Czasami kierownictwo firmy prosi pracowników o sporządzenie własnych raportów dotyczących wyników. W ten sposób właściciele firm mogą zorientować się, jak pracownicy oceniają swoją pracę. Jeśli zostaniesz poproszony o dokonanie zgłoszenia, nie martw się. Skorzystaj z okazji, aby zademonstrować swój sukces w pracy, najlepiej jak potrafisz, informując o postępach w pracy, osiągnięciach i wynikach.
Krok
Część 1 z 3: Przygotowanie do napisania raportu
Krok 1. Upewnij się najpierw, jaki format raportu jest używany przez firmę
Formaty raportów skuteczności różnią się w zależności od potrzeb. Niektóre firmy proszą o przesyłanie raportów pocztą elektroniczną. Inne firmy określają politykę sporządzania raportów na podstawie określonych kryteriów do dalszej dyskusji.
- Jeśli firma zapewnia standardowy format, utwórz raport zgodnie z tym formatem. Postępuj zgodnie ze wskazówkami najlepiej jak potrafisz, aby dostarczyć kompletny raport i nie wyglądać na niechlujnego. Czasami firmy proszą pracowników o wypełnienie formularzy lub przygotowanie pisemnych raportów w formie esejów.
- Spróbuj dowiedzieć się, co zgłosić przed upływem terminu składania raportów. W ten sposób możesz zgłosić wszystkie osiągnięcia za rok według określonych kryteriów. Upewnij się, że Twoje wyniki spełniają określone kryteria.
Krok 2. Nie spiesz się z raportem
Aby pokazać najlepszą wydajność, staraj się przygotowywać raporty w dobrej gramatyce i poprawne bez literówek. Należy przygotować kilka szkiców, a następnie wybrać najlepszy.
- Traktuj prośby firmy poważnie, ponieważ wyniki oceny pracy będą ważną częścią historii pracy każdego pracownika. Jeśli w Twojej historii pracy znajdują się pewne zapisy i musisz konkurować z innymi pracownikami, decydujący będzie raport o wynikach.
- Zrób krótki raport wydajności w profesjonalnym stylu językowym. Aby stworzyć zwięzły raport, podsumuj wszystkie swoje najlepsze osiągnięcia w ciągu roku, tak aby raport nie był dłuższy niż dwie strony, zamiast szczegółowo opisywać każdy element. Nadaj priorytet występom, które uważasz za najważniejsze i przedstaw dowody potwierdzające. Wybierz jednak naprawdę przydatne informacje, ponieważ nikt nie chce czytać 30-stronicowego raportu.
Krok 3. Nabierz nawyku robienia dobrej stylizacji podczas pracy
Aby ułatwić pisanie raportu, najpierw zbierz wszystkie ważne dokumenty. Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie zbierania dokumentów na początku roku.
- Załącz kilka dokumentów pokazujących powodzenie pracy, o ile ma to format określony przez firmę. Wybierz odpowiednią próbkę dokumentu, aby pokazać najlepszą wydajność. Przygotuj także cele, które zostały ustalone podczas poprzedniej oceny.
- Zbieraj notatki z sugestiami i informacjami zwrotnymi od przełożonych podczas półrocznej oceny postępów (jeśli firma przeprowadza ocenę). Dane, które otrzymujesz przez cały rok, możesz wykorzystać podczas tworzenia raportów, aby przedstawiane informacje były bardziej szczegółowe i przydatne.
Krok 4. Dowiedz się, czego firma od Ciebie oczekuje
Zanim zaczniesz pisać raport, powinieneś umieć odpowiedzieć na pytanie: „Czego firma od Ciebie oczekuje?” Zapytaj szefa, jeśli nie znasz odpowiedzi. Postaraj się zrozumieć związek między oceną wyników a celami, które musisz osiągnąć, aby cele firmy mogły zostać zrealizowane.
- Twórz raporty wydajności na podstawie opisów stanowisk, aby móc je systematycznie pisać. Jednak najpierw upewnij się, czy którykolwiek z opisów stanowisk uległ zmianie i czy wszystkie cele pracy są wymienione w opisach stanowisk.
- Opisz każde zadanie w oparciu o działania, które musisz podjąć, a następnie wyjaśnij, że udało Ci się osiągnąć cele wymagane przez firmę. W tym celu masz prawo do wyjaśnienia, czego firma od Ciebie oczekuje. W przeciwnym razie oceny wyników są zwykle subiektywne i prowadzą do nieuzasadnionej krytyki.
Część 2 z 3: Zapisz prawidłowe informacje w raporcie
Krok 1. Poinformuj najlepsze osiągnięcia
Nie rób przeciętnych raportów wydajności. Skorzystaj z okazji, aby zgłosić wszystkie wykonane zadania z najlepszymi wynikami. Powiedz mi wszystko i bądź dumny ze swoich osiągnięć!
- Najpierw zgłoś najlepsze osiągnięcia, które mają największy wpływ na wyniki firmy, szczególnie ważne rzeczy, które wspierają osiąganie celów firmy i które zostały omówione podczas ostatniej oceny wyników. Nie opisuj całej pracy, którą wykonałeś w ciągu jednego roku.
