Bez względu na rodzaj prowadzonej działalności, dziękowanie klientom jest niezawodnym sposobem na wzmocnienie relacji i zachęcenie ich do powrotu. Każdy list z podziękowaniami, który napiszesz, powinien być wyjątkowy, nie ma dokładnych przykładów, ale istnieją wskazówki, które pomogą Ci dotrzeć do celu. Jeśli chcesz wiedzieć, jak napisać list z podziękowaniami jako wyraz uznania dla klienta, czytaj dalej ten artykuł.
Krok
Część 1 z 3: Komponowanie listów
Krok 1. Wpisz poprawnie imię i nazwisko klienta w sekcji otwierającej
Wiele badań pokazuje, że większość wiadomości kierowanych do klientów jest nieskuteczna, jeśli imię i nazwisko klienta nie jest napisane poprawnie. Pamiętaj, aby wpisać imię i nazwisko klienta na górze listu z podziękowaniami zgodnie z pisownią, którą klient napisał w swoim imieniu.
Krok 2. Określ powód sporządzenia notatki z podziękowaniami
Uczyń to tak jasno, jak to możliwe. Można powiedzieć coś ogólnikowego, np. „Dziękuję za zakupy”, ale lepiej wspomnieć, co klient kupił i jak to zostało dostarczone. Przypomina to klientom o ich wyjątkowej relacji z Twoim sklepem.
- To Twoja szansa, aby szczerze Ci podziękować. Dodanie kilku cytatów z rozmów z klientami jest w porządku.
- Staraj się jak najwięcej nie powtarzać tego samego w każdym liście, bo to będzie wyglądało jak podziękowanie wysłane do wszystkich.
Krok 3. Dołącz pytania zwrotne
Listy z podziękowaniami to świetny sposób na zadawanie pytań zwrotnych, aby upewnić się, że klienci czują się dobrze obsłużeni. Dobra obsługa pokontrolna często sprawia, że klienci wracają, a to jest dobre dla Twojej firmy. Nie musisz na to przesadnie reagować, ale zwracanie uwagi na potrzeby klientów jest ważną częścią usługi.
- Wyraź oczekiwanie, że klienci polubią zakupione towary, a Ty jesteś gotowy do obsługi, jeśli mają pytania lub reklamacje.
- Zapytaj, czy jest coś, co możesz zrobić, aby klient poczuł się bardziej zadowolony.
Krok 4. Uwzględnij swoją markę produktu
Najlepiej, jeśli nazwa Twojej firmy, logo lub inne informacje związane z Twoją marką są wydrukowane na papeterii. Jest to przydatne, aby dać dobry obraz Twojej firmy.
- Jeśli piszesz na kartce podziękowanie, pamiętaj o podaniu nazwy swojego sklepu.
- W przypadku korzystania z papeterii firmowej z wyraźnie wydrukowanym logo firmy, nie ma potrzeby wymieniania w liście nazwy sklepu.
- Jeśli podziękowanie zostanie wysłane e-mailem, nazwa firmy i logo muszą być umieszczone pod Twoim podpisem.
Krok 5. Wybierz właściwe powitanie końcowe
Ta sekcja powinna być zgodna z relacjami, jakie masz z klientami i wrażeniem, jakie chcesz wywrzeć na swojej firmie. Na przykład „z poważaniem” jest czasami zbyt formalne, aby zastąpić je „pozdrowieniami” lub innymi odpowiednimi nieformalnymi wyrażeniami. Często używane są również inne powitania na zakończenie, które mają osobisty styl, ale są powszechnie używane w świecie biznesu.
Krok 6. Podpisz list ręcznie
Zawsze staraj się podpisywać każdy list. Duże firmy zwykle mają trudności z wyświetlaniem liter, które wydają się osobiste. Nawet podpis generowany komputerowo jest nadal lepszy niż wpisane nazwisko, ponieważ sprawia wrażenie, że list został wysłany osobiście.
Część 2 z 3: Używanie właściwego stylu
Krok 1. Nie ulegaj pokusie, aby ponownie wyróżnić swój produkt
Piszesz, aby podziękować klientowi za zakupy u Ciebie, więc nie musisz już się promować. Załóżmy, że ci się to udało. Spraw, aby klienci poczuli się częścią firmy.
