w wiadomościach e-mail z delikatnymi pozdrowieniami i wyrażeniami. Podaj powód, dla którego wysyłasz wiadomość e-mail z przypomnieniem, aby odbiorcy wiedzieli, czego chcesz. Upewnij się, że w wiadomości e-mail nie ma błędów, aby nie tylko wyglądać przyjaźnie, ale także profesjonalnie.
Krok
Część 1 z 3: Używanie przyjaznego tonu
Krok 1. Pozdrów odbiorcę
W sytuacji biznesowej możesz „powinieneś” użyć formalnego powitania, takiego jak „Kochanie”. Jednak coraz częściej używany jest spersonalizowany e-mail. Niektóre powitania e-mail, które mogą pomóc w stworzeniu przyjaznego tonu, obejmują:
- Cześć!
- Cześć przyjacielu
- Dawno się nie widzieliśmy
- Hej!
Krok 2. Nawiąż do relacji z odbiorcą
Jeśli skupisz się tylko na przypomnieniu, Twoja wiadomość będzie wyglądać na zimną. Nawiązuj do osobistej relacji z odbiorcą, umieszczając wyrażenia, które odzwierciedlają przyjaźnie i wspólne doświadczenia. To zawiera:
- Jak szkoła?
- Cześć przyjacielu, jak się masz?
- Ostatni weekend był świetną zabawą.
- Kiedy ostatnio rozmawialiśmy, miesiąc temu?
- Nasza ostatnia podróż była naprawdę fajna! Musimy to zrobić ponownie.
Krok 3. Udoskonal swoją ekspresję
Jest to szczególnie ważne w przypadku sekcji przypomnienia wiadomości e-mail. Jeśli nie kontaktowałeś się z odbiorcą od dłuższego czasu, najlepiej przeprosić lub podać wymówkę, że dzwonisz tylko w celu przypomnienia. Niektóre przykłady subtelnych wyrażeń obejmują:
- Wiem, że dawno nie rozmawialiśmy, ale chciałem przypomnieć…
- Pojawienie się nowego dziecka zajęło mi trochę czasu, przypomniałam sobie tylko…
- Wiem, że jesteś zajęty, więc nie chcę Ci przeszkadzać, ale chciałem wysłać przypomnienie…
Krok 4. Bądź uprzejmy
Jeśli przypomnienie jest ważne, możesz być nachalny. Pamiętaj, że odbiorca jest zajęty swoim życiem. Zawsze mów „proszę” i „dziękuję” za pomocą odpowiednich wyrażeń. Możesz dołączyć zwroty grzecznościowe, takie jak:
- Przepraszam, że przeszkadzam, ale chciałem się upewnić…
- Odpowiedz na tego e-maila tak szybko, jak to możliwe…
- Dziękujemy za poświęcenie czasu na przeczytanie tego e-maila z przypomnieniem i udzielenie odpowiedzi. Bardzo to doceniam.
- Czekam na odpowiedź.
Część 2 z 3: Wymagania dotyczące aukcji
Krok 1. Użyj nagłówków kolumn
Nie musisz pisać inteligentnej kolumny nagłówkowej. Bardziej przydatne będą nagłówki kolumn, które są jasne i jednoznaczne. W ten sposób odbiorca może na pierwszy rzut oka poznać cel wiadomości e-mail. Niektóre typowe opcje przyjaznych wiadomości e-mail z przypomnieniem obejmują:
- Sprawdzać
- Szybkie przypomnienie o…
- Nadchodzące wyjazdy/wydarzenia.
- Liczenie uczestników podróży/imprez.
Krok 2. Pamiętaj o dołączeniu przypomnienia
Kiedy tak bardzo starasz się być uprzejmym i przyjaznym, możesz zapomnieć o czymś ważnym, na przykład o przypomnieniu. Napisz przypomnienie o paczce na początku e-maila, po powitaniu i zdaniu o relacji osobistej. Na przykład:
- "Cześć przyjacielu, Dawno nie rozmawialiśmy, Ben. Jak się miewa twoja żona i dzieci? Moja żona i dziecko zajęły mi zajęcie, ale chciałem zapytać o…”
-
Cześć!
