Wiele firm używa programu Microsoft Excel do monitorowania kosztów działu lub całej firmy. Obecnie Excel stał się domyślnym programem na komputerach z systemami operacyjnymi Windows. Możesz więc używać tego programu do monitorowania rachunków. Istnieje wiele szablonów (wydruków) firmy Microsoft i innych witryn, których można używać do śledzenia wydatków. Nawet w najnowszych wersjach programu Excel szablony te są już dostępne w programie. Możesz także tworzyć własne arkusze robocze do monitorowania faktur w programie Excel. W tym artykule omówimy oba sposoby.
Krok
Metoda 1 z 2: Korzystanie z szablonu Excel
Krok 1. Wybierz domyślny szablon Excel
Najnowsza wersja programu Excel zawiera szablony do monitorowania wydatków osobistych i szablony do ogólnych operacji biznesowych. Możesz uzyskać dostęp do tego szablonu i używać go do monitorowania wydatków w programie Excel.
- W programie Excel 2003 wybierz „Nowy” z menu „Plik”. Wybierz opcję „Na moim komputerze” z okienka zadań „Nowy skoroszyt”, aby wyświetlić okno dialogowe „Szablony”.
- W programie Excel 2007 wybierz „ Nowy” z menu „ Plik”, aby wyświetlić okno dialogowe „ Nowy skoroszyt”. Wybierz opcję „Zainstalowane szablony” z menu „Szablony” w lewym okienku. Wybierz „Osobisty budżet miesięczny” z „Zainstalowane szablony” w środkowym okienku i kliknij „Utwórz”.
- W programie Excel 2010 kliknij etykietę „Plik”, a następnie wybierz „Nowy” z menu „Plik”. Wybierz „Przykładowe szablony” w górnej części panelu „Dostępne szablony”, a następnie wybierz „Osobisty budżet miesięczny” w widoku przykładowych szablonów i kliknij „Utwórz”.
Krok 2. Wybierz szablon online
Jeśli wbudowany szablon budżetu osobistego programu Microsoft Excel nie może śledzić Twoich wydatków, spróbuj użyć szablonów dostępnych w Internecie. Możesz pobrać szablony z witryn innych firm lub użyć programu Excel, aby połączyć się z Microsoft Office Online.
- W programie Excel 2003 można wybrać odpowiedni szablon z biblioteki Microsoft Office Online pod adresem https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Tutaj możesz również znaleźć szablony dla wcześniejszych wersji programu Excel).
- W programie Excel 2007 wybierz „Budżety” w sekcji Microsoft Office Online w oknie dialogowym „Nowy skoroszyt”. Aby połączyć się z biblioteką szablonów pakietu Office online, musisz mieć połączenie z Internetem.
- W programie Excel 2010 wybierz „Budżety” w sekcji Office.com w okienku Dostępne szablony. Aby połączyć się z biblioteką szablonów pakietu Office online, musisz mieć połączenie z Internetem.
Krok 3. Wprowadź informacje do odpowiednich komórek
Wprowadzone informacje zależą od użytego szablonu arkusza roboczego.
Krok 4. Zapisz arkusz roboczy
Możesz użyć nazwy arkusza roboczego dostarczonego przez szablon lub wprowadzić nazwę według potrzeb. Możesz też po prostu zapisać nazwę i rok produkcji papieru roboczego.
Metoda 2 z 2: Stwórz własny arkusz do monitorowania wydatków
Krok 1. Otwórz Excel
Krok 2. Wprowadź nazwę arkusza roboczego w komórce A1
Użyj jasnej nazwy, takiej jak „Budżet osobisty”, „Monitorowanie wydatków osobistych” lub podobnej. (Nie używaj cudzysłowów podczas pisania nazw. W tym przypadku znaki cudzysłowu są używane do wskazania przykładów).
Krok 3. Wprowadź nagłówki kolumn wiersza 2
Oto niektóre nazwy i sekwencje, których możesz użyć: „Data”, „Zapłacone do”, „Nota”, „Wydatki”, „Dochód” (lub „Zarobki” lub „Depozyt”) i „Saldo”. Wprowadź te nagłówki do komórek od A2 do G2 i dostosuj szerokość kolumny tak, aby cały tekst był widoczny.
Po ustawieniu nagłówków kolumn i nagłówków użyj funkcji „Zamrażaj okienka”, aby nagłówki kolumn znajdowały się u góry podczas przewijania strony. Opcja zamrażania okienek znajduje się w menu „Widok” w programie Excel 2003 i nowszych oraz w grupie „Okno” na wstążce menu „Widok” w programach Excel 2007 i 2010
Krok 4. Wprowadź pierwszy wydatek w wierszu komórki 3
Krok 5. Wprowadź formułę salda w komórce G3
Saldo zostanie określone na podstawie różnicy między przychodami a wydatkami, ponieważ jest to pierwsza pozycja salda. Sposób jego ustawienia zależy od chęci spojrzenia na budżet od strony wydatków lub posiadanej gotówki.
