Zrozumienie, jak napisać dobry list, to jedna z podstawowych umiejętności, które można zastosować w różnych dziedzinach, zarówno w biznesie, nauce, jak i relacjach osobistych. Jak już wiesz, listy są powszechną metodą komunikacji wykorzystywaną do przekazywania informacji, dobrej woli lub po prostu sympatii nadawcy do odbiorcy listu. Aby dowiedzieć się, jak napisać dobry i poprawny list, spróbuj przeczytać ten artykuł!
Krok
Metoda 1 z 2: Pisanie oficjalnego listu
Krok 1. Zrozum właściwy czas na napisanie formalnego listu tonowego lub oficjalnego listu
Ogólnie rzecz biorąc, oficjalne pisma są adresowane do osób, z którymi łączą nas tylko relacje zawodowe, takich jak partnerzy biznesowi lub określone departamenty rządowe, a nie do osób, z którymi łączą nas osobiste relacje.
- Następnie oficjalny list można wpisać za pomocą oprogramowania do edycji tekstu, takiego jak Microsoft Word, OpenOffice lub Text Edit, a następnie wydrukować przed wysłaniem. Jeśli list musi zostać odebrany natychmiast lub jeśli odbiorca woli otrzymać e-mail, zalecamy wysłanie listu e-mailem.
- Jeśli odbiorcą jest Twój obecny szef lub współpracownik, możesz użyć mniej sztywnego formatu. Zazwyczaj takie listy można wysyłać pocztą elektroniczną i nie trzeba im towarzyszyć adresu na górze listu.
Krok 2. Wpisz swój adres i datę napisania listu na górze listu
W szczególności umieść swoje imię i nazwisko oraz adres w lewym rogu listu. Jeśli jest to oficjalny list biznesowy, dołącz nazwę i adres firmy lub po prostu umieść papier firmowy firmy w tym samym miejscu. Następnie daj przerwę dwóch linii przed wpisaniem daty napisania listu.
- Podaj pełną datę we właściwym formacie, na przykład 19 września 2021 r. Najlepiej unikać mniej formalnego formatu, takiego jak 19 września 2021 lub 19 września 2021.
- Nie ma potrzeby umieszczania daty na liście wysłanym pocztą elektroniczną.
Krok 3. Wprowadź nazwę i adres odbiorcy listu
Jeśli list nie został wysłany pocztą e-mail, pozostaw dwuwierszową przerwę i umieść dane kontaktowe odbiorcy w pustym miejscu. W szczególności wymień każdą z tych informacji w osobnym wierszu:
- Imię i nazwisko oraz tytuł odbiorcy listu
- Nazwa organizacji i firmy, jeśli istnieją
- Pełny adres odbiorcy listu (w razie potrzeby dodaj dwie lub więcej dodatkowych linii)
Krok 4. Dołącz powitanie
Zatrzymaj jeden wiersz, a następnie dołącz powitanie, takie jak „Kochanie”, a następnie swoje imię i nazwisko jako adresata listu. Jeśli chcesz, możesz podać swoje imię i nazwisko, nazwisko lub tylko imię. W razie potrzeby podaj również oficjalny adres lub tytuł osoby.
- Jeśli znasz tylko stanowisko danej osoby, ale nie znasz jej imienia, możesz napisać „Szanowni Państwo, Menadżer Zdrowia:” lub podobną frazę, jednak generalnie nazwisko osoby, która zajmowała to stanowisko, może być wyszukiwane w Internecie, więc możesz najpierw spróbować.
- Jeśli naprawdę nie znasz adresata listu, ani nie znasz jego stanowiska, po prostu napisz „Szanowny Panie/Pani:” lub po prostu „Szanowny:”. i należy ich unikać, jeśli to w ogóle możliwe.
Krok 5. Napisz swój list
Formalne listy powinny otwierać się jasnym określeniem celu (SOP). W szczególności unikaj skrótów i używaj pytań formalnych, takich jak „Czy jesteś zainteresowany…” zamiast „Czy jesteś zainteresowany…?” Następnie ponownie przeczytaj treść listu, z pomocą lub bez pomocy innej osoby, aby upewnić się, że nie ma w nim błędów ortograficznych ani gramatycznych.
