Zapasy bezpieczeństwa lub zapasy buforowe to termin używany do opisania ilości zapasów lub zapasów innych niż oczekujące zamówienia lub średnie zapotrzebowanie, które muszą istnieć, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia czasowych niedoborów lub wyczerpania zapasów. Brak towaru może spowodować utratę sprzedaży i klientów. Bezpieczne zapasy są przydatne do obsługi gwałtownego wzrostu popytu lub zapewnienia dostępności surowców i wystarczającej podaży, aby utrzymać produkcję w oczekiwaniu na następną zaplanowaną dostawę materiałów od dostawców. Ważne jest, aby dokładnie to obliczyć, ponieważ zbyt mały zapas spowoduje niedobór zapasów, podczas gdy zbyt duży zapas spowoduje wzrost kosztów utrzymania. Ilość bezpiecznych zapasów zależy od celu usługi (tj. jak często mogą się kończyć zapasy), zmienności popytu oraz zmienności długości okresu karencji zamówienia.
Krok
Metoda 1 z 3: Określanie bezpiecznego zapasu na podstawie popytu
Krok 1. Przeanalizuj rekord popytu i jego zmienność, aby określić, jak uniknąć wyczerpania zapasów
Poniższe obliczenia pozwolą przewidzieć zapasy wymagane do osiągnięcia określonego poziomu cyklu obsługi, tj. procent cykli dostaw, który może spowodować brak zapasów.
Krok 2. Określ średnie zapotrzebowanie
Średnie zapotrzebowanie to całkowita ilość materiałów lub towarów potrzebnych każdego dnia w określonym okresie. Ogólnym podejściem jest sprawdzenie całkowitego zużycia danego towaru w określonym okresie, na przykład miesiąca kalendarzowego lub odstępu między zamówieniem a dostawą towaru, a następnie podzielenie przez liczbę dni w miesiącu, aby znaleźć zużycie na dzień. W przypadku wielu produktów, takich jak znana marka sklepu spożywczego, przeszłe zapotrzebowanie będzie najlepszym przewodnikiem do obliczania popytu.
Krok 3. Rozważ przyszły popyt na dostawę określonego przedmiotu
Czasami bardziej sensowne jest uwzględnienie późniejszych próśb. Na przykład, jeśli produkujesz przekładnie samochodowe i otrzymujesz duże zamówienie, wprowadź to zamówienie jako czynnik popytu. W takim przypadku rozważ obliczenie średniego zapotrzebowania, a następnie dodanie go do zapotrzebowania generowanego przez duże zamówienie.
Krok 4. Oblicz zmienność popytu
Przeciętne żądania mogą dostarczyć tak wielu informacji. Jeśli popyt zmienia się dramatycznie z miesiąca na miesiąc lub z dnia na dzień, musisz uwzględnić to również w swoich obliczeniach, aby było wystarczająco dużo zapasów, aby poradzić sobie ze wzrostem popytu. Zacznij od użycia arkusza kalkulacyjnego, aby obliczyć odchylenie standardowe popytu (w programie Excel wprowadź wszystkie liczby popytu we własnej komórce, a następnie formuła to = ODCH. STANDARDOWE (kwestionowana komórka)). Lub użyj następującej formuły:
- Zacznij od średniego zapotrzebowania w danym okresie (tydzień, miesiąc lub rok). Na przykład powiedzmy 20 jednostek miesięcznie.
- Określ bezwzględną różnicę między każdym punktem danych a średnią. Np. jeśli zapotrzebowanie miesięczne wynosi 8, 28, 13, 7, 15, 25, 17, 33, 40, 9, 11 i 34 jednostki, to bezwzględna różnica od 20 wynosi: 12, 8, 7, 13, 5, 5, 3, 13, 20, 11, 9 i 14.
- Wyrównaj każdą różnicę. W tym przykładzie kwadratowe wyniki to: 144, 64, 49, 169, 25, 25, 9, 169, 400, 121, 81 i 196.
- Oblicz średnią kwadratów. Na przykład. 121
- Oblicz średni pierwiastek kwadratowy. To jest standardowe odchylenie popytu. Na przykład 11
Krok 5. Określ współczynniki serwisowe lub wartości Z
Współczynnik obsługi lub wartość Z opiera się na standardowym odchyleniu popytu. Wartość AZ równa 1 ochroni Cię przed odchyleniem standardowym popytu 1. W powyższym przykładzie, ponieważ odchylenie standardowe popytu wynosi 11, potrzeba 11 jednostek bezpiecznego zapasu oprócz normalnego zapasu w celu ochrony przed jednym odchyleniem standardowym, które daje wartość Z wynoszącą 1, 22 jednostki bezpiecznego zapasu dadzą wartość Z równą 2.