- Jeśli chcesz, aby w arkuszu niestandardowym były wyświetlane wydatki, formuła salda to =E3-F3, gdzie E3 to komórka zawierająca saldo wydatków, a F3 to komórka salda dochodów. W ten sposób, jeśli twoje wydatki są większe niż twoje dochody, twoje całkowite wydatki będą miały wartość dodatnią, co ułatwi ci zrozumienie.
- Jeśli chcesz, aby niestandardowy arkusz pokazywał posiadane pieniądze, formuła salda to = F3-E3. Tak więc dokument roboczy pokaże dodatni przepływ środków pieniężnych, jeśli gotówka w kasie jest większa niż wydatki, i ujemny, jeśli wydatki są większe niż dochód.
Krok 6. Wprowadź drugi wpis kosztów w wierszu komórki 4
Krok 7. Wprowadź formułę salda w komórce G4
Ponieważ saldo drugiego i kolejnych wpisów zarejestruje saldo bieżące, należy dodać wynikową różnicę wydatków i dochodów do salda w poprzednim wpisie.
- Jeśli chcesz, aby arkusz kalkulacyjny wyświetlał konkretnie wydatki, formuła salda to =G3+(E4-F4), tj. G3 to komórka zawierająca poprzednie saldo, E4 to komórka zawierająca wydatki, a F4 to komórka zawierająca przychody.
- Jeśli chcesz, aby arkusz kalkulacyjny wyświetlał ilość gotówki w kasie, formuła salda to =G3+(F4-E4).
- Nawiasy we wzorze, które pokazują różnicę między kosztami a przychodami, nie są w rzeczywistości wymagane. Napisaliśmy tak, aby koncepcja formuły stała się jaśniejsza.
- Jeśli możesz pozostawić komórkę wartości salda pustą, dopóki wszystkie wpisy nie zostaną zakończone, użyj słowa JEŻELI w formule, aby po wprowadzeniu daty komórka salda nie wyświetlała wartości. Formuła dla tej metody dla drugiego wpisu to =JEŻELI(A4="", "", G3+(E4-F4)), jeśli arkusz ma monitorować obciążenie, i =JEŻELI(A4="", "", G3+(F4-E4)), jeśli chcesz mieć papier roboczy do monitorowania przepływów pieniężnych. (Nawiasy otaczające wydatki i dochody można pominąć, ale nie można pominąć nawiasów zewnętrznych).
Krok 8. Skopiuj formułę salda do innej komórki w kolumnie G (kolumna Saldo)
Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę G3 i wybierz „Kopiuj” z wyskakującego menu. Następnie przewiń w dół do komórki poniżej. Kliknij prawym przyciskiem myszy wybraną komórkę i wybierz „Wklej” z wyskakującego menu, aby wkleić formułę do wybranej komórki (W programie Excel 2010 wybierz opcję „Wklej” lub „Wklej formuły” w menu podręcznym.) Formuła automatycznie zaktualizuje odwołania do komórek, aby wskazać koszty, przychody i odniesienia do dat (jeśli są używane) bieżącego wiersza i saldo referencyjne wiersza powyżej bieżącego wiersza.
Krok 9. Zapisz arkusz
Nadaj arkuszowi jasną nazwę, na przykład „Monitorowanie kosztów.xls” lub „Budżet osobisty.xls”. Możesz wprowadzić nazwę i rok pliku, tak samo jak w przypadku metody tworzenia arkusza roboczego za pomocą. (Ponownie nie musisz używać cudzysłowów, tak jak je napisaliśmy, tylko w celu wyjaśnienia przykładowych nazw plików. Nie musisz wpisywać typu rozszerzenia pliku, ponieważ program Excel zapisze je automatycznie.)
Excel 2003 i wcześniejsze wersje zapisują arkusze w formacie „.xls”, podczas gdy Excel 2007 i 2010 zapisują arkusze w nowszym formacie opartym na XML „.xlsx”. Jednak najnowszy Excel ma również opcję zapisywania plików w formacie „.xls”. Jeśli masz wiele komputerów i planujesz zapisać ten arkusz na wszystkich, użyj starego formatu, jeśli na komputerze jest zainstalowany program Excel 2003 lub starszy. Użyj najnowszego formatu, jeśli wszystkie komputery mają co najmniej Excel 2007
Porady
- Użyj opcji „ Autouzupełnianie” w kategoriach wydatków i dochodów, aby wpisana pisownia była poprawna.
- Możesz użyć pogrubienia, koloru tekstu lub cieniowania komórek, aby odróżnić nieopłacone, płatne i przyszłe koszty.
- Aby zapobiec przypadkowej zmianie formuł lub nagłówków kolumn, dobrze jest chronić komórki przed zmianami. Zaznacz komórki, które chcesz zastąpić (data, kategoria odbiorcy płatności, wydatek, dochód i notatka) i odblokuj te komórki, a następnie zastosuj ochronę do całego arkusza.
