Plan pracy to zestaw celów i procesów, które mogą pomóc zespołowi i/lub osobie osiągnąć ten cel. Czytając plan pracy, możesz lepiej zrozumieć skalę projektu. Niezależnie od tego, czy są używane w miejscu pracy, czy w środowisku akademickim, plany pracy pomagają w organizacji projektów. Poprzez plan pracy dzielisz proces na małe, lekkie zadania, wiedząc, co chcesz osiągnąć. Dowiedz się, jak stworzyć plan pracy, aby lepiej przygotować się do kolejnego projektu.
Krok
Krok 1. Zdecyduj, do czego służy Twój plan pracy
Istnieje wiele powodów, dla których opracowujemy plan pracy. Ustal ten cel z wyprzedzeniem, aby dobrze przygotować się do projektu. Pamiętaj, że większość planów pracy obowiązuje przez określony czas, na przykład 6 miesięcy lub 1 rok.
- W biurze plan pracy pomaga Twojemu szefowi wiedzieć, nad jakimi projektami będziesz pracować w ciągu najbliższych kilku miesięcy. Twój szef potrzebuje tych informacji zwykle po rocznym przeglądzie wyników lub gdy Twój zespół pracuje nad dużym projektem. Plan pracy może być również wynikiem sesji planowania strategicznego, którą firma przeprowadza na początku nowego roku kalendarzowego lub podatkowego.
- W świecie akademickim plany pracy nadają się do wykorzystania przez studentów do pracy nad dużymi projektami lub przez wykładowców do opracowania programu nauczania na semestr.
- W przypadku projektów osobistych plan pracy daje wyobrażenie o tym, co zamierzasz zrobić, jak to zrobisz i kiedy planujesz go ukończyć.
Krok 2. Napisz wstęp i tło
Aby stworzyć profesjonalny plan pracy, powinieneś napisać wstęp i tło. Twój szef lub kierownik uzyska informacje potrzebne do zrozumienia planu pracy. Z drugiej strony, plany pracy akademickiej zwykle nie wymagają wprowadzenia i tła.
- Wprowadzenie powinno być krótkie i ciekawe. Przypomnij szefowi, dlaczego stworzyłeś ten plan pracy. Przedstaw mu projekt, nad którym będziesz pracował przez określony czas.
- Tło powinno podkreślać, dlaczego stworzyłeś plan pracy. Możesz to zrobić, na przykład, przedstawiając szczegóły lub statystyki najnowszego raportu, identyfikując problemy, które należy rozwiązać lub inne przyczyny na podstawie danych wejściowych i informacji zwrotnych, które otrzymałeś podczas pracy nad poprzednimi projektami.
Krok 3. Zdefiniuj cele i zadania
Cele i zadania to dwie powiązane ze sobą rzeczy. W planie pracy oba prowadzą do osiągnięcia wyników. Różnica polega na tym, że cele są ogólne, podczas gdy cele są bardziej szczegółowe.
- Cele to ogólny obraz Twojego projektu. Zapisz, jakich wyników końcowych oczekujesz od planu pracy. Upewnij się, że zasięg jest szeroki. Załóżmy na przykład, że chcesz ukończyć pracę naukową lub nauczyć się pisać.
- Cele powinny być konkretne i namacalne. Innymi słowy, po ich ukończeniu powinieneś być w stanie przekreślić kroki na liście celów. Znalezienie źródeł umożliwiających wywiady dla twojego artykułu badawczego jest dobrym przykładem celu.
- Jeśli istniejące cele są zbyt zróżnicowane, możesz je podzielić na długoterminowe niski, Kropka średnii termin długie. Na przykład krótkoterminowy cel firmy, jakim jest zwiększenie liczby odbiorców o 30% w ciągu trzech miesięcy, różni się od długoterminowego celu wzmocnienia widoczności marki w mediach społecznościowych na rok.
- Cele są zwykle zapisywane w aktywnych zdaniach przy użyciu czasowników czynnościowych o określonym znaczeniu. Na przykład „planuj”, „pisz”, „popraw” i „zmierz”. Unikaj czasowników o niejasnych znaczeniach, takich jak „uczyć się”, „rozumieć” i „wiedzieć”.
Krok 4. Opracuj plan pracy z celami „SMART”
SMART to akronim powszechnie używany do wyszukiwania bardziej namacalnych i wykonalnych wyników w planach pracy.
- Konkretny oznacza szczegółowe. Co dokładnie zamierzamy zrobić dla kogo? Opisz populację, której będziesz służył, oraz wszelkie konkretne działania, których użyjesz, aby im pomóc.
- Wymierny oznacza mierzalne. Czy cel jest ilościowy i mierzalny? Czy potrafisz obliczyć wynik? Czy zaplanowałeś pracę tak, aby „poziom zdrowia w RPA poprawił się w 2012 roku”? A może ustrukturyzujesz go tak, aby „liczba przypadków zakażenia HIV/AIDS wśród noworodków w RPA spadła o 20% do 2020 roku”?
