Na początku pisanie raportu o pracy może wydawać się trudne, ale w rzeczywistości jest łatwiejsze niż myślisz. Raporty z pracy są zwykle wykorzystywane do wyjaśnienia postępów w konkretnym projekcie lub przedstawienia wniosków i rekomendacji w określonych kwestiach w miejscu pracy. Aby łatwo napisać skuteczny raport z pracy, zacznij od rozważenia celu, odbiorców, badań i wiadomości. Przygotuj raport w formacie raportu biznesowego. Wprowadź poprawki, aby raport stał się skuteczny.
Krok
Część 1 z 3: Planowanie raportu z pracy
Krok 1. Określ cel i temat raportu
Czasami możesz zostać poproszony o złożenie raportu. Cel lub temat raportu zostanie najprawdopodobniej podany we wniosku. Jeśli nie masz pewności co do celu lub tematu, zastanów się, jaką wiadomość chcesz przekazać swoim czytelnikom. Możesz również wyjaśnić ze swoim przełożonym lub przełożonym.
Na przykład Twoim celem może być analiza problemu biznesowego, wyjaśnienie wyników projektu, nad którym pracujesz, lub przedstawienie przełożonemu zarysu postępów Twojej pracy
Krok 2. Wybierz ton i język, który odpowiada czytelnikowi
Rozważ wiedzę czytelnika i żargon, który zna. Kiedy piszesz raport, możesz używać żargonu i bardziej profesjonalnego języka niż podczas pisania dla publiczności.
- Kto przeczyta raport? Rozważ wszystkich czytelników, którzy mogą skorzystać z Twojego raportu.
- Jeśli twoje czytelnictwo jest niejednorodne, zapisz wszystkie informacje dla czytelnika, który ma najmniejszą wiedzę na temat tego, co piszesz. Używaj jednak nagłówków dla każdej sekcji, aby bardziej wykształceni czytelnicy mogli pominąć informacje, które uważają za niepotrzebne. Możesz także napisać określone sekcje, aby skierować się do określonych grup czytelników.
Krok 3. Zbierz dane i materiały pomocnicze, jeśli takie istnieją
Uwzględnij materiał, którego użyłeś jako podstawę swoich wniosków lub rekomendacji. Do tych materiałów będziesz się odwoływać podczas przygotowywania raportu. Może być również konieczne zamieszczenie tych materiałów w załączniku do raportu. Poniżej przedstawiamy rodzaje materiałów, które możesz uwzględnić podczas przygotowywania raportu:
- Informacje finansowe
- Diagram
- Wykres
- Informacja statystyczna
- Ankieta
- Ankieta
- Wyniki wywiadów z ekspertami, współpracownikami, klientami itp.
Krok 4. Sprawdź swoje postępy, jeśli piszesz raport z postępów
Zamiast tego przedstaw w zarysie pracę, którą wykonałeś, pracę, którą wykonasz i czy praca była zgodna z początkowym celem. Pomyśl o raporcie jako odpowiedzi na pytania, jakie ludzie mogą mieć na temat twojego projektu. Poniżej znajdują się pytania, na które powinieneś odpowiedzieć w raporcie:
- Czy zmienił się zakres prac?
- Jaką pracę wykonałeś od ostatniego raportu?
- Jaką pracę wykonasz?
- Czy Twój projekt zostanie ukończony na czas? Jeśli nie, dlaczego?
- Z jakim problemem się spotkałeś i jak go rozwiązałeś?
- Jakie lekcje nauczyłeś się w tym miesiącu?
Krok 5. Opisz informacje, które powinieneś zawrzeć w raporcie
Napisz zarys swojego pomysłu jako przewodnika. Podczas tworzenia konspektu opracuj nagłówki raportów, które pomogą uporządkować to, co masz do powiedzenia. Ten zarys nie musi być schludny ani dobrze napisany, ponieważ tylko Ty będziesz go używać.
- Ogólnie rzecz biorąc, raport zaczyna się od wyjaśnienia wyników, wniosków lub zaleceń. Następnie wyjaśnij, w jaki sposób doszedłeś do tego wniosku i swój sposób myślenia, jeśli to możliwe.
