Raporty biznesowe są jednym z najskuteczniejszych środków komunikacji w dzisiejszym świecie biznesu. Korzyści z raportów biznesowych jest wiele. Firmy lub osoby fizyczne mogą wykorzystywać raporty biznesowe do podejmowania ważnych decyzji. Jeśli chcesz napisać dobry raport biznesowy, dowiedz się, jak i zrozum cel pisania raportu.
Krok
Część 1 z 2: Zdecyduj, jaki rodzaj raportu biznesowego chcesz napisać
Krok 1. Wykorzystaj raporty biznesowe do przekazywania pomysłów
Raport ten nosi nazwę „raport uzasadniający/zalecający”. Możesz użyć tego raportu, aby podzielić się pomysłami ze swoim menedżerem lub dyrektorem. Zazwyczaj będziesz musiał przygotować podsumowanie i treść raportu. Podsumowanie to sposób przekazywania pomysłów. Treść zawiera informacje o korzyściach, kosztach, ryzyku i inne informacje związane z Twoim pomysłem.
Na przykład chcesz kupić drukarkę dla swojego oddziału. Aby przekonać kierownika, że drukarka jest naprawdę potrzebna, przygotuj raport uzasadniający/rekomendacyjny dotyczący formalnego złożenia wniosku o zakup drukarki do kierownictwa
Krok 2. Przedstaw ryzyka towarzyszące możliwości biznesowej
„Raporty z dochodzeń” pomagają decydentom rozważyć ryzyko, z którym muszą się zmierzyć, gdy chcą podjąć określone działania, tak aby kierownictwo było w stanie przewidzieć niezamierzone skutki. Niniejszy raport składa się ze wstępu, treści i zakończenia. Przedmowa zawiera ważne informacje dotyczące badanego problemu. Ciało zawiera wyjaśnienie faktów i wyniki śledztwa. Wniosek zawiera podsumowanie raportu.
Na przykład firma farmaceutyczna X chce współpracować z firmą farmaceutyczną Y, która ma problem. Firma X nie chce współpracować z firmami, które obecnie mają lub miały problemy finansowe. Dlatego firma X poszukuje pełnych informacji o firmie Y, a następnie przygotowuje raport śledczy w celu omówienia danych finansowych firmy Y z dyrektorem finansowym
Krok 3. Przedstaw informacje o zgodności agencjom rządowym
Ten raport, powszechnie nazywany „raportem zgodności”, jest przydatny do wykazania odpowiedzialności korporacyjnej poprzez udowodnienie agencjom rządowym (miejskim, wojewódzkim, centralnym itp.), że kierownictwo działa zgodnie z obowiązującymi przepisami/regulacjami i zarządza finansami zgodnie z procedurami. Niniejszy raport składa się ze wstępu, treści i zakończenia. Przedmowa zawiera wyjaśnienie głównych tematów poruszonych w raporcie. Bagażnik zawiera dane, fakty i inne informacje, które agencje rządowe muszą znać. Wniosek zawiera podsumowanie raportu.
Na przykład rada dyrektorów rządowego zakładu ubezpieczeń musi przedstawić ministrowi finansów, że zarządzanie firmą jest prowadzone zgodnie z przepisami ustawowymi i wykonawczymi obowiązującymi w 2019 r. W tym celu rada dyrektorów przygotowuje coroczny raport zgodności prezentujący działalność firmy w 2019 roku
Krok 4. Przedstaw wykonalność proponowanego pomysłu lub projektu
Raport zawierający wyjaśnienie w celu ustalenia, czy pomysł został zaakceptowany, czy odrzucony, nazywany jest „raportem wykonalności”. Niniejszy raport składa się z podsumowania i treści. Podsumowanie zawiera pomysły, a ciało przedstawia korzyści, możliwe problemy, koszty i inne kwestie związane z proponowanym pomysłem. Kierownictwo może wykorzystać raport wykonalności, aby odpowiedzieć na następujące pytania:
- Czy ten projekt można zrealizować w ramach budżetu finansowego?
- Czy ten projekt jest opłacalny?
