Wiele firm prosi swoich pracowników o sporządzanie raportów o osiągnięciach w pracy, oceniając siebie, aby mogli zgłosić to, co zrobili w danym okresie. Jeśli pracujesz jako osoba sporządzająca notatki ze spotkania, możesz również zostać poproszony o sporządzenie raportu. W tym artykule wyjaśniono, jak przygotować dobry raport wyników, ponieważ odgrywa on ważną rolę w określaniu sukcesu lub porażki Twojej kariery.
Krok
Część 1 z 3: Zrozumienie formatu raportu o osiągnięciach w pracy
Krok 1. Przygotowanie raportu zacznij od napisania krótkiego podsumowania swoich osiągnięć
U góry raportu zaprezentuj podsumowanie przesłanych informacji, aby dać ogólny obraz wyników swojej pracy.
- Na przykład: Pracujesz dla organizacji non-profit, a Twój szef prosi Cię o sporządzenie raportu z wyników. Krótko opisz w jednym akapicie wszystkie zrealizowane zadania, na przykład: zorganizowałeś działania korzystne dla właściciela organizacji, zdobyłeś uznanie w branży, zbudowałeś relacje z partnerami biznesowymi.
- Nie umieszczaj w podsumowaniu konkretnych rzeczy, ponieważ wystarczy przedstawić ważne informacje, aby uzyskać ogólny przegląd osiągnięć w pracy. Orientacyjnie raporty powinny być przedstawione na 2 stronach, chyba że pracodawca określi inny format. Upewnij się najpierw, czy musisz sporządzić raport w określonym formacie.
Krok 2. Podaj szczegółowe fakty potwierdzające
Aby wesprzeć każdą informację w podsumowaniu przedstawionym na początku raportu, zapisz szczegóły zgodnie z poniższymi instrukcjami:
- Użyj formatu listy. Przygotuj raporty dla każdego działania osobno. Dołącz działanie jako tytuł raportu, a następnie opis działania pod tytułem. Na przykład: czynność, którą wykonujesz, to „Przygotowanie i realizacja wydarzenia”.
- Pod tytułem zrób listę za pomocą cyfr lub liter, aby krótko i konkretnie opisać organizowane przez Ciebie wydarzenie, w tym jego cel i korzyści we wspieraniu realizacji misji organizacji.
Krok 3. Utwórz raport w standardowym formacie, aby wyglądał profesjonalnie
Nie przedstawiaj przypadkowych raportów. Zamiast tego przygotuj porządnie napisany raport profesjonalną czcionką na papierze o standardowym rozmiarze.
- Tytuł raportu umieść pogrubionymi literami na środku kartki, aby informacje były ładnie uporządkowane.
- W górnej części raportu wpisz datę ukończenia raportu. Podaj również imię i nazwisko, tytuł i tytuł osoby, która przygotowała raport.
Krok 4. Dziennikarz w okresie sprawozdawczym
Łatwiej będzie Ci kompilować raporty, jeśli od razu będziesz robił notatki, gdy wykonywane są działania.
- Przygotuj notatnik lub folder, aby zapisywać osiągnięcia w pracy z określonego okresu. Ułatwi Ci to przygotowywanie raportów, jeśli szef Cię o to poprosi.
- W przeciwnym razie można zapomnieć o ważnych osiągnięciach na początku okresu sprawozdawczego.
Część 2 z 3: Dostarczanie wysokiej jakości treści
Krok 1. Opisz cel, który chcesz osiągnąć oraz oczekiwania związane z pracą, które musisz spełnić
Przypomnij czytelnikom, że na początku okresu sprawozdawczego jest cel, który chcesz osiągnąć. Upewnij się, że znasz cele organizacji i wkład pracy, którego się od Ciebie oczekuje. Jeśli jeszcze nie wiesz, zapytaj o to pracodawcę.
- Następnie wyjaśnij, że osiągnąłeś swój cel, podając rzeczywiste dane. Zrób raport prezentujący porównanie danych pomiędzy celem a jego realizacją.
- Na przykład: Udało Ci się zebrać więcej funduszy niż zaplanowano, a to osiągnięcie jest pozytywne dla inwestorów i pracodawców. Jednak wyników tej pracy nie można uznać za sukces i trudno jest określić, jak wysoki jest Twój sukces, jeśli nie ma danych porównawczych.
Krok 2. Uwzględnij w raporcie informacje wizualne
Dołącz tabele lub wykresy, które ułatwią czytelnikom wizualizację prezentowanych danych.