Krok 6. Określ wartość Z, której szukasz
Im wyższa wartość Z, tym mniejsze prawdopodobieństwo wyczerpania zapasów. Wybierając wartość Z, zrównoważ koszty obsługi klienta i przechowywania. Będziesz chciał uzyskać wyższy wskaźnik Z, który będzie miał większą wartość dla Twojej firmy. Wartość Z wynosząca 1,65 zaspokoi popyt z 95% poziomem ufności, zwykle uważanym za akceptowalny nawet w przypadku ważnych akcji. W tym przypadku wartość ta oznacza posiadanie zapasów około 18 jednostek (odchylenie standardowe dla 11 x 1,65) bezpiecznych zapasów lub 38 jednostek całości (średni popyt + zapas bezpieczeństwa). Oto jak powiązać wartość Z z prawdopodobieństwem spełnienia żądania:
- Wartość Z 1 = 84%
- Wartość Z 1,28 = 90%
- Wartość Z 1,65 = 95%
- Wartość Z 2, 33 = 99%
Metoda 2 z 3: Obliczanie okresów oczekiwania
Krok 1. Czynnik w okresie oczekiwania na zmienność podaży
Czas realizacji zamówienia to czas od momentu podjęcia przez Państwa decyzji o wyprodukowaniu lub zamówieniu towaru do momentu, gdy towar jest dostępny i gotowy do sprzedaży klientowi końcowemu. Istnieje kilka czynników, które wpływają na różnicę w okresach oczekiwania:
- Opóźnienia w produkcji - jeśli Twój własny proces produkcyjny się zmienia, może to wpłynąć na czas realizacji. Ponadto proces produkcji zamówionego produktu również może się różnić.
- Wady materiałowe - Jeśli zamówisz 10 sztuk i są 2 wadliwe, będziesz musiał ponownie poczekać na 2 sztuki.
- Opóźnienia w dostawach - w sprzyjających warunkach można się spodziewać, że czas dostawy będzie się nieznacznie różnić, podczas gdy nieprzewidziane zdarzenia, takie jak klęski żywiołowe lub strajki, mogą opóźnić dostawy jeszcze dłużej.
Krok 2. Zsynchronizuj zapasy z cyklem dostaw
Aby przeprowadzić synchronizację, musisz dostosować odchylenie standardowe żądania, aby pasowało do okresu oczekiwania. Pomnóż odchylenie standardowe popytu (obliczone w sekcji 1, krok 4) przez pierwiastek kwadratowy czasu realizacji.
- Oznacza to, że jeśli obliczasz odchylenie standardowe co miesiąc, a okres oczekiwania wynosi 2 miesiące, pomnóż odchylenie standardowe przez pierwiastek kwadratowy z 2.
- Korzystając z poprzedniego przykładu, wtedy: 11 x 2 = 15, 56.
- Pamiętaj, aby przekonwertować okres oczekiwania na tę samą jednostkę czasu, która została użyta do obliczenia odchylenia standardowego żądania. Na przykład, jeśli obliczasz odchylenie standardowe w ujęciu miesięcznym, a okres oczekiwania wynosi 10 dni, przelicz okres oczekiwania na 0,329 miesiąca, czyli 10 podzielone przez 30,42 (średnia liczba dni w miesiącu).
Krok 3. Połącz wszystko
Możemy połączyć formuły, aby określić bezpieczny zapas na żądanie, obliczając współczynnik okresu oczekiwania w następujący sposób:
- Zapas bezpieczeństwa = wartość Z x okres oczekiwania x odchylenie standardowe popytu
- W tym przykładzie, aby w 95% uniknąć wyczerpania zapasów, potrzebne byłoby 1,65 (wartość Z) x 2 (czas realizacji) x 11 (standardowe odchylenie popytu) = 25,67 jednostek zapasów bezpieczeństwa.
Krok 4. Oblicz zapas bezpieczeństwa w inny sposób, jeśli główną zmienną jest czas realizacji
Jeśli popyt jest stały, ale czas realizacji zamówień jest różny, należy obliczyć bezpieczny zapas przy użyciu odchylenia standardowego czasu realizacji. W tym przypadku formuła to:
- Zapas bezpieczeństwa = wartość Z x odchylenie standardowe czasu realizacji x średnie zapotrzebowanie
- Na przykład, jeśli chcesz uzyskać wartość Z wynoszącą 1,65, przy stałym średnim zapotrzebowaniu na 20 jednostek miesięcznie, a okres oczekiwania w okresie 6 miesięcy wynosi 2, 1, 5, 2, 3, 1, 9, 2, 1 i 2,8 miesiąca, wtedy zapas bezpieczeństwa = 1,65 x 0,43 x 20 = 14, 3 jednostki.
Krok 5. Użyj trzeciej formuły, aby uwzględnić niezależne różnice w czasie realizacji i popycie
Jeżeli czas realizacji i popyt różnią się niezależnie od siebie (tzn. czynniki powodujące różnicę różnią się między sobą), wówczas zapas bezpieczeństwa oblicza się mnożąc wartość Z przez pierwiastek kwadratowy z sumy kwadratów popytu i podaży zmienność lub:
- Zapas bezpieczeństwa = wartość Z x [(okres oczekiwania x odchylenie standardowe popytu do kwadratu) + (odchylenie standardowe okresu oczekiwania do kwadratu x średnie zapotrzebowanie do kwadratu)]
- W powyższym przykładzie: zapas bezpieczeństwa = 1,65 x [(2 x 11 do kwadratu) + (0,43 x 20) do kwadratu] = 29,3 jednostki.