- Czy ten projekt można zrealizować zgodnie z ustalonym harmonogramem?
Krok 5. Przedstaw wyniki badań uzyskane w ramach badania
„Raport z badań” przedstawia wyniki szczegółowego badania bardzo konkretnego zagadnienia lub problemu. Niniejszy raport składa się ze streszczenia (streszczenia), przedmowy, zastosowanych metod, wyników badań, wniosków i sugestii. Sporządzając raport, musisz poinformować o wynikach badań, które są wykorzystywane jako referencje.
Na przykład kierownictwo chce przeprowadzić badanie obejmujące cały personel, aby zdecydować, czy konieczne jest zakazanie pracownikom palenia w stołówce firmowej. Osoba prowadząca badanie napisze raport z wyników badań
Krok 6. Pomóż firmie ulepszyć jej zasady, produkty lub procedury poprzez stały nadzór
Następnie przygotuj „raport okresowy”, który jest pisany w określonych przedziałach czasowych, np. tygodniowy, miesięczny, kwartalny itp. Raport ten przedstawia poziom efektywności firmy, zysk/stratę i inne dane za pewien okres.
Na przykład właściciel apteki poprosi sprzedawcę o przedstawienie miesięcznego raportu sprzedaży co 3 dzień następnego miesiąca
Krok 7. Dostarcz raport w określonych sytuacjach
W przeciwieństwie do raportów okresowych, „raporty sytuacyjne” są pisane z myślą o konkretnych potrzebach, takich jak zwykłe dostarczanie informacji na spotkaniach lub raportowanie o wysiłkach związanych z radzeniem sobie z klęskami żywiołowymi. Niniejszy raport składa się ze wstępu, treści i zakończenia. Wprowadzenie zawiera wyjaśnienie zgłoszonych zdarzeń oraz krótki przegląd zagadnień poruszanych w treści raportu. Na zakończenie wyjaśnij rozwiązania, które zostały i będą realizowane.
Na przykład gubernator prosi burmistrza o przedstawienie raportu sytuacyjnego po wystąpieniu huraganu na obszarze, za który odpowiada
Krok 8. Przedstaw kilka rozwiązań, aby rozwiązać problem
„Raport porównawczy” przedstawia kilka opcji rozwiązań dotyczących podejmowania decyzji. Zgodnie z jej przeznaczeniem autor zaleca kilka działań, które należy podjąć. Niniejszy raport składa się ze wstępu, treści i zakończenia. Przedmowa wyjaśnia cel napisania raportu. Tułów wyraża aktualną sytuację lub problem wraz z kilkoma opcjami rozwiązania. Wniosek zawiera najlepsze rozwiązanie.
Na przykład firma motoryzacyjna chce wybudować fabrykę w Azji. Pisząc raport porównawczy, wymień maksymalnie 3 kraje zgodnie z potrzebami firmy i zaproponuj najlepszą lokalizację w podsumowaniu
Część 2 z 2: Pisanie raportu biznesowego
Krok 1. Określ cel napisania i sformatuj raport
Zadaj sobie pytanie, dlaczego chcesz napisać raport biznesowy. Wybierz rodzaj raportu z powyższej listy zgodnie z celami do osiągnięcia.
- Bez względu na powód, upewnij się, że cele są krótkie i jasne. Czytelnicy raportu są zdezorientowani, jeśli formułowanie celów jest zbyt rozwlekłe, tak że wiarygodność raportu jest wątpliwa.
- Na przykład Twój dział potrzebuje dodatkowych środków promocyjnych. Pisząc raport, skup się na aktualnie dostępnym budżecie promocyjnym i przedstaw skuteczny plan pracy, aby jak najlepiej wykorzystać dodatkowe środki.
Krok 2. Weź pod uwagę odbiorców, którzy będą czytać raport
Czytelnicy raportów mogą pochodzić spoza firmy (nie pracowników) lub z firmy. Pisząc raport, zastanów się, jak dobrze czytelnik rozumie lub ma informacje na temat omawianego zagadnienia. Zastanów się również, na ile przydatne będą dla czytelnika informacje przedstawione w raporcie.