- Zwroty takie jak „mamy nadzieję, że w niedalekiej przyszłości znowu zrobisz zakupy” są zbyt powszechne; lepiej pozbyć się tego wyrażenia. Nie mów czegoś, czego nie powiedziałbyś swoim przyjaciołom.
- Nie wspominaj o zaletach towarów, harmonogramach promocyjnych lub innych rzeczach, które przypominają reklamy.
Krok 2. Wyślij list za pomocą znaczka pocztowego
Nawet jeśli wysyłasz setki listów, lepiej nie używać znaczków abonamentowych. Dzięki temu klient będzie wiedział, że wysłałeś dużo listów z podziękowaniami i sprawi, że poczuje się mniej wyjątkowy. W rzeczywistości Twój list z podziękowaniem może skończyć w stercie niezauważonych listów.
Krok 3. W miarę możliwości pisz adres pismem odręcznym
Ponownie, im bardziej osobisty jesteś z listem z podziękowaniami, tym lepsze wrażenie zrobi. Jeśli nie możesz sam tego napisać, poproś kogoś innego, aby to napisał. Nawet jeśli nie zapiszesz adresu, klienci będą pod wrażeniem pisma odręcznego.
Krok 4. Dołącz swoje dane kontaktowe i bądź otwarty na komunikację
Upewnij się, że Twój numer telefonu i adres są wymienione w mailu i zaproś klientów, aby zadzwonili, jeśli mają jakieś pytania. Jeśli do Ciebie zadzwonią, bądź przygotowany na natychmiastową odpowiedź.
Część 3 z 3: Używanie właściwego formatu
Krok 1. Napisz list ręcznie
Wydrukowanie listu w standardowym formacie przypomina wysłanie broszury do klienta. Zamiast sprawiać, że klienci czują się wyjątkowi i cenieni, robi coś przeciwnego i sprawia, że ludzie czują się zirytowani. Rozważ sporządzenie osobistej, odręcznej notatki z podziękowaniami.
- Jeśli masz dużo notatek z podziękowaniami do napisania, poproś personel o pomoc. To naprawdę pomaga zaoszczędzić czas.
- Jeśli nie możesz przygotować odręcznego pozdrowienia, musisz znaleźć sposób na bardziej osobisty charakter listu. Każdy list musi zawierać przynajmniej imię i nazwisko klienta oraz Twój prawdziwy podpis.
- W niektórych przypadkach można wysłać podziękowanie pocztą elektroniczną zamiast listu. Można to zrobić, jeśli masz dobre relacje z klientem. Kluczem jest upewnienie się, że e-mail jest napisany osobiście i szczerze. Jeśli istnieje szansa, że Twój e-mail może zostać zinterpretowany jako reklama, najlepiej wysłać go ręcznie.
Krok 2. Wybierz dobry papier do pisania, na którym chcesz napisać notatkę z podziękowaniami
Zarówno kartki z życzeniami, jak i papier listowy mogą być używane do pisania notatek z podziękowaniami w otoczeniu biznesowym. Jeśli nie masz o czym pisać, świetna kartka okolicznościowa powszechnie dostępna w sklepach papierniczych może sprawić, że Twoi klienci poczują się wyjątkowo. W przeciwnym razie użyj ładnego grubego papieru z logo Twojej firmy na papierze firmowym.
- Unikaj zwykłych rodzajów papieru do pisania notatek z podziękowaniami.
- Wybierz odpowiednią kartkę z życzeniami na każde wydarzenie biznesowe. Jeśli Twoja firma jest wyjątkowa i niezobowiązująca, możesz użyć kolorowych kart, które odzwierciedlają duszę Twojej firmy. Nie wybieraj kart z obrazami lub wiadomościami, które są zbyt osobiste.
Krok 3. Rozważ wysłanie prezentu
Jeśli chcesz bardziej docenić, możesz wysłać prezent z małym pozdrowieniem. Nie zawsze trzeba to robić, ale można to zrobić dla specjalnych klientów. Prezenty powinny być małe i przydatne. Podaj przedmiot, który reprezentuje Twoją firmę lub coś zupełnie niezwiązanego, ale odpowiedniego.
- Drobne upominki, takie jak zakładki, magnesy, cukierki, koszulki lub bony upominkowe.
- Nagrody wahają się od 250 000 IDR do 500 000 IDR. Należy pamiętać, że w niektórych firmach obowiązuje obecnie zasada braku prezentów.
