Potrzebujesz napisać dobry, bezbłędny profesjonalny list? Większość listów biznesowych ma ustalony, łatwy do nauczenia format, który można zastosować do dowolnego rodzaju treści. Listy biznesowe powinny zawsze zawierać datę, informacje o nadawcy i odbiorcy oraz kilka akapitów treści. Postępuj zgodnie z poniższymi krokami i dokonaj modyfikacji zgodnie ze standardami Twojej firmy.
Krok
Część 1 z 4: Rozpoczęcie listu
Krok 1. Poznaj format
Bez względu na treść Twojego listu, istnieje kilka standardowych prezentacji listów biznesowych do naśladowania. Listy biznesowe należy pisać i pisać zwykłą czcionką, taką jak Arial lub Times New Roman. Używaj akapitów blokowych. Oznacza to, że rozpoczynasz nowy akapit, naciskając dwukrotnie klawisz Enter. W akapitach blokowych nie rób wcięcia pierwszego wiersza.
- Użyj marginesu 2,54 cm ze wszystkich stron.
- Listy biznesowe wysyłane pocztą elektroniczną również powinny być pisane zwykłą czcionką. W e-mailach biznesowych nie używaj skryptów ani kolorów innych niż czarno-biały.
Krok 2. Wybierz odpowiedni rodzaj papieru
Listy muszą być wydrukowane na papierze A4 o wymiarach 21 x 29,7 cm lub A4 o wymiarach 21,5 x 29,7 cm. Kilka długich listów lub umów można wydrukować na papierze F4 lub folio 21 x 33 cm.
Jeśli list będzie wysłany pocztą, rozważ wydrukowanie go na papierze firmowym. Użycie papieru firmowego wzmocni profesjonalne wrażenie i zapewni logo firmy oraz dane kontaktowe
Krok 3. Dołącz informacje o swojej firmie
Wpisz nazwę i adres firmy i zaznacz każdą część adresu nowym wierszem. Jeśli jesteś osobą samozatrudnioną lub niezależnym wykonawcą, umieść swoje imię i nazwisko w miejscu nazwy firmy lub nad nazwą firmy
- Jeśli Twoja firma ma już papier firmowy, możesz go użyć zamiast wpisywać nazwę i adres firmy.
- Jeśli adres wymaga wpisania, należy go wyrównać do prawej lub lewej strony górnej części strony, w zależności od preferencji użytkownika i firmy.
- Jeśli list jest wysyłany za granicę, wpisz nazwę swojego kraju wielkimi literami.
Krok 4. Wprowadź datę
Zapisanie pełnej daty to najbardziej profesjonalna opcja. Na przykład wpisz „1 kwietnia 2012”. Datę należy wyrównać do lewej, kilka wierszy powyżej informacji o odbiorcy.
Jeśli piszesz list w ciągu kilku dni, użyj daty jego wypełnienia
Krok 5. Dodaj informacje o odbiorcy
Wpisz informacje o odbiorcy w następującej kolejności: imię i nazwisko, tytuł (jeśli istnieje), nazwa firmy i adres. Użyj nowej linii dla każdej informacji. W razie potrzeby dołącz numer referencyjny. Informacje o odbiorcy należy wyrównać do lewej, kilka wierszy poniżej daty.
Zalecamy zaadresowanie listu do konkretnej osoby. W ten sposób zainteresowana osoba będzie mogła odpowiedzieć na Twój list. Jeśli nie znasz nazwiska osoby, do której się zwracasz, poszukaj informacji. Zadzwoń pod numer telefonu firmy odbiorcy, aby uzyskać imię i nazwisko oraz tytuł
Krok 6. Wybierz powitanie
Powitanie jest ważnym wskaźnikiem szacunku, a użyte powitanie będzie zależeć od tego, kto je otrzymuje, od tego, czy dobrze znasz odbiorcę, a także od tego, jak formalne są twoje relacje z nim. Rozważ następujące opcje:
- Użyj „Do kogo to może dotyczyć” tylko wtedy, gdy nie wiesz dokładnie, do kogo się zwracasz.
- Jeśli nie znasz odbiorcy, „Szanowny Panie/Pani” jest bezpieczną opcją.