- Ktokolwiek przeczyta raport, aspekt finansowy jest zawsze najwyższym priorytetem dla kierownictwa lub klientów.
- Na przykład chcesz wdrożyć program podziału pracy w swoim oddziale. W tym celu będziesz musiał napisać raport biznesowy, który zostanie przeczytany przez dyrektora personalnego, dyrektora operacyjnego i dyrektora generalnego. Rozważ możliwość, że już wiedzą o programie, abyś mógł podać odpowiednie informacje w raporcie. Jeśli kierownictwo nigdy nie omawiało programu dzielenia się pracą, Twój raport jest pouczający i użyteczny. Jeśli firma już zaplanowała ten program, Twój raport będzie nieskuteczny i mniej przekonujący.
Krok 3. Określ, czego należy się nauczyć
Najtrudniejszym krokiem podczas przygotowywania raportu biznesowego jest niepisanie. Najtrudniejsze jest wyciąganie wniosków i gromadzenie danych pomocniczych. Będziesz musiał posiadać szeroki zakres umiejętności, na przykład zbieranie danych i analizowanie rynku. Co Ty i kierownictwo musicie wiedzieć, aby móc podejmować świadome decyzje dotyczące tematów poruszonych w raporcie?
Krok 4. Zbierz odpowiednie dane, aby napisać raport
Upewnij się, że dane pomocnicze, które podajesz, są wynikiem badań. W przeciwnym razie możesz stracić wiarygodność. Gromadzenie danych zależy również od rodzaju sporządzanego raportu. Upewnij się, że używasz danych, które są dokładne i odpowiednie do celu napisania raportu.
- Dane ze źródeł wewnętrznych zwykle zbiera się szybciej. Na przykład dane dotyczące sprzedaży produktów można uzyskać telefonicznie z działu sprzedaży. Dzięki temu dane są natychmiast odbierane i umieszczane w raporcie.
- Dane zewnętrzne można uzyskać od firmy. Jeśli inne działy zebrały i przeanalizowały dane konsumenckie, poproś o nie, abyś nie musiał przeprowadzać własnych badań. Potrzebne dane muszą być dostosowane do dziedziny biznesu, ale autorzy raportów biznesowych zwykle nie muszą najpierw przeprowadzać badań.
- Na przykład, jeśli chcesz napisać raport z uzasadnieniem/rekomendacją, zrób kilka badań, aby poznać korzyści z przedstawionych pomysłów, a następnie umieść wyniki badań w raporcie.
Krok 5. Zdecyduj, jak ustrukturyzować raport przed napisaniem
Na tę decyzję ma wpływ cel napisania raportu. Na przykład, jak przygotować raport zgodności i raport wykonalności są różne. Zacznij pisać, kiedy możesz dowiedzieć się, jak skompilować raport.
- Posortuj dane pomocnicze na kilka grup. Raporty biznesowe zwykle zawierają mnóstwo danych i informacji. Podział danych na grupy jest kluczem do udanego napisania dobrego raportu biznesowego. Na przykład przedstaw dane sprzedaży oddzielnie od danych klientów i dołącz tytuł dla każdego podsumowania danych.
- Kompiluj raporty, sortując dane podsumowujące według tytułu, aby były łatwe do odczytania i zrozumienia. Przedstawione dane mogą zatem wspierać główny cel napisania raportu.
- Czasami musisz poczekać, aż ktoś inny przeanalizuje lub wprowadzi dane. Podczas oczekiwania możesz przetworzyć cały zestaw danych.
Krok 6. Wyciągnij wnioski i podawaj konkretne sugestie
Upewnij się, że wyciągasz logiczne wnioski z danych zawartych w raporcie. Wyjaśnij działania, które należy podjąć na podstawie tych wniosków.