- Pamiętaj, że zajęci czytelnicy zwykle przeglądają tylko raporty. Czasami środki wizualne są w stanie skuteczniej przekazywać informacje.
- Nie przedstawiaj jednak zbyt wielu grafik. Wybierz 1-2 wykresy, które mogą wyjaśnić ważne informacje.
Krok 3. Skoncentruj się na „SAMOCHÓB”
CAR oznacza: Challenge (wyzwanie), Action (action), Results (rezultaty). Możesz sporządzić systematyczny raport o osiągnięciach w pracy, omawiając te trzy rzeczy.
- Określ wyzwania, przed którymi stoisz. Opisz działania, które podjąłeś, aby przezwyciężyć wyzwania i jakie były wyniki. Na przykład: jako kierownik restauracji napisz w raporcie: „Wyzwanie: kolejki wydłużają się w godzinach szczytu przy kolacji, a skarżący się klienci rosną o 10%. Działanie: poproś 1 kelnera o rozpoczęcie pracy 1 godzinę wcześniej, aby poprawić jakość obsługi w godzinach szczytu. Wynik: liczba klientów, którzy złożyli reklamację, zmniejszyła się do 2 osób lub zmniejszyła się o 80%”.
- Zrób raport, podając konkretne informacje. Osiągnięcia, które nie są mierzalne, na przykład: „Jestem w stanie dobrze pracować w zespole” są bezużyteczne, ponieważ każdy może powiedzieć to samo. Musisz więc być w stanie pokazać związek między wynikami a problemami, które należy rozwiązać, oraz raportować wydajność, dostarczając określone dane i informacje.
Krok 4. Opisz zastosowaną metodologię
Jeśli potrzebujesz zebrać dane jako podstawę do napisania raportu, krótko opisz stosowaną metodologię zbierania danych.
- Poinformuj czytelnika o powodach wyboru metody badania, korzyściach i wynikach. Wyjaśnij również, dlaczego metoda jest uważana za wiarygodną. Kontynuując scenariusz restauracji w powyższym przykładzie, wyjaśnij, dlaczego używasz danych dotyczących reklamacji klientów jako metody ankiety.
- Podaj datę lub okres ankiety oraz to, co chciałbyś uzyskać z ankiety.
Krok 5. Skoncentruj się na raportowaniu osiągnięć w pracy
Aby informacje w raporcie koncentrowały się na osiągnięciach w pracy, zastanów się, z czego byłeś najbardziej dumny w okresie sprawozdawczym, na przykład: potrafiłeś uspokoić zaniepokojonego gościa lub przeszkoliłeś podwładnego. Nie podawaj czytelnikowi zbyt szczegółowych informacji.
- Innym sposobem jest zastosowanie metody „GWIAZDKA”, która oznacza: Sytuacja (problem), Zadanie (zadanie), Akcja (działanie), Rezultaty (wynik). Krótko opisz sytuację, w której się znajdowałeś, zadanie, które musiałeś wykonać, działania, które podjąłeś, aby wykonać zadanie i osiągnięte wyniki. Podobnie jak w przypadku metody „CAR”, celem jest pokazanie związku między „problemem” a „rezultatem” i wyjaśnienie, jak to osiągnąć.
- Skoncentruj się na tworzeniu raportów, które są w stanie pokazać: trudności, przywileje, priorytety, wysoką widoczność, terminy, innowacyjność, opis stanowiska oraz wpływ, jaki Twoja praca ma na organizację.
- Na przykład: podaj w raporcie, że roczna rotacja pracowników wynosiła 35%, gdy awansowałeś na kierownika oddziału. Po przeprowadzeniu badań satysfakcji pracowników, mentoringu pracowników i cotygodniowych spotkaniach z całym personelem rotacja pracowników spada do 15%. Ten przykład pokazuje, że raport z osiągnięć nie musi zawierać długich zdań, o ile czytelnik może poprawnie zrozumieć związek.
Krok 6. Wyjaśnij zalety swojego działania
Nie tylko dostarczaj wyniki. Musisz również wyjaśnić, dlaczego osiągnięcie jest korzystne dla organizacji.
- Na przykład: Masz spotkanie z personelem. Wyjaśnij, na czym polega kontynuacja i jakie korzyści płyną z tego dla organizacji? Zastanów się dokładnie, co chcesz zgłosić. Jeśli to nie jest przydatne, należy zgłosić inną pracę.
- Czy spotkanie z pracownikami jest w stanie zwiększyć motywację do pracy, dzięki czemu absencja pracowników poprawi się i zaoszczędzi właścicielom firmy pieniądze. Jest to wynik pracy, który jest uważany za użyteczny.