Jeśli piszesz formalny list biznesowy, upewnij się, że jego treść jest zawsze krótka i na temat. W międzyczasie, jeśli list jest zaadresowany do krewnego lub bliskiego przyjaciela w celu wymiany wiadomości, użyj bardziej zrelaksowanego i/lub płynnego zdania. Dobrym pomysłem jest jednak upewnienie się, że Twój list nie przekracza jednej strony
Krok 6. Dołącz powitanie końcowe
Powitanie końcowe jest zazwyczaj dołączane, aby zakończyć list w pozytywny sposób i zbudować głębszą więź z odbiorcą listu. Dlatego po napisaniu ostatniego akapitu dołącz powitanie końcowe, które pasuje do rodzaju listu. W przypadku oficjalnego listu spróbuj dołączyć powitanie końcowe, takie jak „Z poważaniem”, „Pozdrowienia” lub „Powodzenia”. Następnie umieść pod nim swoje imię i nazwisko, zgodnie z poniższymi wskazówkami:
- W przypadku liter pisanych formalnie pozostaw około czterech spacji między zwrotem końcowym a pełnym imieniem i nazwiskiem. Następnie wydrukuj list i umieść swój podpis niebieskim lub czarnym tuszem w pustym miejscu.
- W oficjalnych wiadomościach e-mail podaj swoje imię i nazwisko tuż pod powitaniem końcowym.
- Jeśli chcesz, możesz dołączyć powitanie przed swoim nazwiskiem, zwłaszcza w oficjalnym liście. Na przykład, jeśli jesteś w związku małżeńskim, podaj imię „Bu Amanda Surya” pod powitaniem końcowym.
Krok 7. Złóż list (opcjonalnie)
Jeśli list jest w poczcie, spróbuj złożyć go na trzy części. Sztuczka polega na złożeniu dolnej połowy do środka, aż zakryje 2/3 obszaru litery, a następnie złóż górną połowę do środka, aż nie będzie już otwartego obszaru litery. W ten sposób rozmiar listu będzie pasował do większości kopert dostępnych na rynku.
Krok 8. Wpisz adres odbiorcy na przodzie koperty (opcjonalnie)
Znajdź środek koperty, a następnie wpisz tam pełny adres odbiorcy, na przykład:
- Pan Joko Susilo
- J l. ABC nr. 123
- Dżakarta, 12345
Krok 9. Napisz zwrotny adres pocztowy na odwrocie koperty (opcjonalnie)
Korzystając z tej metody, urząd pocztowy może zwrócić pocztę, której z jakiegokolwiek powodu nie może wysłać na Twój adres, bez dodatkowych kosztów. Użyj tej samej metody, co podczas wpisywania adresu odbiorcy listu, ale po prostu umieść tam pseudonim zamiast pełnego imienia i nazwiska.
Metoda 2 z 2: Pisanie nieformalnych listów
Krok 1. Określ oficjalny poziom pisma
Zasadniczo ton listu będzie zależał od stopnia bliskości Twojej relacji z odbiorcą listu. Aby określić formalność Twojego listu, spróbuj zastosować się do tych wskazówek:
- Jeśli list jest zaadresowany do dalekiego krewnego, starszego krewnego lub partnera społecznego, spróbuj użyć tonu półformalnego. Jeśli dana osoba wysłała już do Ciebie e-mail, napisz do niej. Jeśli nie, najbezpieczniejszą opcją jest ręczne pisanie listów.
- Jeśli list jest zaadresowany do bliskiego przyjaciela lub krewnego, napisz go ręcznie lub wyślij e-mailem.
Krok 2. Rozpocznij list od powitania
Użyte powitanie jest bardzo zależne od bliskiej relacji między Tobą a odbiorcą listu, a także od poziomu formalności listu. Kilka możliwości, które możesz rozważyć:
- Jeśli list jest półformalny, możesz użyć powitania, takiego jak „Cześć”. Następnie po powitaniu wpisz pseudonim odbiorcy, jeśli nie jesteście zbyt daleko od siebie wiekiem, lub imię odbiorcy rozpoczynające się od powitania, takiego jak „Sir” lub „Pani”, jeśli odbiorca jest znacznie starszy od Ciebie.
- Jeśli list jest nieformalny, możesz też użyć powitania, takiego jak „Cześć”, lub bardziej swobodnego powitania, takiego jak „Cześć” lub „Hej”. Po powitaniu należy podać imię i nazwisko odbiorcy.
