Plany awaryjne, które są lepiej znane jako plany reagowania kryzysowego, są bardzo przydatne w przewidywaniu wystąpienia rzeczy, które skutkują zaprzestaniem działalności operacyjnej. W zarządzaniu organizacją mogą wystąpić różne ryzyka, począwszy od zakłóceń technicznych (np. utrata danych) po zdarzenia naturalne (np. powodzie). Dlatego każda organizacja musi opracować skuteczny plan awaryjny, aby być przygotowanym na radzenie sobie z różnymi niepożądanymi zdarzeniami.
Krok
Część 1 z 3: Przewidywanie różnych zagrożeń
Krok 1. Przygotuj się przed opracowaniem planu awaryjnego
Głównym celem przygotowania planu awaryjnego jest zachowanie ciągłości działań operacyjnych organizacji na wypadek katastrofy.
- Najpierw zdefiniuj formalną politykę stwierdzającą, że organizacja musi opracować plan awaryjny.
- Zrób plan, który jest prosty i praktyczny. Używaj słów, które są łatwe do zrozumienia i dostarczaj wskazówek, które są łatwe do zastosowania przez czytelnika, ponieważ ten plan musi być realizowany przez cały personel w organizacji.
- Określ konkretne powody, dla których musisz sporządzić plan awaryjny. Pomyśl o wskaźnikach, które służą jako punkty odniesienia dla określenia pomyślnego wdrożenia planu awaryjnego, tak aby organizacja mogła kontynuować działania w zwykły sposób. Określ działania operacyjne, które odgrywają ważną rolę w ciągłości Twojego biznesu.
Krok 2. Stwórz plan awaryjny, odpowiadając na trzy ważne pytania
Stworzenie planu, który może odpowiedzieć na wszystkie trzy z tych pytań, jest sposobem na upewnienie się, że nie pominiesz żadnego aspektu do rozważenia.
- Jakie wydarzenia mogą się wydarzyć?
- Jakie działania podejmiemy, aby temu zaradzić?
- Co musimy zrobić, aby się przygotować?
Krok 3. Dowiedz się, jakie zagrożenia może napotkać Twoja organizacja
Jednym z ważnych aspektów przygotowania planu awaryjnego jest określenie ryzyka, które może wystąpić. Jednak proces ten będzie się różnił w zależności od sytuacji i kondycji każdej organizacji. Przy określaniu ryzyka należy również wziąć pod uwagę okoliczności własnej organizacji. Plany awaryjne są potrzebne do przewidywania ryzyka biznesowego w postaci:
- Klęski żywiołowe, np. powodzie, huragany i susze. Inne zagrożenia: kryzysy finansowe, wypadki przy pracy, problemy kadrowe (np. śmierć lidera organizacji lub strajk pracowników), utrata danych, chaos w zarządzaniu, problemy z produktami (np. wadliwe produkty).
- Skoncentruj się na przygotowaniu planów dotyczących aspektów zarządzania, komunikacji, finansów, koordynacji, logistyki i rozwiązywania problemów technicznych.
- Problemy techniczne zwykle napotyka zespół zajmujący się infrastrukturą komunikacyjną. Musisz wziąć pod uwagę ryzyko utraty danych lub klientów.
Krok 4. Rozważ ryzyko według priorytetu
Określ ocenę ryzyka na podstawie wielkości prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka. Ogólnie rzecz biorąc, plany awaryjne nie mogą przewidywać wszystkich zagrożeń, ponieważ szanse wystąpienia nie są takie same. Postaraj się znaleźć zagrożenia, które mają największe szanse na wystąpienie i które w znacznym stopniu wpłyną na działalność operacyjną.
- Skoncentruj się na wydarzeniach o najbardziej fatalnych skutkach. Zapisz wszystkie zdarzenia, które mają wpływ na operacje i przypisz ocenę od 1 do 10. Pomyśl o wpływie każdego z tych zdarzeń, na przykład: pożary silników mają niższą ocenę niż pożary fabryczne.