- Jeśli zamierzasz wyciągnąć kontrowersyjny wniosek lub zalecenie, wyjaśnij swój proces i rozumowanie, aby czytelnik zrozumiał przyczyny twoich wniosków i zaleceń.
Część 2 z 3: Sporządzenie raportu z pracy
Krok 1. Użyj okładki lub strony tytułowej
Strona tytułowa powinna zawierać w osobnym wierszu nazwę raportu, a następnie datę złożenia. W trzecim wierszu wpisz nazwiska wszystkich autorów raportu. Następnie wpisz nazwę organizacji w czwartym wierszu.
- W niektórych przypadkach możesz dołączyć list motywacyjny wyjaśniający, dlaczego piszesz raport, co się w nim znajduje i co dalej. Ten rodzaj listu jest powszechnie używany, gdy proces pisania raportu trwa długo lub autor uważa, że czytelnik potrzebuje dodatkowych wyjaśnień przed zagłębieniem się w raport.
- W przypadku raportów z postępów napisz swoje imię i nazwisko, nazwę projektu, datę i okres raportowania na stronie tytułowej. Napisz je w różnych liniach. Możesz oznaczyć każdy wiersz słowami, takimi jak „nazwa”, „nazwa projektu”, „data” i „okres raportu”. Możesz również pisać informacje o tych rzeczach bez etykiet.
- Zapytaj swojego szefa, czy są jakieś konkretne zalecenia dotyczące raportu z pracy. Rekomendacje te są najlepszym źródłem materiału do przygotowania raportów.
Krok 2. Utwórz streszczenie zawierające kluczowe informacje
Dołącz swoje wnioski, uzasadnienia i rekomendacje. Czytelnik zrozumie kluczowe punkty raportu bez konieczności czytania go w całości. Nie musisz wchodzić w zbyt wiele szczegółów, ale czytelnik powinien zrozumieć opis twojego raportu. Streszczenie powinno mieć od pół do jednej strony.
- Nie musisz streszczać całego raportu. Skoncentruj się na ważnych pomysłach w raporcie, takich jak główna rekomendacja lub wniosek.
- Jeśli piszesz raport o postępach, pomiń tę sekcję.
Krok 3. Utwórz spis treści
Wymień wszystkie nagłówki sekcji raportu i ich numery stron. Ta lista ułatwi czytelnikom korzystanie z raportu i znajdowanie potrzebnych im informacji.
- Użyj nagłówków i nagłówków dla każdej sekcji, aby raport był czytelny.
- Jeśli piszesz raport z postępów, zwykle nie musisz tworzyć spisu treści, chyba że poprosi Cię o to szef. Dołącz jednak tytuł i nagłówek do każdej sekcji, aby raport był łatwy do odczytania.
Krok 4. Napisz wstęp, aby dać wyobrażenie o swoim raporcie
Powiedz czytelnikowi, dlaczego napisałeś raport. Podsumuj kontekst raportu i wyjaśnij swój cel. Wskaż pytania, na które odpowiesz w raporcie lub problemy, które rozwiążesz. Opisz zakres i organizację raportu.
- Wprowadzenie nie musi być długie. Pisz jasno i konkretnie, aby czytelnicy znali kontekst i cel bez konieczności czytania zbyt długiego wyjaśnienia.
- Napisz 2-4 akapity na wprowadzenie.
- W przypadku sprawozdania z postępu wystarczy część wprowadzająca składająca się z 1-2 akapitów. Wstęp powinien podsumować Twój projekt i cele. Możesz również wspomnieć o wykonanej pracy i kolejnych planach.
Krok 5. Wyjaśnij wyniki lub wnioski, o których wspomniałeś
Przedstaw wszelkie przeprowadzone przez siebie badania lub oceny dotyczące projektu. Napisz dyskusję i interpretację wyników oraz ich związek z tematem raportu.
- Ogólnie rzecz biorąc, ta sekcja składa się z akapitu wprowadzającego i listy twoich wniosków.
- Wniosek można napisać tak: „1. Populacja się starzeje, więc ryzyko zdrowotne naszych klientów rośnie”.
