Listy wprowadzające są najczęściej używane w komunikacji biznesowej, aby nawiązać kontakt, poprosić o informacje lub stworzyć przegląd nowego produktu lub usługi. Ogólnie rzecz biorąc, piszesz list wprowadzający do kogoś, kogo nie znasz osobiście, co sprawia, że jest to trochę trudne pod względem wyczucia lub stylu. Możesz jednak nauczyć się kilku szybkich wskazówek, dzięki którym Twój list będzie tak zwięzły, czytelny i skuteczny, jak pożądane wprowadzenie.
Krok
Część 1 z 3: Pisanie preambuły
Krok 1. Jeśli to możliwe, zaadresuj swój list do konkretnej osoby
List wprowadzający należy jak najlepiej zaadresować do kogoś, kto go przeczyta. Jeśli wysyłasz na konto ogólne lub firmę zatrudniającą i nie masz pewności, możesz zaadresować list do „Wszystkich zainteresowanych” lub kierownika ds. rekrutacji lub konkretnego posiadacza tytułu.
Rozpocznij swój list, podając swoje stanowisko, tytuł lub rolę oraz powód napisania listu. Zazwyczaj nie musisz podawać swojego imienia i nazwiska w liście, ponieważ będzie ono znajdować się na podpisie
Krok 2. Jasno określ swoje cele
Musisz jak najwcześniej przekazać powód napisania listu. Co chcesz? Dlaczego napisałeś list? Jeśli tego rodzaju pytania kiedykolwiek przyjdą do głowy szefowi lub firmie, istnieje duże prawdopodobieństwo, że Twój list trafił do kosza zamiast rozmowy kwalifikacyjnej.
Zatrzymaj polowanie: „Piszę, aby zapytać o nowe stanowisko nadzorcy finansowego” lub „Piszę, aby opisać nową funkcję produktu, którą ostatnio wypuściła moja firma” są naprawdę skutecznymi deklaracjami celu, które są jednym z pierwszych zdań. list
Krok 3. Stwórz odpowiedni styl lub styl listu
Pisząc list wprowadzający, najlepiej mieć spójny i kompetentny styl, który brzmi dziwnie lub brzmi zbyt sztucznie lub technicznie. List wprowadzający powinien być profesjonalny, ale nie zimny ani sztywny. Konieczne jest uwzględnienie w liście elementu ludzkiego ciepła przy zachowaniu profesjonalnej treści.
- Częstym błędem popełnianym przez niedoświadczonych pisarzy jest desperackie próby unikania skrótów, które prowadzą do wrażenia, że list jest tłumaczeniem, a nie listem pisanym. Używaj skrótów/skrótów, niech brzmi to płynnie jak rozmowa, ale nadal profesjonalnie. Niech list reprezentuje Ciebie.
- Nie staraj się brzmieć mądrze, zastępując powszechnie używane słowa słowami z tezaurusa/słownika. To nie jest praca magisterska, ale list wprowadzający. Używaj precyzyjnych i zwięzłych słów.
Krok 4. Utwórz osobiste połączenie
Wyjaśnij, w jaki sposób dowiedziałeś się o pracy, wakacie lub firmie, której szukasz, i nawiąż kontakt. Czytając list wprowadzający, pracodawca lub koordynator ds. rekrutacji powinien mieć jasny obraz tego, kim jesteś, dlaczego chcesz tej pracy i czy dobrze się do niej nadajesz. Jeśli to połączenie jest wystarczająco silne, zostaniesz wezwany na rozmowę kwalifikacyjną, która da ci możliwość znalezienia pracy.
Jeśli masz powiązania z kimś, kto pracuje dla firmy lub nawet zostałeś skierowany do aplikowania, lub nawet jeśli znasz kogoś, kto miał pomoc z Twojej agencji w swojej pracy, dobrym pomysłem jest przedstawienie się z samego listu. To może poruszyć czyjąś pamięć („Och, to jest osoba, o której mówił Joko!”) lub sprawić, że zapamiętają od samego początku
Część 2 z 3: Pisanie treści listu
Krok 1. Połącz swoje kwalifikacje ze stanowiskiem, o które się ubiegasz
Jeśli próbujesz opisać swoje kwalifikacje, kompetencje lub umiejętność obsługi pracy lub projektu, dobrym pomysłem jest napisanie w kilku zdaniach jasnego linku i wyjaśnienie, w jaki sposób twoje doświadczenie ma się do zdolności do wykonania tego zadania, niezależnie od tego, czy jest to nowe stanowisko, przeniesienie lub nowa praca. Całkowicie nowe.
- Opisz swoje doświadczenie w tej dziedzinie lub branży, jak wskazano w odnośniku w liście. Jeśli wyreżyserowałeś swój list wprowadzający, jak wspomniano wcześniej, skupi się on na jakiejś dziedzinie zawodowej lub branżowej. Dobrym pomysłem jest uwzględnienie konkretnych umiejętności i doświadczenia, aby list był bardziej skuteczny.
- Chęć pracy to nie to samo, co posiadanie kwalifikacji do pracy. Jeśli we wstępie wyjaśnisz, że chcesz otrzymać telefon na rozmowę kwalifikacyjną, ponieważ czujesz, że naprawdę pasujesz, nie musisz powtarzać tego pięćdziesiąt razy. Napisanie, że „naprawdę naprawdę potrzebujesz tej pracy” nie czyni z ciebie kandydata przyciągającego uwagę.