Krok 7. Sprawdź raport przed jego przesłaniem
Cele pisania raportów nie zostały osiągnięte, jeśli prześlesz raport, który zawiera wiele błędów i nieprofesjonalnych formatów pisania.
- Sprawdź gramatykę, interpunkcję i pisownię słów. Zapisz raport na 1 noc, a następnie przeczytaj go ponownie rano. Nie rób raportów w ostatniej chwili.
- Wydrukuj raport na papierze i sprawdź, czy jest coś jeszcze, co należy poprawić. Czasami nasze oczy są tak zmęczone od zbyt długiego wpatrywania się w ekran komputera, że błędy są ignorowane.
Część 3 z 3: Używanie właściwych słów
Krok 1. Mów negatywne rzeczy w pozytywny sposób
Jeśli istnieje cel, który nie został osiągnięty, lepiej go nie zgłaszać. Zamiast skupiać uwagę czytelnika na tym, spróbuj poinformować go w inny sposób.
- Opisz niezadowalające wyniki pracy za pomocą pozytywnych zdań, na przykład skupiając się w wyjaśnieniu na konkretnych krokach, które podejmiesz, aby rozwiązać problem, zamiast obwiniać innych ludzi lub szukać wymówek.
- Nie obwiniaj innych ludzi. Skoncentruj się na wyjaśnieniu podjętych działań i pokazaniu, że jesteś pozytywną osobą. Dziel się rzeczami, które Ty lub Twój zespół zrobiliście dobrze. Skoncentruj raporty na pracy, z której możesz być dumny.
Krok 2. Prezentuj liczby i wykorzystuj metryki w raportach
Jeśli potrafisz przedstawić bardzo konkretne dane, Twoje osiągnięcia w pracy będą bardziej wiarygodne. Uzupełnij przekazywane informacje o coś mierzalnego jako dowody potwierdzające.
- Słowa superlatywne, które są często używane, na przykład: „najlepszy” lub „niezawodny” są mniej przydatne. Każdy może powiedzieć: „Moja praca w tym roku była bardzo dobra”.
- Zapamiętaj to zdanie: „Udowodnij to, nie tylko mów!” Zamiast mówić innym, że w tym roku wykonałeś dobrą robotę, pokaż szczegółowo, co zrobiłeś dobrze za pomocą danych i wskaźników. Nie mów tylko, że możesz budować dobre relacje z klientami. Zamiast tego przytocz wyniki badania satysfakcji klienta, dołącz pismo, które otrzymałeś od klienta i podaj dane dotyczące zmniejszenia liczby reklamujących się klientów.
- Obecne liczby. Mówienie, że jesteś w stanie kierować wieloma pracownikami, jest bezcelowe, jeśli czytelnicy nie wiedzą, ile osób masz w swoim zespole. Przedstaw dane w formie liczbowej, aby czytelnicy wiedzieli, ile osób nazywasz „wiele” i wyjaśnij opis wykonanej pracy.
Krok 3. W każdym razie powiedz prawdę
Nie przesadzaj ani nie kłam. Będziesz miał duże kłopoty, jeśli zostaniesz złapany.
- Nawet jeśli jest to całkowicie niezamierzone, będziesz miał duże kłopoty, jeśli skłamiesz. Poczujesz się niepewnie, a Twoja ścieżka kariery zostanie zablokowana.
- Dokonaj uczciwej samooceny, aby przedstawić swoje mocne i słabe strony takimi, jakie są. Staraj się przezwyciężać niedociągnięcia w pozytywny sposób.
Krok 4. Doceń pracę innych
Kursy pisania raportów biznesowych i inżynierskich sugerują, że nie należy używać słowa „ja”, ale w niektórych przypadkach może ono być używane w raportach dotyczących wydajności.
- Na przykład: jeśli zgłosisz: „Zatrudniłem 100 pracowników”, nie zapomnij wyjaśnić, że Twój sukces jest wspierany przez wkład innych osób lub zespół.
- Dostaniesz dodatkową wartość, jeśli nie będziesz arogancki. Ułóż różne zdania, aby nie zawsze zaczynały się od słowa „ja”.
Porady
- Nigdy nie używaj słów, które wyrażają gniew w raporcie z wyników. Jeśli zawsze będziesz pozytywnie nastawiony, zrobisz dobre wrażenie.
- Używaj profesjonalnych słów. Nie używaj nieformalnego stylu językowego.