- Jeśli piszesz raport z postępów, nie masz żadnych wyników ani wniosków. Zapisz osiągnięcia lub pracę, którą wykonałeś po wprowadzeniu. W tej sekcji możesz napisać 2-4 akapity. Zazwyczaj jednak wystarczy lista. Napisz: „Podniosłem 200 000 000 IDR na wynajem namiotów festiwalowych”, „Podpisałem umowę z firmą Party Planning Company na zaplanowanie festiwalu” i „Przeprowadziłem ankietę wśród 1500 mieszkańców w celu zebrania opinii publicznej”.
Krok 6. Podaj zalecenia dotyczące przyszłych kroków
Rekomendacje powinny wyjaśniać, co wydarzy się w przyszłości. Opisz, jaki problem można rozwiązać za pomocą twojego rozwiązania i jak odnosi się on do wyciągniętego wniosku. Po napisaniu wyjaśnienia, wymień zalecenia według numerów. Każde zdanie zaczynaj od czasownika. Zrób listę rekomendacji i zacznij od najważniejszych.
- Na przykład możesz napisać „1. Zapewnij pracownikom szkolenia z resuscytacji krążeniowo-oddechowej”.
- Jeśli piszesz raport z postępów, powinieneś sporządzić listę zadań lub celów, nad którymi będziesz pracować/osiągnąć w następnym okresie. Na przykład możesz napisać „Znajdź sprzedawcę na festiwal”, „Określ projekt festiwalu” i „Zamów plakat promocyjny”.
Krok 7. Omów proces i ramy leżące u podstaw wniosku
Opisz podejście zastosowane do analizy tematu, zagadnienia lub problemu. Przejrzyj swoje ustalenia, a następnie wyjaśnij, w jaki sposób zostały wykorzystane jako podstawa zaleceń. Podziel dyskusję na sekcje. Tytułuj sekcje zgodnie z ich zawartością.
- Ta sekcja zawiera również dłuższą dyskusję na temat badań i ewaluacji.
- Powinna to być najdłuższa sekcja w Twoim raporcie.
- Jeśli piszesz raport o postępach, możesz pominąć tę sekcję. Możesz go zastąpić sekcją o wąskich gardłach podczas pracy nad projektem i o tym, jak je pokonać. Możesz napisać: „Wielu mieszkańców nie zwraca ankiet, ponieważ nie są dostarczane z opłaconą przesyłką pocztową. Następnie uwzględnimy opłaconą opłatę pocztową lub udostępnimy opcję cyfrowej ankiety”.
Krok 8. Wymień referencje, których użyłeś do przygotowania raportu
Odniesienia mogą mieć formę artykułów w czasopismach, wiadomości, wywiadów, ankiet, kwestionariuszy, ustaleń statystycznych i innych powiązanych informacji. Przytocz te odniesienia na końcu raportu. Nadaj mu tytuł „Bibliografia”.
- Jeśli nie zostaniesz poproszony o użycie określonego stylu cytowania, użyj formatu APA w raportach biznesowych.
- Pomiń ten krok, jeśli przygotowujesz raport z postępów.
Krok 9. Dołącz załączniki do materiałów, takich jak ankiety, kwestionariusze lub e-maile
Nie każdy raport wymaga załącznika. Możesz jednak dołączyć je, jeśli chcesz dostarczyć cytowany materiał lub dodatkowe informacje, które mogą ułatwić im zrozumienie tematu lub ustaleń. Oznacz każdy załącznik inną literą.
- Na przykład możesz mieć „Dodatek A”, „Dodatek B” i „Dodatek C”.
- Jeśli piszesz raport z postępów, nie musisz dołączać tej sekcji.
Krok 10. Napisz krótki wniosek podsumowujący wszystkie swoje odkrycia lub postępy
Być może nie będziesz musiał pisać konkluzji, ale konkluzja może podkreślić twoje wysiłki. Podsumuj 3-4 zdania, aby podsumować wszystkie informacje, które przedstawiłeś w raporcie.
Możesz napisać: „Projekt planowania festiwalu sztuki został zrealizowany zgodnie z planem. Zrealizowaliśmy 90% działań planistycznych i przeszliśmy do procesu zakupu materiałów. Obecnie projekt nie napotyka na żadne przeszkody, ale zajmiemy się wszelkimi problemami, które mogą pojawić się w przyszłości.”
