Jeśli czujesz się przytłoczony codziennymi zadaniami, posiadanie harmonogramu pomoże Ci być bardziej produktywnym, wydajnym i zorganizowanym. Eksperymentuj z notatnikiem, terminarzem lub aplikacją, aby zarządzać swoim czasem, i trzymaj się metody, która Twoim zdaniem działa najlepiej. Upewnij się, że ustalasz realistyczne wyniki i ustalasz priorytety między odpowiedzialnością a czasem wolnym. Aby pozostać na dobrej drodze, spraw, aby planowanie stało się częścią swojej rutyny i nagradzaj się za każdym razem, gdy uda Ci się zaznaczyć zadanie na liście rzeczy do zrobienia.
Krok
Część 1 z 3: Tworzenie harmonogramu
Krok 1. Zapisz czas, w którym wykonujesz rutynowe czynności
Rejestruj czas, w którym przygotowujesz się rano, robisz poranne pranie, robisz zakupy, odpowiadasz na e-maile, wykonujesz prace domowe i wykonujesz inne rutynowe zadania. Przejrzyj go przez tydzień i zapisz go w notatniku, arkuszu lub aplikacji Notatnik.
- Śledząc swoją rutynę przez cały tydzień, będziesz w stanie oszacować czas, który musisz przeznaczyć na określone zadania.
- Może znajdziesz sposób, aby być bardziej produktywnym. Na przykład może się okazać, że spędziłeś 10 godzin grając w grę wideo i powinieneś poświęcić więcej czasu na naukę.
Krok 2. Spróbuj utworzyć harmonogram przy użyciu różnych narzędzi, od notatników przez agendy po aplikacje
Skorzystaj z różnych metod pisanych odręcznie lub cyfrowych podczas pierwszej konfiguracji harmonogramu. Jeśli chcesz zacząć od pustego arkusza, użyj notatnika lub aplikacji Notatnik. Jeśli chcesz użyć arkusza zawierającego datę i przedział czasowy, użyj aplikacji kalendarza lub kalendarza.
- Wybierz metodę, która Ci odpowiada. Jeśli nie lubisz papieru, skorzystaj z aplikacji cyfrowej. Jeśli pismo ręczne pomaga Ci się skoncentrować, użyj ołówka i notatnika.
- Będziesz wiedział, co lubisz, a czego nie, korzystając z harmonogramu. Kiedy znajdziesz właściwą metodę, używaj jej dalej. Zbierz wszystkie swoje zadania w jednym miejscu, niezależnie od tego, czy jest to notatnik, lista rzeczy do zrobienia, czy aplikacja.
Krok 3. W razie potrzeby zapisz datę i dzień
Jeśli data i dzień nie są dostępne na Twoim urządzeniu, po prostu wpisz je u góry strony harmonogramu. Użyj jednej strony tylko przez 1 dzień, aby móc skupić się na bieżącym zadaniu. W razie potrzeby zrób dodatkowe notatki.
- Wypisanie dni w harmonogramie pomoże Ci śledzić działania, które odbywają się w danym dniu, takie jak lekcje muzyki w poniedziałki i środy.
- Jeśli używasz zwykłego notatnika, skorzystaj z lewej strony, aby ustalić kolejność harmonogramu, a następnie zapisz swoje codzienne priorytety i inne notatki na prawej stronie.
Krok 4. Najpierw wprowadź zdefiniowane czynności
Lekcje, regularne spotkania i inne określone zadania tworzą zarys twojego harmonogramu. Zacznij od wypełnienia stałej kolumny aktywności, takiej jak „08.30 – Wprowadzenie do psychologii” lub „16.00 – Zajęcia jogi”.
- Jeśli korzystasz z czystego notatnika lub arkusza, umieść przedział czasu po lewej stronie strony, używając interwału czasowego co 30 minut. Ta metoda będzie bardzo pomocna. Przydziel każdemu przedział czasowy, aby było wystarczająco dużo miejsca na dodanie notatek pod zadaniem.
- Jeśli korzystasz z aplikacji do planowania lub harmonogramu, zazwyczaj dostępny jest przedział czasowy.
Część 2 z 3: Czas
Krok 1. Zrób listę rzeczy do zrobienia na osobnej kartce papieru
Łatwo jest uwzględnić rutynowe zadania, ale organizowanie pozostałego czasu nie jest. Zacznij od zapisania wszystkiego, czego potrzebujesz do wypełnienia, na czystej kartce papieru lub w nowym dokumencie na telefonie lub komputerze. wskaż priorytet zadania, wpisując cyfrę lub literę obok zadania.
- Na przykład wpisz 1 (lub A) obok najważniejszych zadań. Są to zadania, które musisz najpierw uwzględnić w swoim harmonogramie. Wpisz 2 (lub B) obok zadań o średnim priorytecie, a 3 (lub C) dla zadań o niskim priorytecie.
- Pisząc zadanie w swoim harmonogramie, możesz zaznaczyć obok niego poziom priorytetu lub po prostu dodać gwiazdkę lub wykrzyknik obok zadań o najwyższym priorytecie.
