Jeśli jesteś właścicielem firmy, być może będziesz musiał pisać listy do klientów. Możesz napisać coś, aby poinformować klientów o nowych wydarzeniach lub ofertach specjalnych lub odpowiedzieć na skargi klientów w imieniu firmy. Bez względu na powód listu zawsze powinieneś zachować profesjonalny styl.
Krok
Część 1 z 2: Formatowanie listu biznesowego
Krok 1. Użyj profesjonalnego papieru firmowego
List biznesowy będzie reprezentacją Twojej firmy. Musi więc wyglądać inaczej i wysokiej jakości. List biznesowy powinien również zawierać logo lub branding Twojej firmy.
Papier firmowy można utworzyć przy użyciu wstępnie zaprojektowanych próbek kolorów papieru firmowego w programie Microsoft Word. Upewnij się, że używasz logo lub brandingu znajdującego się na papierze firmowym
Krok 2. Otwórz edytor tekstu
Pisma biznesowe należy zawsze pisać na komputerze.
- Utwórz nowy dokument i ustaw 2,5 cm obramowanie dokumentu.
- Użyj kroju szeryfowego, takiego jak Times New Roman, Georgia lub Ariel. Pamiętaj, aby zawsze używać czcionki o rozmiarze nie większym niż 12 punktów i nie mniejszym niż 10 punktów. List biznesowy powinien być łatwy do odczytania ze względu na wybór czcionki lub rozmiar czcionki.
- Upewnij się, że dokument jest ustawiony na pojedynczą spację.
Krok 3. Dostosuj kształt bloków
Forma blokowa jest najczęściej używanym formatem w listach biznesowych. Ten formularz jest również najłatwiejszy do skonfigurowania i przestrzegania. Każdy tytuł musi być wyrównany, a między każdym tytułem musi być jedna spacja. Twój list biznesowy powinien mieć następujące nagłówki, zaczynając od dołu dokumentu:
- Dzisiejsza data lub data wysłania listu. Data jest ważna, ponieważ może służyć zarówno jako notatka, jak i notatka odbiorcy. Ponadto daty mogą mieć również zastosowanie prawne. Upewnij się więc, że data jest dokładna.
- Adres zwrotny. Ta sekcja zawiera Twój adres sformatowany w standardowym stylu adresu. Jeśli Twój adres znajduje się już na papierze firmowym, możesz pominąć tę sekcję.
- Adres w środku. Ta sekcja zawiera nazwisko i adres osoby, która otrzymała list. Użycie słowa Pan/Pani jest opcjonalne. Na przykład, jeśli napisałeś list do Niny Marliny, mógłbyś napisać do pani. na jego nazwisko, jeśli nie jesteś pewien, jaki jest jego stan cywilny.
- Pozdrowienia. Pozdrowienia mogą zawierać słowa „Droga Pani Marlina” lub „Droga Nina Marlina”. Jeśli nie masz pewności, kto będzie czytał list, użyj słowa „Z poważaniem”. Możesz również użyć słowa „Dla zainteresowanych”, ale tylko w ostateczności, jeśli nie wiesz, kim są Twoi odbiorcy.
- Treść listu. Omówimy to więcej w następnej części artykułu.
- List motywacyjny, z podpisem. Możesz użyć słów „Z poważaniem” lub „Pozdrowienia”.
Część 2 z 2: Pisanie listu biznesowego
Krok 1. Zidentyfikuj swoich odbiorców
Styl pisma powinien zawsze pozostać profesjonalny, niezależnie od tego, kim są odbiorcy. Możesz jednak dostosować swój wybór języka lub słowa w zależności od osoby, która otrzyma Twój list. Jeśli piszesz do działu zasobów ludzkich w innej firmie, być może będziesz musiał użyć bardziej formalnego języka. Ale jeśli piszesz dla konkretnego klienta, możesz użyć bardziej nieformalnego lub swobodnego języka.
- Identyfikacja odbiorców oznacza również, że unikniesz zamieszania wśród odbiorców. Unikaj używania terminów, których nie zrozumieją Twoi czytelnicy. Klienci prawdopodobnie nie będą znali akronimów używanych na przykład w programie kosmicznym Twojej firmy, więc unikaj używania ich w literach.
- Najważniejszą zasadą pisania dobrego listu biznesowego jest to, aby był jasny, zwięzły i uprzejmy.
Krok 2. Wyjaśnij cel listu w pierwszym wierszu
Rozważ cel listu. Czy ma to na celu poinformowanie klientów o Twojej nowej lokalizacji w nowej części miasta? Czy ma przypominać klientom o niezapłaconych rachunkach lub saldach? Albo odpowiedzieć na reklamacje klientów? Mając to na uwadze, napisz pierwszą linijkę, dzięki której czytelnik od razu zorientuje się, o czym jest list. Nie pisz celu listu, który nie jest jasny. Przejdź od razu do sedna.
- Zacznij od litery „I”, jeśli wyrażasz swoją opinię jako właściciel firmy. Użyj „my”, jeśli piszesz w imieniu firmy lub organizacji.
- Skoncentruj się na bezpośrednich wypowiedziach, takich jak: „Tym pismem informujemy” lub „Tym pismem prosimy”. Możesz również użyć oświadczenia „I”, jeśli piszesz list jako właściciel firmy. Na przykład: „Skontaktowałem się z Tobą, ponieważ” lub „Niedawno słyszałem o … i chcę dowiedzieć się więcej o …”
- Na przykład, jeśli Ty (właściciel firmy) napisałeś do Niny Marliny o niezapłaconym rachunku od zeszłego miesiąca, zacznij list od: „Skontaktowałem się z Tobą, ponieważ masz niespłacone saldo na koncie od marca 2015 r.”