Krok 3. Zacznij pisać treść listu
Przejdź do następnej linii i zacznij pisać. Jeśli list ma służyć jako środek komunikacji osobistej, spróbuj zacząć od potwierdzenia danych odbiorcy. Na przykład możesz użyć zdań formalnych, takich jak „Mam nadzieję, że dobrze ci idzie” lub zdań nieformalnych, takich jak „Jak się masz?” W szczególności użyj słów, które powiedziałbyś, gdyby odbiorca listu był przed ty.
Krok 4. Wymień rzeczy, które należy przekazać
Ponieważ główną rolą listu jest środek komunikacji, prosimy o podanie informacji, o których Twoim zdaniem adresat listu powinien wiedzieć, takich jak szczegóły wydarzeń, które miały miejsce w Twoim życiu. Na przykład, jeśli list jest do twojej babci, nie pisz po prostu „Dzięki za prezent!” Zamiast tego pokaż, ile dla ciebie znaczy prezent, na przykład powiedz: „Wczoraj wieczorem moi przyjaciele i ja nie mogliśmy spać, ponieważ graliśmy w grę, którą przysłała babcia. Dziękuję Ci! Niezależnie od tematu listu, główny nacisk należy położyć na chęć dzielenia się informacjami.
Zrozum informacje, których nie należy umieszczać. Zasadniczo nie należy wysyłać listu napisanego jako wyraz gniewu lub próby błagania o litość. Jeśli już napisałeś taki list, ale nie wiesz, czy go wysłać, odczekaj kilka dni. Może te kilka dni zmieni twoją decyzję
Krok 5. Zakończ list
Aby zakończyć nieformalny list, użyj powitania na zakończenie, które odzwierciedla bliskość Twojej relacji z odbiorcą. Jeśli list jest zaadresowany do współmałżonka, przyjaciela lub bliskiego krewnego, użyj powitania końcowego, takiego jak „Pozdrowienia”, „Pozdrowienia z miłości” lub po prostu „Kochanie”. Tymczasem w przypadku listu półoficjalnego możesz użyć ciepłego, ale wciąż dość formalnego powitania końcowego, takiego jak „Pozdrowienia” lub „Pozdrowienia”.
- Słyszałeś kiedyś termin „pożegnanie”? W rzeczywistości pożegnanie to formalne wyrażenie w języku angielskim, które było powszechnie używane w czasach starożytnych jako powitanie na zakończenie listu. Jeśli piszesz angielski list do przyjaciela i chcesz go zamknąć w głupkowatym stylu, możesz skorzystać z tej metody. Na przykład umieść powitanie końcowe w formie pożegnania, takie jak: „Pozostaję jak zawsze twoim oddanym sługą”, kończąc na swoim imieniu.
- Jeśli chcesz dodać informacje po napisaniu listu, użyj podpisu PS, co w języku angielskim oznacza Postscript („po napisaniu”).
Krok 6. Wyślij list
Włóż list do koperty, włóż pieczątkę, dołącz adres odbiorcy, a następnie od razu wyślij na pocztę.
Porady
- Postaraj się skoncentrować treść listu na temacie, który zainteresuje odbiorcę.
- Generalnie po pozdrowieniach zawsze następuje przecinek. Jednak w formalnych listach używa się zwykle dwukropka zamiast przecinka.
- Pisząc list ze skargą, zawsze używaj uprzejmego języka i solidnych argumentów. Takie postępowanie zwiększy Twoje szanse na uzyskanie pozytywnej odpowiedzi.
- Jeśli chcesz wydrukować bardzo formalny list, zalecamy użycie papieru, który jest nieco cięższy niż standardowy papier do kopiowania.
- Jeśli chcesz wysłać formalną lub półformalną wiadomość e-mail, zawsze używaj profesjonalnie brzmiącego adresu e-mail. E-maile wysyłane przez „sweetstar189” z pewnością nie będą traktowane tak poważnie, jak wiadomości wysyłane przez „jeni.sandra”, prawda?
- Zawsze pisz litery używając niebieskiego lub czarnego pisaka.
- Upewnij się, że podany adres jest poprawny.
- Zawsze zaczynaj akapit od zdania pisanego lub wpisanego z wcięciem.
- Sprawdź ponownie treść swojego listu, co najmniej dwa razy.
- Jeśli list jest pisany ręcznie, upewnij się, że zawsze używasz długopisu, z którego nie wycieka atrament.