- Osiągalny oznacza osiągalne. Czy zdołasz go ukończyć w wyznaczonym czasie, mając do dyspozycji zasoby? Biorąc pod uwagę wszystkie istniejące ograniczenia, twój cel musi być realistyczny. Zwiększenie sprzedaży o 500% ma sens, jeśli Twoja firma jest mała. Zwiększenie sprzedaży o 500% to cel prawie niemożliwy dla firmy, która zdominowała rynek.
- Odpowiedni jest powiązany z zainteresowaniami. Czy cel będzie miał wpływ na pożądany cel lub strategię? Chociaż jest to ważne dla ogólnego stanu zdrowia, czy to prawda, że pomiar wzrostu i masy ciała uczniów szkół średnich może bezpośrednio prowadzić do zmian w procedurach dotyczących zdrowia psychicznego? Upewnij się, że Twoje cele i metody pracy mają jasne i intuicyjne powiązanie.
- Związany czas jest ograniczony w czasie. Kiedy cel został osiągnięty i/lub kiedy wiedziałeś, że go osiągnąłeś? Określ datę zakończenia projektu. Wskaż również, jeśli w ogóle, jaki rodzaj wyniku końcowego mógł spowodować przedwczesne zakończenie projektu, ze wszystkimi osiągniętymi wynikami.
Pamiętaj, aby obliczyć zmianę, należy podać liczbę podstawową. Jeśli nie wiesz, ile noworodków w RPA jest zarażonych HIV/AIDS, jak możesz zapewnić zmniejszenie liczby przypadków o 20%?
W niektórych sytuacjach może być konieczne skonsultowanie się z ekspertem, aby upewnić się, że cele w Twoim planie pracy są osiągalne
Krok 5. Wymień posiadane zasoby
Na tej liście wypisz wszystko, czego potrzebujesz, aby osiągnąć swoje cele i cele. Zasoby przybierają różne formy, w zależności od tego, do czego służy Twój plan pracy.
- Zasoby w biurze obejmują budżety finansowe, pracowników, konsultantów, budynki lub pokoje oraz książki. Możesz dołączyć szczegółowy budżet, jeśli plan pracy jest bardziej formalny.
- Zasoby w środowisku akademickim obejmują dostęp do bibliotek; materiały badawcze, takie jak książki, gazety i czasopisma; dostęp do komputera i internetu; a także profesorów lub innych osób, które mogą Ci pomóc, gdy masz pytania.
Krok 6. Rozpoznaj istniejące ograniczenia
Granice to przeszkody, które mogą stanąć na drodze Twoich wysiłków na rzecz osiągnięcia Twoich celów i celów. Na przykład, kiedy wykonujesz zadania badawcze w szkole lub na uczelni, Twój harmonogram okazuje się zbyt napięty, więc nie możesz prowadzić badań i dobrze pisać. Dlatego twój limit to napięty harmonogram. Spróbuj wyeliminować inne zobowiązania w trakcie semestru, aby skutecznie zrealizować swój plan pracy.
Krok 7. Kto jest odpowiedzialny?
Odpowiedzialność jest podstawowym elementem dobrego planu. Kto odpowiada za wykonanie każdego zadania? Nawet jeśli nad zadaniem pracuje zespół, jedna osoba musi być odpowiedzialna za terminowe wykonanie zadania.
Krok 8. Napisz strategię
Obserwuj swój plan pracy, a następnie zdecyduj, w jaki sposób wykorzystasz swoje zasoby, pokonując ograniczenia, aby osiągnąć swoje cele i zadania.
- Napisz szczegółową listę działań. Określ, co musi się wydarzyć każdego dnia lub co tydzień, aby osiągnąć swoje cele. Wypisz także, jakie działania powinni podjąć inni członkowie zespołu. Aby uporządkować te informacje, możesz użyć oprogramowania do zarządzania projektami lub osobistego kalendarza.
- Zrób harmonogram. Chociaż możesz sporządzić wstępny harmonogram pracy, od czasu do czasu mogą pojawić się nieprzewidziane zdarzenia lub sytuacje. Dlatego zrób miejsce w swoim harmonogramie, aby uniknąć opóźnień.
Porady
- Zdefiniuj kamienie milowe, jeśli projekt jest duży. Kamienie milowe to punkty wzdłuż projektu, które podkreślają osiągnięcie określonych celów. Możesz również uznać to za punkt do refleksji, gdy obserwujesz, jak daleko zaszedł proces, a jednocześnie upewniasz się, że nie odbiega on od planu pracy.
- Stwórz plan pracy, który Ci odpowiada. Może być szczegółowy, może być rozbudowany, w zależności od Twoich życzeń lub potrzeb. Możesz pisać na kartce papieru lub za pomocą profesjonalnego oprogramowania, używając obrazków i kolorów. Używaj tego, co jest dla Ciebie najbardziej naturalne i skuteczne.