- Lub, jeśli jesteś pracownikiem firmy i piszesz, aby odpowiedzieć na skargę klienta dotyczącą programu kosmicznego firmy, zacznij list od: „Otrzymaliśmy Twoją skargę dotyczącą naszego programu kosmicznego Mars”.
- Jeśli piszesz list, aby poinformować czytelników, że wygrali konkurs lub że mają miejsce w programie dla absolwentów, zacznij od zdania takiego jak: „Cieszę się, że mogę Ci powiedzieć…” lub „My chciałbym ci powiedzieć, że …".
- Jeśli przekazujesz złe wieści, zacznij od zdania typu: „Z ciężkim sercem mówimy ci, że…”. Albo: „Po dokładnym rozważeniu postanowiłem nie…”.
Krok 3. Używaj zdań aktywnych, a nie pasywnych
W mowie potocznej cały czas używamy strony biernej. Ale pasywny głos może sprawić, że twoje pisanie będzie wyglądać na nudne lub mylące. Zdania aktywne są o wiele bardziej skuteczne w listach biznesowych, ponieważ pokazują bardziej asertywny styl języka.
- Przykładem zdania biernego jest: „Jaką reklamację mogę dla Ciebie załatwić?” Podmiot zdania, czyli klient („Ty”), pojawia się na końcu zdania, a nie na początku zdania.
- Przykładem aktywnego zdania byłoby: „Co mogę zrobić, aby zająć się Twoją skargą?” Ta wersja zdania, głosem czynnym, jest znacznie jaśniejsza i łatwiejsza do zrozumienia dla czytelnika.
- Używanie głosu biernego może być dobrym sposobem na przekazanie wiadomości bez zwracania uwagi na niewłaściwe lub nieprzyjemne punkty. Ale używaj strony biernej tylko w tym przypadku. Ogólnie rzecz biorąc, głos aktywny jest znacznie skuteczniejszy w liście biznesowym.
Krok 4. Odnieś się do poprzednich wydarzeń lub wcześniejszej komunikacji z czytelnikami, jeśli takie istnieją
Być może skontaktowałeś się z Niną Marliną na początku ostatniego miesiąca z ostrzeżeniem o jej niezapłaconym rachunku. A może klienci wyrazili swoje rozczarowanie programem kosmicznym w zeszłym miesiącu na konferencji. Jeśli miałeś wcześniej kontakt z czytelnikami, powiedz to. Przypomni to czytelnikowi Twoje wcześniejsze kontakty i sprawi, że list biznesowy stanie się pilniejszy i ważniejszy.
Używaj zwrotów takich jak: „Zgodnie z moim poprzednim listem o niezapłaconym rachunku…” lub „Dziękujemy za wpłatę w marcu”. Lub „Słyszeć o twoich problemach z programem kosmicznym na konferencji w maju było bardzo przydatne”
Krok 5. Złóż prośbę lub zaoferuj pomoc
Pokaż czytelnikowi pozytywny styl języka, składając uprzejmą prośbę lub ofertę pomocy w formie relacji roboczej.
- Załóżmy, że jesteś właścicielem firmy i próbujesz skłonić klientów do płacenia rachunków. Używaj zwrotów takich jak: „Doceniam twoją niezwłoczną uwagę w związku z niezapłaconym rachunkiem”.
- Załóżmy, że piszesz w imieniu swojej firmy. Używaj zwrotów takich jak: „Chcielibyśmy umówić się na spotkanie twarzą w twarz z Tobą i naszym kierownikiem działu kadr”.
- Powinieneś również zaoferować odpowiedź na wszelkie pytania lub wątpliwości, które mogą mieć czytelnicy. Używaj wyrażeń takich jak: „Chętnie odpowiem na wszelkie pytania lub wątpliwości dotyczące Twoich rozliczeń” lub „Czy chcesz, abyśmy przedstawili Ci więcej szczegółów na temat tego programu?”
Krok 6. Podsumuj list
Dodaj wezwanie do działania ze swojej strony lub ze strony czytelnika. Może to być prośba o zapłatę w określonym terminie lub notatka o ustanowieniu formalnego spotkania z czytelnikiem.
- Dodaj zdanie, aby skontaktować się z odbiorcą listu w przyszłości. „Nie mogę się doczekać spotkania z tobą na spotkaniu budżetowym w przyszłym tygodniu”. Lub „Z niecierpliwością czekam na dalsze omówienie tego z tobą podczas wizyty w naszej siedzibie”.
- Zapisz wszelkie dokumenty dołączone do listu. Dodaj wyrażenia, takie jak „Załączone nieopłacone rachunki” lub „Załączono kopię naszego programu rozszerzenia przestrzeni kosmicznej”.
- Zakończ list frazą zamykającą. Użyj „Z poważaniem” lub „Z poważaniem” dla klienta lub klienta.
- Użyj „Pozdrowienia” do oficjalnych listów do osób, których w ogóle nie znasz.
- Po prostu użyj „Pozdrowienia” lub „Z poważaniem”, jeśli piszesz do kogoś, kogo dobrze znasz lub z kim współpracujesz.
Krok 7. Popraw literę
Cała staranność formatowania i pisania idzie na marne, jeśli list jest wypełniony błędami ortograficznymi!
- Poszukaj każdego zdania, które używa strony biernej i spróbuj zmienić zdanie na zdanie aktywne.
- Zwróć uwagę na zdania, które są zbyt długie lub niejasne i bezpośrednie. W listach biznesowych mniej znaczy lepiej, więc jeśli to możliwe, skróć długość zdania.