- Następnie ustal ocenę na podstawie częstotliwości występowania ryzyka. Na przykład: przyznaj ocenę 1 dla ryzyka, które występuje raz w miesiącu i ocenę 10 dla ryzyka, które występuje raz na 100 lat. Pomnóż te dwie liczby, aby uzyskać łączny wynik, który pokazuje skalę ryzyka i jego wpływ na organizację.
- Opracuj plan awaryjny, zaczynając od wydarzenia z najwyższym wynikiem. Przygotuj rozwiązania, aby przewidzieć te wydarzenia. Ponadto możesz usprawnić procesy pracy w przypadku wydarzeń o niskiej punktacji. Podstawowym priorytetem muszą być podstawowe aspekty zapewniające ciągłość działań organizacji, takie jak: zarządzanie przepływami pieniężnymi, rozwijanie udziału w rynku, poprawa wyników pracowników.
Część 2 z 3: Definiowanie wielu scenariuszy
Krok 1. Określ scenariusz zdarzenia o największym ryzyku
Aby opracować skuteczny plan awaryjny, zdefiniuj realistyczne scenariusze dla każdego ryzyka. Stwórz konkretne ramy, aby przewidzieć, jaki byłby wpływ, gdyby wystąpiło największe ryzyko.
- Wpływ można określić po dokładnym skompilowaniu scenariusza. Pomyśl szczegółowo o największym wpływie każdego scenariusza.
- Na podstawie scenariusza przygotuj kilka wersji planu ze stopniowaną intensywnością oddziaływania, na przykład: oddziaływanie łagodne, oddziaływanie umiarkowane i oddziaływanie poważne.
Krok 2. Zrób harmonogram realizacji planu zgodnie ze scenariuszem
Określ, który personel jest odpowiedzialny za jakie działania i kiedy. Przygotuj również zaktualizowaną listę lub listę kontaktów i ustal, kto powinien przekazywać powiadomienia.
- Przygotuj harmonogram, aby wszyscy odpowiedzialni pracownicy wiedzieli, co mają robić pierwszego dnia lub w pierwszym tygodniu. Opracuj konkretny harmonogram dla każdego scenariusza.
- Opracuj harmonogram zgodnie ze scenariuszem, aby przewidzieć pojawienie się przeszkód w różnych aspektach organizacji, na przykład w zakresie zaplecza pracy (ograniczenia infrastrukturalne), organizacji (nie ma systemu ostrzegania o sytuacjach awaryjnych lub wykwalifikowanego zespołu reagowania) i instytucji (na przykład: brak źródeł finansowania lub partnerów zewnętrznych biznesu). Określ personel, który powinien być odpowiedzialny za określone aspekty.
Krok 3. Zastanów się nad najważniejszymi czynnikami, aby Twoja firma ponownie zaczęła działać
Omów to szczegółowo, przeprowadzając przegląd możliwości i słabych punktów w organizacji. Czy organizacja ma odpowiednie zdolności do zajmowania się lub zajmowania się każdym ryzykiem?
- Na przykład: katastrofą, która może wystąpić, jest powódź, ponieważ woda z rzeki wylewa się i zalewa domy na brzegach rzeki. Słaba infrastruktura może powodować podatność na zagrożenia, a dostępność wykwalifikowanego personelu jest zdolnością organizacyjną.
- Dokonaj uczciwej oceny zasobów. Określ, co należy zmienić lub zmniejszyć z powodu ograniczonych zasobów? Przeprowadź analizę w celu określenia wpływu na działalność biznesową, dzięki czemu będziesz w stanie określić działania, które należy podjąć, aby organizacja nadal działała i była w stanie osiągać swoje cele.
Krok 4. Określ, jak zmniejszyć ryzyko
Po sporządzeniu planu awaryjnego nie siedź wygodnie i miej nadzieję, że nic złego się nie stanie. Podejmij różne kroki, aby zmniejszyć ryzyko i podjąć zapobieganie.
- Dowiedz się, czy są koledzy chętni do pomocy. Czy istnieją lokalne zasoby, które można wykorzystać w przypadku katastrofy? Czy są sąsiedzi chętni do pomocy?