Krok 2. Bądź jak najbardziej konkretny
Ustal czas, w którym możesz spotkać się osobiście lub wyraź to, co masz nadzieję zobaczyć później w odpowiedzi na list. Jeśli chcesz porozmawiać o swoich kwalifikacjach podczas rozmowy kwalifikacyjnej, po prostu to powiedz. Jeśli naprawdę chcesz tej pracy, po prostu to powiedz. Dowiedz się wszystkiego o procesie rekrutacji lub procesie aplikacyjnym, który napisałeś, a następnie zapytaj o kolejny etap procesu.
Skoncentruj swój list motywacyjny na określonym poziomie pracy. Rodzaj pracy lub stanowisko nie musi być wyraźnie określony, ale pamiętaj, jakiego rodzaju wyników szukasz, aby list był istotny
Krok 3. Nie umieszczaj informacji już w swoim CV
Złym pomysłem jest umieszczanie w liście tytułów, wyróżnień i znanych nazwisk. Powtarzanie łatwo widocznych informacji w CV to marnowanie miejsca w liście. Nie zapisuj informacji, które można szybko i łatwo zebrać gdzie indziej. Piszesz, żeby się sprzedać i stworzyć możliwości.
Krok 4. Napisz w celu uzyskania rozmowy kwalifikacyjnej
Może nie dostaniesz pracy ani niczego tylko dzięki mocy samego listu. Napisanie listu zaprowadzi Cię na wyciągnięcie ręki, będzie okazją do udowodnienia siebie i swoich umiejętności bycia osobą lub pracownikiem, którego potrzebuje czytelnik listu. Z tego powodu dobrze jest przejść od razu do sedna, skoncentrować się na swoich kwalifikacjach, a także związku ze stanowiskiem i przejść do kolejnego etapu procesu, czy to rozmowy kwalifikacyjnej, czy innego etapu rekrutacji.
Powtórz najważniejsze informacje w końcowej sekcji. Zanim zamkniesz list powitaniem, dobrze jest krótko powtórzyć to, co chcesz bezpośrednio
Część 3 z 3: Poprawianie i udoskonalanie liter
Krok 1. Popraw i popraw swój list
Po napisaniu projektu listu konieczne jest ponowne przyjrzenie się listowi i poprawienie jego struktury zdań i tak dalej. Wszyscy dobrzy pisarze wiedzą, że dzieła nie można nazwać skończonym, dopóki nie zostanie zrewidowane. Kiedy już skończysz pisać list, najtrudniejsza część jest skończona, ale wciąż jest czas, aby ją dopracować i udoskonalić.
- Poprawianie to coś więcej niż usuwanie literówek lub poprawianie błędów ortograficznych. Ponownie przejrzyj swój list i upewnij się, że temat i czasownik są zgodne, znaczenie jest jasne, a list osiąga zamierzony cel.
- Gdy uznasz, że pisanie jest gotowe, możesz zacząć sprawdzać i wyszukiwać „ostatnie ważne rzeczy”, czyli rzeczy z ostatniej chwili, które obejmują poprawianie literówek, błędy ortograficzne i formatowanie listu.
Krok 2. Zrób prosty i zwięzły list
Ogólnie rzecz biorąc, list wprowadzający nie powinien być dłuższy niż początek strony lub zawierać od 300 do 400 słów. Bez względu na powód, istnieje duża szansa, że piszesz do kogoś, kto ma do czynienia z dużą ilością papieru danego dnia i nie chce widzieć długiego, zbędnego listu polecającego. Szkoda, że Twoja ciężka praca ląduje w śmietniku, więc rób to krótko. Skoncentruj się tylko na próbie przekazania najważniejszych informacji w swoim liście.
Krok 3. Sformatuj list tak, jak powinien
Listy powinny być odpowiednio zorientowane na stronie, zawierać konkretne wprowadzenie, akapit główny i zwięzłe zakończenie. Jeśli napiszesz krótki akapit bez informacji kontaktowych i pozdrowienia, nie dostaniesz pracy lub nie dostaniesz się do wprowadzenia.
- Dołącz odpowiednie CV lub CV jako załącznik do listu wprowadzającego. List wprowadzający powinien być pierwszym w pakiecie aplikacyjnym.
- Dołącz dobre informacje kontaktowe. Dokonaj ostatecznych edycji listu wprowadzającego, upewniając się, że podałeś ważne informacje kontaktowe, zwykle umieszczane w prawym górnym rogu nagłówka. Dołącz adres e-mail, numer telefonu i inne podstawowe informacje kontaktowe.
Krok 4. Rozważ dołączenie notatek
Niektórzy nauczyciele piszą listy biznesowe, a eksperci ds. komunikacji sugerują dodanie najistotniejszych lub najpilniejszych informacji do notatki lub notatki w liście. Powodem jest to, że często działa to dobrze, jeśli chodzi o to, jak ludzie przetwarzają komunikację w formie listu. Zamiast umieszczać ważne informacje na końcu, ważna uwaga lub uwaga może być bardziej skuteczna. Choć dla niektórych może to brzmieć nieformalnie, może to być skuteczny sposób na podkreślenie ważnych informacji i wyróżnienie Twojego listu.