- Staraj się jednak przekazywać informacje w sposób uprzejmy i profesjonalny. Używaj pozytywnych słów i nie obrażaj ani nie poniżaj współpracowników. Skoncentruj się na własnej wydajności.
- Nie zapomnij zgłosić osiągnięć na początku ocenianego okresu. Pracownicy są zwykle bardziej skoncentrowani na tym, co robią pod koniec okresu.
Krok 2. Odkryj wymierne korzyści płynące z Twojej pracy
Każdy może sporządzić raport zawierający banały i przyziemne rzeczy, ale raport będzie lepszej jakości, jeśli zostanie poparty prawdziwymi dowodami.
- Przedstaw konkretne fakty, liczby, daty i inne dane pomocnicze. Na przykład: jeśli pracujesz jako opiekun konta w mediach społecznościowych dla firmy, przekaż raport w postaci danych ilościowych (liczba kont, które kliknęły „Lubię to”, zostawiły komentarze itp.). Poszukaj innych danych, które mogą zwiększyć Twoją wiarygodność.
- Porównaj swoje osiągnięcia z celami i celami firmy, aby pokazać, że jesteś godnym pracownikiem.
Krok 3. Wymień i omów cele pracy
Musisz przygotować bardzo konkretny raport jako podstawę do określenia celów pracy na kolejny rok. Przekaż również plan rozwoju osobistego, czyli rzeczy, które chcesz osiągnąć.
- Wyjaśnij, jak osiągnąć ten cel. Wymień cele, które musisz osiągnąć w oparciu o wyniki oceny wyników przeprowadzonej na początku okresu i jak dobrze osiągnąłeś.
- W raporcie napisz również, jeśli zostaniesz poproszony o wykonanie zadania poza zakresem pracy lub przejmiesz inicjatywę, aby pracować więcej.
Krok 4. Omów swoje podstawowe kompetencje
Generalnie firma określiła podstawowe kompetencje, które musi posiadać każdy pracownik, aby dobrze pracować. Poinformuj i wyjaśnij to szczegółowo.
- Pokaż, że Twoje kompetencje są wyższe niż standardy wyznaczone przez firmę.
- Użyj słowa „kompetencje” zgodnie ze standardowymi warunkami firmy, aby udowodnić, że istnieje konkretna korelacja między Twoimi osiągnięciami a celami firmy. Opisz swoje wyniki w tych samych warunkach.
Krok 5. Oceń mądrze
Przed poddaniem się ocenie wydajności możesz zostać poproszony o ocenę siebie. Aby określić prawidłową wartość, musisz zrozumieć, co to znaczy.
- A jest zwykle przyznawany pracownikom, którzy wykazują przywództwo i są w stanie wprowadzić zmiany w firmie. Ocena B jest zwykle przyznawana pracownikom, którzy osiągają wyniki powyżej celu i których zachowanie jest wzorowe.
- Ocena C jest zwykle przyznawana pracownikom, którzy osiągają cele i dobrze się zachowują. Wartość D wskazuje, że wydajność jest poniżej celu i jest uznawana za niezadowalającą. Wartość E odzwierciedla słabe wyniki, ponieważ pracownicy nie pracują dobrze. Poszukaj pełnych informacji, aby zapewnić definicję każdej wartości i jak określić wartość zgodnie z przepisami firmy.
Krok 6. Skompiluj raport najlepiej jak potrafisz
Czasami firmy proszą pracowników o sporządzenie raportów wydajności w określonej kolejności. Jeśli nie określono, wygeneruj raport w następującej kolejności:
- Zacznij od pozytywnego i przekonującego zdania otwierającego. To zdanie jest najważniejszą częścią rocznego sprawozdania z wyników.
- Następnie zapisz swoje osiągnięcia wraz ze szczegółowymi danymi pomocniczymi. Dla każdego osiągnięcia zadaj pytanie „dlaczego?” W ten sposób możesz udowodnić, że Twój wkład jest istotny i godny szacunku. Nigdy nie rób raportu wydajności zawierającego negatywne słowa.
- Jeśli istnieją cele, które nie zostały osiągnięte lub pewne aspekty, które należy poprawić, nie pisz ich na końcu raportu, aby początek i koniec raportu zawierały pozytywne rzeczy. Ostatnia część raportu jest najważniejsza, bo najłatwiej ją zapamiętać. Wypisz więc rzeczy, które musisz poprawić w środku raportu.
Część 3 z 3: Używanie właściwych słów
Krok 1. Skoncentruj się na stworzeniu raportu opisującego wyniki własnej pracy
Jak wiemy, stworzyłeś ten raport, ponieważ poproszono Cię o ocenę siebie. Jednak wiele osób zawiera negatywne rzeczy i mówi o innych ludziach.
- Nie używaj raportów wydajności w samoobronie. Bądź nastawiony najlepiej jak potrafisz, na przykład mówiąc: „Zawsze ustalam harmonogram spotkań po rozmowie ze współpracownikami, kolegami i klientami, ponieważ naprawdę cenię ich czas i ich zajęcie”. Docenianie czasu może wywrzeć pozytywne wrażenie i pokazać mądry sposób myślenia.