- Możesz również użyć pełnego imienia i nazwiska oraz tytułu odbiorcy, na przykład „Drogi doktorze Dewi Sari”.
- Jeśli dobrze znasz odbiorcę i utrzymujesz z nim nieformalną relację, możesz rozważyć użycie imienia, na przykład „Droga Zuzanno”.
- Jeśli nie masz pewności, jakiej płci jest obdarowany, po prostu wpisz pełne imię i nazwisko, na przykład „Drogi Kris Damanik”
- Nie zapomnij wstawić przecinka po powitaniu lub średnika, jeśli używasz „Do kogo to może dotyczyć”.
Część 2 z 4: Komponowanie treści listu
Krok 1. Użyj odpowiedniego stylu pisania
Zgodnie z przysłowiem czas to pieniądz, a większość ludzi biznesu nie lubi tracić czasu. Dlatego Twój styl pisania listów powinien być zwięzły i profesjonalny. Ułóż swój list tak, aby można go było szybko przeczytać, od razu do rzeczy i zawierał tylko krótkie osobiste komentarze w pierwszym akapicie. Na przykład możesz zacząć od „W odniesieniu do…” i kontynuować od tego miejsca.
- Nie myśl za dużo o pięknych przejściach, trudnych słowach lub długich, pokrętnych zdaniach. Celem Twojego listu jest przekazanie tego, co należy powiedzieć tak szybko i wyraźnie, jak to możliwe.
- Użyj przekonującego tonu. Najprawdopodobniej celem Twojego listu jest przekonanie czytelnika do zrobienia czegoś, na przykład zmiany zdania, rozwiązania problemu, wysłania pieniędzy lub podjęcia działań. Przekaż więc swoją prośbę i powody we właściwym tonie.
Krok 2. Użyj zaimków osobowych
Używanie zaimków „ja”, „my” i „ty” w listach biznesowych jest całkowicie dopuszczalne. Wyraź siebie jako „ja”, a czytelnika jako „ty”.
Zachowaj ostrożność, jeśli piszesz list w imieniu organizacji. Jeśli próbujesz przekazać poglądy firmy, powinieneś użyć słowa „my”, aby czytelnicy wiedzieli, że za Twoim oświadczeniem stoi firma. Jeśli wyrażasz osobistą opinię, użyj „ja”
Krok 3. Pisz jasno i zwięźle
Upewnij się, że czytelnik naprawdę rozumie, co piszesz. Czytelnicy odpowiedzą szybko tylko wtedy, gdy intencja twojego listu będzie jasna. W szczególności, jeśli istnieje wynik lub działanie, które chciałbyś, aby czytelnik podjął po otrzymaniu listu, wyjaśnij to. Opisz swoje stanowisko w jak najmniejszej liczbie słów.
Krok 4. Używaj aktywnych zdań
Opisując sytuację lub zgłaszając prośbę, upewnij się, że wybierasz głos aktywny, a nie bierny. Głos bierny sprawi, że Twoje pisanie będzie niejednoznaczne lub ogólne. Ponadto aktywne zdania są bardziej efektywne i trafiają w sedno problemu. Na przykład:
- Pasywne: okulary przeciwsłoneczne nie zostały zaprojektowane ani wyprodukowane z myślą o trwałości.
- Aktywnie: Twoja firma projektuje i produkuje okulary przeciwsłoneczne bez względu na ich trwałość,
Krok 5. Używaj języka konwersacyjnego, jeśli wydaje ci się to właściwe
Listy są pisane przez i dla ludzi. Unikaj kopiowania listów, gdy tylko jest to możliwe. Nie możesz budować relacji, kopiując standardowe litery. Nie używaj jednak niestandardowego języka lub slangu, takiego jak „wiesz”, „mam na myśli” lub „chcesz”. Zastosuj styl pisania listu biznesowego, ale pisz słowa, które są przyjazne i uprzejme.
- Jeśli dobrze znasz odbiorcę, możesz dodać powitanie jednowierszowe.
- Użyj swojej intuicji, aby ocenić, ile osobowości wydobędzie ten list. Czasami odrobina humoru może pomóc na poziomie biznesowym, ale dobrze się zastanów, zanim go użyjesz.