Krok 6. Zsumuj obliczenia oparte na zmienności okresu oczekiwania i zażądaj, jeśli te dwa czynniki zmieniają się niezależnie
Oznacza to, że jeśli te same czynniki wpływają na zmienność czasów realizacji i popytu, musisz zsumować indywidualne obliczenia bezpiecznych zapasów, aby upewnić się, że masz wystarczająco dużo zapasów bezpieczeństwa. W tym przypadku:
- Zapas bezpieczeństwa = (wartość Z x okres oczekiwania x odchylenie standardowe zapotrzebowania) + (wartość Z x odchylenie standardowe okresu oczekiwania x średnie zapotrzebowanie)
- W powyższym przykładzie: zapas bezpieczeństwa = 25, 67 + 14, 3 = 39, 97 jednostek.
Metoda 3 z 3: Zmniejszenie zapotrzebowania na bezpieczne zapasy
Krok 1. Zmniejsz ilość zapasów bezpieczeństwa potrzebnych do zaoszczędzenia pieniędzy
Posiadanie zbyt dużej ilości zapasów zwiększa koszty utrzymania, dlatego idealnym rozwiązaniem jest prowadzenie szczupłego łańcucha dostaw. Pamiętaj, że celem nie jest zapobieganie wszystkim zdarzeniom związanym z brakiem zapasów, ale zrównoważenie celów obsługi klienta i kosztów przechowywania.
Krok 2. Monitoruj wykorzystanie bezpiecznych zapasów
Czy Twój model działa zgodnie z oczekiwaniami? Jeśli tak, wykorzystanie bezpiecznych zapasów powinno stanowić połowę cyklu dostaw. Jeśli wykorzystanie bezpiecznych zapasów jest niższe, być może można zmniejszyć posiadaną ilość.
Krok 3. Zmniejsz zmienność popytu
Popyt jest zwykle bardziej zmienny niż czasy realizacji i ma większy wpływ na formułę bezpiecznych zapasów. Wygładzanie zmienności popytu pozwoli na trzymanie mniej bezpiecznych zapasów. Popyt można kształtować poprzez dostosowanie cen, okresów oczekiwania lub zawartości wytwarzanego produktu.
Krok 4. Staraj się skrócić okresy oczekiwania
Jeśli Twój czas realizacji wynosi zero, nie są potrzebne bezpieczne zapasy, ponieważ produkty mogą być produkowane natychmiast, jeśli istnieje zapotrzebowanie. Oczywiście okresów oczekiwania nigdy nie można skrócić do zera, ale najlepszym sposobem na prowadzenie szczuplejszego biznesu jest skrócenie okresu oczekiwania do minimum. Oznacza to zacieśnienie łańcuchów dostaw i procesów produkcyjnych.
Krok 5. Zmień cele obsługi klienta
Jeśli nie ma potrzeby zapewniania wysokiego poziomu obsługi klienta, tj. gdy brak towaru nie spowoduje utraty klienta, wystarczy zmniejszyć wartość Z, aby zmniejszyć ilość bezpiecznych zapasów, które muszą być pod ręką.
Krok 6. Zaimplementuj szybszy proces
Proces ten pozwala szybciej produkować lub dostarczać towary, aby zapobiec wyczerpaniu zapasów. Dzięki temu Twoja firma nie będzie musiała przechowywać dużej ilości bezpiecznych zapasów. Jest to przydatne, jeśli koszt wytworzenia danego zapasu towarów jest wystarczająco wysoki, powodując większe koszty magazynowania.
Krok 7. Rozważ zmianę procesu produkcji z Make to Order (MTO), tj. produkcja towaru odbywa się tylko wtedy, gdy jest zamówienie, na Finish to Order (FTO), tj. komponenty produkcyjne są już dostępne i wszystko, co masz do zrobienia jest montaż według zamówienia klienta
Jeśli klienci są gotowi zaakceptować dłuższy okres oczekiwania, co często ma miejsce w przypadku nierutynowych zakupów towarów, MTO jest opcją, która może wyeliminować najbezpieczniejsze zapasy, podczas gdy FTO pozwala na mniejsze zróżnicowanie bezpiecznych zapasów w porównaniu z przechowywaniem wyrobów gotowych.
Porady
- Istnieje kilka innych metod obliczania zapasów bezpieczeństwa, ale wszystkie z nich opierają się na wykorzystaniu odchylenia standardowego do określenia zmienności popytu i czasów realizacji. Możesz zobaczyć niektóre inne formuły tutaj.
- Upewnij się, że rozumiesz użytą formułę i sprawdź, czy działa prawidłowo. Jeśli Twoja firma działa od trzech do czterech miesięcy bez zajmowania się bezpiecznymi zapasami lub odwrotnie, jeśli w ciągu sześciu miesięcy wystąpią dwa lub więcej braków w magazynie, powinieneś ponownie ocenić ilość dostępnych bezpiecznych zapasów.