Za każdym proponowanym rozwiązaniem muszą towarzyszyć konkretne, mierzalne działania. Opisz wszelkie zmiany w opisie stanowiska, harmonogramie lub przydziale funduszy potrzebnych do wdrożenia nowego planu pracy. Zadbaj o to, aby Twoje sugestie były poparte danymi, które dowodzą, że kierownictwo jest w stanie osiągnąć cele poprzez wdrożenie przedstawionych w raporcie rozwiązań
Krok 7. Przygotuj streszczenie
To podsumowanie będzie pierwszą stroną raportu biznesowego, ale napisane jest na samym końcu. Streszczenie jest sposobem przedstawienia wyników badania i wniosków, aby dać wgląd w treść raportu, jeśli ktoś nie ma czasu na przeczytanie go do końca. Jako ilustracja streszczenie jest jak zwiastun filmu lub streszczenie pracy dyplomowej.
Ten raport nazywa się streszczeniem, ponieważ zajęci dyrektorzy mogą tylko czytać to streszczenie. Przekaż ważne informacje przełożonym w 200-300 słowach w formie streszczenia. Mógłby czytać dalej, gdyby chciał poznać szczegóły
Krok 8. Wykorzystaj infografiki do przekazania konkretnych danych
Czasami musisz podać dane ilościowe za pomocą wykresów lub wykresów. Prezentuj dane w różnych kolorach, aby były bardziej atrakcyjne i łatwe do zrozumienia. Używaj wypunktowań, numerów sekwencyjnych lub tabel, aby ułatwić odczytywanie danych. Ten krok sprawia, że prezentacja danych wygląda inaczej, aby pokazać ich znaczenie.
- Zazwyczaj obrazy sprawiają, że raporty biznesowe wyglądają bardziej atrakcyjnie. Raporty wydają się monotonne, jeśli zawierają tylko tekst i liczby. Przedstaw trafne i przydatne infografiki, ale nie przesadzaj.
- Zapisz informacje w polach na stronie, która jest prawie w całości tekstem, bez tabel lub liczb. Strony z pełnym tekstem bywają nudne. Podsumowanie ważnych informacji może być przedstawione w ramce.
Krok 9. Wymień źródła informacji
W zależności od rodzaju badań, które prowadzisz, może być konieczne podanie dostawcy informacji. W raporcie biznesowym bibliografia lub strona źródłowa ma na celu dostarczenie czytelnikowi informacji, jeśli chce on sprawdzić lub poszukać innych danych.
Używaj prawidłowego formatu, umieszczając cytaty w raportach według rodzaju działalności
Krok 10. Sprawdź raport 2 razy
Nie wydajesz się poważny, gdy zgłaszasz jakiekolwiek błędy ortograficzne lub gramatyczne. Błędy te stawiają pod znakiem zapytania wiarygodność twojego badania. Ponadto przedstaw jasne i jednoznaczne informacje.
- Na przykład nie używaj słów, które są trudne do zrozumienia lub zdań, które są zbyt długie.
- Unikaj różnorodnych rozmów.
- Jeśli czytelnik raportu jest w tej samej branży, możesz użyć żargonu lub terminów technicznych, ale nie przesadzaj.
- Zwykle raporty biznesowe są pisane przy użyciu głosu pasywnego. Ten raport jest jednym z przykładów, który pokazuje, że pisanie przy użyciu zdań pasywnych jest lepsze niż aktywnych.
- Podczas sprawdzania raportów błędy mogą zostać przeoczone, ponieważ sam wpisałeś. Niech wspierający współpracownik przeczyta Twój raport, a następnie poproś o opinię. O wiele lepiej poznać błędy od współpracowników niż od przełożonych. Skorzystaj z wkładu innych osób, aby ulepszyć raporty, biorąc pod uwagę sugestie.
Krok 11. Utwórz spis treści
Napisz raport biznesowy zgodnie z oficjalnym formatem, tworząc spis treści, który jest przydatny jako odniesienie podczas wyszukiwania określonej strony. Uwzględnij numery stron każdej sekcji raportu w spisie treści, w szczególności streszczenie i podsumowanie.
Krok 12. Czas na oprawę raportu
Najlepszym sposobem na ulepszenie raportu, który zapewnia przydatną pełną recenzję, jest jak najlepsze zszycie go, na przykład za pomocą spirali, segregatorów lub tekturowych okładek. Dzięki temu raport wygląda schludnie i atrakcyjnie, aby inni chcieli go przeczytać do końca.