Krok 6. Bądź uprzejmy
Nawet jeśli wyślesz list ze skargą lub skargą, nadal możesz być uprzejmy. Rozważ pozycję odbiorcy i zaoferuj jak najwięcej pomocy, aby dostosować się do sytuacji.
Przykład niegrzecznej skargi: „Myślę, że twoje okulary przeciwsłoneczne są do niczego i nigdy więcej nie kupię twojego produktu”. Przykładem uprzejmej skargi byłoby: „Jestem rozczarowany konstrukcją twoich okularów przeciwsłonecznych, w przyszłości planuję kupić okulary innej marki”
Krok 7. Użyj „drugiego” papieru firmowego na dodatkowe strony
Większość listów biznesowych jest wystarczająco zwięzła, aby zmieścić się na jednej stronie. Jeśli jednak musisz napisać dłuższy list, taki jak umowa lub decyzja prawna, mogą być potrzebne dodatkowe strony. Użyj „drugiego” papieru firmowego, który zwykle zawiera krótki adres i jest wykonany z tego samego rodzaju papieru, co główny papier firmowy.
Umieść numer strony na drugiej i kolejnych stronach, u góry strony. Musisz także podać imię i nazwisko oraz datę odbiorcy
Krok 8. Zakończ swój list
W ostatnim akapicie podsumuj swoje punkty i podkreśl działanie, które podejmiesz lub czego oczekujesz od odbiorcy. Pamiętaj, że odbiorca może skontaktować się z Tobą z pytaniami lub wątpliwościami dotyczącymi listu, a następnie podziękuj mu za uwagę na wysłanym liście.
Część 3 z 4: Zamykanie listu
Krok 1. Wybierz powitanie końcowe
Powitanie końcowe, podobnie jak powitanie początkowe, jest wskaźnikiem szacunku i formalności. „Z poważaniem” lub „Z poważaniem” to najbezpieczniejsze pozdrowienia końcowe. Możesz również rozważyć „Z pozdrowieniami” lub „Pozdrowienia”. Pozdrowienia, które nie są zbyt formalne, ale nadal mają profesjonalny ton, to „Pozdrowienia sukcesu”, „Pozdrowienia” i „Dziękuję”. Po powitaniu końcowym użyj przecinka.
Krok 2. Złóż swój podpis
Pozostaw cztery puste wiersze na swój podpis. Podpisz po wydrukowaniu listu lub jeśli wysłałeś go e-mailem, zeskanuj obraz swojego podpisu i wklej go w sekcji podpisu. Wybór atramentu do podpisu jest niebieski lub czarny.
Jeśli podpisujesz list w czyimś imieniu, przed podpisem napisz „pp:”. „pp” oznacza per procurationem, co oznacza „przedstawiciel” lub „w imieniu”
Krok 3. Wpisz swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, wpisując
Pod swoim podpisem umieść swoje informacje, w tym imię i nazwisko, tytuł, numer telefonu, adres e-mail i inne odpowiednie sposoby kontaktu. Użyj nowego wiersza dla każdego typu informacji.
Krok 4. Dodaj inicjały maszynistki
Jeśli osoba pisząca list i autor to inna osoba, należy dodać inicjały maszynistki pod blokiem podpisu. Czasami dołączane są również inicjały autora listu. Tak więc, kto pracował nad listem, będzie jasne.
- Jeśli dołączysz tylko inicjały maszynistki, napisz je małymi literami, na przykład mj.
- Jeśli dołączysz również inicjały autora, zapisz je wielkimi literami, a inicjały maszynistki małymi, na przykład RW:mj. Inne style dodają ukośnik między inicjałami, np. RW/mj.
Krok 5. Dołącz informacje o załączniku
Jeśli załączasz dodatkowe dokumenty do wglądu odbiorcy, zanotuj kilka wierszy poniżej informacji kontaktowych, podając liczbę i rodzaj załączonych dokumentów. Na przykład napisz: „Załącznik (2): życiorys, broszura”. Lub, w tradycyjnym stylu, napisz opis załącznika na górze listu, pod datą.
Możesz także skrócić „Załącznik” za pomocą „Lampa”
Krok 6. Dołącz kopię informacji
Jeśli wysyłasz kopię listu komuś innemu, musisz dołączyć to do listu. Stwierdza się to, wpisując „cc:” lub „Copy” pod wierszem „Załącznik” wraz z nazwiskiem i tytułem odbiorcy kopii („cc” oznacza kopię grzecznościową, ale w przeszłości oznaczało to kopię litery były nadal pisane na maszynie do pisania i kopiowane na kalce).
