E-mail to jedna z najpopularniejszych form komunikacji we współczesnym świecie. Umiejętność przedstawiania się innym za pośrednictwem poczty elektronicznej może poprawić Twoją karierę i sieć kontaktów. Napisanie zwięzłego i jasnego e-maila wprowadzającego zwiększy szanse na przeczytanie e-maila i zaangażowanie czytelnika. Unikaj niektórych typowych błędów, aby upewnić się, że Twój e-mail wyróżnia się na tle innych.
Krok
Metoda 1 z 3: Silne rozpoczynanie poczty e-mail

Krok 1. Upewnij się, że temat wiadomości e-mail jest jasny
Odbiorcy muszą znać zarys wiadomości e-mail, zanim jeszcze ją otworzą. Upewnij się, że jest krótki; ponieważ długie rzeczy mogą się skomplikować. W przypadku e-maila wprowadzającego możesz napisać „Wprowadzenie – Twoje imię”.
- Pamiętaj, aby najpierw zapisać temat! Błędem, który często się zdarza, jest zapominanie o napisaniu o e-mailu.
- Urządzenia mobilne zwykle wyświetlają tylko około 25-30 znaków w temacie, więc upewnij się, że jest krótki.

Krok 2. Otwórz powitaniem biznesowym
Nie zaczynaj od „Cześć” ani „Cześć”. Pozdrawiam tak tylko wtedy, gdy już znasz tę osobę. Zacznij od właściwych powitań biznesowych. Unikaj używania imienia odbiorcy.
- "Do Miss/Sir/Madam" - Jeśli w ogóle nie masz pewności co do stanu cywilnego odbiorcy, zawsze używaj Miss, aby być bardziej uprzejmym.
- „Do zainteresowanych” - tego powitania należy używać tylko wtedy, gdy nie masz pewności, kto otrzyma wiadomość.

Krok 3. Przedstaw się
Pierwsze zdanie powinno przedstawić się odbiorcy. Dzięki temu mogą powiązać nazwę z resztą wiadomości e-mail.
- "Ja …"
- Podaj tytuł, jeśli jest dostępny. Jeśli masz wiele dyplomów, po prostu wybierz najważniejszy lub najważniejszy.
Metoda 2 z 3: Utrzymywanie zwięzłości e-maili

Krok 1. Wyjaśnij, w jaki sposób możesz uzyskać adres e-mail odbiorcy
Poinformuj odbiorców, w jaki sposób znalazłeś ich informacje kontaktowe. Pomaga to pokazać, że podążasz właściwą drogą, aby do nich dotrzeć.
- „Kierownik Twojego biura dał mi ten adres e-mail”
- „Znalazłem ten adres e-mail w Twojej witrynie”
- "Tak-tak i tak-a-tak powiedziałem, że powinienem do ciebie zadzwonić"

Krok 2. Porozmawiaj o tym, kiedy ostatnio się widzieliście (jeśli w ogóle)
Obudzenie czyjejś pamięci zwiększy zaangażowanie.
- „Rozmawialiśmy krótko na konferencji w zeszłym tygodniu”
- "Rozmawialiśmy wczoraj przez telefon"
- "Widziałem twoją prezentację na…"

Krok 3. Dziel się wspólnymi zainteresowaniami
Pomaga to w nawiązaniu kontaktu z odbiorcami i sprawia, że Twoja firmowa poczta e-mail jest mniej sztywna. Aby określić wspólne zainteresowania, możesz przeprowadzić małe badanie odbiorcy wiadomości e-mail. Spójrz też na Facebooka, Twittera i LinkedIn.
- Upewnij się, że powiesz, gdzie znalazłeś to wspólne zainteresowanie, w przeciwnym razie możesz zostać uznany za prześladowcę.
- Jeśli to możliwe, zachowaj treść e-maila związaną z biznesem, który odnosi się do wspólnego zainteresowania, takiego jak coś w Twojej dziedzinie lub wspólna pasja zawodowa, którą chcesz się podzielić.