- Skuteczny plan awaryjny jest w stanie ujawnić różne aspekty, które należy poprawić, aby plan, który pierwotnie był bardzo przydatny, teraz może nie być już potrzebny.
- Na przykład: zdajesz sobie sprawę z potrzeby ochrony ubezpieczeniowej lub przeprowadzasz symulację zarządzania katastrofą. Zainstaluj system tworzenia kopii zapasowych danych, aby zapobiec utracie danych. Przygotuj plan dla każdego scenariusza.
Część 3 z 3: Wdrażanie planu awaryjnego
Krok 1. Przekaż plan awaryjny wszystkim pracownikom
Musisz poinformować plan awaryjny na wszystkich poziomach kierownictwa organizacji tak wcześnie, jak to możliwe, zanim wystąpi sytuacja awaryjna.
- Wyjaśnij role i obowiązki każdego personelu, aby nie byli zdezorientowani, gdy ten plan musi zostać wykonany, aby zapobiec panice.
- Zapewnij przydatne szkolenie, aby każdy personel był w stanie wypełniać obowiązki zgodnie z planem. Wykonaj niezbędne symulacje i dokonaj korekt po dokonaniu obserwacji.
Krok 2. Przetestuj swój plan
Wykonaj testy w 4 etapach, aby być bardziej wydajnym i skutecznym. Jeśli występują problemy lub konflikty między departamentami, dostosuj plan i powtórz test.
- Organizuj spotkania ze starszymi pracownikami. Pozwól mu ustalić datę i godzinę spotkania, aby dokonać pełnego przeglądu planu awaryjnego i docenić ludzi, którzy wykonali pracę do końca.
- Organizuj spotkania międzywydziałowe w celu przeglądu planów departamentów. Na tym etapie musisz przydzielić zasoby i zidentyfikować pojawiające się konflikty.
- Znajdź przyczynę krytycznych awarii systemu. Ocenę planu można przeprowadzić w dziale, symulując awarie systemu i/lub dostawcy. Symulacje scenariuszy można przeprowadzać bez wyłączania sprzętu lub opóźniania procesów, które muszą nadal działać.
- Wykonaj test. Musisz jednak przetestować plan awaryjny, tymczasowo zatrzymując operacje.
Krok 3. Przechowuj plan awaryjny w bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu
W przypadku katastrofy nie pozwól, aby plan zapalił się lub został zmieciony przez powódź. Aby ułatwić dostęp w razie potrzeby, nie utrzymuj przechowywania plików planu w tajemnicy.
- Przechowuj plik planu i kopie w kilku miejscach, aby można było z nich korzystać tak szybko, jak to możliwe, gdy zajdzie taka potrzeba.
- Zachowaj kopię planu w innych miejscach niż oryginał. Powiedz niektórym upoważnionym osobom, jak uzyskać do niego dostęp.
Krok 4. Ustal regularny harmonogram przeprowadzania przeglądów
Ciągle zachodzą zmiany, przez co założenia, na których opiera się przygotowanie planu, tracą ważność. Ryzyko może być większe niż w momencie sporządzania planu.
- Zaangażuj kilka osób w opracowywanie i dostosowywanie planów. Na przykład: poproś nowych pracowników o wniesienie wkładu lub wprowadzenie ulepszeń z innej perspektywy.
- Porównaj wszystkie założenia przyjęte podczas sporządzania planu z aktualnymi danymi lub zleć sprawdzenie przez stronę trzecią. System kopii zapasowych na komputerze może przechowywać mniej danych, niż myślisz.
Porady
- Nie zapominaj o znaczeniu planu awaryjnego, aby go nie tworzyć!
- Opracuj plany awaryjne w różnych scenariuszach.
- Rozpocznij planowanie od utworzenia komitetu i wyznaczenia przewodniczącego. Wybierz ludzi, którzy mają umiejętności, narzędzia i wiedzę, aby każdy dział mógł opracować własne plany.
- Przeczytaj ponownie plany, które zostały sporządzone, aby znaleźć rzeczy, które zostały pominięte.