Część 3 z 3: Pisanie skutecznych raportów
Krok 1. Użyj wyraźnego tytułu, aby raport był łatwy w użyciu
Tytuł powinien być jasny, a nie pełny. Patrząc na tytuł, czytelnik powinien natychmiast zrozumieć, o czym jest Twój raport.
- Tytuły, których możesz potrzebować, to: Wprowadzenie, Praca ukończona, Cel następnego okresu, Bariery i rozwiązania oraz Podsumowanie.
- Utwórz tytuł zgodny z informacjami w raporcie.
- W przypadku raportów z postępów Twoimi czytelnikami mogą być przełożeni, zespoły lub klienci.
Krok 2. Używaj prostego, nieskomplikowanego języka do przekazywania pomysłów
Sprawozdania z pracy nie wymagają skomplikowanych słów i kwiecistych zdań. Musisz tylko przekazać czytelnikowi ważne punkty. Przekaż pomysły za pomocą najprostszych możliwych słów i przejdź do sedna pomysłu.
Napisz: „Przychody wzrosły o 50% w czwartym kwartale” zamiast „Przychody wzrosły o 50% i sprawiły, że zarobki w czwartym kwartale były znakomite”
Krok 3. Użyj zwięzłego pisania, aby raport był zwięzły
Zbyt długie pisanie to tylko strata czasu dla Ciebie i czytelnika. Wyeliminuj niepotrzebne słowa i przejdź od razu do sedna swojej wypowiedzi.
- Niektóre raporty z pracy są naturalnie długie, ponieważ zawierają dużo informacji. Jednak sposób, w jaki to piszesz, powinien pozostać zwięzły.
- Lepiej jest napisać „Sprzedaż wzrosła w ostatnim kwartale po tym, jak pracownicy przeprowadzili marketing telefoniczny”, zamiast „Przychody gwałtownie wzrosły w ostatnim kwartale, ponieważ nasi utalentowani i oddani sprzedawcy reklamowali potencjalnych klientów przez telefon, aby zachęcić ich do zakupu. więcej produkty."
Krok 4. Przedstaw idee używając obiektywnego i pozbawionego emocji języka
Zapisz fakty i pozwól czytelnikom budować własne wnioski w oparciu o obiektywny punkt widzenia. Możesz wydawać zalecenia, jak poradzić sobie z konkretnym problemem, ale nie próbuj prowokować emocji czytelnika do przekonania go. Pozwól czytelnikom budować pomysły i decyzje w oparciu o obiektywną perspektywę.
Zamiast pisać: „Niezadowoleni pracownicy zwykle nie mają morale, więc biuro wydaje się bezduszną maszyną”, możesz napisać: „Pracownicy o stosunkowo niskiej produktywności mówią, że czują się nieszczęśliwi”
Krok 5. Nie używaj nieformalnego języka i słów „ja” lub „ja”
Możesz być w stanie użyć słowa „ja” w raporcie z postępów, jeśli sam pracujesz nad projektem. W przeciwnym razie nie używaj słowa „ja” lub bardzo nieformalnych słów w sprawozdaniach z pracy. Możesz jednak użyć słowa „ty”, kierując określone zdania do grupy docelowej.
Używaj profesjonalnego języka w raportach
Krok 6. Przeczytaj ponownie raport, aby upewnić się, że nie ma błędów
Błędy gramatyczne i ortograficzne obniżą reputację profesjonalizmu raportu. Przeczytaj go ponownie, aby upewnić się, że nie ma błędów ortograficznych, złych fraz lub niewłaściwych wyborów słów. Byłoby lepiej, gdybyś mógł ponownie przeczytać raport dwa razy.
- Jeśli to możliwe, poproś kogoś innego o przeczytanie raportu, ponieważ czasami może być trudno znaleźć w sobie błędy.
- Jeśli masz czas, zostaw raport na 24 godziny przed ponownym przeczytaniem.
Porady
- Po napisaniu pierwszego raportu z pracy wykorzystaj go jako szablon dla kolejnych raportów.
- Twoje miejsce pracy może mieć szablon raportu z pracy. Zapytaj swojego przełożonego, czy możesz skorzystać z szablonu biura.
- Jeśli możesz to zrobić, użyj istniejącego formatu raportu pracy organizacji, dla której pracujesz. Sprawdź pliki w biurze lub poproś przełożonego lub współpracownika o kopię raportu.