- Jeśli planujesz na tydzień, skorzystaj z tygodniowej listy rzeczy do zrobienia. Zapisz codzienne zadanie, jeśli chcesz ułożyć harmonogram na jeden dzień.
Krok 2. Zaplanuj najważniejsze zadania na czas, kiedy czujesz się najbardziej produktywny
Zacznij wypełniać swój harmonogram najważniejszymi zadaniami. Oszacuj, ile czasu zajmie ukończenie każdego zadania, i zaplanuj zadania o najwyższym priorytecie na czas, kiedy jesteś najbardziej pobudzony i wolny od rozpraszania się. Aby wyróżnić zadania o najwyższym priorytecie, dodaj gwiazdkę, podkreślenie lub wyróżnienie za pomocą Zakreślacza.
- Na przykład, jeśli czujesz się najbardziej produktywny rano, zaplanuj ważne projekty przed obiadem. Organizowanie plików i usuwanie wiadomości e-mail można zrobić później.
- Postaraj się rozsądnie oszacować czas. Nie próbuj odrabiać lekcji lub spotkania z klientem bardzo krótko, powiedzmy 30 minut, kiedy wiesz, że 1 godzina powinna być godziną.
- Po wpisaniu najważniejszych zadań czas na prostsze czynności, takie jak pranie czy zakupy.
Krok 3. Dołącz szczegóły, które pomogą Ci zapamiętać, co robić
Wprowadzając zadanie, podaj konkretne informacje, aby zapamiętać jego znaczenie. Jeśli robisz tylko krótkie notatki, takie jak „Spotkanie” lub „Wyszukaj dane”, trudno będzie Ci zapamiętać, co ono oznacza.
- Jeśli musisz wziąć udział w spotkaniu, podaj również godzinę, lokalizację i uczestników spotkania. Możesz także dodawać punktory do przypisań spotkań.
- Pamiętaj, że nie musisz pisać całego eseju do każdego zadania. Wystarczy wpisać wymagane dane, aby nie pomylić się podczas czytania.
Krok 4. Zapisz czas rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania
Bez względu na to, jakiego narzędzia używasz do planowania, aplikacji lub Notatnika, zapisywanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pomoże Ci utrzymać wszystkie codzienne czynności zgodnie z harmonogramem. Będziesz miał wyobrażenie o tym, jaki będzie Twój dzień jutro i gdzie będziesz o każdej porze.
- Na przykład, być może będziesz musiał dokonać przeglądu od 9:30 do 10:30, wziąć lekcje od 11:00 do 12:15, zjeść obiad o 12:30 i uczestniczyć w spotkaniach od 13:00 do 13:45.
- Zawsze pamiętaj, aby rozsądnie ustawić szacowany czas. Zwróć uwagę na notatki, które robisz podczas śledzenia przeszłości, aby móc dokładnie oszacować, ile czasu zajmie wykonanie zadania.
Krok 5. Znajdź czas na zabawę, rodzinę i relaks
Nie możesz być cały czas produktywny. Więc znajdź czas dla ludzi, których kochasz, spędzaj czas na zewnątrz i baw się dobrze. Jeśli jesteś typem osoby, która często zapomina o odpoczynku, ważne jest, aby uwzględnić przypomnienia o relaksie i dobrej zabawie.
Na przykład wprowadź wpisy takie jak „Wtorek, 18:30 – Kolacja z panią Raras i Tanayą (zakończ pracę 17:45!)” lub „Sobota, 12:00 – Zabierz Aurorę do parku”
Krok 6. Zostaw 25% swojego czasu bezczynności
Trudno będzie dopracować harmonogram, jeśli wypełnisz go wieloma zadaniami po kolei. Jeszcze lepiej, poświęć trochę czasu na radzenie sobie z przerwaniami lub opóźnieniami. Odstęp co najmniej 15 minut między każdym zadaniem to świetny sposób na uzupełnienie wszelkich zmian czasowych w planie.
- jeśli musisz gdzieś jechać, zawsze dodaj 10-15 minut (lub nawet więcej, w zależności od miejsca zamieszkania) na wypadek, gdybyś utknął w korku.
- Nawet jeśli się nie spóźnisz lub nie masz żadnych rozrywek, możesz wykorzystać nadmiar czasu na odpoczynek, ćwiczenia, a nawet wykonywanie dodatkowych zadań.
Część 3 z 3: Trzymanie się harmonogramu
Krok 1. Ustaw swój harmonogram o tej samej porze każdego dnia
Jeśli ustalisz harmonogram o określonej godzinie, ta czynność stanie się częścią Twojej codziennej rutyny. Możesz sprawdzić swoją listę rzeczy do zrobienia podczas porannej kawy lub poprzedniego wieczoru. Musisz tylko sprawić, by czynności związane z planowaniem stały się codziennym nawykiem.
Łatwiejsze może być zaplanowanie harmonogramu tygodniowego w niedzielę wieczorem, a następnie wprowadzenie poprawek i ustawienie harmonogramu dziennego każdego wieczoru lub rano
Krok 2. Zapisz swój harmonogram tam, gdzie możesz go zobaczyć
Niezależnie od tego, czy jest to Twój notatnik, lista rzeczy do zrobienia, czy aplikacja, zawsze upewnij się, że Twój harmonogram jest łatwy do noszenia. Jeśli rzadko dotykasz swojego harmonogramu, trudno ci będzie trzymać się tego celu czasowego.