- Nie rozmawiaj o innych ludziach, ponieważ ten raport nie ma na celu krytykowania pracy lub osobowości innych osób.
- Nie musisz też porównywać się z innymi podczas zgłaszania osiągnięć. Wyjaśnij, co zrobiłeś bez osłabiania współpracowników, którzy nie osiągnęli tego samego poziomu wydajności.
Krok 2. Napisz konstruktywną krytykę swoich słabości
Raport zawierający tylko dobre rzeczy może wydawać się nierealistyczny, ale powinieneś być bardzo ostrożny przy przyznawaniu się do błędów.
- Opowiedz sobie o swojej krytyce w osobnej sekcji, aby pokazać swoją szczerość w radzeniu sobie z tym problemem. Na przykład: „Tak bardzo traktuję pracę priorytetowo i chcę osiągnąć najlepsze wyniki, że wydaje mi się, że mniej dbam o moich współpracowników. Aby rozwiązać ten problem, będę nadal doskonalić swoje umiejętności komunikacyjne”. Te wypowiedzi mogą dawać pozytywny wizerunek autora (perfekcjonista skupiający się na pracy to dobra rzecz) i ukazywać umiejętność uświadomienia sobie własnych słabości.
- Wymień aspekty, które wymagają poprawy. Nie wypełniaj całego raportu planami usprawnień. Skoncentruj się na wyjaśnieniu osiągnięć, ale musisz wymienić niektóre aspekty, które wymagają poprawy lub ulepszenia. Jednak nie krytykuj siebie nadmiernie, ponieważ będziesz postrzegany jako brak pewności siebie.
- Wykaż pozytywne nastawienie, przedstawiając plany doskonalenia. Bądź pozytywny i zorientowany na działanie. Opisz swój plan w konstruktywnych słowach. Zamiast po prostu opowiadać historię o swojej porażce, powiedz, że chcesz poprawić pewien aspekt i jakie działania podejmiesz.
Krok 3. Zaproponuj możliwości rozwoju zawodowego
Jeśli chcesz mieć szansę wzięcia udziału w szkoleniu lub zaproszenia na spotkanie, raport z wyników jest świetnym sposobem, aby to przekazać. Nie proponuj rekompensaty za pośrednictwem tego raportu.
- Podziel się również swoimi przemyśleniami na temat realizacji innowacyjnych projektów, które są korzystne dla firmy.
- Spróbuj dowiedzieć się, dlaczego twój szef poprosił cię o sporządzenie raportu, czy dyskutować z innymi, ustalić podział premii i tak dalej.
Krok 4. Używaj pełnych zdań
Wielu pracowników stara się zapisać jak najwięcej informacji, aby raporty wydawały się bałaganiarskie. Nie pozwól, aby Twój raport wyglądał jak pomieszana notatka.
- Na przykład unikaj używania wyrażenia „poprawiona treść”, ponieważ jest ono zbyt krótkie. Dobrym pomysłem jest użycie pełnych zdań, aby wyjaśnić omawiany temat lub przekazać informacje punkt po punkcie.
- Oprócz bezpośredniego przełożonego, Twój raport może przeczytać ktoś inny, na przykład kierownik wyższego szczebla. Dlatego powinieneś podać jasne i szczegółowe informacje, zamiast zakładać, że wszyscy już wiedzą, co próbujesz powiedzieć lub zrobić.
Krok 5. Bądź pozytywny i szczery
Nawet jeśli są rzeczy, które trzeba naprawić, możesz to zrobić później. Skoncentruj się na przyszłości, a nie na przeszłych niepowodzeniach.
- Nie dawaj negatywnego, narzekającego, zrzędliwego lub aroganckiego wrażenia. Okazuj pozytywne nastawienie, umiej pracować w zespole i z pokorą tłumacz swoje osiągnięcia.
- Jeśli są rzeczy, których nie lubisz w firmie, nie zapisuj ich w raporcie. Skorzystaj z okazji, aby udowodnić, dlaczego jesteś potrzebny firmie.
Krok 6. Udowodnij to, nie tylko rozmawiaj
Postaraj się podać w swoim raporcie konkretne informacje, a nie tylko ogólne stwierdzenia.
- Na przykład: zamiast mówić „Jestem rzetelnym pracownikiem. Dotarłem do biura i dotarłem na czas do sali konferencyjnej”. lepiej podać dokładne dane o frekwencji i konkretne dowody, że zasługujesz na szacunek.
- Dostarcz dowody (w tym liczby) na poparcie ogólnych stwierdzeń, aby Twój raport był bardziej użyteczny i wiarygodny.
Przeczytaj link:
Porady
- Twórz raporty z wyprzedzeniem. Nie zwlekaj, dopóki nie skończy ci się czas.
- Pokaż pozytywne nastawienie!
- Przeczytaj ponownie zeszłoroczny raport o wynikach, aby wyraźnie zapamiętać cele i zadania, które sobie wyznaczyłeś.
Ostrzeżenie
- Nie udawaj ani nie kłam.
- Nie podawaj negatywnych informacji o współpracownikach w raportach dotyczących wyników.