- Na przykład napisz: „cc: Mari Santi, Zastępca Dyrektora Marketingu”
- Jeśli dodasz więcej niż jedną nazwę, wyrównaj drugą nazwę pod pierwszą, ale bez „cc:”
Część 4 z 4: Uzupełnianie listów
Krok 1. Wprowadź zmiany
Prezentacja to kluczowy element profesjonalizmu. Upewnij się, że odbiorca może łatwo postrzegać Cię jako kompetentną i odpowiedzialną osobę, edytując Twój list i sprawdzając, czy nie ma błędów. Użyj sprawdzania pisowni w edytorze tekstu, ale nie zapomnij go uważnie przeczytać przed przesłaniem.
- Zadaj sobie pytanie, czy list jest jasny i zwięzły? Czy istnieją akapity dłuższe niż 3-4 zdania? Jeśli tak, ustal, czy możesz usunąć niepotrzebne oświadczenia.
- Jeśli list jest bardzo ważny, może być konieczne, aby przeczytał go przyjaciel lub współpracownik. Czasami inni ludzie mogą pomóc w wykryciu błędów językowych lub niezręczności, których możesz nie być świadomy.
Krok 2. Nie trzymaj stron razem zszywaczem
Jeśli Twój list składa się z kilku stron, nie należy używać zszywacza. Jeśli chcesz się upewnić, że strony są w porządku, przypnij je spinaczem do papieru w lewym górnym rogu.
Krok 3. Prześlij
Jeśli wysyłasz list pocztą, użyj koperty biznesowej. Jeśli to możliwe, użyj koperty z logo swojej firmy. Napisz starannie adres zwrotny i adres odbiorcy. Złóż list na trzy części, aby odbiorca rozwinął najpierw górną część przed otwarciem dna. Upewnij się, że przykleiłeś wystarczającą ilość znaczków, a następnie wyślij.
- Jeśli uważasz, że Twoje pismo odręczne nie jest dobre i nie pasuje do Twojej profesjonalnej osobowości, wpisz adres w edytorze tekstu i wydrukuj go na kopercie.
- Jeśli list jest pilny i/lub pospieszny, rozważ wysłanie go za pośrednictwem kuriera.
- Jeśli chcesz wysłać go e-mailem, najpierw przekonwertuj go na HTML lub zapisz jako plik PDF, aby format się nie zmienił. Byłoby jednak miło, gdyby list został wysłany fizycznie.
Porady
- Użyj wysokiej jakości długopisu do podpisywania listów.
- Szybko odpowiadaj na listy. Jeśli nie możesz odpowiedzieć w ciągu tygodnia, przekaż go odbiorcy i powiedz mu, kiedy może poczekać na Twoją odpowiedź.
- Podkreśl pozytywną stronę. Mów o tym, co możesz zrobić, a nie o tym, czego nie możesz. Na przykład, jeśli produktu nie ma w magazynie, nie mów klientowi, że nie możesz zrealizować jego zamówienia. Zamiast tego powiedz, że produkt jest bardzo popularny i został wyprzedany. Następnie powiedz im, kiedy możesz zrealizować ich zamówienie.
-
Jeśli piszesz złożony list, najpierw napisz konspekt.
- Zapisz dowolny temat, który chcesz poruszyć, nie musisz myśleć o zamówieniu.
- Dla każdego tematu zrób listę słów kluczowych, przykładów, argumentów i faktów.
- Zwróć uwagę na związek każdego tematu z listy z celem i adresatem listu.
- Wyrzuć niepotrzebne części.
- Sortuj informacje w kolejności, która jest najlepsza dla czytelnika.
Ostrzeżenie
- Nie używaj pochlebnego języka. Szczere pochwały są dopuszczalne, ale zbyt wiele pochwał oznacza, że w pracy polegasz na pochwałach, a nie na kompetencjach.
- Nie używaj dosadnego lub nachalnego języka. Pamiętaj, że poprzez ten list próbujesz naprawić lub nawiązać relację biznesową.