Krok 4. Podaj powody, dla których chcesz się połączyć
Nie czekaj zbyt długo, aby dotrzeć do sedna wiadomości e-mail. Nikt nie przeczyta e-maila kilka akapitów dalej, zanim przejdzie do sedna wiadomości. Wyjaśnij jasno i zwięźle, czego chcesz i dlaczego kontaktujesz się z daną osobą. Jeśli prosisz o radę lub składasz inną prośbę, upewnij się, że prośba jest dobrze rozpatrzona, zwłaszcza jeśli jest to Twój pierwszy kontakt.
- „Chcę dowiedzieć się więcej o…”
- "Chciałbym się z tobą spotkać, aby omówić…"
- "Chcę twojej opinii na temat…"

Krok 5. Upewnij się, że Twój e-mail koncentruje się na jednym temacie
Krzywy e-mail sprawi, że odbiorca straci zainteresowanie lub zapomni, dlaczego wysłałeś e-maila. Zachowaj prosty e-mail wprowadzający i zapytaj odbiorcę tylko o jedną rzecz.
Metoda 3 z 3: Zakończenie wiadomości e-mail

Krok 1. Podziękuj odbiorcy za poświęcony czas
Przeczytanie całego e-maila wymaga pewnej powagi, więc podziękuj odbiorcy za poświęcenie czasu na jego przeczytanie. Ta prosta uprzejmość drastycznie poprawi nastrój odbiorcy i zwiększy Twoje szanse na otrzymanie odpowiedzi.
- „Doceniam poświęcenie czasu na przeczytanie tego e-maila”.
- "Dziękuję za poświęcenie czasu na przeczytanie tego."

Krok 2. Przygotuj wezwanie do działania
Poproś odbiorcę, aby odpowiedział na e-mail, zadzwonił, zastanowił się nad swoją propozycją lub cokolwiek innego, aby go zaangażować. Innym sposobem na zwiększenie więzi jest zadawanie pytań.
- "Zadzwoń, kiedy będziesz miał wolny czas"
- „Niedługo spotkamy się na lunchu”
- "Co myślisz o…?"
- "Czekam na twoją odpowiedź"

Krok 3. Zakończ wiadomość e-mail
Kończąc profesjonalną wiadomość e-mail, podziękuj w zwięzły sposób. Proste końcowe powitanie sprawi, że poczta e-mail będzie profesjonalna, ale nadal będzie wyrażać Twoją wdzięczność.
- "Pozdrowienia",
- "Dziękuję Ci",
- "Z poważaniem",
- Unikaj mówienia „Pozdrowienia i pozdrowienia”, „Z poważaniem”, „Pozdrawiam!”, „Pozdrowienia pokoju”, „Dziękuję za uwagę”.

Krok 4. Dołącz podpis
Jeśli usługa poczty e-mail nie została skonfigurowana tak, aby zawierała podpis, pamiętaj, aby zakończyć wiadomość e-mail swoim imieniem i nazwiskiem, tytułem oraz informacjami kontaktowymi. Nie przytłaczaj tej sekcji pięcioma numerami telefonów, dwoma adresami e-mail i trzema witrynami. Zachowaj prostotę, aby odbiorca znał najlepszy sposób na ponowne połączenie się z Tobą. Unikaj umieszczania cudzysłowów w swoim podpisie.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-

Krok 5. Sprawdź pisownię wiadomości e-mail
Przed kliknięciem przycisku „Wyślij” poświęć chwilę na kilkakrotne przeczytanie wiadomości e-mail i poprawienie znalezionych błędów. Ten e-mail będzie prawdopodobnie Twoim pierwszym kontaktem z odbiorcą, więc upewnij się, że zrobisz jak najlepsze wrażenie. Błędy ortograficzne i gramatyczne od razu spowodują, że Twoje e-maile będą wyglądać mniej profesjonalnie.