Babciu, od dawna chciałem wysłać tę wiadomość. Przepraszam, że jestem zbyt zajęty. Chcę przypomnieć babci o naszym obiedzie…”
Krok 3. Używaj zwięzłego języka
Prawdą jest, że uprzejmy język wymaga dłuższych zdań. Na przykład wyrażenie „Pracuj ciężej” byłoby bardziej uprzejme, jeśli napisałbyś „Byłoby lepiej, gdybyś pracował ciężej”. Choć uprzejme, długie zdania mogą sprawić, że Twój e-mail będzie niejasny.
Użyj prostszej struktury dla swoich e-maili. Może coś takiego: Powitanie (otwarcie) → Relacje osobiste → Przypomnienie → Powitanie końcowe (zamknięcie)
Krok 4. Edytuj niepotrzebne informacje
Dla każdego zdania i jego części zadaj sobie pytanie: „Czy to jest konieczne?” W niektórych przypadkach „konieczne” może mieć szerokie znaczenie, takie jak „Jest to konieczne, aby mój e-mail nie brzmiał chłodno”. Usuń niepotrzebne części z e-maila.
Ogólnie rzecz biorąc, przysłówki (takie jak „bardzo”, „bardzo”, „naprawdę”, „raz” i „oczywiście”) można usunąć, aby Twój e-mail był bardziej zwięzły
Krok 5. Zakończ wiadomość e-mail powitaniem końcowym
„Błogosławieństwa” oznacza powiedzenie „do widzenia”. Powitanie końcowe zawiera wyrażenia takie jak „Pozdrowienia”, „Z poważaniem”, „Z poważaniem” i „Pozdrowienia”. Twój podpis powinien być napisany po powitaniu końcowym. Takie ogólne powitanie końcowe może wydawać się formalne. Możesz spróbować czegoś takiego:
- Twój przyjaciel
- Twój przyjaciel
- pozdrawiam za sukces
- Miłego dnia
- Twoja kolej
- Czekam na wiadomość od Ciebie
Część 3 z 3: Upewnienie się, że nie ma błędów w wiadomościach e-mail
Krok 1. Dokładnie sprawdź pocztę e-mail
Nawet przeglądanie wiadomości e-mail raz lub dwa razy zmniejszy podstawowe błędy, które mogą się pojawić podczas ich pisania. Po utworzeniu wiadomości e-mail sprawdź pisownię i gramatykę w wiadomości e-mail.
- Wielu dostawców poczty e-mail oferuje funkcje sprawdzania pisowni i gramatyki. Jakość funkcji zależy od dostawcy poczty e-mail. W niektórych przypadkach ta funkcja może nie być bardzo dokładna.
- Pamiętaj, aby sprawdzić tytuł, powitanie i zamykające (zamykające) pola. Zapewne o tym zapomnisz i skupisz się tylko na treści e-maila.
Krok 2. Przeczytaj wiadomość e-mail na głos
Jeśli piszesz ważnego e-maila lub chcesz być dla kogoś uprzejmy i przyjazny, przeczytaj go na głos od początku do końca. Czy to brzmi jak rozmowa? Jeśli tak, Twój e-mail jest gotowy do wysłania.
Przepisz zdania lub fragmenty, które brzmią niezręcznie. Oceniając to, kieruj się najlepszym osądem. Każda osoba będzie miała inny pogląd w zależności od tego, jak mówisz
Krok 3. Niech ktoś inny przeczyta Twój e-mail
W przypadku ważnej komunikacji, na przykład w celach biznesowych, możesz poprosić kogoś innego o sprawdzenie wiadomości e-mail z przypomnieniem przed jej wysłaniem. Jeśli Twój e-mail jest zwięzły, zwykle zajmuje to niewiele czasu i łatwo jest wykryć nawet najmniejsze błędy.
- Sprawdź usługi wiadomości online. Wysyłaj e-maile do znajomych online i zadawaj pytania typu „Cześć, czy możesz przeczytać krótki e-mail, który muszę wysłać? To nie potrwa długo."
- Pamiętaj, aby zawsze dziękować wszystkim, którzy czytają Twój e-mail. W końcu ci pomagają.