- Jeśli korzystasz z aplikacji, zainstaluj i zsynchronizuj swoje konto ze wszystkimi używanymi urządzeniami elektronicznymi. Spróbuj użyć komputera stacjonarnego lub widżetu ekranu głównego, aby przypiąć zadania do głównego wyświetlacza urządzenia elektronicznego.
- Bardzo pomocne będzie zainstalowanie tablicy lub kalendarza w miejscu pracy. Zapisuj łatwe do zrozumienia informacje, takie jak ważne daty i cele tygodniowe.
Krok 3. Zaznacz ukończone zadania, aby utrzymać motywację
To proste, zaznaczenie obok wykonanego zadania to świetna zabawa. Wystawienie tych ocen przyniesie pewną satysfakcję, ponieważ udało Ci się osiągnąć postęp, starając się pozostać odpowiedzialnym.
Nie ma powodu do paniki, jeśli nie wykonasz wszystkich zadań. Jeśli wydarzy się coś nieoczekiwanego, zrewiduj harmonogram i nadaj mu priorytet następnego dnia
Krok 4. Nagradzaj się, gdy wykonasz wszystkie zadania
Gdy jest oczekiwana nagroda, zadania są łatwiejsze do wykonania, zwłaszcza te nudne. Na przykład, jeśli Twój dzień jest pełen prezentacji, spotkań i terminów, nagrodź się dodatkową przerwą, lodami lub inną prostą nagrodą.
Oprócz drobnego upominku w ramach uczczenia wykonania zadania przygotuj dla siebie duży prezent po pracowitym dniu. Ciesz się więcej czasu w wannie, grając w gry wideo, oglądając filmy lub wykonując ulubioną aktywność
Krok 5. Użyj aplikacji zwiększających produktywność, aby zablokować rozpraszanie uwagi
Jeśli masz tendencję do surfowania po Internecie lub uzyskiwania dostępu do mediów społecznościowych, pobierz aplikację taką jak StayFocused lub Focusbar. Tego rodzaju aplikacje blokują strony internetowe, które wyskakują i rozpraszają Cię w czasie przeznaczonym na pracę.
Jest to jeszcze bardziej przydatne, jeśli trzymasz telefon w kieszeni lub torbie zamiast na biurku. W ten sposób nadal możesz z niego korzystać, kiedy tylko tego potrzebujesz, ale stosunkowo wolny od rozpraszania uwagi, chowając go poza zasięgiem wzroku
Krok 6. Zaplanuj regularne przerwy, aby uniknąć zmęczenia
Napięty harmonogram bez przerw na odpoczynek będzie męczący, a nawet potencjalnie wywoła prokrastynację. Oczywiście nie możesz dać z siebie wszystkiego, jeśli traktujesz siebie w ten sposób. Zrób sobie wolne, aby praca była łatwiejsza do wykonania, jednocześnie odświeżając ciało i umysł.
- Na przykład dobrze jest wykorzystać weekend do załatwienia różnych spraw domowych. Jeśli jednak skosisz trawnik, zrobisz pranie i posprzątasz dom w sobotę, zaplanuj niedzielę na więcej odpoczynku.
- Każdej nocy zaplanuj czas relaksu na 1-2 godziny przed snem. Wykorzystaj ten czas, aby przeczytać zabawną książkę, zanurzyć się w wannie lub posłuchać relaksującej muzyki.
Porady
- Organizuj wszystkie swoje zadania w jednym harmonogramie, w Notatniku, zadaniach do wykonania lub w aplikacji. Będziesz zdezorientowany, jeśli różne zadania zostaną rozłożone w różnych harmonogramach.
- Zachowaj elastyczność, pisz ołówkiem i w razie potrzeby popraw swój harmonogram. Nie panikuj, gdy rzeczywistość nie idzie zgodnie z planem.
- Wykorzystaj pozostały czas. Zamiast chodzić do mediów społecznościowych, aby spędzić 15 minut przed spotkaniem, spróbuj wykonywać codzienne zadania na raty. Możesz także wykorzystać ten czas na zdrowe jedzenie, rozciąganie się lub szybki spacer.
- Uwzględnij w swoim harmonogramie możliwe rozpraszacze, ale postaraj się je obejść. Jeśli ktoś odwiedza Cię w pracy lub chcesz odebrać telefon, powiedz „Przepraszam, mogę pogadać tylko chwilkę” lub „Dzięki za pytanie, ale przepraszam, odpowiem później”.
- Nie zwlekaj! Zadania będą się nawarstwiać, jeśli będziesz je nadal ignorować, a Twój harmonogram będzie coraz trudniejszy do wykonania.
- Jeśli nie możesz pracować zgodnie z harmonogramem, nie zniechęcaj się. Zmień go trochę w zależności od okoliczności i staraj się trzymać go jak najwięcej.
